企业内部控制的难题及破解

　　【摘 要】 本文在研究我国企业内部控制现状及其难题的基础上，探索建设企业内部控制的方法，以破解企业内部控制的难题。
　　【关键词】 内部控制； 管理数据； 信息沟通； 信息治理； 破解措施
　　
　　最近，笔者在对烟台市部分国有企业、民营企业及韩资企业的调查中发现，企业在内部控制方面存在着许多问题，而且，这些问题存在了很久一直得不到妥善解决，已经成为财务管理的难题。笔者根据调查资料，谈谈企业内部控制的难题及其破解的方法。
　　
　　一、我国企业内部控制的现状及其难题
　　
　　（一）在企业管理中缺乏内部控制机制，岗位的设置与分工不利于企业内部控制
　　根据调查了解，无论是内资企业还是韩资企业都存在一些现象，比如：某类设备的采购、验收、保管、修理都由设备部门的同一个技术员负责，出现问题以后很难弄清是哪个环节出了毛病。原材料的管理也存在同样的问题，从采购、验收、入库、保管到发料都是由一个人负责。表面上看似乎节约了人工费，提高了工作效率，但是，由于缺乏内部牵制制度，实际上处于无人监督的状态，很容易导致营私舞弊。调查中发现，有一家服装企业的材料管理员既负责外销原材料的开票，又负责收款和发货，结果在不到两年的时间里贪污公款10 000元，受到了法律的制裁。还有一些中小企业的车间材料库没有专人负责，领料人直接拿着钥匙去取货。这种现象已经存在多年了，而且在国内许多企业中普遍存在着。另有一家企业由于车间二级材料库没有专人管理，引发了涉及多人盗窃企业贵重化工原料的案件。由此可见，加强内部控制对企业的管理是十分重要的。
　　（二）管理过程数据记录粗放经营，有些管理数据无故丢失
　　在企业的经营管理活动中，会产生大量的数据信息，管理好这些资料，对于分析和解决企业管理中的问题至关重要。但是，有些企业对这些管理中产生的大量数据记录采取粗放经营的态度，甚至使一些重要数据丢失，造成不可挽回的损失。例如，在原材料采购和商品销售过程中，市场价格的调查资料、对供应商和销售商做出选择的依据、对方企业的资金信用状况等数据资料，不仅是企业以后购销工作的重要参考依据，同时也是实行财务监督的重要依据，但是许多企业对以上资料不做长期保留，致使发生了原材料质量问题或者是应收账款变成坏账等问题以后，都找不到企业内部的责任者，分析不出失误的原因，更找不到解决问题的方法。
　　（三）管理信息缺乏顺畅的沟通机制，各部门之间实行信息割据。如果企业内部各个部门之间的信息沟通能够畅通无阻，不仅可以提高财务管理效率和决策的正确性，同时可以提高企业财务运作的快速反应能力。但是，许多企业做不到这一点。比如，财务部门不能及时提供应收账款的发生和清欠数据信息，致使销售部门不断地向已经拖欠款项的用户继续赊销商品。再如，销售经理或业务员离职后，客户的相关信息也不见了，导致销售渠道不
　　畅，给企业带来重大损失。
　　（四）企业领导者对企业内部控制存在认识上的误区
　　调查中发现，有些企业领导认为，只要建立了足够多的规章制度，内部控制就算完成了；内部控制不过是为了防范企业出现弊端而建立的一种被动的、消极的防范措施等等。他们没有看到内部控制是一个积极的、主动的、能够保障企业健康运营、实现可持续发展的、使得企业价值最大化的管理体系。
　　（五）会计电算化操作管理制度不完善，操作人员的行为及权限不够规范
　　正如王岩同志在其论文《完善电算化会计内部控制的几点看法》中所说的那样；“随着科学技术的发展，会计电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点日益受到广大财会人员的欢迎，但同时也出现了一些问题。”“采用计算机处理以后，会计数据以肉眼无法识别的形式储存在磁盘上，从而失去了直观性。”正因为这样，出现了编制记账凭证和登记账簿之间缺失审核程序而不易被发现、各自岗位的职责和操作权限难以界定、会计数据和软件需要备份保密、修改软件的审批和监督制度等问题。
　　
　　二、破解企业内部控制难题的措施
　　
　　根据以上企业内部控制方面的种种难题，笔者认为，破解的主要方法有：
　　（一）分析岗位分工细化带来的机会成本与加强内部控制取得收益的最佳结合点，将事关企业产品质量、生存和发展的重要岗位进行分解，设立有利于企业内部控制的岗位分工制度
　　比如，将设备的采购和验收保管分成两个岗位，以便互相监督，保证设备的质量优良和价格便宜，这样做表面上多了人工费，但带来的经济效益远远大于人工费成本。依此类推，对原材料的采购、验收与保管、领料及使用也应该根据内部牵制的原则设立不同的岗位。特别是在销售活动，开票、发料、收款均不能由一人负责到底，应该分别设岗相互监督，以确保企业财产的安全。总之，企业在设立管理工作岗位的时候，不仅要考虑降低成本，更要关注提高效益，要权衡成本效益的最佳结合点，这是坚持搞好内部控制的原则。
　　（二）展开信息治理工作，对管理数据实施全方位、精细化管理，改变信息割据的局面
　　1.对关系到企业生存、发展与获利的所有数据，实行严格的存档和备份管理；2.企业生产经营中的有关数据实行资料共享原则，各部门之间互通情报；3.对涉及企业机密数据的职工，签订《信息保密协议》，离开本企业以后，五年之内不许在同行业就业，否则，企业以法律为依据对其提起诉讼。
　　（三）提高企业管理高层对内部控制的认识
　　企业管理高层充分理解内部控制在企业健康运营、可持续发展方面的积极作用。这是搞好内部控制的基本条件。
　　（四）完善会计电算化管理的操作规程，规范操作人员的权限
　　建立包括修改软件在内的一系列审批和监督制度，确保财务和管理信息的安全完整。
　　综上所述，关于企业内部控制的重要性，我们已经喊了多年，从国际上引进的理论与方法也越来越多，如BPR、ISO、IC、ERM、SOX等等。但是，我国企业内部控制制度的建立、完善与实施还有很远的路要走。从一件又一件的财务造假、企业高层“双规”案件中不难看出，企业内部控制还有许多难以破解的题目，需要业界同仁的研究和探索。本文所谈只是笔者的一孔之见，希望对加强企业内部控制的进程有所作用。●
　　
　　【主要参考文献】
　　[1] 王岩.完善电算化会计内部控制的几点看法.财务与会计（理财版），2007，（3）.
　　[2] 记者报道：内部控制大家谈——《财务与会计》理财家俱乐部金秋酒会回放.财务会计（理财版），2007，（1）.
　　[3] 赵虹.我国企业内部控制制度的建设与完善.会计之友，2008，（1）.