计量机构设备档案信息化建设与共享开发利用

【摘要】本文剖析了计量机构设备档案管理的现状及现实意义，并提出了一套计量机构设备档案信息化转型的有效策略，以中国计量科学研究院的信息技术实现设备档案资源共享为案例，共同促进设备档案资源的有效利用和实验室管理的规范化，最大化地挖掘和利用计量机构设备的潜在价值，提高设备利用率，从而助力计量科研事业的繁荣发展。

【关键词】设备档案；档案管理；信息化建设；设备共享

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.06.079

Informationization Construction and Shared Development and Utilization of Equipment Archives in Metrology Institutions

ZHENG Yue， YUAN Xiaodi， SONG Wenxia

（National Institute of Metrology， Beijing 100029， China）

Abstract： This paper analyzes the current status and practical significance of equipment archive management in metrology institutions， and proposes an effective strategy for the informatization transformation of equipment archives in metrology institutions. Taking the information technology of the National Institute of Metrology， China， as a case study in achieving the sharing of equipment archive resources， this paper aims to jointly promote the effective utilization of equipment archive resources and standardization of laboratory management， maximizing the potential value of metrological equipment， improving equipment utilization efficiency， and thereby contributing to the prosperous development of metrological scientific research.

Keywords： equipment archives； archive management； informatization construction； equipment sharing

0引言

通过系统整理与高效利用设备档案资源，计量机构能够为其设备的采购决策、日常运作、维护保养等关键环节提供坚实的信息支撑与科学指导，进而有效降低设备的运营成本，显著提升其使用效能。因此，面对信息化时代的浪潮，各计量事业单位应当积极拥抱变革，加速推进设备档案管理的信息化进程，利用先进的信息技术手段优化设备管理模式，实现设备资源共享开发，最终促进计量科研设备资源的优化配置与高效利用，为计量科研事业的蓬勃发展注入强劲动力。

1计量机构设备档案管理概述

目前，设备档案主要可划分为两大类别：第一类是围绕设备全生命周期的数据档案，涵盖了设备的使用记录、分配情况、维修维护历史、报修及转让信息等，这类档案直接服务于硬件设备的日常管理，确保设备的高效运行与及时维护。第二类则是设备的技术与文档档案，包括详尽的设备说明书、合格证书、性能参数描述、软件驱动程序等，它们以纸质、光盘或电子文档等形式存在，对于设备的初期安装调试、后续维护乃至性能优化都至关重要。

这两大类档案共同构成了设备档案的全面体系。进一步细分，设备档案又可分为固定资产档案与设备技术档案两大板块。固定资产档案，作为计量机构设备管理不可或缺的一环，详尽记录了设备从规划引进、设计应用、生产制造、安装调试直至报废更新的全过程，这些资料往往伴随着设备的购买与使用过程逐渐积累，具有时间跨度长、涉及人员广、信息内容丰富的特点，是保障设备稳定运行与有效维护的重要依据。而设备技术档案，则是设备接收时随附的一系列重要文件，包括但不限于设备的技术规格、设计图纸、操作手册、维护指南、装箱清单及生产合格证明等，这些资料直接由设备供应商提供，并由设备管理部门负责妥善保管，它们为设备的正确使用、高效维护乃至性能优化提供了详尽的技术支持与指导。

2计量机构设备档案管理的主要内容

当前，设备档案主要体现为计量机构在设备采购过程中所累积的纸质文档（包括文字描述与图像资料），以及少数采用软盘、光盘等电子媒介存储的形式。这一档案管理过程具有高度动态性，随着设备的投入使用、日常维护、性能升级直至最终报废或转让，设备档案的内容也需相应地进行更新与调整。

计量机构设备档案管理的核心内容广泛而细致，具体涵盖以下几大方面：1）文件类资料，如设备采购的必要性、效益评估报告、国内外调研结果及上级审批文件等，它们为设备的引入提供了决策依据；2）记录性材料，涉及与供应商的谈判纪要、招投标过程、合同协议等，这些确保了采购过程的透明与规范；3）设备到货后的开箱检验、安装调试、验收等环节的详细记录，它们是设备状态确认与性能评估的重要依据；4）设备的使用手册、维护指南、管理制度等，为设备的日常操作与维护保养提供了指导；5）设备的折旧计算、报废处理流程及其结果也是档案管理的重要内容，它们关乎科研机构财务与资产管理；6）技术人员培训记录、设备布局图纸、故障维修信息等，它们对于设备的持续优化与高效运行至关重要；7）原始凭证如到货通知、提货单等，则是设备采购与流转过程中的必要法律凭据。

鉴于设备档案管理的复杂性与多样性，管理人员须具备高度的责任心与专业素养，对各类档案资料进行细致的分类、整理与妥善保存，以满足计量机构内部不同部门对设备信息的需求，为设备全生命周期的管理与维护提供坚实的数据支持。

