高校电子发票报销流程的优化路径研究

摘" "要：随着数字经济的高速发展和规模的持续扩大，发票电子化改革不断推进。电子发票凭借其简化交易流程、节约人力物力，降低交易成本、减少纸质消耗等显著优势，逐渐成为财务管理中的重要组成部分。高校日常财务管理中涉及大量的发票报销流程，电子发票的推行在深化科研经费“放管服”改革、优化财务报销流程和实施“双碳”战略等方面具有重要意义。通过分析高校电子发票报销流程中的优势和问题，结合A高校报销业务实践，探索高校电子发票报销流程的优化路径。

关键词：电子发票；报销流程；高校财务；优化路径

中图分类号：G647.5" " " " 文献标志码：A" " " 文章编号：1673-291X（2024）21-0093-04

一、研究背景

近年来，随着信息技术的迅猛发展和经济规模的持续扩张，传统的纸质发票逐渐显露出开具效率低、管理不便、监管难度大等诸多问题。鉴于此，电子发票作为一种更为高效便捷的解决方案应运而生。我国的电子发票发展历程始于2013年国家税务总局颁布的《网络发票管理办法》。随后，在2015年国家税务总局发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，标志着电子普通发票在全国范围内的推广与应用。2021年，《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步深化税收征管改革的意见》出台，构建了全国统一的电子发票服务平台，并稳步推进发票电子化的改革进程。近年来，全面数字化的电子发票（全电发票）的推广步伐显著加快，截至2023年11月，全电发票的开具试点已扩展至全国35个省份，而接收试点则已覆盖全国[1]。在数字经济蓬勃发展的背景下，电子发票不仅推动了我国税务信息系统的现代化改革，还成为实现科研经费管理“放管服”政策的有效工具，同时也符合国家对于实现“碳中和”“碳达峰”目标的战略需求。高校作为电子发票改革的关键领域之一，在日常业务中需处理大量增值税电子普通发票、增值税电子专用发票以及全电发票，这些票据贯穿于高校财务管理中的报销、记账及档案保存等多个业务模块[2]。电子发票的普及虽然为高校财务管理带来诸多便利，但也伴随着新的挑战。因此，如何有效利用这一技术优势，优化电子发票的报销流程，已成为高校财务工作中亟待解决的重要课题。

二、A大学电子发票报销流程现状与问题

（一）A大学财务概况

A大学的收入来源主要包括预算财政拨款、事业收入、经营性收入以及其他收入部分，而其支出则主要涵盖基本支出、项目支出及经营性支出。近年来，随着A大学招生规模的持续扩大，其财务活动也随之增加，导致财务部门的报销业务量逐年上升。具体而言，在2023年度，财务处全年共接收176 019张电子发票，这一数量占到了全年总发票接收量的97%，表明电子发票在报销过程中正逐渐占据主导地位。

（二）A大学电子发票报销流程现状

A大学的财务报销系统随着技术的发展和社会的进步而持续优化升级。从早期的“面对面”报销模式，过渡到基于网报系统的“自助报账”模式，再进一步发展至“投递机”投递模式。这一系列变革不仅显著缩短了报销周期，同时也大幅提升了报销效率。展望未来，鉴于电子发票应用的普及和技术手段的日臻完善，A大学正在积极探索更加现代化的无纸化报销解决方案，旨在通过增强数据处理能力来简化报销程序，从而降低师生在报销过程中所面临的行政负担。

