数字化背景下高校干部人事档案信息资源整合的路径和策略研究

[摘 要]干部人事档案是各级组织人事部门、教育部门在学籍管理、干部选拔、人事评聘、人才服务等工作中形成的反映干部个人思想政治表现、学习工作经历、专业素养、工作业绩、家庭信息等情况的历史记录，在数字化的背景下，高校干部人事档案扮演着重要角色，整合干部人事档案信息资源对于提高工作效率、推动组织人事工作有着至关重要的作用。笔者通过分析党建、干部、人事工作等出现的信息共享不畅、信息更新不及时、信息不准确等问题，提出在档案数字化的基础上，通过使用OCR技术对人事档案进行文字识别，提取出所需的信息资源，并以区块链技术对信息资源进行加密、安全处理，达到信息资源的开发整合，为党建工作、干部云平台建设、干部提拔任用、职称评聘、工资信息更新等工作提供共享与高效利用，最终达到保护纸质档案、提升工作效率、提高信息准确率、解决沟通矛盾等目的。

[关键词]干部人事档案数字化；信息资源整合；档案开发利用

随着数字化时代的到来，高校干部人事档案作为记录干部个人各方面情况的重要历史资料，其信息资源的整合与利用显得尤为关键。如果未能通过资源整合将档案信息数据化，必然会影响到人事档案的使用效率，甚至会对高校高质量发展造成影响，此时就需要对高校干部信息资源开发的方式保持高度重视，采用行之有效的整合方式，保证各种信息的准确，实现资源共享，以此为高校做好组织人事工作提供助力。

一、干部人事档案管理现状

高校干部人事档案管理水平的好坏关系到教育教学质量和学校管理效能，一些高校存在档案信息不统一、不完整、不准确等问题。目前来看，我国高校干部人事档案管理工作在开展时面临着一些挑战和问题。一是高校干部人事档案管理的信息化水平参差不齐。有的高校已经建成了较为完善的信息化管理系统，管理信息化和水平较高；而有的高校在干部人事档案管理这方面的信息化水平还比较低，很多方面的工作尚未形成信息化的管理体系。二是高校干部人事档案存在信息共享不畅的问题。笔者发现，一些高校存在档案管理部门与业务部门之间的协作机制不健全，缺乏有效的沟通渠道和信息共享平台。这导致档案信息的更新和传递滞后，无法满足业务部门对实时信息的需求。例如：某高校干部人事档案由组织部档案室保管，无论是组织部的党员管理、干部管理工作还是人事处的工资和人才培养工作均需要利用到档案中记录的干部信息，由于传统方式的限制，当档案室对干部的“三龄两历一身份”认定之后，无法及时有效地将修改过后的干部信息进行实时共享和更新，从而导致记录错误信息的工资表、干部任免审批表、《入党志愿书》等材料又反复回到档案中。三是高校干部人事档案工作存在档案信息统计形式单一、方法落后、效率低下的问题。传统纸质档案的保管模式下，人工逐卷翻阅、提取干部的信息并录入电子表格的方式不仅费时费力，而且极易出错，严重影响了档案信息的准确性和时效性[1]。

二、数字化背景下干部人事档案的数据化和安全化

（一）0CR文字识别技术将纸质档案数据化

1.0CR文字识别技术在档案中运用的现状

随着数字化时代的来临，OCR文字识别技术开始被应用在不同的方面，并在纸质档案数据化方面发挥着越来越重要的作用。目前，这项技术已经实现了令人瞩目的进展，能够高效、精准地将纸质档案中的文字、表格、图像等内容转换为可编辑、可搜索的数字格式，并且直接储存在电脑当中。在实际应用中，高校及其他机构已经开始广泛采用OCR技术对纸质档案进行扫描和识别。这项技术不仅可以帮助机构节省大量的存储空间，避免档案出现丢失等情况。与此同时，还能够提高档案检索的速度和准确性。通过将纸质档案数字化，高校可以更加便捷地管理、共享和利用档案信息，从而提升工作效率和服务水平。

