公立专科医院合同档案管理的现状及对策探讨

[摘 要]经济的高速增长促进了我国公共事业的进一步发展，公立专科医院作为公共事业的重要组成部分，肩负着护佑人民群众健康的重任。合同档案资料作为公立专科医院运营管理中的依据凭证，在促进医院健康发展、维护医院合法权益方面发挥着重要作用。然而，公立专科医院在档案管理和投入方面与公立综合医院存在差距，在合同档案管理方面更是存在诸多不足。本文以Y口腔专科医院为例，基于合同档案的特点、作用和管理现状中存在的问题，提出针对性的建议，以期为公立专科医院合同档案管理的现代化转型提供有益参考。

[关键词]专科医院；合同档案管理；对策

2023年12月18日，财政部国家卫生健康委、国家医保局、国家中医药局等4部门印发《关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见》对合同管理作出明确要求。文件指出：公立医院要“完善合同管理，明确合同管理归口部门、合同各相关部门职责权限，加强合同合法性审查、授权管理、合同签署和履行管理[1]”。医院合同档案作为记载履行合同全部情况的文字资料，对维护合同双方权益，规范医院日常管理，实现管理和长远发展发挥着极其重要作用[2]。随着公立专科医院规模扩张与其他单位的合作往来日益频繁，逐渐形成了医学装备合同、医学科研技术服务合同、基建合同、信息化合同等，合同种类和数量的增多对合同档案管理提出了更高的要求。目前，我国公立专科医院由于发展历程较短，专科性较强，机构设置单一，普遍存在对合同档案管理缺乏重视、管理系统滞后等问题。本文以Y口腔专科医院为例，从合同档案管理的特点及作用、存在问题和有效措施及建议三个方面进行分析，旨在探讨如何在高质量发展背景下提高公立专科医院合同档案管理的效率和质量。

一、医院合同档案管理的特点及作用

（一）医院合同档案的特点

合同档案，作为医院档案中不可或缺的一环，无论是专科还是综合医院，都显得尤为关键。这些档案的首要特点便是其法律性。一旦合同签署完成，它便在法律层面上为双方构筑起一道坚实的约束之墙，确保双方能够平等地享有各自的权利，履行应尽的义务，并在违约时承担相应责任。这种法律效应，正是合同档案与其他档案资料的显著区别所在；其次，合同档案还具备凭证性。在医院的日常运营中，合同文本往往扮演着至关重要的角色。无论是涉及款项支付、违约处理还是责任履行，合同档案都能提供有力的凭证，确保医院运营的顺利进行。可以说，合同档案不仅是医院法律事务的基石，更是医院运营管理的得力助手；最后是不确定性。相较于病历档案，合同档案具有一定的不确定性，需定期检查履约情况并视情况修订合同，合同档案管理人员也需及时整理归档补充协议等文件，确保合同完整性[3]。

（二）医院合同档案的作用

以Y口腔专科医院为例，合同档案在医院的运营管理中扮演着至关重要的角色。它不仅对医院的发展历程、管理决策和风险规避方面起着重要作用，还是记录医院发展历程的重要佐证材料。合同档案详实地记录了医院在不同时期签订并执行的事项，从基建项目的合同签订，到医学科研技术服务的实施，再到大型医疗设备采购的决策，合同档案客观地展示了医院的发展历程，有助于为整理医院历史、编写医院志等提供佐证材料；此外，规范化管理合同档案可辅助管理决策。合同档案中包含了大型医疗设备采购、基础设施建设等内容，这些资料对新一轮的价格谈判、标价制定等方面具有指导作用，帮助医院管理者作出科学决策；最后，合同档案能协助医院规避运营风险。合同协议是双方缔约合作活动的重要证明材料﹐对合同类档案进行集中归档管理，并进行统一集中编号登记管理，是做好合同档案“要管”严管”“管好”的第一道闸口，也是避免合同遗失的最直接解决方案[4]。通过规范管理合同类档案，医院能够在出现矛盾或纠纷时提供资料依据，捍卫自身权益。

二、合同档案管理中存在的问题

（一）合同档案管理认识不足

在专科医院的运营管理之路上，合同档案的管理往往被视为一项隐性且间接的工作，它不像经济效益和社会效益那样一目了然，故而常被忽视。以Y口腔专科医院为例，在传统观念的桎梏下，合同档案管理由兼职人员兼任且缺乏专业化的技能。工作人员在忙碌的工作之余，难以全身心投入合同管理，导致资料归档进度迟缓，补充协议的整理更新更是时常滞后。这些问题悄然影响着医院合同信息的完整性和追溯性，使得宝贵的数据资料面临遗失的风险。一旦合同信息出现断层或遗漏，医院不仅可能遭受经济损失，还可能陷入法律纠纷的漩涡，给医院的声誉和长远发展带来难以估量的影响。此外，医院领导层在合同管理领域的忽视与低投入现象，也导致了合同档案管理工作在医院整体运营中的逐渐边缘化。部分领导将合同档案管理视为简单的文件归档工作，而忽视了其对于医院合规运营、风险防控以及决策支持等方面的重要作用。此外，由于资金投入不足，医院无法配备先进的档案管理系统和技术设备，导致档案管理工作效率低下、质量难以得到保证。

