加强大数据时代人事档案管理工作的研究

[摘 要]随着大数据时代的到来，国有企业作为国民经济的重要支柱，面临着人才竞争加剧、管理效率提升以及数字化转型等多重挑战。人事档案作为记录员工个人信息、职业经历、绩效评价等关键资料的核心载体，其管理效率与质量直接影响到企业的人力资源配置、员工职业发展路径规划以及合规性管理。本文旨在深入探讨大数据技术在国有企业人事档案管理中的应用现状、改进策略，以期为国有企业人事档案管理的创新与发展提供理论支持和实践指导。

[关键词]大数据时代；国企；人事档案管理；隐私保护

人事档案管理作为企业管理的基础性工作，不仅关系到企业人才的合理配置和高效利用，更直接影响到企业的竞争力和持续发展能力。传统的国有企业人事档案管理模式往往以纸质档案为主，管理效率低下，信息更新不及时，且难以满足大规模数据处理和快速检索的需求。而大数据技术的应用，为国有企业人事档案管理工作带来了革命性的变革。企业可以利用大数据技术实现对人事档案的数字化管理、智能化分析和精准化应用，提高管理效率，优化人力资源配置，进而提升企业的整体运营效率和核心竞争力。因此，加强对大数据时代国有企业人事档案管理工作的研究，具有重要的现实意义和理论价值。

一、大数据时代概述

大数据时代是信息技术高度发达的新纪元。它以数据量呈爆炸性增长，数据类型多样化和数据处理速度得到极大提升为主要特征。在这个时代背景下，由于互联网、物联网、社交媒体和传感器等多种技术的普遍运用，每天都在生成庞大的数据量。这些数据涉及从个人行为习惯到企业运营细节，再到宏观经济动态等各个方面，构成一个巨大的数字宇宙。大数据不只是指“大”，还包括其所引发的深刻变革——从商业决策到社会治理再到科学研究，每个行业都已经开始依赖采集这些数据，对其进行分析和运用，从而找出其中潜藏的规律，预测其未来走向，优化其决策

过程[1]。

二、加强大数据时代人事档案管理工作的必要性

《数字中国建设整体布局规划》提出，数字中国建设是数字时代中国式现代化发展的主要动力，也是构建国家竞争新优势的强有力支撑。加快数字中国建设对于全面建设社会主义现代化国家，实现中华民族的伟大复兴有着重大而深远的意义[2]。在这样的背景之下，作为我国经济支柱的国有企业，在大数据时代强化人事档案管理工作是非常有必要的。

（一）优化资源配置，提升管理效率

随着信息技术的飞速发展，国有企业正处于向数字化、智能化转型的关键期。人事档案作为企业人力资源管理的基础，其数字化转型是整个企业数字化进程的重要组成部分。加强大数据技术在人事档案管理中的应用，可以实现档案的电子化存储、智能化检索和自动化更新，极大地提升管理效率，减少人力成本，使人力资源部门能够从烦琐的手工操作中解放出来，专注于更高价值的战略性工作。而大数据分析能够帮助企业从海量的员工信息中提取有价值的数据点，如技能特长、绩效表现、职业倾向等，通过算法模型进行智能分析，精准识别员工的能力与潜力，从而在招聘、晋升、培训等环节做出更为科学合理的决策，实现人才与岗位的最优匹配。

（二）强化合规管理，保障信息安全

在大数据时代，个人信息保护成为全球关注的焦点，各国纷纷出台严格的数据保护法律。国有企业作为公有制经济的主体，更应承担起保护员工个人信息安全的社会责任。加强人事档案管理，确保数据收集、存储、使用和销毁的每一个环节都符合法律法规要求，可以有效避免因数据泄露引发的法律风险，维护企业声誉，同时保障了员工的合法权益不受侵害。除此之外，大数据技术的应用可以帮助企业构建更加严密的内部控制体系，对人事档案数据的实时监控和智能分析，可以及时发现和预防潜在的违规行为，如职位滥用、利益冲突等，维护企业内部的公平正义，增强员工对组织的信任感和归属感。

三、大数据时代人事档案管理工作现状

（一）数据整合与标准化问题

大数据时代下，国有企业人事档案信息的来源非常广，主要涉及员工的基本情况、教育背景、工作经历和绩效考核等诸多方面。但由于不同部门、不同子公司的数据格式、标准各不相同，造成数据整合困难，很难做到统一管理与高效利用。另外，一些国有企业人事档案数据缺乏及时更新，出现数据滞后、信息不准确的现象，从而影响人事档案管理的准确性与有效性。

