电算化会计与手工会计之对比分析与转化研究

　　【摘要】本文首先指出了手工会计向电算化会计转化的必然性，深入分析了二者的异同点，并在此基础上提出了如何有效促进此转化的建议。
　　
　　一、手工会计向电算化会计转化的必然性
　　
　　开展会计电算化，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。会计电算化与手工操作相比有许多的优越性。
　　（一）减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率
　　随着信息技术的飞速发展，计算机正越来越多地被应用于会计工作中，使会计能更准确、更及时地收集处理和提供更多的会计信息，有助于企业加强管理，提高竞争能力。同时也有效地减轻了会计工作人员的负担，使他们从简单、重复而又枯燥无味的记账、算账中解放出来，以更多的精力做更重要的管理和决策工作。由此也对传统的会计工作产生影响，使其进入一个全新的信息时代。会计电算化已成为会计工作适应时代节奏的一种手段。
　　（二）使会计工作更加规范，提高了会计工作的质量
　　以往手工操作很容易出现错误、疏漏的问题，而会计电算化在对数据的来源，核算方法及数据保存等方面都提出了一系列的规范化要求，并且能够对存在的问题采取相应的措施进行控制，保证了数据的质量，提高了经营者决策的正确性。
　　（三）提高了会计人员的综合素质，进而使企业的经济效益得到提高，并为整个管理工作实行现代化奠定基础。
　　
　　二、手工会计与电算化会计的区别
　　
　　（一）系统初始化设置工作的差异
　　手工系统的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等。电算化系统的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度。其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
　　（二）运算、书写工具的差异
　　手工系统以算盘或电子计算器为运算工具，以笔墨为书写工具，从编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性，工作量大，运算和记录速度都很慢。电算化系统使用电子计算机进行运算，数据一旦进入系统，记账、对账、汇总编制会计报表等，都处在一个一体化处理过程中，并以打印机书写，计算的精度高、速度快。
　　（三）会计数据存储介质的差异
　　手工会计以纸介质为会计数据的存储介质，这种介质的特点是具有可见性，比较难以全真复制，是审计线索记录的比较理想的介质。但是这种介质的融合性差，不易长久保存，共享性差是其与现代信息技术格格不入之处。电算化会计以电磁介质存储数据文件为主，以计算机输出的纸质证、账、表为辅。电磁介质的优点是占用空间小、融合性较强，可以长期保存，能保留更丰富、更完整的会计信息。但电磁介质存储的数据文件具有无形性，容易复制、篡改与删除且不留痕迹的特点。
　　（四）账务处理程序差异
　　在手工条件下，各单位根据本单位的规模、数量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，可以选择一种较好的实用的记账方式。但无论采取何种方式都避免不了重复转抄，随之而来的是财会人员和处理环节的增多，若不加强内部牵制和核对，难免发生差错和舞弊。电算化可以采用科学的账务处理程序和核算方法，整个处理过程分为输入、处理、输出3个环节。从输入记账凭证到输出会计账表一气呵成，全部处理过程都在计算机内迅速完成，需要的处理结果或任何中间资料，都可以通过打印或查询获得。这样就避免了重复处理，实现了数据处理的一体化，有利于会计工作的标准化，给上级部门进一步处理创造了条件。
　　（五）账簿形式和更正错误方法上的差异
　　手工会计中规定总账、日记账要用订本式账簿，明细账可以用订本式或活页式。记录发生错误时，要用划线更正法或红字冲销法更正。电算化后的账页平时是活页保存，年末装订成订本式账册保存。对输入的数据，由于会计软件的特殊性，就能完全杜绝非法数据（如非法科目、借贷不平的分录等）进入系统。
　　
　　三、手工会计与电算化会计的相同点
　　
　　（一）基本目标一致
