机关事业单位档案管理的创新思路研究

［摘 要］本文旨在探讨机关事业单位档案管理领域存在的问题和困境，并提出一些创新思路和建议。具体而言，通过文献综述和案例分析，阐述数字档案管理系统、电子文件管理、大数据技术等创新思路的应用前景和实现途径，同时对档案管理创新的意义、实现途径和应用效果进行反思和总结。

［关键词］机关事业单位；档案管理；创新思路

［中图分类号］G27 文献标志码：A

机关事业单位档案管理是保证行政机关、事业单位工作正常开展的基础性工作。随着信息技术的快速发展，以及信息化建设的不断推进，机关事业单位档案管理也需要不断进行创新，以提高档案管理效率和质量。然而，尽管国家已经出台了一系列政策和措施促进档案数字化建设，但在实践中仍存在许多技术、政策、人才等方面的困难和问题。因此，本文提出一些创新思路和建议，希望为事业单位档案管理工作的改进提供参考。

1 机关事业单位档案管理概况

档案是指机关、团体、企事业单位等机构在工作和活动中产生的各种记录材料，包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案。档案管理是指对各类档案进行收集、整理、保存、利用、传递和销毁等一系列工作的过程。档案管理旨在保证档案的完整性、真实性和可信度，以满足机关事业单位日常工作和社会公众的需求。近年来，随着信息技术的飞速发展，我国档案数字化建设发展迅速。目前，我国机关事业单位档案管理主要采用传统的纸质档案管理模式和传统档案管理手段。这种模式存在一些问题，如档案保存周期长、传递效率低、信息安全存在风险等。为了解决这些问题，一些机关事业单位开始尝试引入数字化档案管理系统、电子文件管理、大数据技术等新型档案管理模式和手段。

2 现阶段机关事业单位档案管理的创新成果

近年来，在机关事业单位档案管理的创新思路方面，取得了一些成果。具体而言，包括以下方面：数字档案管理系统的推广应用。随着信息技术的不断发展，越来越多的机关事业单位正在将传统的纸质档案数字化处理和管理，采用数字档案管理系统进行集中、共享、检索、交换和利用等工作，提高档案管理效率和质量［1］。其次，电子文档管理的推广应用。为了缩短档案传递时间，减少流转程序和个人操作，减少档案遗失和篡改的可能性，越来越多的机关事业单位开始推广电子文件管理，实现档案无纸化管理。第三，大数据技术可以帮助机关事业单位从档案管理的角度深入挖掘数据潜力，提高决策效率和精准度。部分机关事业单位开始引入大数据技术，通过数据挖掘等手段发掘出蕴含在档案中的历史和文化价值。最后，云存储服务的应用创新。当前，越来越多的机关事业单位开始采用云存储服务进行档案管理，实现数据无限制存储、实时备份和安全可控等功能。随着信息技术的不断发展，相信会有更多的创新思路和方法被引入和推广，会取得更好的效果。

3 机关事业单位档案管理存在的问题

3.1 档案管理制度不健全

随着机关事业单位信息化建设的不断推进，档案管理也面临着新的挑战和机遇。目前，事业单位档案管理存在一系列问题。首先，制度建设不健全。机关事业单位档案管理工作虽然有很多规定和制度，但是由于制定的时间较早，部分制度已不能适应当前数字化档案管理的要求，需要加强完善和更新。此外，一些机关事业单位的档案管理人员也存在对相关制度认识和实践上的差异，导致档案管理工作出现矛盾。其次，档案收集不规范。机关事业单位的档案收集涉及许多部门和层级，而各部门之间没有有效的协调和联动机制，档案的收集和整理工作存在重复和遗漏。此外，一些机关事业单位对档案的收集标准、程序和方法缺乏统一的规范，导致档案的组织和存储不规范。第三，档案传递和利用不便捷。机关事业单位的档案在传递和利用过程中存在一些不便捷的情况。例如，由于文化水平和技术能力的差异，一些工作人员难以准确地查找和使用档案。此外，在档案传递和利用的过程中，也存在信息不对称、流程烦琐等问题。最后，档案保密管理不到位。在数字化档案管理时，尤其需要注意档案保密管理。但是现阶段，机关事业单位档案管理的保密管理存在被动性和不系统性，一些关键信息的管理不够严格。同时，由于技术手段的滞后，机关事业单位的档案保密管理也难以做到真正的全面覆盖和及时监控。