当前，A大学的电子发票报销流程如下：一是报销申请人须登录财务综合信息平台，提交并填写在线报销单，上传电子发票，生成报销单据；二是完成在线填写后，报销人应当打印报销单及电子发票，并将这些纸质材料连同其他必要的支撑文件（如会议记录、采购订单等）一并妥善整理并粘贴，获取相关授权人的签字批准后将全套报销材料投入校园内设置的自助投递机中；三是财务审核人员负责对收到的电子发票进行真实性与有效性的验证，并且对照纸质报销单逐一核对各项费用明细，确保其与电子记录一致；四是财务人员审核经费支出是否合理合规，如果发现任何不符之处，审核员会将该报销单标记为待处理状态，并通过财务综合信息平台向报销申请人发送包含具体问题和整改建议的通知；五是对于经复核无误的报销申请，记账会计扫描报销单信息，录入系统生成记账凭证，启动付款流程；六是会计档案管理人员对电子发票、业务单据等文件进行整理造册，定期送至档案室进行储存。

尽管A大学已经在电子发票报销流程中采取一些现代化措施，但其处理方式仍然依赖于将电子发票打印成纸质形式以便归档的传统做法。这意味着，电子发票并未充分发挥其应有的优势，如缩短报销周期、减少发票遗失的可能性以及降低报销工作的劳动强度。

（三）电子发票在高校财务报销流程中存在的问题

1.电子发票存在篡改风险，真伪难以鉴别。根据财政部与国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），高校在接收电子发票时必须确认其合法性与真实性。然而，在A大学实际报销流程中，报销人通常以PDF格式接收电子发票并将其打印出来，这样的做法虽然方便，但却给恶意篡改留下了空间——通过修改PDF文件中的信息，可以生成虚假发票用于报销，财务审核人员难以实时验证电子发票的真实性，尤其是在面对大量发票时，难以保证每一张发票都经过严格的真伪鉴别。此外，某些已经开具的正式发票（蓝字发票）可能会因为商品退货而被商家作废（即红冲），但报销人仍可能使用已被作废的发票进行报销[3]。

目前，A大学财务系统运行在内部网络环境下，无法直接连接至国家税务总局的发票验证平台进行在线验证。虽然在入账时可以通过其他设备进行即时验证，但由于增值税电子发票和财政电子票据需在不同的平台上验证，且每次验证都需要输入发票号码、代码等多项信息，不仅耗时费力，财务审核人员在处理大量单据时也难以在保证效率的同时做到精确无误。

2.电子发票数量庞大，重复报销风险显著。在我国，电子发票种类多样，包括增值税电子普通发票、增值税电子专用发票以及全面电子化的发票等。这些电子发票不仅格式各异，还允许无限次打印且无须加盖印章，这使得重复报销的可能性极大增加。A大学在实际报销流程中，要求报销申请人在提供电子发票时要自行查重验证，尽管A大学在其财务报销系统中集成了查重功能，但由于电子发票的编码复杂，容易出现输入遗漏、错误或顺序颠倒等问题，从而绕过了查重机制。此外，依靠人工审核的方式不可避免地会导致一些人为失误，进一步加剧了重复报销的风险。

3.电子发票报销中存在政策性风险。根据《电子发票全流程电子化管理指南》要求，单位接收电子化票据应同步存储原电子文件。然而，A大学的财务信息化水平尚不足以满足这一要求。现有的财务信息平台只收录了开票方的基本信息，如代码、号码、品名、金额等核心数据，缺乏电子文件的强制存储机制。这不仅使得电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性无法得到保障，还可能导致政策性风险。特别是税务局要求全电发票在入账时，需通过电子税务局的税务数字账户进行勾选抵扣并按月统计确认。然而，目前财务系统与电子税务局账户尚未实现数据互联互通，无法实时提取反馈数据，自动汇总等功能亦未能实现，这使得全电发票的报销流程与规定有所偏离。

4.部门间协作不足，共享平台有待优化。财务部门作为高校运营的基础支撑，其运作离不开与其他部门的有效协作。为了优化电子发票报销流程，必须加强各部门之间的资源整合。一张发票的报销过程可能涉及办公用品入库、物资采购与验收、资产配置与保管、差旅费用结算等多个环节，需要与采购管理中心、国有资产管理处、各院系办公室等部门协调配合[4]。当前，A大学各部门使用的是由不同供应商提供的系统，如科研经费管理、学生资助管理、合同管理、薪酬管理、采购管理等，这些系统各自独立，功能各异，数据需求分散，导致报销流程中的沟通成本高且效率低下。