2.实现信息资源提取的方法

利用OCR文字识别技术进行信息资源提取，是当前一种十分常见且有效的方式。首先，OCR技术能够将纸质文档中的文字内容准确地转换为可编辑的电子文档，确保信息资源的数字化。在这个数字化的存储过程中，人们可以通过扫描纸质文档并使用OCR软件进行文字识别来实现。其次，利用OCR技术可以实现自动化的数据提取。工作人员可以设置OCR软件的参数和规则，使其能够快速地识别电子人事档案中的关键信息，例如姓名、性别、出生日期、参加工作时间、入党时间、工作经历、学历学位、职称、家庭成员信息等，从而实现对信息资源的自动化提取和分类。这样的自动化过程，能够大大地提高工作效率，节省人力成本。此外，OCR技术被应用在工作中，还可以实现多语言文字识别，可以准确识别和提取不同语种的文档内容，满足不同语种信息资源的处理需求。OCR文字识别技术还可以结合文本分析和挖掘技术，进一步提高信息资源的利用价值。通过对提取的文本数据进行分析和挖掘，可以发现隐藏在数据背后的规律和趋势，为决策提供更加准确的支持和参考。

3.元数据安全保存的必要性

元数据是关于数据的组织、数据域及其关系的信息，反映了数据的结构、特征、关系、管理等。所以做好元数据的安全保存工作是十分必要的，对于高校而言，应当主动采取相应的措施和技术手段，确保干部人事档案元数据的完整性、保密性和可用性，这样也能够为数据管理和利用提供保障。一是做好元数据安全保存工作，可以确保数据的准确性和可信度。通过保存元数据，能够快速地追踪到数据的来源和历史变更情况，为数据的使用提供可靠的参考依据。二是元数据的安全保存，也是保证数据管理具备合规性的基础。通过合理地管理元数据，可以更好地监控数据的使用情况，避免数据出现泄露和滥用问题，保障数据的安全性和合规性。三是元数据的安全保存工作，能够使得数据的检索和共享获得可靠的支持。通过元数据的标记和索引，人们能够快速地定位到自身所需要的数据，提高了数据的可访问性和可用性[2]。

（二）区块链技术将数据安全化

1.区块链技术在档案中运用的现状

干部的人事档案是评定组织选拔和任用干部的重要指标，内容详细记录了干部在政治表现、学习经历、工作经验、业绩成果、奖惩情况等方面的信息。在高校干部的人事档案中也包含了教职员工的科研成果、专业职称评聘、培训学习等信息，对于高校教师具有重要意义。当前来看，部分高校因为有着足够的资金与人力支持，已经开始尝试将档案信息存储在区块链上。通过将档案信息以区块的形式记录在区块链上，可以确保档案数据的安全性和可信度。每个区块都包含了前一个区块的哈希值，这样可以保证任何人都无法篡改已经记录在区块链上的信息，保障了档案信息的完整性和真实性。此外，区块链技术的应用还可以对档案信息完成去中心化管理工作，主要是因为传统的档案管理工作的开展，往往需要依赖中心化的机构或部门对数据进行存储和管理，因此存在单点故障和数据泄露的风险。而采用区块链技术可以实现去中心化的档案管理，每个节点都存储有完整的档案信息，提高了数据的安全性和可靠性。

2.实现档案信息安全的方法

区块链技术作为一种去中心化技术，具有不可篡改的特性。将其运用于干部人事档案管理领域，可以有效保障人事档案信息的安全性。首先，利用区块链技术可以实现数据的加密存储，每个档案信息都以区块的形式记录在区块链上，并经过加密处理，只有授权用户才能解密访问，确保数据的安全性和隐私保护。其次，区块链技术的去中心化管理机制，为高校档案信息的安全性提供了保障，每个节点都存储有完整的档案信息，即使有些节点的部分受到损坏或攻击，其他节点仍然可以保持数据的完整性。因此，区块链技术的应用，可以为高校建立起安全、可靠的人事档案信息管理系统，通过加密存储、数据不可篡改和去中心化管理等方法，也能保证档案信息的安全性[3]。

三、高校干部人事档案信息资源整合的路径和策略

在数字化背景下，高校干部人事档案的信息资源整合工作非常重要，需要通过合理的措施来实现档案资源的整合，为档案管理及开发利用奠定坚实基础。具体来说，对于档案信息资源的整合，需要从以下方面着手。

（一）制定档案信息资源整合方案

在高校干部人事档案信息资源的整合工作中，需要先做好方案制定，明确基本的目标和方案，为相关工作的开展创造基本的前提条件。首先，要明确干部人事档案信息资源整合的目标。对于高校而言，干部人事档案信息资源，是服务于档案管理、人事管理、职称晋升、思政党建等方面的重要资源。在对相关信息资源进行整合时，就需要以这些方面的需求为导向，进一步明确档案信息资源整合的目标，包括整合特定类型的信息、特定时间段的信息等。只有明确目标，才能为工作开展指明方向。其次，制定干部人事档案信息资源整合的方案。在明确工作目标的基础上，需要制定相应的工作方案，这就需要明确搜集、整理档案信息资源的时间、方式、人力安排、流程和步骤、归档标准等。将这些方面的要求进行细化明确，形成具体的工作方案，可以对干部人事档案信息资源的整合起到指导作用。