3.2 档案信息化程度低且保管环境不佳

现阶段，在机关事业单位档案管理方面，档案信息化程度低和保管环境不佳是两个主要问题。首先，就数字化档案管理而言，许多机关事业单位仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息化程度较低［2］。这种方式存在许多缺点，如存储空间占地面积大、档案检索效率低下、防火防潮等工作难度大、档案原件易遭遇损毁或丢失等问题，难以实现档案的数字化共享，不利于档案利用和管理。其次，机关事业单位在档案保管环境方面也存在不足。档案保存环境应该是干燥通风、温度适宜、光线不强的，但实际情况是，许多机关事业单位的档案保存环境较差，如地下室或闲置的库房等，存在防潮、防火、防盗等方面的问题。这些问题容易导致档案受到损坏或丢失，影响档案管理工作的效率和质量。

3.3 档案查询难度大且利用率不高

在机关事业单位的档案管理中，查询档案是一个非常重要的环节。但是，现阶段机关事业单位在档案查询方面，仍存在一些问题，主要表现在档案查询难度大和利用率不高两个方面。首先，在档案查询方面，机关事业单位往往采用传统的手工查询方式，需要人员手动查找，效率低下，难度较大。由于档案数量众多，涉及多个部门和领域，加之传统的手工查询方式受限于人员技能和经验，难以进行全局性的查询和分析，常常使得查询过程漫长而烦琐，且容易出现遗漏和错误。其次，在档案利用率方面，许多机关事业单位存在无法充分利用档案资源的问题。一些档案信息化程度较低的单位没有建立起完善的档案管理系统，档案利用方式比较单一，只能进行传统的手工查询，很难发挥档案的最大价值。同时，一些档案信息存储不规范，缺乏高效的检索方式和共享平台，也导致档案利用率较低。

4 机关事业单位档案管理的创新思路

4.1 积极推进档案数字化管理

随着信息技术的深入发展，数字化档案管理逐渐成为机关事业单位档案管理的重要内容和趋势。数字化档案管理可以有效提高档案管理效率，降低管理成本，提高保密性和可靠性，更好地服务政府和公众。因此，在机关事业单位档案管理中，积极推进档案数字化管理具有重大意义。档案的数字化管理需要从以下几个方面入手：首先，加强数字档案管理平台的建设。数字化档案管理必须以数字化档案管理平台为基础，需要充分考虑信息安全、可扩展性等方面，确保档案管理过程中数据的完整性和可靠性。其次，加强数字档案共享利用。在数字化的档案管理中，一个主要优势在于实现档案的快速共享和利用。机关事业单位应该积极探索数字化档案的共享和利用机制，通过制定适当的政策和规定，建立数字档案相互交换的机制，提高共享档案资源效益［3］。最后，增强数字记录的安全性。数字化档案的安全保障是数字化档案管理的关键，也是机关事业单位数字化档案管理创新思路中需要重点考虑的方面。机关事业单位应当采取科学措施，制定安全管理制度等，保障档案安全，如加强网络安全监测、建立数字档案备份系统等。

4.2 引入大数据技术

在数字化时代，机关事业单位档案管理面临着大量的信息处理和管理需求。随着大数据技术的不断发展，其在档案管理中已经得到了广泛的认可和应用。大数据技术可以帮助机关事业单位档案部门更好地管理海量的档案信息，提高工作效率和服务水平。首先，建立适合机关事业单位的大数据档案系统。在引入大数据技术的同时，机关事业单位需要根据自身特性建立适合自己的大数据档案系统。这个系统需要根据机关事业单位的实际需求和特点来设计，包括数据采集、存储、处理、分析、查询等模块。同时，为了提高数据的安全性，也需要建立数据备份和恢复机制。其次，数据挖掘和分析。大数据技术的应用给机关事业单位档案管理提供了更多的数据资源，但如何在大数据中发现并利用有用的信息，成为机关事业单位档案管理的重要问题。因此，在建立大数据档案系统的同时，需要进行数据挖掘和分析，通过运用相关工具和技术，对数据进行深入研究，以发现其中潜在的价值。最后，安全保障。在引入大数据技术的同时，安全保障也成为非常重要的问题。机关事业单位档案管理是面向政府机构和公众的，因此需要加强数据安全保障。为此，应该采取相应措施，包括信息防护、备份恢复、审计监控等多种措施，以确保大数据档案系统的安全性。