（二）受合同档案管理机制的制约

医院追求高质量发展，离不开一套精细且完善的管理制度体系作为基石。以Y口腔专科医院为例，虽然已建立了《合同管理制度》，但这一制度在实际运营中却显得捉襟见肘。随着公立医院高质量发展的步伐加快，合同档案管理方面的短板愈发凸显。在Y口腔专科医院的日常运营中，由于合同管理体系的不完备，工作人员时常面临诸多挑战。流转抄送环节不顺畅，导致合同处理效率低下；整理归档标准不一，使得合同档案难以有序管理；归档效率低下，更是让工作人员倍感压力。此外，因为管理机制不健全也引发了岗位职责执行无法落实到位等问题。这些问题仿佛一道道谜题，困扰着Y口腔专科医院的合同档案管理人员。他们不仅要在本职工作之余应对日常繁重的合同处理工作，还要在制度漏洞中摸索前行。这不仅让工作人员倍感压力，也对医院的管理智慧与创新能力提出了严峻的挑战。为了破解这些谜题，Y口腔专科医院亟需对现有的合同管理制度进行全面梳理和优化，以应对日益复杂的合同处理工作。

（三）合同档案管理模式陈旧

从当下各家医院的管理模式来看，大部分医院普遍采用纸质合同和电子档案并行管理的方式，仅有少数专科医院成功实现了无纸化管理模式。以Y口腔专科医院为例，在今年才开始实施纸质合同档案归档与电子化档案备案并行管理的情况下，该医院的合同档案管理模式明显滞后于其他同类医院。首先，该医院现有的合同档案系统并不具备在线合同流转、抄送、到期提醒以及详细内容查阅等便捷功能，这些限制显然制约了医院在合同档案管理方面的进一步发展。其次，由于合同流程监控不够严密，医院常常出现“手软”“下次注意”“小事不计”“特殊情况”等处理方式，强调人情因素而忽视规范化审批流程，从而导致合同流程混乱、格式不规范、内容不完整等问题；最后，由于缺乏专业的档案管理人员，医院对合同档案管理仅停留在基础备案归档水平，未能充分挖掘其价值，合同档案资料的作用也未得到有效实现。

（四）合同档案业务培训欠缺

目前，我国医院合同档案管理领域普遍面临着专业人才匮乏的困境，尤其是在专科医院中，这一问题更为突出。由于大多数档案管理人员并非档案学专业出身，他们的专业背景往往与档案管理相去甚远，这导致在合同档案的收集、整理、保管和利用等方面难以确保高质量的工作效果。在这种背景下，档案的质量难以得到有效保障，而管理人员在计算机知识、信息技术等方面的知识掌握不足，更是对合同档案的创新管理和转型发展构成了严重阻碍。例如，在Y口腔专科医院中，专业人才的缺乏已成为制约合同档案管理工作发展的重要因素。一方面，医院在合同档案培训方面的机会相对较少，导致合同流转人员对于合同档案管理工作的认识不够深入，工作态度敷衍，专业技能也无法适应合同档案管理的快速发展需求。另一方面，现行的培训方式也较为单一，以参观学习、听培训课程或网课为主，难以达到预期的培训效果。综上所述，我国公立专科医院合同档案管理工作在专业人才和技能培训方面仍存在着较大的不足，亟待通过加强人才培养和改革创新培训方式等手段，提升合同档案管理的专业化水平和创新发展能力。

三、提升医院合同类档案管理的有效措施及建议

（一）转变合同档案管理意识

在国家治理时代的大潮中，档案事业正在经历一场前所未有的变革，从传统的管理型模式向现代治理型模式迈进。这一转变不仅是对档案事业的挑战，更是对整个社会的呼唤。作为社会运转的重要一环，公立医院在这场变革中必须身先士卒，紧跟时代步伐，革新合同档案管理理念，实现从管理到治理的华丽转身。