（二）信息安全与隐私保护问题

在利用大数据技术时，部分国有企业人事档案管理在信息安全、隐私保护等方面还存在一些挑战。一方面，随着数据量增大，系统漏洞和黑客攻击的安全风险相应加大，这可能会造成人事档案信息外泄和篡改的严重后果。另一方面，一些国有企业人事档案信息在采集、储存和利用过程中缺乏严密的隐私保护措施，有可能暴露职工个人隐私信息。这样既损害了职工合法权益，又给企业声誉与形象带来不利影响。

（三）存在数据孤岛现象

目前，一些国有企业内部信息系统各自为政，人事档案数据分散于各部门系统，存在数据孤岛现象。这种分散式存储方式造成数据整合难度大，信息不能跨部门共享，数据利用价值下降等问题。这有可能会造成人事档案完整性、一致性以及时效性等方面难以得到保障，从而影响到以大数据为基础的精准分析与决策支持。

四、加强大数据时代人事档案管理工作的研究

（一）建立统一的数字化平台

随着大数据时代的到来，国有企业人事档案管理工作必须紧跟时代步伐，充分利用数字化技术，建立统一的数字化平台，以实现人事档案的高效管理、精确查询和便捷使用。这样的平台不仅是档案管理创新的基础，也是国有企业优化资源配置、提高管理效率的重要途径。基于云计算的架构设计，是实现平台高效运行、灵活扩展的基石。云技术提供的弹性计算资源，确保了即使面对数据量的指数级增长，平台也能保持高效响应，支持企业规模的快速扩张和业务的灵活调整。

在数据采集环节，平台需集成广泛的数据接口，包括企业内部HR系统、财务系统、考勤系统以及外部社交网络、公开数据库等，实现全方位数据捕获。利用API接口、爬虫技术等手段，确保数据来源的多样性和时效性。实时数据流处理技术的应用，使得平台能够即时反映员工状态变化，无论是新员工入职、岗位变动还是离职情况，都能做到即刻更新，为管理层提供最新的组织结构视图和人力资源分布情况[3]。而分布式存储技术的引入，解决了传统集中式存储在容量、性能和可靠性上的局限。数据分片、冗余备份等机制，可以确保数据的高可用性和灾难恢复能力，提升数据访问的速度，即便在高并发场景下也能保持流畅的用户体验。同时，严格的加密算法、访问控制机制以及定期的安全审计，构成了平台数据安全的坚固防线，确保敏感的员工信息不会遭受未经授权的访问或泄露，符合GDPR、《个人信息保护法》等国内外数据保护法规要求。

值得注意的是，一个直观易用的用户界面是平台成功实施的关键。设计时需充分考虑不同用户群体的需求，包括管理层、HR专业人员以及普通国企职工。界面应清晰展示关键指标、图表和报告，支持自定义查询和可视化配置，使得非技术人员也能轻松获取所需信息，参与决策过程。同时，移动适配、多语言支持等特性，进一步增强了平台的便捷性和普适性，确保每位用户无论身处何地，都能高效、安全地访问和操作人事档案信息。

（二）强化数据安全与隐私保护机制

国有企业人事档案包含大量敏感个人信息，强化数据安全与隐私保护机制是首要任务。基于此，国有企业应构建多层次的安全防护体系，从物理安全、网络安全、数据安全和应用安全四个维度出发，确保档案数据的全方位保护。物理安全上，加强对数据中心的管理和监控，确保服务器、存储设备等硬件设施安全可靠；网络安全层面，部署防火墙、入侵检测系统等技术手段，防范外部攻击和非法入侵；数据安全上，实施数据加密技术，无论是数据传输还是静止存储状态，都应确保数据的保密性；应用安全方面，则需定期进行系统漏洞扫描和安全测试，确保人事档案管理软件无安全漏洞。

为了防止未经授权的访问，必须实施严格的数据访问控制机制。基于角色的访问控制（RBAC）是一种有效方法，根据员工的职责和需要，分配相应的数据访问权限，确保“最小权限原则”的落实。同时，采用多因素认证技术，如密码、生物特征、动态口令等组合验证方式，增强用户身份认证的严密性，防止身份冒用。对敏感操作实施审计追踪，记录每一次数据访问和修改的详细信息，以便在发生安全事件时进行追溯和调查。在强化技术措施的同时，国有企业还需建立健全的数据隐私保护政策，确保所有数据处理活动符合国内外相关法律法规，如《中华人民共和国个人信息保护法》、欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）等。政策应明确规定数据收集、存储、处理、传输和销毁的全过程管理要求，特别强调个人信息的最小化收集原则，只收集完成业务所必需的最少量信息，并明确告知员工信息的用途、处理方式及保护措施。

