加强基层科研单位 归档工作的有效措施

彭　颐

关于科研档案的管理，各级业务主管部门都出台过很多规定要求，这些规定和要求在大型的科研单位还能得到较好的落实，但在基层科研单位就相对薄弱一些。相当来说，基层科研单位档案管理存在的主要问题主要有三点，即档案收集不齐全、归档不及时和利用率不高。以本单位为例，笔者认为，可以从以下几方面改进。

一、提高单位全员对档案工作的重视程度

单位内各科室对科研工作中所形成文件材料的收集工作是做好档案管理的基础和源头，只有单位全员提高对档案工作的重视程度，才能做好本部门的收集归档工作，单位档案室的室藏档案资源才能得到丰富和优化，做好档案的利用服务工作才能有切实的保障。

增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先需要的是加大对档案知识的宣传和档案业务的培训。如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各科室科研人员手中；利用每次科研课题开题结题报告会讲解科技材料归档的程序要求和重要性；在单位的局域网上开设档案工作栏目，随时上传一些档案工作动态和档案规章制度等信息；档案人员更多地参与到科研材料形成档案的整个过程中，向科研人员讲解科研文件收集整理归档的每个步骤，力求不断扩大人们对档案工作的了解认识。要通过我们的宣传，让全体人员都了解，档案是全面真实客观地记录一个研究机构科研活动整体面貌的原始科研资料，是后续科研工作的重要的第一手参考资料和最原始最可靠的信息来源，因此，做好科研档案工作意义重大。要通过培训让每一个科研人员都知道，按《医药卫生档案管理暂行办法》，科研资料应由主管业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

科研人员特别是课题负责人应该认识到，保留提交科研档案，是一项完整的科研活动的组成部分，科技资料的整理归档与科研活动是一个整体，绝对不应被割裂开。科研项目结题时，如果没能按时整理归档科技资料，那该项科研活动就不能算完结。只有做好归档工作，才能使科研工作有始有终。科研人员的科学研究完全建立在国家科研单位这一平台之上，自觉提交科研档案既是对科研工作本身负责，也是对所在单位的应尽的义务和应有的尊重，这体现了一名科研人员的良好素质。如果把科研资料和科研成果据为己有，既有可能由于个人的局限性而削弱这些资料再次利用和借鉴的价值；也有可能由于个人保管不善或工作的调离退休造成档案的遗失损毁，给单位和工作造成损失。

二、细化管理制度，确保档案工作

与科研工作“四同步”

制度是管理的核心和关键，有了制度的规定约束才能有效开展档案工作。结合基层科研单位的实际情况，应建立健全科研材料的形成、积累和归档制度，并纳入科研人员、管理人员的职责范围和考核内容。

《医药卫生档案管理暂行办法》中明确规定，各级医药卫生部门的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合。《科学技术研究档案管理暂行规定》中具体提出了科研工作和建档工作实行“四同步”的管理规则。卫生科研单位与其他科研单位一样，应按照科研活动分出的若干阶段，配合档案工作，制定相应的管理细则。第一步，课题开始阶段，强化前端控制是做好档案工作的基本保证，档案人员要主动与主管科研的科技处协作，准确全面了解掌握新开课题项目的情况，对当年的科研活动备案，依据当年的科研计划提前制定档案收集预案，详细地明确归档范围，使收集档案的操作性更强。第二步，档案工作与其他科室密切相关，科研处室的各项管理工作、科研课题检验项目、会议交流等各项科研活动形成的阶段性结果，产生的资料都是档案资源，档案人员应加强与其他部门的联络协作，定期走访各科室，了解课题进展情况，检查、督促、指导科技人员做好科技文件材料的日常积累整理工作。第三步，当科研课题完成后，对科研成果进行鉴定、验收时必须有档案部门参加。有关业务主管部门应会同档案部门，共同在确保科研成果验收鉴定的同时验收科技文件材料。第四步，在上报、评审科研成果过程中，档案人员与负责申报科研成果的科技处共同约定并认真执行，在上报评审材料时，必须按规定要求课题负责人出具归档情况说明。所有这些管理规则细节必须认真、严格地付诸实施，并使之形成一种相对固定的工作模式。科研档案是科研管理的重要组成部分，科研档案管理一定要纳入科研计划管理工作之中，一定要与课题管理、成果管理紧密结合。档案部门应与科研管理部门密切合作，在切实实施档案工作管理规章制度的环境下，把归档工作做细致，做到位。有了约束力强、更具操作性的制度规定，才能提高归档的完整度，才能改变文件归档所处的被动局面。

三、强化服务功能，寻找档案

为科研工作服务的切入点

档案部门要利用所拥有的档案资源因地制宜地拓展档案业务，通过对档案的汇集综合、加工整理，使之转化为更直接、更适应科研活动需要的档案信息，让档案“活”起来，提高档案的利用与服务功能，使档案信息最大程度地传播到公众和相关利用者那里，尽力为科研管理、科研决策、科研创新、大众科普、宣传教育提供各种服务，并以积极有效的服务促进归档工作。

作为基层科研单位，就要从加强档案工作与科研工作的联系入手，寻找档案为科研服务的切入点。（1）与信息部门合作，积极开发利用档案信息资源，编制各种检索工具，利用单位的局域网，建立档案目录信息检索系统，提供网络查询服务；（2）调查研究科研工作对档案资料的需求，设计一些简易调查问卷，了解科研人员希望得到什么样的档案服务，使提供的服务与需求对接，更具有针对性；（3）充分开发利用档案资源，将每年年鉴中的科研课题、学术会议、论文专著、国内外交流访问、研究工作总结报告、卫生管理工作中的重要事件摘编在网上发布，从档案资源的角度反映展示本单位科研实践活动；（4）要积极开展档案的编研工作，对档案中的信息进行二次加工， 对现有档案进行分类整理编辑，做一些专题汇编统计、归纳概括、分析小结等，为科研人员提供一些可利用的参考资料；（5）加强档案工作的横向联系，与同系统或相关单位档案室开展多种形式的协作交流，做到档案资源共享，为科研人员提供来自多种渠道的信息。

四、列入计划规划，及时解决工作中出现的新问题

《医药卫生档案管理暂行办法》要求各级医药卫生部门，必须把档案工作纳入本单位工作的发展计划，把档案工作列入领导议事日程，切实解决工作中存在的实际问题。在基层科研单位更需要加强档案工作的行政监管力度，加强各方面的协调，认真解决档案工作中遇到的实际问题。档案人员要主动制定好年度档案工作计划安排，争取领导的重视与关注，把档案工作纳入单位整体工作计划。工作过程出现的问题及时向领导汇报、请示，争取领导的理解和支持，让领导在繁忙的中心工作之外挤出时间了解指导档案工作，以便更有力、有效地开展工作，这是做好科研档案管理的有效保障之一。

参考文献：

1、《科技档案管理学概要》，国家档案局编，档案出版社，1991年版。

2、《医药卫生档案管理暂行办法》(1992年8月1日发布施行)

3、《科学技术研究课题档案管理规范》（1992年颁发）。

4、刘国能：《档案事业发展规律研究》，《档案学通讯》2005年第6期。

5、刘守华：《北京市委机关开展规范归档工作的体会》，《中国档案》2007年第6期。

6、安小米：《国外科研文件和档案管理研究》，《北京档案》2007年第5期。

作者单位：中国疾控中心环境与健康相关产品安全所