4.3 推动档案共享

档案共享是数字化时代机关事业单位档案管理的重要发展方向之一。通过实现档案共享，既可以提高档案资料的利用效率，又可以降低档案管理的成本，同时促进各单位之间的信息交流和协作。在机关事业单位档案管理中，推动档案共享也是一个非常重要的创新思路。首先，加强共享平台建设。共享平台是实现档案共享的基础，需要充分考虑信息安全、可扩展性等方面，确保档案管理过程中数据的完整性和可靠性［4］。其次，制定科学规范的共享标准。这包括档案元数据标准、共享方式和范围等，以便开展合规的档案共享活动。第三，加强档案管理团队的培训。机关事业单位应该加强档案管理队伍的培训，使其具备较强的档案管理和共享能力，并且要定期更新和完善共享平台。最后，统一数字化档案格式。未来数字化档案将成为主流，因此机关事业单位在推动档案共享时，应该将大量的纸质档案转换为数字化档案，并将数字化档案的格式进行统一，以便共享和利用。统一数字化档案格式也能够提高档案的可检索性和可读性，促进数据的交流和共享。

4.4 成立专业档案管理机构

由于机关事业单位的档案管理工作需要耗费大量的人力、物力、财力，因此成立专业档案管理机构是机关事业单位档案管理的一个重要方向。成立专业档案管理机构可以提高档案管理效率，降低管理成本，同时还能够保障档案资料的安全和可靠性。首先，明确建设目标和规划。机关事业单位在建设专业档案管理机构前要明确建设目标和规划。这包括确定档案管理的范围及目标，档案管理队伍的组成和专业化程度的分析，以及确定档案管理机构的人员配备和预算等，为接下来的工作提供指导和支持。其次，打造专业化档案管理团队。建设专业档案管理机构需要有一支专业的档案管理团队，相关人员应该具备较强的档案管理技能和丰富的项目管理经验。机关事业单位可以通过招聘、培训等方式吸引和培养专业档案管理人才，提高团队专业化水平和服务质量。第三，借助先进技术提升管理水平。现代档案管理离不开信息技术的支持，因此机关事业单位可以通过引入数字化管理平台、信息系统等先进技术手段，实现档案管理过程的数字化、自动化及智能化，进一步提高档案管理效率和管理水平。最后，优化档案存储和使用环境。在构建专业档案管理机构方面，还需要注重档案存储和使用环境的优化。这包括建设先进的档案存储设施、建立标准化的档案存储流程、制定严格的档案保密措施等。同时，在档案使用方面也要注重用户体验，让用户更加方便快捷地检索、查阅和利用档案。

5 结语

本文从机关事业单位档案管理的创新思路和应用前景出发，对数字档案管理系统、电子文件管理、大数据技术等创新手段进行了详细阐述。同时，本文还分析了当前档案管理存在的问题和困难，并提出了解决问题的办法。相信这些创新思路和建议能够为机关事业单位档案管理的改进提供有益的参考和指导。

参考文献

［1］王鹏. 机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径分析［J］. 乡镇企业导报，2024（10）：207-209-30.

［2］姚佳舫. 机关事业单位档案管理信息化建设探讨［J］. 中国产经，2024（10）：149-151.

［3］梅海燕. 信息化背景下机关事业单位档案管理创新策略研究［J］. 兰台内外，2024（15）：36-37，40.

［4］云志. 大数据背景下机关事业单位提高档案管理效率策略探析［J］. 兰台内外，2024（8）：14-15.

［作者简介］熊亦婷，女，贵州毕节人，六盘水市文体广电旅游局，中级馆员，本科，研究方向：档案管理。