ＥＲＰ系统环境下企业内部会计控制探讨

　　【摘要】ERP环境下，企业内部控制的运行环境发生了明显变化，这给内部控制带来了很多新的问题。本文在分析我国企业内部会计控制现状和ERP系统环境下内部会计控制关键环节的基础上，提出了完善ERP系统环境下内部会计控制的措施。
　　随着知识经济时代的来临，科学管理日益受到企业的重视，越来越多的企业开始利用先进的信息技术重整组织结构和调整管理模式，在这种环境下，ERP系统应运而生。ERP系统是基于客户服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言、网络通讯等信息技术的一个广泛而开放的企业信息系统。ERP系统中的会计信息系统便是各种信息如供应、生产、销售、服务等信息高度集成的结果。ERP的核心思想是以供应链管理为核心，尽可能地整合企业全部资源，加快企业资金流和信息流的流通速度，提高企业竞争力。这种先进的管理模式给传统会计带来了前所未有的冲击，也给内部会计控制提出了新的挑战。
　　
　　一、我国企业内部会计控制的现状
　　
　　由于经济环境、技术条件以及管理理念的制约，目前我国大多数企业主要通过人工操作、现场检查等手段实施内控。这种方法一是导致我国现有企业控制效率极其低下。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布辽阔、信息处理工作量非常大，如果采用传统手段，不仅速度慢而且花费大。现代经济学理论认为，制度能否得到有效执行的一个关键因素在于其交易成本的高低，因此，工作效率及经济效率低下可能造成企业的内控制度流于形式。二是通过人工操作、现场检查等手段实施内控难以避免主观因素的影响。现代企业提倡“以人为本”的管理理念，因此在制度的制定和执行过程中不能忽视人性的弱点，在现阶段，我国的企业通过人工进行内控难以逾越人情和素质两个障碍。
　　
　　二、ERP系统环境下内部会计控制的关键环节
　　
　　ERP系统环境下内部会计控制包括销售和收款循环控制、采购和付款循环控制、生产循环控制等几个方面。
　　（一）销售和收款循环控制
　　销售和收款循环控制包括客户订单处理作业、交货作业、开具发票及收款作业，是销售和收款循环的几项主要作业。订单处理作业控制的重点应该放在客户记录信息和订单信息的输入、确认及其他相关数据的输入环节上，加强各输入信息的核实并保证输入的准确度。交货作业控制的重点在于交运文件和装箱单数据项目准确性的控制。开具发票和收款作业的重点是不相容职责的分离及监控。
　　（二）采购和付款环节控制
　　企业在确认订单前，需要了解产品库存情况，如果库存不足，则应该根据需求安排生产，由此引出采购及付款循环的一系列关键作业，如购料预算作业、采购作业、收料作业、付款作业等。购料预算的重点是计算购料预算的基础数据及成品，收料作业的重点是原材料入库验收环节，而采购和付款作业的重点则是所发出采购订单的授权及供应商发票的核查。
　　（三）生产循环控制
　　生产计划、制作流程管理、品质管理、保养、成本核算等都属于生产循环。所有生产循环作业的控制重点首先在于主生产计划的控制。主生产计划是物料需求计划、组件的生产计划，订单优先计划等具体生产计划作业的编制基础。成本核算作业的控制重点还包括对成本核算基础工作的完善。而品质管理作业的控制重点还包括质量标准的确定。在整个生产过程中，质量管理模块自始至终地对产品进行着严密的质量监控，其监控的原理就是将各生产流程的“产品”与事先确定的质量标准进行对比，因此，质量标准的确定是必须加以控制的环节之一。
　　
　　三、完善ERP系统环境下内部会计控制
　　
　　（一）规范会计科目，设置财务标准，保证会计信息的真实、完整
　　由于ERP系统运用了多项物资编码，搜集和定义了物料的属性，形成了较为准确的产品结构资料，提高了财务标准，并通过设置一套名称准确、内容完整的会计科目，规范会计核算过程，保证各类数据、财务信息的真实、完整。例如，可由预先编辑设置的公式自动完成折旧的计提、费用的分摊等工作，根据会计记账凭证自动生成会计报表，有效地杜绝了利用相关政策人为调节会计利润的现象。