3计量机构设备档案管理信息化建设的现实意义

3.1推进信息化建设能够显著提升设备档案管理的效率与效能

推进信息化建设对于提升设备档案管理的效率与质量具有显著优势。首先，它极大地增强了档案管理的便捷性，实现了数据的一站式录入与跨部门共享，减少了重复劳动与信息孤岛现象。借助先进的信息检索技术，查询资料的速度与准确性得到了质的飞跃，科研人员可以迅速定位并获取所需的设备档案信息，提升了工作效率。其次，信息化管理系统为用户提供了自主查询的平台，如设备档案数据库或专门的管理系统，使得信息获取更加灵活高效，不再完全依赖于设备档案管理人员的协助。最后，系统内置的智能提醒功能能够自动通知逾期未归还资料的使用者，有效促进了档案的及时归位，进一步减轻了档案管理人员的负担，让他们能更专注于核心管理与优化工作。

3.2设备档案信息化推动档案管理部门由信息管理者转变为价值开发者

设备档案信息化建设促使设备档案管理部门职能发生转变，由传统的信息搜集与借阅管理角色，转变为档案价值的深度挖掘与高效利用者，为计量机构领导及管理层提供更便捷、更高价值的档案服务，确保设备档案充分展现其应有的效能与作用。

3.3设备档案信息化建设大幅提升了档案利用效率，实现即时共享与高效利用

加快设备档案信息化建设步伐，不仅缩短了档案整理周期，实现了即时网络共享，提升了档案利用效率，还通过流程优化与人员能力升级，推动了档案管理向更加规范、高效的方向发展。这一转变确保了设备档案能够及时、准确地服务于计量机构的科技申报项目等工作，促进了整体管理水平的提升。

4计量机构设备档案信息化建设的有效策略

中国计量科学研究院（以下简称“中国计量院”）作为国家级的法定计量技术机构，积极拥抱信息化建设，通过创新利用设备档案资源，促进我院大型仪器设备的开放共享，提高使用效益，开发了设备资源共享管理服务平台，为计量机构设备档案信息化建设开辟了崭新途径，为我院的创收增效提供了强有力的支撑。中国计量院仪器资源共享服务业务流程具体见图1。

中国计量院业务质量部对全院设备共享收费实施归口管理。主要职责如下：1）负责组织院仪器共享收费标准的制定并负责对外公示收费标准；2）负责组织院设备共享收费标准数据库的建立、更新和维护；3）负责对设备共享收费标准的实施情况进行监督检查。中国计量院各专业所/中心负责提出和执行设备共享收费标准；组织本部门收费标准数据库的更新、维护和上报，监督本部门收费标准执行情况。业务服务部是设备共享收费的执行部门，负责在业务质量部和财务部与资产管理部指导下，依据收费标准向用户报价，共享服务完成后，据实结算和开具发票。财务与资产管理部负责对外设备共享收入的核算和税费统计工作。

设备共享收费标准由仪器所在专业所/中心根据仪器的运行和管理要求，按照成本补偿和非营利性原则，参考同类仪器设备共享服务收费，根据仪器设备开放共享服务项目的材料消耗、设备维护、水电气等能源消耗、人力成本等因素提出收费标准。仪器共享收费标准提出后经专业所/中心领导审核，报业务质量部审批，审批通过后对外公示（见图2）。

对外提供设备共享服务时，依据收费标准按实际发生及时收费。如客户提出特殊需求，双方可签订设备共享服务合同，对收费标准进行单独约定。合同一律采取书面形式，内容应包括但不限于：委托方信息，受托方信息，共享服务主体内容、收费标准、机时数量及价款、服务地点、付款方式、双方的权利和义务，违约责任和解决争议的方法等。服务合同双方代表签字并按流程加盖合同专用章（业务）后生效。

共享业务开展前的准备工作：首先，将需进行共享的设备列入仪器设备在线共享服务系统进行数据填报，然后核对信息准确无误后由财务部进行审批；其次，由仪器保管负责人完成成本测算并提交收费标准，由业务部门对收费标准进行审核，收费公示后自动推送至预约系统。

5结束语

设备档案与设备共享互为支撑，两者相辅相成。强化设备档案的管理与共建共享，能够有效促进设备效能的最大化利用，而推进设备共享，则能显著提升设备的使用频次和资源利用效率。以中国计量科学研究院在大型仪器设备共享管理方面的先进实践为参考案例，各计量机构也可深入挖掘其成功经验，结合自身独特条件和需求，精心策划并落实针对性的推广策略与执行计划，以加速设备共享事业的蓬勃发展。接下来，将进一步对共享设备使用成效进行跟踪评估，通过深入的数据收集与分析，不断优化设备档案的信息化管理水平，进而提升整体管理效能，为设备的长期高效运行提供坚实支撑。

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【作者简介】

张越，女，1977年出生，副研究员，硕士，研究方向为计量档案收集、保管、利用、计量基标准档案管理等基础业务。

（编辑：李加鹏）