医院领导层对合同档案的重视程度及相应的管理策略，在这场变革中显得尤为重要。首先，医院领导应增强对合同档案重要性的认识，明确其在医院运营、管理、决策中的关键作用。同时，加大投入力度，引进先进的档案管理技术和设备，为合同档案的规范化管理提供有力保障。其次，医院应配备专业的合同档案管理人员，提升合同档案管理人员的专业素养和技能水平。这些人员不仅要具备扎实的合同档案管理知识，还要具备创新思维和解决问题的能力。最后，在国家治理时代的大背景下，医院合同档案管理理念的革新和治理模式的转变是必然趋势。只有紧跟时代步伐，不断提升档案管理水平，才能为医院的稳健运营和持续发展提供有力保障。

（二）健全合同档案管理机制

医院只有通过不断健全和完善合同档案管理机制，打通管理流程的梗阻，明确岗位职责，才能高效有序地推进各项工作。首先，针对医院自身实际情况，建立一套切实可行的合同档案管理体系是首要任务。这套体系应涵盖合同档案的收集、整理、归档、利用以及保管等各个环节，确保每一份合同档案都能得到妥善处理。同时，医院需严格遵照该体系执行，确保各项工作有序进行。其次，明确合同档案管理工作中各个环节的责任人及其职责也是至关重要的。例如，合同承办科室作为合同管理的核心部门，需对合同内容、履约责任、合法合规性等方面进行详细洽谈和确定，并对合同的真实性和合规性承担主体责任。此外，医院法律顾问需对各类合同范本进行合法合规性审核，确保合同内容符合法律法规要求。根据相关业务和工作需要，还需明确法定代表人的授权内容，实行分级授权制度，确保合同管理的科学性和有效性。最后，为了避免合同篡改等风险，建立相互监督机制是不可或缺的。通过相互监督，可以及时发现并纠正合同管理中的不当行为，保障合同协议的健康平稳履行。同时，这也有助于提升医院合同管理工作的透明度和公信力，为医院的长远发展奠定坚实基础。

（三）创新合同档案管理模式

创新合同档案管理模式，是医院提升管理效率、确保工作规范性的重要举措。在传统的经验管理模式下，我们往往受限于过去的经验和习惯，难以应对日益复杂多变的合同档案管理需求。医院必须深刻认识到经验管理的弊端，勇于打破陈规，寻求新的突破，实现合同档案管理数字化转型。积极借鉴先进的合同档案管理经验，引进先进的管理模式和技术。领导层更应转变思维方式，摒弃过于依赖经验的做法，引入更多理性思考和系统化方法。同时，加大对合同档案的投入力度，优化档案管理系统，使其更加符合现代化、信息化的要求。

（四）加强合同档案业务培训

随着医院在高质量发展的轨道上坚定前行，合同档案管理人员在技术和能力层面所面临的挑战日益凸显。为了应对这一挑战，医院应积极开展多样化的培训活动。首先，加大外出调研考察学习的力度，让合同档案管理人员有机会走出医院，深入企业、档案馆等单位，学习先进的档案管理理念和技术手段。通过实地考察和交流学习，档案管理人员可以拓宽视野，增长见识，为提升档案管理水平奠定坚实基础。其次，医院应定期开展合同档案管理知识的培训和宣传教育工作。可以邀请业内专家来院举办讲座、座谈会等，为合同档案管理人员传授最新的档案管理知识和技能。同时，医院还可以通过内部培训、在线学习等方式，为合同档案管理人员提供持续学习的机会和平台。最后，为确保培训效果，医院还需对培训成果进行考核。可以通过实际操作、案例分析等方式，检验合同档案管理人员的学习成果和应用能力。对于表现优秀的合同档案管理人员，医院应给予表彰和奖励，以激发其学习热情和积极性。

结束语

综上所述，我国公立口腔医院应深刻认识到合同档案管理的重要性，转变传统观念，以高度的责任感和使命感，构建起一套完善、科学的合同管理制度。这不仅是对历史的尊重，更是对未来的担当。同时，借助专业的合同档案管理系统，我们可以精准把握每一份合同的合法性和合规性，确保医院的每一项经济活动都符合法律法规的要求。这不仅是对医院自身利益的保障，更是对社会公众信任的维护。此外，医院应与时俱进，创新合同档案管理模式，对合同档案进行开发利用，打造专业化、高素质的档案管理队伍，为医院的高质量发展提供有力保障，共同书写医院高质量发展的明天。

参考文献

[1]财政部.关于印发关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见的通知[EB/OL].[2023-12-18.]http：//kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202312/t20231225_3923748.htm.

[2]陈碧兰.医院合同档案管理风险及防范研究[J].兰台内外，2020（7）：75-76.

[3]陈文媛.新时代医院合同档案管理工作的实践研究[J].黑龙江档案，2023（4）：219-221.

[4]杨莉.医院档案管理体系构建问题分析[J].兰台内外，2023（4）：55-57.

作者简介：买丹媛（1992— ），女，回族，宁夏吴忠人，银川市口腔医院，助理馆员，硕士。

研究方向：档案管理。