会计电算化系统下企业内控制度探讨

　　【摘要】会计电算化对会计核算产生许多不利影响，为此在会计电算化下应建立严格有效的企业内部控制制度，以保证会计信息的真实、完整，保障会计工作的顺利进行。
　　
　　随着科学技术的进一步发展，现代电子信息技术被广泛应用于会计实务中，使会计人员的职能由核算型逐渐向管理型转变，这一变革对会计理论和实务的发展具有深远影响。会计电算化是以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中，用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化的实现改变了过去传统的手工记账方式，这使得企业的内部会计控制制度也需要根据会计电算化的特点做相应的调整和加强，这是保证会计信息真实、可靠的基础。
　　
　　一、会计电算化对会计核算的影响
　　
　　（一）会计档案无纸化和电脑操作无形化
　　在电算化会计系统中，会计的业务处理程序及方法产生了很大的变化，导致各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和媒介也发生了很大的变化。在手工账务处理程序下，会计信息以账、证、表等形式处在不同的纸质上，实现会计电算化后原来的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式资料减少了，并且原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核、复核等工作，现在由人工在机器上操作完成，其意义不同以往。
　　
　　（二）会计人员职责比较集中
　　企业会计电算化实现后，会计人员的职能划分发生了很大的变化。在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，经手人越多，业务处理透明度越高，错误和舞弊发生的风险越小；会计电算化系统下，原来有多名会计人员处理的事项，现在可能由一名业务人员在会计软件上一次完成，某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送，从而加大了出现错误和舞弊的风险。
　　
　　（三）会计电算化加大了财务舞弊和犯罪的风险
　　采用计算机进行账务处理，其产生的财务数据存储在磁性介质上，那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后可以不留痕迹，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。这就对会计档案管理提出了更高的要求，不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据，维护好计算机软件和计算机程序。
　　
　　二、会计电算化系统下应建立严格有效的内部控制制度
　　
　　（一）建立完善的会计档案保管制度
　　鉴于会计电算化系统下产生的数据信息具有无纸化的特点，企业应当建立两套会计档案，一套以书面形式存储；另一套以电子版存储。打印输出书面凭证、账簿、报表，这些资料应及时存档，指定专人负责档案保管，完善资料借用和归还登记制度，为会计档案设置标签和索引，并定期进行检查。另外，还应对所有会计资料的电子版定期备份，采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计凭证、账簿、报表，并妥善保管好这些备份介质，企业应制定一旦档案被破坏的事件发生如何采取应对措施和恢复的办法。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等能及时恢复到最近状态的功能。
　　
　　（二）建立会计电算化岗位责任制
　　会计机构的每名会计人员应明确各自岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。电算化会计岗位可以按照电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析几个岗位来设置。电算主管、数据分析可由会计主管兼任，但软件操作（包括输入原始数据，编制记账凭证等）应与审核记账岗位相分离，系统操作的职务应与系统档案管理职务相分离。会计电算化人员的设置应当符合企业的实际规模和企业的总体经营发展目标。
　　
　　（三）建立严格的会计电算化操作管理制度
　　明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，定期更换，坚决杜绝未经授权人员操作会计软件；操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；建立必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等；健全必要的防治计算机病毒的措施，装有会计软件的机器不用于登陆互联网站，拒绝不明来源和未经防病毒检测的软盘、U盘、光盘等存储介质；机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据。
　　
　　（四）建立有效的内部审计制度
　　为监督并促进系统运行质量的提高，企业应设立独立的内部审计部门，在审计委员会或高层决策机构领导下工作。内部审计应包括：１.对会计资料定期进行审计，审查会计电算化系统账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定；２.监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；３.审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容、做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；４.对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。
　　总之，会计电算化系统存在一些缺陷。因此，企业在使用这一会计核算工具时应建立严格的内控制度，而提高会计电算化人员素质，规范和完善电算化会计信息系统操作和管理章程，增强数据安全意识，是当前强化电算化会计信息系统内部控制的关键问题。
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