5.电子发票无纸化报销推进缓慢。从A大学的电子发票报销流程可以看出，尽管电子发票在实际业务中得到了认可，但实际审核中仍需要将其打印成纸质材料。这一现象背后，既映射出“硬件”设施局限性的制约，也深刻揭示了由人员构成的“软件”环境所带来的深层次挑战。一方面，教职工对新技术的接受程度不高，习惯于传统的纸质报销方式，不愿意改变现有的工作习惯。很多教职工习惯了传统的纸质报销流程，对无纸化报销系统的操作不够熟悉，甚至存在一定的抵触情绪。这种抵触情绪主要源于对新系统的不熟悉以及担心因操作不当而导致报销失败。此外，部分教职工对于电子发票的安全性持怀疑态度，担心电子文件易被篡改或丢失，从而影响报销结果；另一方面，财务团队在技术适配与业务能力上的不足，也严重制约了电子发票无纸化报销的推进步伐。作为报销流程的核心推动者，财务人员的专业技能和对新技术的掌握程度直接关乎变革的成效。但是，当前部分财务人员在新技术应用上显得力不从心，难以高效利用报销软件优化工作流程。同时，在数据处理与分析能力上的欠缺，也限制了他们利用电子发票数据提升财务管理效率与精准度的可能性。

三、电子发票报销流程的优化路径

（一）推动电子发票无纸化报销系统升级

在数字经济蓬勃发展背景下，高校是科研与教育的前沿阵地，在财务数字化建设方面正面临着严峻挑战，A大学作为一所211高校，同样面临着传统报销流程效率低下、资源浪费等问题，有必要对现有的报销流程优化升级，以适应现代化管理的需求。

1.借鉴成熟平台如微信、支付宝等企业的成功经验，在现有报销系统中引入“我的票据”功能模块，以扩充票据种类，并与国家税务总局的电子发票系统对接，实现发票信息的自动获取、选择、入账以及互联互通，从而保证电子发票的真实性和唯一性。

2.加强电子发票的数据管理能力，建立专用的发票数据模块，实现批量验证发票真伪和防止重复报销的功能。系统应具备根据发票内容智能匹配报销项目、金额等信息的能力，进而快速生成报销单据，简化用户的操作步骤。

3.整合业务审批流程，引入电子签章、生物识别等先进身份认证手段，支持多设备操作，提升电子签名的使用便捷性。通过内置于系统的逻辑校验功能，自动检测报销单的正确性，并生成会计凭证，减少人工干预带来的错误。对于已审核并通过支付的报销单据及其附件，系统应自动将其归档到电子档案系统中，实现全流程电子化管理，真正做到“让数据多跑路，师生少跑腿”，从而显著提升报销流程的整体效率和服务质量。从而有效解决A大学目前在电子发票无纸化报销流程上存在的问题，为学校带来更为高效的财务管理方式，实现“让数据多跑路，师生少跑腿”的服务目标。

（二）升级财务信息平台功能

在当前纸质发票和电子发票共存的管理模式下，A大学现有的财务信息平台正面临着不断升级的技术挑战，升级平台功能以提升工作效率并确保财务数据的安全性与准确性已经迫在眉睫。

1.技术升级与系统集成。一是平台全面支持电子发票接收。即使在目前纸电发票共存的管理模式下，电子发票仍需打印成纸质版作为报销凭证，但我们应强化对于电子发票的管理能力。具体来说，财务信息系统应能够全面支持电子发票的接收，并且在此过程中确保其便捷性和高效性。二是支持集成自动验真查重功能。在财务信息系统中嵌入自动验真与查重模块，确保所有接收的电子发票都是真实有效的，并且未被重复使用。该功能应能与税务部门的数据对接，实现电子发票真伪验证及历史记录查询。

