电子档案管理步入科学化

李凤山　陆建林

档案的多介质存储是信息网络技术时代档案管理的新特点，纸质档案的工作模式逐步被档案信息化管理方法所替代，面对电子文件和纸质文件两类存储介质之间的统一管理，已成了目前档案建设的一个重要课题。

电子文件采集

在全面开展国家电子政务建设的形势下，数字化信息技术的产物——电子文件大量涌现，要采集并管理好电子文件，就必须了解其特性。电子文件是在计算机系统应用中产生并被处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到的文档只是电子文件的某种输出形式。在信息系统内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。所以，要完善电子文件信息的采集，就要积极推进档案信息数据库和多媒体数据库建设，提高信息化建设水平。

档案管理作为公文处理的后续环节，二者是统一于办公自动化系统中的，它们基于相同的数据结构，有统一的应用平台，能实现归档信息的交换，档案管理系统可接纳来自公文处理系统属于归档范围的文件。在公文办结时，归入到相应的归档文件目录中，并输入有关著录项内容，进行预归档处理，在各部门将纸质档案移交到档案部门之后就可以进行归档操作。

电子文件(纸质文件须扫描转化为电子文件)可以由文书人员在文件归档目录下进行登记，使用新增功能按照档案管理的要求进行添加，储存在档案信息系统数据库。

电子文件存储

优化存储设备。电子文件的不断积累使计算机的存储空间越来越紧张。为了保证电子文件的安全、保管，提供方便、准确的服务利用，可根据电子文件信息量和业务开展的模式，用发展的眼光科学地建立存储系统，配置网络化存储设备，如磁带库、光盘库等。

更新计算机技术和设备。当电子文件信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就不能离开这种生成环境和设备而单独存在，只有采用这种记录电子文件信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。目前光电载体的使用寿命保存期只有3年左右，出于安全保密考虑，通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下被读取。计算机常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备8年左右就会被更新，而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。电子文件归档及电子文件管理需要有技术和设备，电子文件的生命周期是由电子文件内容而定，而保证电子文件的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。

严格电子文件形成过程控制。在电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患。电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也要重视流转过程，并把这些过程一一记录下来。

涉密电子文件信息的储存。涉密电子文件处理应在经物理隔离的单独计算机上完成，涉密电子文件必须加密保存在脱机载体上，标明密级和编号，单独保管。

综上所述，电子文件信息的存储安全必须得到重视，需要不断更新技术和设备作保障；采取相对可靠的办法来解决存储安全。

电子信息共享

全面实现数字化档案信息的共享，适应档案业务的发展，充分体现档案的利用价值。就要统一档案信息管理系统和档案信息数据库的标准，这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。电子文件的运作、管理要建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。

首先要致力于纸质档案的数字化转换工作和电子文件的采集、档案全文数字化信息查询、系统内部信息共享、正确处理好档案安全保密与方便利用的关系、堵塞危及档案安全的漏洞、不断提高服务效率和质量。在整合数字化档案信息资源的同时，加强网络建设、构筑一个档案流转的网络平台，在网络平台上实现档案电子化查询管理功能，提升档案工作的现代化水平，实现系统间档案信息资源共享，简化跨系统档案借阅手续，节约时间，提高效率；其次要着手解决归档电子文件的安全性、保密性、可靠性、真实性。综合采用查阅内部以上密级类别档案权限、电子身份确认、电子印章、数字符合等各项技术手段实现安全保障。

电子文件管理

为了保证各单位产生的归档电子文件真实、完整、有效，须加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导、管理。

1.电子文件形成过程的控制。从电子文件的形成到归档，跨越了多个部门，必须加强电子文件归档的组织领导，明确责任范围。需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变；2.电子文件形成后应及时进行预归档，以防在分散状态下发生信息损失和变动。形成的电子文件不得进行任何修改。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累起来的电子文件要做好备份；3.建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，检查归档的电子文件内容是否齐全完整，真实可靠，相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档；电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。有技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等；4.建立归档电子文件的保管制度。应归档电子文本要及时存储到档案信息数据库，在对电子档案进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查；5.加强对归档电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用实行利用权限控制，防止无关人员对数字化档案信息系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤；对因载体转换和格式转换而引起的任何改变，要建立相关信息记录，来证实归档电子文件内容的真实性。