数字化时代事业单位干部档案管理创新路径探究

摘要：目的：文章探讨数字化时代事业单位干部档案管理创新路径，以提升档案管理效率。方法：文章采用理论研究法，系统梳理了数字化时代对事业单位档案管理的新要求，并据此提出一系列创新举措，包括建设电子档案管理系统、应用大数据与人工智能技术、搭建档案管理云平台、强化档案信息安全保障、加强档案管理培训与人才建设等，致力于提升数字化时代事业单位干部档案管理水平。结果：通过实施这些创新举措，事业单位能够显著提高档案管理的效率和质量。电子档案管理系统能够实现档案信息的快速检索与准确利用，大数据与人工智能技术能够为决策提供有力依据，档案管理云平台能够促进部门协同合作，全面保障档案信息安全。结论：事业单位创新干部档案管理路径，能够更好地适应数字化时代的发展需求，为自身的长远发展提供信息支撑和人才保障。

关键词：数字化时代；事业单位；干部档案管理；创新路径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-9436（2024）15-0-03

0 引言

随着科技的飞速进步，数字化浪潮席卷而来，深刻改变着社会的运作方式。事业单位作为公共服务的重要支柱，干部档案管理模式亟待革新。传统的纸质档案管理方式已难以适应如今高效、便捷的工作需求，更无法满足信息安全与快速共享的新标准。因此，探索档案管理的数字化创新路径，成为事业单位面临的紧迫任务。运用先进的数字技术，不仅可以实现对档案信息的快速检索、安全存储和便捷共享，还能大大提升管理效率，减少人力、物力的浪费。同时，数字化档案管理有助于增强信息的保密性，确保干部档案安全。

1 数字化时代对事业单位干部档案管理的新要求

1.1 高效的信息处理能力

数字化时代，信息处理效率与准确性已成为衡量一个组织现代化管理水平的重要标志。对事业单位干部档案管理而言，这一要求尤为突出。随着技术的不断发展，传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代，这就要求档案管理系统能够快速、准确地处理大量信息。为满足这一要求，事业单位需要建立一套先进的电子档案管理系统。这套系统不仅要能够实现档案的快速录入、精准分类、高效检索和实时更新，还要能够利用自动化和智能化工具，如OCR识别、自然语言处理等，提高信息处理效率和准确性。此外，高效的信息处理能力还要求事业单位档案管理部门与信息技术部门紧密合作，不断优化系统性能，优化用户体验［1］。例如，通过引入大数据和云计算技术，实现档案数据的分布式存储和高速处理，从而进一步提高档案管理效率和响应速度。

1.2 强大的数据安全保障

数字化时代，数据安全问题日益凸显。对事业单位干部档案管理而言，保障档案信息的安全性是首要任务。由于档案信息涉及个人隐私和组织机密，一旦泄露或被非法获取、篡改，可能对个人和组织造成严重后果。因此，事业单位必须加强对干部档案信息的保护。除技术措施外，事业单位还需建立完善的安全管理制度和应急预案，包括明确各级管理人员的安全职责、制定详细的安全操作规程、定期组织安全培训和演练等。通过这些措施，事业单位可以构建一个多层次数据安全保障体系。

1.3 灵活的数据共享与协同能力

数字化时代，信息的共享与协同已成为提升工作效率和创新能力的重要手段。对事业单位干部档案管理而言，具备灵活的数据共享与协同能力至关重要。为实现这一目标，事业单位应搭建档案管理云平台。这一平台不仅可以实现档案信息集中存储和统一管理，还可以支持跨部门、跨地域的共享和协同工作。通过云平台，不同部门和人员可以随时随地访问和更新档案信息，从而促进信息流通与整合。此外，灵活的数据共享与协同能力还要求事业单位建立完善的协同工作机制和信息反馈机制［2］，包括明确各部门和人员的协同职责、制定详细的协同工作流程、建立有效的信息反馈渠道等。

2 数字化时代事业单位干部档案管理的创新路径

2.1 建设电子档案管理系统

数字化时代，建设电子档案管理系统是事业单位创新干部档案管理的路径之一。这一系统的引入，能够将传统的纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储、检索和管理，从而带来诸多优势。