（三）制定统一的数据标准和规范

大数据时代，国有企业人事档案管理存在数据量大、来源多、格式不一等问题。建立数据统一标准与规范，是破解数据孤岛问题、提升数据质量与利用效率的先决条件。数据标准的统一化有利于保证人事档案信息一致性、完整性与准确性。并为之后数据整合、分析与决策奠定坚实的基础[4]。制定统一的数据标准和规范的主要目的是：简化数据集成的过程和减少数据处理的费用；提高数据互操作性，促进跨部门、跨系统的数据共享；确保数据安全和防止数据混乱造成的隐私泄露。

建设数据标准体系框架，是统一数据标准建立的首要环节。该框架应涵盖数据元素标准、数据交换标准、数据质量标准和元数据标准等多个方面。如数据元素标准对人事档案各数据的命名、定义、形式、长度和允许值进行界定，以保证不同系统对相同数据项的表达统一。数据交换标准则对不同系统之间的数据传输协议及格式作出规定，例如使用XML、JSON以及其他通用格式来保证数据无缝连接。数据质量标准制定了对数据准确性、完整性、时效性以及一致性等方面的需求。而数据质量监控与清洗机制能够保证数据的可用性。元数据标准详细阐述了数据的起源、所有权以及更新的频次等核心信息，旨在帮助用户更深入地理解和应用这些数据。

（四）引入大数据分析技术

大数据分析技术就是将统计学方法、机器学习算法、数据挖掘技术和高性能的计算手段，应用于大规模、多源异构的数据集，揭示隐藏在数据后面的关联性、模式和趋势等一系列的加工过程。其内容涵盖了数据采集、清洗、存储、加工和可视化等各个环节，其目的是从大量数据中挖掘出宝贵信息，为商业决策、市场预测、用户行为分析和风险控制等众多应用场景提供支持。大数据分析不只注重数据大小，更加注重对数据多样性与复杂性的处理，借助高级分析技术，例如深度学习、自然语言处理以及实时流计算，使得企业能对市场的变化作出迅速的反应，优化运营策略，从而带动产品的创新，实现服务的个性化，最终取得竞争优势[5]。在云计算、人工智能技术持续进步的背景下，大数据分析技术逐渐向社会经济各领域渗透，成为数字化转型与智能决策核心驱动力。大数据时代，国有企业人事档案管理中引入大数据分析技术是人力资源管理智慧化和精细化发展的关键一步。大数据分析技术对海量人事档案数据进行深度挖掘，发现其中可能存在的联系和规律，从而实现更准确的人才画像、绩效评估、趋势预测和其他分析结果，为管理层作出更科学和更有效的决定提供支持。

以某大型国有企业为例，其人才队伍规模大，组织结构复杂，传统人事档案管理模式已经很难适应其人力资源管理的需要。为促进人事档案管理水平的提高，企业将大数据分析技术引入其中，效果明显。在具体的实践过程中，企业率先建立人事档案统一管理系统，把各个部门、各个子公司人事档案信息集成于一个平台，对信息进行集中存储与管理。接着，企业运用大数据分析技术深入挖掘人事档案数据并加以分析。企业从员工基本信息、教育背景、工作经历、绩效考核等多维度数据分析，确定各类型人才共同特征及潜在需求，对企业招聘、选拔和培训提供了强有力的支撑。同时，该企业还运用大数据分析技术追踪分析员工流动数据，对未来人才流动趋势作出预测，这对于企业人力资源战略制定具有重要借鉴意义。除此之外，企业运用大数据分析技术、搭建人才画像、人才地图等可视化工具，给企业管理层以直观清晰地呈现人才信息。借助这些手段，管理层对员工队伍现状及企业未来发展趋势有更深刻的认识，从而对企业制定更科学合理的人力资源战略起到强有力的支撑作用。

结束语

综上所述，加强大数据时代国有企业人事档案管理工作的必要性，不仅体现在提升管理效率、优化资源配置的经济效益上，更在于其对于保障信息安全、遵循法律法规、构建健康企业文化和增强组织竞争力的深远意义。因此，国有企业应该重视对大数据时代背景下的人事档案工作进行深入研究并加以实践应用，从而实现对传统档案管理模式的革新和创新。

参考文献

[1]冯海生.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].四川劳动保障，2023（3）：14-15.

[2]周文波.新时代干部人事档案数字化管理策略研究[J].兰台世界，2023（6）：113-115.

[3]杨玲.大数据时代干部人事档案管理数字化建设研究[J].兰台内外，2022（21）：30-31.

[4]胡淑君.大数据时代下人事档案电子化管理探讨[J].数码设计，2022（12）：72-74.

[5]陈龙.大数据时代档案安全管理问题研究[J].知识经济，2022，620（19）：83-85.

作者简介：蔡芳芸（1991— ），女，汉族，福建漳州人，漳州高新人力资源有限公司，中级馆员，本科。

研究方向：流动人员档案相关专业。