　　（二）坚持不相容职务分离原则
　　在实施ERP的环境下更要坚持不相容职务分离原则，也就是要进行职务分隔。内部会计控制制度能够保证企业内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责、权限的合理划分。坚持不相容职务互相分离，确保不同的机构和岗位之间权责分明，互相制约，相互监督。在ERP环境下由于业务交叉，各模块物流资金信息共享，会计业务活动时，要使每项经济业务至少有两个人或两个以上的部门参与，这样就可以用一个去证实另一个的准确性，只要人尽其用就不会造成工作的重复。调整不适应ERP环境的会计岗位设置，完善各岗位职责，特别是管理岗位和稽核岗位，在不同会计职务上加强预测、决策、分析等职责，加强稽核对业务的指导、监督、检查等职责。因此，只要相关的人员和部门之间没有徇私舞弊，差错与不轨就不难发现。
　　（三）事前、事中、事后会计控制相结合
　　在ERP系统环境下，应将事前、事中、事后会计控制相结合，完善企业的内部会计控制。事前控制包括预算控制和授权控制两个方面。前者使得在发生经济业务时，系统能自动将实际情况与预算目标进行比较，对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策；后者则能根据企业的组织结构及员工的岗位责任，设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围，系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。事中控制主要是对操作程序进行控制，主要包括业务操作控制与会计系统控制。而事后控制则可以确保检查报告的客观性、可靠性，提高检查效率、降低检查成本，有利于企业及时发现在目标实现及制度执行过程中的各项偏差。
　　（四）建立健全资产管理制度，维护企业合法权利
　　在应收账款方面，实现多种清账方式，有效减少坏账、呆账的发生。在ERP系统运行的过程中，系统设有三种应收账款的清账方式：一是保留原来未清项；二是结清原来未清项，产生一个新的未清项；三是标准未清项。在应收账款录入时，根据应收账款回款情况，分别采取这三种清账方式，并通过账款的账龄分析查找应收账款的来源和形成原因，及时清账、对账，尽量缩短应收账款的回款时间，减少呆账、坏账的发生。同时，由于系统把各部门需要的数据通过功能模块的划分，上传到系统的各个监控部门，并随时进行数据的核对。例如，在内部数据的核对当中，财务部门记录的应收往来款项应与销售部门实现的销售数据相符；在结转成本时要和销售部门提供的销售数量相匹配，这样，不仅为企业制定合理库存奠定了基础，而且还减少了资金占用。
　　（五）降低实施ERP系统的内部会计控制风险
　　通过对控制目标点与面的评估，试图降低实施ERP系统的内部会计控制风险。ERP的实施，实现了跨业务、跨职能部门的业务处理，使过去跨部门的审批程序简化和压缩。实施ERP后，企业所遇到的主要业务风险来源于重组后的业务流程。流程化管理的ERP，打破了原来职能部门条块分割的现状，使企业的资源统一管理和共享。运行与管理在很大程度上由ERP来进行控制，这就导致了内部风险环境的变化，使得过去传统内部会计控制内容的风险变得更加复杂。一般来讲，ERP系统覆盖营销、计划、生产、采购、仓储、财务、人力资源等企业运营管理的各个层面，企业基于风险管理的原则，在ERP实施过程中通过定期风险评估，寻找对重点业务流程影响最大的环节，井对这些流程进行描述和分析，对ERP流程中的每个活动进行追溯，描述风险特征并确定相应的控制区。这就需要对 ERP环境下关键业务流程的内部会计控制点进行定期审核，确认其是否能有效地控制业务风险，并对其做出评估和完善。
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