（二）档案信息资源的收集与整理

在明确整合目标和方案的基础上，就可以进一步切入到具体的工作实践当中。首先，进行干部人事档案信息资源的收集。干部人事档案信息资源所涉及的内容其实很多，但是目前档案中所包含的信息资源，并没有实现完全覆盖，比如思政党建这个方面，在档案中的内容就不多。所以，档案管理人员需要先对当前档案中存在的信息疏漏进行分析，然后针对性来搜集相关的信息资源。比如思政党建方面的信息资源，就要通过思政党建部门获取相应的信息，补充到档案之中。对于一些其他方面的信息资源，也要尽可能搜集，确保信息资源完整。其次，要做好档案信息资源的整理及归档。在搜集到相应的档案信息资源以后，需要进行分类整理工作，根据信息资源的类型、时间、项目等方面进行分类划分，并根据文件的相似性将其归类入档。

（三）档案信息资源的识别和保存

在将档案信息资源进行归档以后，还需要进行信息识别和保存。一方面，进行档案信息的识别。在资料分类整理完毕后，需要细致地对资料中的信息进行甄别和鉴定。首要任务是验证资料信息的真实性，排除任何不真实的数据，并对异常数据进行核实，通过与相关单位或人员的沟通确认其准确性。同时，需要识别并消除重复的数据，以确保信息的唯一性和准确性。此外，对档案资料的归类进行审查，确保归类的正确性。对于归类错误的资料，必须进行调整并重新归档，以保证档案的有序性和准确性。另一方面，关于档案资料的保存。对于纸质档案，应确保其存放环境干燥、通风、防火且防潮，从而避免档案受到损害。而对于数字化的档案资料，必须加强数据安全的防护工作，并进行定期备份，以确保数据的完整性和可恢复性。

（四）构建数字化管理体系

高校干部人事档案的整合工作必须与时俱进，向数字化、智能化的方向迈进。首先，要积极推进纸质档案的数字化进程。针对各类纸质档案，可借助OCR文字识别技术，精确提取并转化其中的文字信息为数字化形式，从而实现档案内容的数字化。其次，为了更有效地管理这些数字化档案，高校应构建专门的数字化档案管理平台。这个平台应集成档案资料搜集、自动分类、信息识别等多项功能，实现档案处理的自动化，从而大幅缩短处理时间，提高整体工作效率。最后，鉴于数字信息的易修改性，必须加强对原始数据的管理，以确保档案信息的真实性和可靠性。在这方面，可以采用区块链技术来增强原始数据的安全性。通过区块链技术，能够依托其唯一性和不可篡改性，为档案原始数据提供坚实的安全保障。

结束语

综上所述，在数字化背景下，高校干部人事档案信息资源的整合是一个不断迭代和发展的过程。未来，随着科技的不断进步和高校管理模式的不断创新，我们可以期待干部人事档案信息资源整合的进一步深化和完善。通过不断加强跨部门合作、优化数据管理机制、引入先进的信息技术等手段，高校可以实现信息资源的共享和利用，提高管理效率和服务水平，为自身长远发展提供强有力的支撑。

参考文献

[1]刘云霞，魏学江，朱祥玉，等.项目管理视角下高校干部人事档案数字化实践研究[J].兰台世界，2024（1）：60-63.

[2]欧阳海琴.高质量发展背景下高校干部人事档案信息资源开发利用面临的困境及对策：以贵州大学为例[J].办公自动化，2023，28（4）：53-55，18.

[3]历佳.普通高校干部人事档案管理系统智能化模式建设[J].兰台世界，2022（1）：67-68.

作者简介：杨永军（1994— ），男，汉族，贵州福泉人，黔东南民族职业技术学院，助理馆员，本科。

研究方向：干部人事档案管理，档案信息化，档案信息资源开发等。

王绍芬（1983— ），女，汉族，贵州凯里人，黔东南民族职业技术学院，馆员，本科。

研究方向：干部人事档案管理。

陈琳（1983— ），女，侗族，贵州天柱人，黔东南民族职业技术学院，副研究馆员，本科。

研究方向：高校综合档案管理及利用。

李若宁（1990— ），男，苗族，贵州雷山人，黔东南民族职业技术学院，讲师，本科。

研究方向：临床医学职业教育教学。

基金项目：黔东南民族职业技术学院2022年度院级科研课题“基于数字化背景下高校干部人事档案信息资源整合的路径和策略研究”（项目编号：22zyyjzd02）。