货币资金内部控制之探讨

　　【摘要】通过对单位内部货币资金的控制要点进行分析，提出了货币资金的内部控制方法，以确保企业资产的安全完整，为企业持续发展创造良好的条件。
　　
　　货币资金是企业资产的重要组成部分，是企业资产中流动性较强的一种资产。任何企业要进行生产经营活动都必须拥有货币资金，持有货币资金是进行生产经营活动的基本条件。由于货币资金具有高度的流动性，因而加强货币资金的管理和控制是至关重要的。
　　
　　一、货币资金控制的要点
　　
　　（一）加强货币资金控制的必要性
　　通俗地说，货币资金就是钱，就是单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。人们常戏说：“有什么不能有病，没什么不能没钱。”钱的重要性可见一斑。钱的重要性不仅表现在“管用”、“好用”等使用价值上，更表现在它内含的“价值”上，即钱的取得饱含艰辛，来之不易。行政、事业单位的钱，源于国家的财政收入，而财政收入是纳税人的贡献；企业的钱，如果是自己的，那是职工们用血汗赚取、积累的；如果是借别人的，那是别人历尽千辛万苦挣来的。不言而喻，不论是什么样的单位，管好自己的钱既是保“命”、保生存、发展的客观需要，也是义不容辞的责任和义务。
　　近年来，我国的败家子层出不穷。携巨额公款外逃，到国外办理“投资移民”者有之；挪用公款赌博，私自将巨额资金调到澳门或国外的赌场豪赌、一掷千金而面不变色心不跳者有之；用公款炒股，运用巨额资金在资本市场上买卖股票，谋取个人私利者有之；利用改组、改制、拍卖、租赁等产权变动的机会中饱私囊者有之；在办理采购、销售、投资、工程项目等业务中损公肥私、捞取巨额回扣者有之。这些案件的发生，有的是由于单位负责人大权独揽、唯我独尊，别人管不得、管不了、不敢管所致；有的则往往因为单位缺乏最基本的内部会计控制，将支付款项所需的全部印章及相关票据交由一人保管所致。凡此种种，不胜枚举。剖析这些经济犯罪案例，原因是多方面的，但单位内部会计控制不健全、不完善、不到位，管理和监督弱化，是其中的一个重要原因。因此，加强单位货币资金会计控制，切实管好自己的钱袋子，意义重大而任务紧迫。
　　
　　（二）货币资金会计控制的要点
　　1.把好货币资金支出关
　　从某种意义上讲，节流等于开源。因此，控制非法和不合理的资金流出，等于为单位带来了等量资金流入。但毋庸置疑，只要单位持续经营、继续存在，就应当发生各种经济业务，因此，资金的流入、流出既是正常的，也是频繁的，规模较大的单位尤其如此。在每天数笔、数十笔甚至上百笔资金支付中，如何判定哪笔支出合法、合理，而哪笔支出有问题、有“猫腻”呢？关键的一点，是看支出程序是否合法、合理。换言之，要搞清楚这笔钱为什么要出去，又是怎么出去的？为此，要做到四审四看。一是审支付申请，并且在申请上注明为什么用款、金额是多大、拟用什么方式支付等内容。除小额个人因公预借款等情形外，还要同时附上有效的经济合同或与此相关的证明文件。必须强调的是，支付申请必须是正规书面形式或单位认为能够有效控制的其他形式，坚决反对电话、口信、只言片语的字条等形式。二是审支付审批，看审批程序、权限是否正确，审批手续是否完备。对越权审批的，要及时予以纠正；对审批手续残缺不全的，责令退回重新审批或补充审批。要十分注意审批人的签名、签章及签署意见习惯。对审查后心有疑虑的，要及时与审批人取得联系，进行进一步确认。三是审支付复核、看复核工作是否到位。按照规定，复核人应当对批准后的货币资金支付进行复核，复核货币资金申请范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐全完备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。但是，在实际工作中，许多单位的复核工作形同虚设，或者浮皮潦草地看一眼，一晃而过；或者根本就没有复核，直接盖个戳子，视同复核过，自欺欺人。这种情况需要引起高度重视，因为复核不认真，对审批人而言，是加大了审批风险，因为他批了，却没有人对他再负责，尽管他自身也可能有过错；对出纳而言，是加大了支付风险，因为审批人批了，复核人也审了，若再出问题，虽然是照章办事，也难脱干系——钱毕竟是从你手里出去的。可见，搞好复核工作绝非多此一举。四是审支付办理，看货币资金支付是否按审批意见和规定程序、途径办理，出纳人员是否及时登记现金和银行存款日记账。
　　2.管住货币资金流入点
　　简单地说，就是要搞清楚钱是从哪儿来的，以什么形式来的，来了多少，还缺多少，没来的钱怎么办？同时，单位取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设小金库，不得账外设账，严禁收款不入账。在现实生活中，部分单位习惯于搞收入不入账，尤其是现金收入不入账，以达到自身盘算的种种目的。这种做法可能具有一定的“灵活性”，但其弊端甚大，危险性甚高。实践证明，不少单位的钱被挪用、贪污等往往根源于此。因为要把账面上有记录的钱装进个人的腰包毕竟还有关卡和难度，而要把账上没有的钱“划拉”出去，显然要容易得多。