2.流程优化与数据标准化。一是完善电子发票上传流程。报销人在提交报销申请时，不仅要上传电子发票的扫描件或照片，还应该包含电子发票的原始数据文件。财务信息平台可以根据这些原始数据，结合税务机关提供的数字账户中已经接收到的发票信息以及企业内部已有的存储记录，自动进行发票真伪验证和查重操作。二是构建安全的电子发票存储体系。开发一套安全可靠的电子发票存储解决方案，确保所有经过验证的电子发票都能够被妥善保存，并方便随时查阅。同时，应建立与税务部门的直接数据交换通道，定期同步最新发票状态，保持数据库的时效性和准确性。

3.自动化与智能化报销处理。一是自动化报销流程设计。通过系统自动生成报销单草稿，简化财务审核流程。基于上传的原始数据文件，利用OCR（光学字符识别）技术自动提取发票信息，并与税务部门的数据进行匹配。通过多层验证后，系统自动生成报销单草稿，供财务人员进一步审核。二是增强审核功能与风险管理。为财务人员提供详细的电子发票验真查重报告，辅助他们快速准确地完成审核任务。财务人员在入账时，审核发票验真查重的结果，核对无误后予以记账归档，从而杜绝假发票和重复发票报销的可能性。

通过这些具体的步骤和技术手段，可以显著提高电子发票管理的效率和准确性，同时也能保证财务流程的安全性和合规性。

（三）强化全电发票管理

为了提升全电发票管理的效率与安全性，财务信息平台必须与税务数字账户保持紧密协作，确保实时获取最新的全电发票信息。通过自动化处理全电发票信息，可以从根本上消除假发票及重复报销的风险，并确保财务流程的合规性。

1.实时数据同步：财务信息平台应与税务数字账户无缝对接，实现实时数据同步。在报销过程中，系统能够直接从税务数字账户中提取全电发票的具体详情，取代传统的由报销人手动提交发票的方式。这种方式不仅简化了报销流程，还确保了发票信息的准确性和及时性。

2.自动化处理与反馈：系统应能够在完成会计凭证的编制与记账后，自动将已入账的全电发票信息反馈至税务数字账户，从而实现发票确认、抵扣选择以及汇总等操作的自动化[5]。这一流程不仅实现了数据的即时提取、反馈与确认统计，还确保了全电发票的报销流程严格遵守现行法律法规，有效防范了可能存在的政策性风险。

通过上述措施，不仅能够提高全电发票管理的效率，还能增强财务信息平台的安全性和可靠性，从而更好地服务于学校的财务管理需求。

（四）构建学校共享平台

为了优化电子发票报销流程，高校应构建一个统一的共享平台。这一平台旨在标准化数据接口，打破各个系统之间的信息壁垒，实现报销、薪酬发放、资产管理、奖助学金等业务的数据共享和互联互通。具体而言，应从以下几个方面构建该共享平台。

1.标准化数据接口。一是制定统一的数据标准。确立一套适用于所有业务系统的数据标准和接口规范，确保不同系统间的数据能够无缝对接和交互。这包括定义数据格式、传输协议以及数据交换的频率等，以保证数据的一致性和互操作性。二是开发适配器模块。为每个业务系统开发适配器模块，使其能够按照统一的标准与其他系统进行通信。适配器模块将负责转换数据格式，确保数据能够在不同系统之间自由流动。

2.整合业务流程。一是流程梳理与优化：对现有的报销流程进行全面梳理，识别其中的冗余环节和瓶颈，通过技术手段进行优化。例如，通过自动化工具实现发票信息的自动采集、验证、入账及归档，减少人工干预，提高数据处理的准确性和效率。二是集成核心功能：将核心的财务管理功能集中到共享平台上，如电子发票的自动验真、费用审批、报销单生成等，简化报销人和财务人员的操作步骤，提升整体流程的效率。三是多业务联动：实现不同业务间的联动。例如，科研项目的经费报销可以直接关联到项目管理系统，自动更新项目的预算执行情况，提高管理的透明度和准确性。

