档案工作中的保密措施

闵廷均

一､档案保管过程中的保密工作

1､档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点｡从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在机关办公楼内｡应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃｡还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开｡档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内｡实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密､维护档案安全的基本保障｡

2､档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限｡而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律､法规的保护,产生法律效力的时限｡我国《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年｡保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计｡这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央､国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”｡对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关､单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供｡

3､档案管理人员的职责

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全｡这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的｡档案保管工作的具体任务就是做到不坏､不丢､不散､不乱｡不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏｡对已经破损的档案,要及时抢救;不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全;不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况;不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查｡

二､档案涉密情况的变化

1､档案涉密情况的变化

档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的｡基本变化是升密､降密､解密｡其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密｡其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化,原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了;三是保密时限的变化,原馆室所存档案涉密文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役,例如,50年代的绝密文件大都需要按照我国《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做,这既反映了历史上划密工作的不足,也说明进行档案解密划控工作的迫切,因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短｡

2､做好档案密级的调整工作

(1)贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局､国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传､提高认识､大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准､有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠;二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定,严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化､标准化和涉密档案建设奠定基础｡

(2)建立起法制的新秩序｡对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远｡历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保密的制度还不健全,适应不了《保密法》的要求,需要完善增加新的内容｡为了适应涉密档案调密工作制度化､正规化的需要,应建立以下三个制度:建立划定密期制度,以便届满自行解密;建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案馆室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设｡

(3)加强涉密档案的科学管理｡在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷､混合保管､混合提供,造成了扩散机密的漏洞｡对此,可以采取分段治理的办法｡

三､档案利用中的监督工作

1､实施档案利用中的监督制度

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全｡具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:

(1)制度建设｡档案利用规章制度一般有阅览制度､外借制度､复制制度等｡根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密､不泄密及文件的完好无损｡各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善｡

(2)队伍建设｡担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质｡一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管档案的内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律｡此外,还要有较强的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题｡

(3)监督措施｡在利用中,要根据不同利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护｡有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器｡对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒｡做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实｡要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明｡对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失｡

2､正确处理好档案保密与利用的关系

(1)保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责｡日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用､利用不足的现象｡由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来｡上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行｡机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间､地点､范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值｡当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害｡所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,绝不可偏颇｡

(2)进一步做好档案开放中的保密工作｡一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的｡因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作｡

作者单位:贵州省遵义师范学院