　　3.管住银行开户点
　　中国人民银行制定的《支付结算办法》等有关规定，对银行账户的开立、管理等作了具体的规定，在此不再赘述。需要特别指出的是，一些单位经常以各种理由在同一银行的不同营业机构和场所开立账户，或者跨行开户、多头开户，随意开户现象十分严重。更有甚者，近年来，将单位公款以职工个人名义存入银行的现象比较普遍。究其原因，对部分企业而言，是为了防止银行扣款而“改头换面”、“狡兔三窟”；对部分行政、事业单位而言，则经常是在搞小金库，方便支取。事实上，多头开户也好、公款私存也好，于个人、单位、国家、危害都十分严重。特别是自己认为早已废弃的账户实际上还在被某些个人和单位使用，由此引发的潜在风险巨大。更为荒唐的是，一些单位银行开户数量之多，到了自己都说不清楚的地步。开户的混乱必然导致管理的混乱，而管理的混乱必然留下管理的漏洞，这就为违法、犯罪分子以可乘之机。因此，严格按照《支付结算办法》等有关规定开立银行账户并及时、定期清理或检查势在必行。
　　4.管住现金盘存点
　　现金是流动性最强的资产，正因为流动性强，使用方便，现金也一直是犯罪分子最“青睐”的侵犯对象。各类单位的财务制度都要求对现金进行日清月结的目的之一也在于此。财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金（试行）》规定：单位应当定期或不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符要及时查明原因，作出处理。在现阶段，各单位的日常现金盘点基本都是由现金经办人员自行完成的。这项制度需要改进，至少应增加其他第三者参与盘点或进行监盘的内容，保证现金管理不出纰漏。
　　5.管住与银行、客户对账点
　　一切贪赃枉法行为都喜欢秘密、黑暗，都怕见阳光，怕公开。对账就是公开，就是使双方或多方经济交易事项明朗化。单位与银行之间的对账，最常见的方式，是定期编制银行存款余额调节表，看单位银行存款余额与银行对账单是否相符。如果调节不符，应查明原因是属于未达账项，还是别的什么原因，并及时予以处理。一般而言，单位与银行之间的对账较有规律，按照我国有关规定，每月至少核对一次。相比之下，单位与客户之间的对账难度较大。一是因为社会信用危机的普遍存在，使逃避债务的行为时有发生，单位时常应接不暇；即使尽全力追讨，也往往效果不佳，以至于个别地方出现了雇佣黑社会分子“帮忙”的咄咄怪事。二是客户分布也比较复杂，经常天南地北，相隔遥远，在客观上也增加了对账的实际困难。现在，对异地的客户，一般采用电话催账或函询对账的方式，虽然亟须改进，但也有所收获；而对同城的客户，却不是人们想象的哪样实行登门对账，有的甚至连函询对账都没有，成了“灯下黑”。但实际上，无论是国家行政机关开展的执法检查结果，还是财务管理专家实地考证的结果，都表明：单位虚构经济业务、伪造往来交易经常“联系”异地单位，而单位内部“蛀虫”利用往来账项牟取私利，不少是和同城单位“亲密合作”。当然，也有同城单位被蒙在鼓里的情况。因此，加强与异地和同城单位之间往来款项的核对，确保货币资金支付合理、回收及时、足额，实在不可忽视。
　　
　　6.管住票据及印章保管点
　　任何单位都应明白一个道理：薄薄票据，价值千金；小小印章，力重千钧。因此，各单位应当加强与货币资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记账薄进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。同时，单位必须加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由授权的专人自行保管，个人名章必须由本人或其授权人保管。有关人员因短期出差而需由他人暂时保管财务专用章或个人名章时，必须予以授权并记录、登记在案，以备查询。要十分注意节假日期间、值班期间的票据和印章的管理，绝不能因为休假、休息而让相互之间的制约也随之休息。并且，任何单位都要严禁由一人保管支付款项所需的全部印章，不管这个人何等的忠厚，何等的老实，曾经是模范还是先进工作者。要始终坚信，制度约束比个人的自觉性更可靠、更有效。
　　7.管住督促、检查点
