浅谈出纳员在企业货币资金内部控制中的职责

2006-12-29 00:00:00马富忠
会计之友 2006年24期


  [摘要]出纳员是货币资金内部控制的关键岗位,明确其职责,加强对其的制衡,对于保证企业货币资金的安全完整,有着十分重要的意义。
  
  出纳员是专门负责企业货币资金收支保管的人员,是企业货币资金内部控制机制中的关键岗位之一。为了保证这一关键岗位的人员能真正起到保证企业货币资金安全完整和有效使用的作用,企业不仅要根据德才兼备的原则选择诚实胜任的人员担任出纳员,而且要根据《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)和财政部颁布的《内部控制规范——货币资金》(以下简称《货币资金内部控制规范》)的要求,明确出纳员的岗位职责,确保与相关岗位之间能够实现制衡,保证货币资金内部控制的有效。
  
  一、出纳员应当负责的工作
  
  根据《会计法》和《货币资金内部控制规范》的要求,企业出纳员一般应负责:1.专门负责货币资金的收入、支出和保管。这是出纳员最基本、最重要的职责,也是出纳员名称的由来。2.现金日记账和银行存款日记账的登记。3.有价证券及货币资金收支原始凭证的购置、保管和使用工作。因为这些工作与货币资金收付业务密切相关、相容,规模较小的企业,这一工作可以由出纳员兼任。
  出纳员专门负责货币资金的收支保管,意味着企业货币资金只能由出纳员收支保管,企业其他人员都不得接触企业货币资金,如果经营活动确需企业其他人员接触企业货币资金,如分散收款等,除了要得到企业权力机构或高层经理批准外,还应得到出纳员同意,并应当及时将有关款项交给出纳员;企业货币资金出现短缺应当由出纳员负责。
  有的人认为,根据“钱账分管”的原则,出纳员不得兼任现金和银行存款日记账的登记工作。笔者认为,这是对“钱账分管”原则的误解。“钱账分管原则”是经过千百年实践检验,被认为是一条真理的货币资金内部控制原则。让出纳员既管钱又管账,或者让会计员既管账又管钱,会给不法出纳员或会计员通过做假账来平衡货币资金收支,掩盖贪污、舞弊行为的机会;不法出纳人员或会计人员贪污舞弊后,如果金额不是特别重大,时间长了就很难查证落实。因而,这是有效的货币资金内部控制所不允许的。
  但是,这里的“账”并不是指所有的账,而是指分类账,特别是具有统驭作用的总分类账以及与货币资金收支直接有关的收入、费用、债权、债务等明细分类账,并不包括现金和银行存款日记账。因此,《货币资金内部控制规范》只禁止出纳员兼任“收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作”,并没有禁止出纳员登记现金和银行存款日记账的登记工作。由于总账是所有明细账的统驭账户,为防止出纳员已登记的总章要求会计员修改明细账记录情况的发生,所以,禁止出纳员登记有关明细账就意味着同时禁止出纳员登记有关总分类账。又因为总类账一般是订本账,不能分工登记,所以禁止出纳员登记有关总分类账,就意味着禁止出纳员登记所有的总分类账。
  现金和银行存款日记账应当由出纳员登记,这样做首先符合内部控制的要求,不会增加发生或掩盖错误与舞弊的机+8Xi7Rr5zgvn0wrWfF3FaA==会;其次,有利于出纳员随时掌握货币资金的收支存情况,及时发现收支存中存在的问题,保证收支存的正确性;再次,稽核检查人员通过日记账与分类账的相互核对,还能够实现出纳员与会计员的相互制衡,提高货币资金内部控制的有效性。此外,一些与货币资金收支没有直接关系的明细分类账,如存货明细账、固定资产明细账等,在规模较小的企业,也可以由出纳员兼任记账。
  
  二、出纳员不能兼任的工作
  
  为了防止出纳员发生贪污、挪用等舞弊行为,根据《会计法》和《货币资金内部控制》的要求,出纳员不得兼任稽核、会计档案保管、总分类账及收入、费用、债权、债务等明细分类账的登记工作。
  在钱账严格分管的情况下,货币资金的贪污、挪用等违法、犯罪行为大多是由出纳员引起的,让出纳员担任稽核工作,他(她)就很可能知情不报,并会故意隐瞒问题,使稽核控制失效,甚至会给出纳员以虚假或错误的稽核结果要求会计员更正正确的账簿记录,以掩盖其贪污、舞弊行为的机会。所以,出纳员不能兼任稽核工作。
  让出纳员负责会计档案保管,既有可能给不法出纳员通过销毁会计档案进行贪污或掩盖贪污的机会,也有可能给不法出纳员运用已入档凭证重复报销进行贪污的机会,还会给出纳员接触账簿,篡改账面纪录,以掩盖其贪污、舞弊行为的机会。所以,这种做法也是严重违背“钱账分管”原则的,是有效内部控制所不允许的。此外,出纳员借阅会计档案也要实行严格控制,一般不应允许出纳员借阅会计档案;出纳员确有必要借阅会计档案的,除了应办理严格的节约审批手续外,还应在会计档案保管人员在场的情况下阅读使用会计档案,不得独自阅读和保管所借阅的会计档案。
  最后需要说明的是,规模较大的单位,库存现金收支存及其日记账的登记,银行存款收支存及其日记账的登记,也可以由不同的出纳人员分工负责。规模特别大、货币资金收支特别多的企业还可设立独立的结算中心或内部银行,集中负责办理对下属机构或分支机构的对外货币资金收支,企业财会部门设立出纳员岗位只负责总公司或企业总部日常货币资金收支与保管及其日记账的登