首先，电子档案管理系统可以节省大量的物理存储空间。电子档案可以将纸质档案转化为数字化信息，存储在计算机硬盘、服务器或云存储等数字设备中，极大地节省物理空间。其次，电子档案管理系统可以提高档案查询和使用效率［3］。在传统的纸质档案管理模式下，查询档案需要手动翻阅目录、查找位置，耗费大量的时间和精力。而电子档案支持多人同时在线查看和编辑，便于不同部门协同工作。在建设电子档案管理系统的过程中，事业单位要充分考虑系统的稳定性、安全性和易用性。系统要具备强大的数据处理能力，以应对大量档案的存储和检索需求。同时，系统的用户界面应简洁明了，操作便捷，以降低用户的使用难度和学习成本。

2.2 应用大数据与人工智能技术

当前，大数据和人工智能技术不断发展，在事业单位干部档案管理中的应用日益广泛。运用这些技术，可以实现对干部档案信息的深度挖掘和分析，为人才选拔、培养等提供数据支持。例如，通过挖掘和分析干部的教育背景、工作经历、业绩成果等信息，可以发现某些优秀人才的共同特征和成长路径。大数据技术还可以对档案管理过程中的数据进行实时监测和预警，及时发现和解决问题。例如，运用自然语言处理和图像识别技术，自动识别档案中的文本和图像信息，将其转化为可检索的数字化信息。这不仅可以减轻档案管理人员的工作负担，提高工作效率，还可以避免人为因素导致的错误和遗漏。人工智能技术可以根据用户的需求和偏好，智能推荐相关的档案信息，提高档案信息的利用效率和用户满意度。大数据技术与人工智能技术相结合能为干部档案的安全管理提供有力保障。利用机器学习算法，系统能够自动识别异常访问模式，及时发现并防范潜在的信息安全风险，确保档案数据的完整性和保密性。同时，深度分析历史访问数据，可以预测未来的访问趋势，优化存储和备份策略，进一步提升档案管理的可靠性和稳定性。在干部评价体系构建方面，大数据和人工智能技术也发挥着不可或缺的作用。综合分析干部的工作绩效、培训记录、群众评价等多维度数据，可以建立更加科学、客观的干部评价体系。该体系不仅能反映干部的综合能力，还能为干部的晋升、奖励提供有力的数据支撑，促进事业单位人力资源优化配置。

2.3 搭建档案管理云平台

数字化时代，随着信息技术的迅猛发展，传统的档案管理模式已经难以适应事业单位日益增长的档案信息处理需求。为此，搭建档案管理云平台成为事业单位干部档案管理创新的重要路径。云平台以其高效、灵活、可扩展的特性，为事业单位提供了全新的档案管理解决方案。

首先，云平台的优势与应用。档案管理云平台能够实现档案信息的集中存储、统一管理和高效共享。通过云技术，事业单位可以将分散在各个部门和地区的档案信息整合到一个平台上，实现资源的集中利用和优化配置。同时，云平台支持多终端访问，使档案信息的获取和利用更加便捷，能满足移动办公和远程协作的需求。此外，云平台具备强大的数据处理和分析能力［4］。可以利用云计算技术，对海量的档案信息进行深度挖掘和智能分析，为事业单位提供决策支持、业务优化等增值服务。其次，安全性与隐私保护。在搭建档案管理云平台的过程中，安全性和隐私保护是必须重视的问题。事业单位应采取多种措施确保云平台的安全性，如采用先进的数据加密技术、建立严格的访问控制机制、实施定期的安全审计等。同时，要加强对档案管理人员的安全教育和培训，增强他们的安全意识，提升他们的操作技能。为保护个人隐私和敏感信息，云平台应支持对档案信息进行脱敏处理和匿名化存储。此外，事业单位还应制定完善的隐私保护政策和数据使用规范，明确各方的责任和义务，确保档案信息在合法合规的前提下得到充分利用。最后，推动云平台与业务融合。为更好地发挥档案管理云平台的作用，事业单位应积极推动云平台与业务融合。包括将云平台与办公自动化系统、人力资源管理系统等其他业务系统进行对接和整合，实现数据的互通互联和业务流程的无缝衔接［5］，从而进一步提高工作效率，优化业务流程，降低运营成本。

2.4 强化档案信息安全保障

数字化时代，随着档案信息的日益增多和共享程度的提高，档案信息安全问题日益凸显。因此，强化档案信息安全保障成为事业单位干部档案管理的又一创新路径。这一路径旨在通过一系列技术手段和管理措施，确保档案信息的机密性、完整性和可用性。