　　任何人或多或少都可能有些惰性，任何制度也或多或少有些漏洞。因此，加强对与货币资金有关的人员和制度的督促检查，很有必要。各单位应当建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查；要对货币资金业务相关岗位及人员的设置情况进行检查，重点检查是否存在货币资金业务不相容岗位混岗的现象；要对货币资金授权批准制度的执行情况进行检查，重点检查货币资金支付的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为；要对支付款项印章的保管情况进行检查，重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象；要对票据的保管情况进行检查，重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞；对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。
　　8.管住财会人员作用点
　　《会计法》规定：单位负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。财政部发布的《内部会计控制规范——货币资金（试行）》规定：单位负责人对单位货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。这意味着，单位负责人已经成为本单位会计工作、货币资金安全的第一责任人。尤其是对规模巨大的单位来说，单位负责人可谓责任重于泰山。在公司治理结构日趋健全、委托代理关系日益发展的情况下，承担第一责任的单位负责人实际上亲自管理会计、经常过问会计的概率不大，时间也不多。因此，把政治思想好、业务能力强、职业道德好、具备从业资格和任职资格的人员放在财会岗位上，至关重要。对单位负责人而言，这是一个减压阀，一个防震器，必须管好用好。同时要建立定期换岗、轮岗，既使财会综合能力进一步提高，又使常年不“挪窝”易滋生的懒散习气和小团体势力得到克服和抑制，还可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、新人新手而揭示出来，可谓一举三得。当然，人员轮岗等也必须注意连续性和相对稳定性，否则可能事倍功半。
　　
　　二、货币资金会计控制的方法
　　
　　（一）不相容职务相互分离控制
　　该控制方法要求单位按照不相容职务相互分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。以货币资金会计控制环节为例，是指货币资金支付的授权批准、货币资金支付的实际办理、货币资金支付的会计记录、货币资金支付的稽核检查及该项货币资金支付直接有关的业务经办等岗位必须相互分离、相互制约，不能一人多岗，身兼数职。譬如，出纳人员就不能兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、成本、费用、债权、债务账目的登记工作；授权批准人员不能“事必躬亲”，亲自操办自己批准的设及货币资金支付的经济业务事项。不言而喻，不管是任何单位，都不能由一人办理货币资金业务的全过程。
　　
　　（二）授权批准控制
　　该控制方法要求各单位应明确规定涉及会计及相关工作的授权批准范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权批准的核心在于：1.谁被授予了某种权力；2.这种权力有多大；3、这种权力继存的还是已经消亡。授权又分为一般授权和特殊授权，具有一定的规律性和稳定性。特殊授权是指特殊、紧急情况下对正常或非常经济业务事项的特别授权，常为应急所用。这种授权方式具有一定的灵活性，但也常常蕴涵较大的风险，一般都较谨慎。当出现特殊授权的时候，要求对该项授权予以完整记录并得到授权人确认。待特殊授权所针对的特别、紧急状况消失后，应将该授权批准作一具体说明。此外，对于重要的货币资金支付业务，各单位应当实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，有效防范货币资金被贪污、侵占、挪用。对未经授权的机构或人员，要采取各种措施严禁其办理货币资金业务或直接接触货币资金。
　　
　　（三）会计系统控制
　　该种方法要求单位依据《会计法》和国家统一的会计制度，制定适合本单位的会计制度，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法，实行会计人员岗位责任制，充分发挥会计的监督职能。
　　有必要指出的是，在运用会计系统方法时，应十分注意对有关凭证的稽核和审查，以货币资金业务审核为例，应注意以下方面：
　　1.原始凭证稽核
　　应审核外来原始凭证是否符合国家票证管理要求，有无税务监制章，财政监制章和单位财务专用章或发票专用章；数量、单价、金额是否正确；接受单位名称是否正确；大小写是否相符；经办人、验收人、批准人手续是否齐全，有无涂改、伪造和虚报冒领等现象；对于进入成本费用项目的发票，还要审查有无含增值税发票。审查现金开支是否符合财务制度和财经纪律，有无预算，资金是否落实。