3.权限管理与数据安全。一是精细化权限配置：根据不同部门的职能和工作需求，设置相应的业务权限，确保各职能部门在平台上的操作符合其职责范围，同时保障数据的安全性和准确性。二是数据加密与备份：采用高级加密技术保护敏感数据，定期进行数据备份，确保在任何情况下数据都不会丢失或泄露。三是审计与监控：建立完善的审计机制，记录所有操作日志，便于追踪和审查，确保数据处理过程的合规性。

构建学校共享平台不仅是优化高校电子发票报销流程的重要措施，也是提升高校信息化和共享化水平的关键步骤。通过这一平台，高校不仅能够实现报销流程的高效、便捷和准确，还能为师生提供更加优质的服务体验。这是高校适应时代发展，提升整体管理水平的重要一步，同时也是推动高校财务管理现代化不可或缺的一部分。

（五）培养复合型人才，推动电子发票无纸化报销进程

电子发票的推行是历史的必然选择，也是发展的必然趋势。新质生产力的发展对财务人员提出了更高的要求，需要他们具备高科技、高效能、高质量的专业素养。在当前数字化、智能化的时代背景下，财务人员不仅要掌握扎实的财务专业知识，还要具备信息技术应用、数据分析、风险管理等多方面的能力，以实现从财务会计向管理会计的角色转换，成长为全能型、复合型的财务人才。

报销人是财务工作的主要服务对象，财务部门应关注报销人的需求与体验，尤其是在电子发票报销流程的优化方面。为了解决长期以来存在的报销“难、慢、繁”问题，财务部门应加强对报销人的业务指导，定期举办关于电子发票报销流程的业务培训和政策解读活动，帮助他们更好地理解和掌握新的报销流程与规定。同时，建立有效的沟通机制，及时收集和处理报销人在使用电子发票报销过程中提出的建议和意见，以提升他们的报销满意度。

为了进一步提高财务人员的服务质量，财务部门可以借鉴新时代的“枫桥经验”，注重预防为主，将问题解决在萌芽状态。通过持续优化电子发票报销流程、提高服务质量、加强宣传教育等多种措施，营造一个便捷、高效、和谐的报销环境。这样不仅能够提升师生的报销体验，还能增强他们对财务工作的信任与支持，共同推动高校财务管理工作的持续改进与发展。

四、结束语

随着信息技术的发展与数字中国的建设，电子发票在全社会蓬勃发展，为推动高校财务工作数字化转型提供了契机。高校作为走在科技前沿的先锋者，应当积极响应政策变化，主动担当作为，从高处着眼，从小处着手。从电子发票的开具、接收、入账、归档等环节，整合人力、科技、部门资源，主动优化电子发票报销流程，把财务人员从传统烦琐的数据处理中解放出来，打造有技术、懂业务、会管理的复合型财务人才队伍，不断在业务实践中优化更新，形成更高质量、更有发展力的管理服务模式，助力国家数字经济发展。

参考文献：

[1]" "李嘉伟.对电子发票的审计思考[J].时代金融，2023（1）：93-95.

[2]" "范伟娜.浅谈电子发票对高校财务报销的影响[J].行政事业资产与财务，2021（24）：87-88.

[3]" "刘宏英.高校电子化票据报销业务中存在的风险及对策[J].财会学习，2023（5）：144-146.

[4]" "赵金丽.高校电子发票无纸化报销存在的问题及优化路径：以T大学为例[J].商业观察，2022（34）：93-96.

[5]" "宋幼红，贺兴义.高校电子发票电子化报销入账归档实践：以湖北大学为例[J].中国档案，2024（6）：44-45.

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