首先，技术手段的应用与更新。为保障档案信息的安全，事业单位应积极运用先进的技术手段。事业单位还应定期更新和升级这些技术手段，以应对不断变化的网络安全威胁［6］。其次，管理措施的完善与执行。事业单位应制定详细的档案信息安全管理制度和操作规程，明确各级管理人员和档案工作人员的职责和权限。一旦发生安全事件，事业单位应迅速启动应急响应程序，有效应对并控制事态的发展。最后，法律法规的遵循与配合。在强化档案信息安全保障的过程中，事业单位必须严格遵守相关的法律法规和政策要求，包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规中关于档案信息安全的规定。同时，积极配合政府部门的安全监管和检查工作，及时报告和处理安全事件。事业单位还应建立健全档案信息安全审计机制，定期对档案信息系统进行全面的安全审计，检查系统是否存在安全漏洞，评估安全措施的有效性，并根据审计结果及时调整和完善安全策略。通过这一机制，可以及时发现并纠正安全管理中的问题，确保档案信息安全持续改进和优化。另外，事业单位在强化档案信息安全保障时，还应注重与相关专业机构合作与交流。可以与网络安全服务商、档案管理研究机构等建立紧密的合作关系，共同研究确保档案信息安全的新技术、新方法，分享安全管理经验，提升整体的安全防护水平。事业单位应积极推动档案信息安全的标准化和规范化建设。通过制定和完善档案信息安全的相关标准和规范，明确档案信息安全的各项要求，为档案信息安全管理工作提供有力的依据和指导。

2.5 加强档案管理培训与人才建设

随着数字化时代的到来，事业单位干部档案管理面临前所未有的挑战和机遇。为应对这些挑战并抓住机遇，加强档案管理培训与人才建设显得尤为重要。提升档案管理人员的专业素养和技能水平，可以推动事业单位档案管理创新发展。

首先，加强档案管理专业培训。事业单位应定期组织档案管理专业培训课程，邀请行业专家和学者授课。培训内容应涵盖档案管理的理论知识、实践技能以及前沿动态等方面。同时，事业单位应结合自身的实际情况和需求，制定针对性的培训计划和方案。其次，拓展档案管理人员的知识视野。除专业培训外，事业单位还应鼓励档案管理人员积极拓展知识视野，包括了解其他行业领域的档案管理经验、关注国内外档案管理的发展趋势等。通过不断学习和借鉴，激发档案管理人员的创新意识和思维活力，推动事业单位档案管理创新发展。要进一步提升事业单位档案管理水平，引进和培养高素质人才是关键。事业单位应加大对现有档案管理人员的培养力度，提供更多的学习机会和发展空间。通过引进和培养高素质人才，推动事业单位档案管理持续发展和创新升级。最后，建立完善的人才激励机制。为更好地留住和吸引人才，事业单位应建立完善的人才激励机制，包括制定合理的薪酬福利政策、提供广阔的职业发展空间、营造良好的工作氛围等。建立和完善激励机制，可以激发档案管理人员的工作热情和创新潜力，为事业单位档案管理的创新发展提供有力的人才保障。

3 结语

数字化时代，事业单位干部档案管理面临前所未有的机遇与挑战。通过建设电子档案管理系统、应用前沿技术、搭建云平台、强化安全保障、加强培训与人才建设等创新路径，事业单位不仅能够提升档案管理的效率和安全性，还能够最大限度地实现档案信息的利用和共享。

参考文献：

［1］ 代丽华.机关事业单位干部人事档案数字化工作研究［J］.办公室业务，2024（16）：106-108.

［2］ 赵小冬.事业单位干部人事档案管理数字化转型分析［J］.黑龙江档案，2024（3）：121-123.

［3］ 孙凡.干部人事档案数字化建设研究［J］.中国新通信，2024，26（12）：53-55.

［4］ 李萍.数字化背景下机关事业单位档案管理工作策略［J］.办公室业务，2024（9）：38-40.

［5］ 高珊.数字化背景下提高事业单位干部人事档案管理水平的有效策略［J］.黑龙江档案，2023（5）：85-87.

［6］ 慎一虹，吴小娟，沈鸿霞.事业单位干部人事档案数字化初探［J］.浙江档案，2023（8）：54-56.