　　2.记账凭证审核
　　（1）现金凭证审核。现金凭证包括外来原始凭证、自制原始凭证及现金记账凭证。审核时需注意：现金支付范围是否符合国家规定，有无用于发放职工工资、津贴、资金、个人劳动报酬、个人劳保福利开支、出差人员差旅费、结算起点以下的零星开支及其他需要支付现金的零星支出等之外的现金支付。现金销售收入是否足额及时解缴银行，对外收费是否符合规定的收费标准。有无坐支现金，有无向银行谎报用途套取现金，职工工资及奖金的发放是否登记工资基金手册。现金凭证收、付讫章、主管、审核、出纳和制单等印章是否齐全，交款人、领款人是否签字。已审核的现金原始凭证是否填写附件张数并加盖附件章注销，以免重复报销。（2）银行凭证稽核。审核时应注意：是否符合《支付结算办法》、《票据法》、《票据实施管理办法》的规定，有无签发空头支票、出借银行账号。是否以合法的和手续完备的原始凭证为依据填制银行记账凭证。从银行支付的材料采购款、工程款等是否符合国家规定，有无预算、合同，资金是否落实。领用转账支票是否填列《支票领用申请单》，并经部门主管和财务主管批准。作废的支票及其存根是否加盖“作废”戳记并与银行对账单一并妥善保存。签发支票所使用的各种印章，是否由财务主管（或审核）和银行出纳分别保管。空白收据和空白支票，是否设立登记簿严格管理，有无办理购买、领用登记和交回注销手续。（3）转账凭证稽核。应审查数字是否正确，资金渠道是否符合制度规定；原始凭证是否合法，自制原始凭证是否完整，印章是否齐全，附件是否相符。
　　3.会计账簿稽核
　　应审查：（1）是否依法设置会计账簿，使用订本式或活页式账簿是否符合规定；（2）会计账簿的启用、登记（打印）、与有关数字相互核对、定期结账等是否按照《会计基础工作规范》操作；（3）现金日记账是否每日记账并结出余额；现金库存数是否超出银行核定的限额，超出部分是否当日存入银行；现金是否每日清点，账实是否相符，有无白条抵库。银行日记账是否逐笔、逐日登记，每天结出余额；银行存款账户是否定期进行清查，银行存款余额与银行对账单是否相符，若不符是否及时查明原因并作出处理；银行存款余额调节表是否由专人复核，有无主管签章。
　　
　　4.财务会计报告稽核
　　应审核：（1）报表数字是否真实、计算是否正确、内容是否完整；（2）总账与明细账是否相符；（3）报表内部、表与表之间的勾稽关系、前后数字的衔接是否相符；（4）报表各项补充资料和财务情况说明书应与报表内容相符。
　　事实上，尽管运用会计控制系统对单位货币资金收付凭证等进行控制看似简单和容易，但现实情况并不乐观。据悉，在财政部组织的《会计法》执行情况检查中，发现单位会计凭证的填制问题严重，不少单位以非正规发票甚至白条入账，部分单位入账凭证只有金额，无经济事项说明，无审批人、经办人签章，甚至连日期都没有。此外，会计资料、会计档案管理混乱，“捆捆账”、“包包账”现象依然存在；部分单位会计资料残缺不全，少数单位有故意隐匿、销毁会计资料的行为；会计交接手续不完备，只交钱、不交账或只交总账、不交明细账等现象普遍存在。那么，是会计控制方法不好、不灵，还是单位执行《会计法》、国家统一的会计制度不认真？实证研究结果证明，答案是后者。
　　
　　（四）内部报告控制
　　该控制方法要求各单位建立和完善内部报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的实效性和针对性。在货币资金控制环节适时运用内部报告控制方法十分重要。其一，货币资金经办人对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，有权拒绝办理并及时向审批人上级授权部门报告。通过报告，可以抵制、纠正越权审批行为，杜绝货币资金的不正当流出。其二，单位通过定期或不定期地进行现金盘点，可能发现现金账面余额与实际库存不相符的情况。若排除了未达账项等技术因素外，应该将差额情况及时向单位管理层报告。通过报告和采取补救措施，可以揭露单位货币资金管理中的问题、漏洞甚至违法、犯罪行为，将单位的损失降低至最小程度。其三，制定内部报告如：“上一天资金收支情况及当天资金计划情况表”用以反映资金的增减变动情况。通过报告单位货币资金实际收入、支出、结存情况并对下一阶段货币资金流入、流出量进行预计和推算，可以帮助单位负责人全面了解现金流量，为其作出正确的投资、筹资决策提供基础性资料。因此，从某种意义上讲，一些单位负责人乱投资、乱举债既与其自身头脑发热有关，也与财务部门参谋、助手作用发挥不力有关。可见，切实发挥好内部报告控制方法的作用，利莫大焉。
　　综上所述，货币资金是企业资产中流动性较强的资产，加强对其的管理和控制，对于保障企业资产安全完整、提高货币资金周转速度和使用效率，具有重要的现实意义。
　　本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原