　　手工和电算化操作都是为了加强管理，提高企事业单位的经济效益，为有关部门提供符合质量和要求的会计信息。
　　（二）都要遵纪守法
　　各项会计法规和财经制度是会计工作规范化的根本保证，无论手工还是电算化操作都要遵照执行。另外，电算化核算还要遵守有关会计电算化的专门法规。
　　（三）基本的会计核算方法一致
　　虽然两种系统的具体处理技术不同，但都必须运用相同的基本核算方法。如：会计科目设置、复式记账、账簿设置等。
　　（四）都要保存会计档案
　　两系统都必须按照规定妥善保管会计核算资料，便于查询和利用。
　　（五）系统基本功能相同
　　手工和电算化为了达到基本目标都必须具备系统的功能，即：信息的采集与记录；信息的存储；信息的加工处理；信息的传送；信息的输出等。
　　（六）编制会计报表的要求相同
　　两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制对外报表和相关的报表资料。
　　
　　四、手工会计如何向电算化有效转化
　　
　　电算化会计信息系统正式使用之前，必须要与传统的手工操作并行运行一段时间，以检验其是否达到本单位会计核算的目标与要求。核算软件是否存在设计上的缺陷或错误，以及系统是否具备可操作性、合法性、安全性、可靠性等，即称之为“双轨运行”阶段，也就是通常所说的试运行阶段。
　　为顺利完成“双轨运行”，企业应充分利用电算化带来的机遇，强化内部管理，提高会计信息质量，实现管理职能的转变。
　　（一）制定适应会计电算化要求的岗位责任制
　　会计电算化后，会计岗位应做相应的调整，根据财政部财会[1996]17号文件可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位；而电算化会计岗位设定应包括电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审核等。应结合本单位所使用的会计软件系统内业务流程和模块的功能，进行相应的岗位设置。岗位确定后要明确各岗位的职责范围，建立电算化会计岗位责任制，切实做到事事有人管、人人有专责、办事有要求、工作有检查。设置岗位时应根据职责分离的原则分配岗位，如凭证输入与复核不能由同一个人执行，出纳人员不允许进行系统的操作等等。
　　（二）领导重视，精心组织
　　在“双轨运行”阶段，由于手工和计算机两套系统同时操作，势必增加财会人员的工作量及接受新知识、新技能的压力。因此，１.各级领导一定要重视，组织协调好各方面的关系，赢得有关人员特别是财会人员的理解和支持；２.要精心组织实施，按照会计核算软件有关要求，有计划、有步骤地组织开展工作。
　　（三）仔细、认真地对待数据录入工作
　　电算化核算结果正确与否，在很大程度上取决于输入的数据尤其是凭证数据准确与否，这是保证手工与计算机输出结果是否一致的关键。记账凭证编制必须严格按照系统的有关规定，不得省略任何有关的项目、内容，会计科目必须从最低明细级数录入。同时，为保证凭证录入的质量，所有记账凭证在记账前必须由审核人员审核合格后方可记账。
　　（四）严谨的差异比较、分析
　　一般情况下，手工与计算机核算的结果应该一致，但由于计算机精确度高，其计算出来的一些数据，与手工会有一定误差。如管理费及待摊费用分摊，可能会出现小数点尾数上的误差，导致手工与计算机核算结果不一致，最终使相关总账、明细账与财务报表不一致。此时，应仔细分析差异的原因，然后组织改正。
　　（五）采取必要的防护措施，抵制病毒侵袭
　　１.要坚持使用正版软件，禁止使用盗版或未经检测和消毒的软盘，外来软盘一律先在另外的机器上检查和清除病毒后才能使用。２.在计算机中装入防病毒软件，及时发现并杀死病毒，设置系统防火墙，阻挡非法网络用户介入系统。３.坚持定期备份数据和文件。４.少打开和阅读来历不明的电子邮件等。此外，为防范计算机病毒传播，要尽力专机专用，不在会计电算化计算机上进行与系统无关的其他操作。
　　（六）实现会计管理职能的转变
　　企业应充分利用会计电算化来实现会计管理职能的转变。由于会计作用的增强和对会计要求的提高，使会计的具体任务和工作重点发生了明显地转变。即由原来主要是对外编送报表，报告财务状况，转向对内加强管理；由原来主要是事后核算，转向事前预测、事中控制和事后核算并重；由原来主要是反映情况，提供信息，转向结合提供信息，运用信息来干预生产、推动经营和参与决策。