上海机关事务标准化信息化“两化融合”研究

【摘要】本文分析上海机关事务标准化信息化“两化融合”现状，分别从标准化、信息化建设全过程探索融合点和融合方式，提出推动上海机关事务标准化信息化“两化融合”发展的对策建议。

【关键词】机关事务；标准化；信息化；两化融合

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.06.016

【基金项目】上海市人民政府决策咨询研究项目机关事务管理专项（2023年）。

Research on the Integration of Standardization and Informatization of Shanghai Government Offices Affairs

ZHANG Zhaocui， MA Na

（Shanghai Institute of Quality and Standardization，Shanghai 200031，China）

Abstract： This paper analyzes the situation for the integration of standardization and informatization in Shanghai government offices affairs， explores the integration points and methods from the entire process of standardization and informatization construction， and proposes countermeasures and suggestions to promote the development of standardization and informatization in Shanghai’s government affairs.

Keywords： government offices affairs； standardization； informatization； integration of standardization and informatization

0引言

近年来，国家机关事务管理局提出“坚持集中统一管理，坚持以标准化、信息化为支撑”的“一体两翼”发展思路，并在实践中得到了充分应用，“两化融合”成为新时代推进机关事务“一体两翼”发展布局的关键环节[1]。2018年，国家机关事务管理局发布《关于推进新时代机关事务工作的指导意见》，提出“增强运用互联网、大数据、云计算、人工智能等新技术能力，推进‘互联网+’深度融入机关事务工作，理顺优化职责体系和业务流程”，开始在业务流程梳理等机关事务标准化建设过程中融入信息化理念[2]。2021年，《机关事务标准化工作“十四五”规划》中，将“标准化信息化深度融合推进工程”列入九项重点工程，探索将人工智能、大数据分析等信息技术应用于机关事务标准研制、实施等工作中。同年，盘锦、无锡等地组织开展标准化信息化“两化融合”试点建设，探索并积累可复制推广的机关事务标准化信息化“两化融合”新模式。机关事务工作涉及党政机关各种资源的有效配置、使用和监管[3]，探索标准化、信息化融合路径，并将其有效地应用到机关事务领域，从而有效支撑政府治理效能提升，成为上海机关事务工作发展的新方向。

1上海机关事务标准化信息化“两化融合”现状

1.1上海机关事务标准化信息化“两化融合”实践

上海自2017年起统筹规划、大力推进机关事务标准化建设[4]，并同步开展标准化信息化“两化融合”创新探索，在信息化标准研制、标准化信息系统、标准化支撑三位一体数字治理格局等方面取得了创新成果。

1）构建“全市一张网”技术、标准保障。从市级层面看，运用标准化理念梳理业务流程，支撑建设公务用车、办公用房等机关事务管理和服务应用系统，“智慧机管局”建设开始启动；从区级层面看，部分区在标准化建设过程汇总，建立了资产管理、办公平台等信息化系统和标准化体系，在机关事务标准化信息化融合工作中积累了实践经验。

2）建设信息化管理标准体系。上海机关事务标准化工作建设伊始，就开始筹划信息化标准顶层设计，将信息化管理标准子体系设置为上海机关事务标准体系的子体系之一，大力推动信息化标准研制。目前，已发布实施《市级机关公物仓管理规范》《公务用车综合管理系统使用规范》《市级机关集中办公点信息系统运行维护技术规范》《应用开发数据编目技术规范》等标准，为相关业务系统提供管理规范。

3）标准实施与信息化建设协同推进。按照关于全面推进城市数字化转型的要求，积极推进标准化、信息化“两化融合”建设。制定《市级机关集中办公点信息系统运行维护技术规范》标准，整合和优化现有数据库资源，提升数据共享与分析能力，提高了精细化、智能化服务水平。打造后勤管理标准化信息系统，持续完善机关事务“一网通办”平台、“上海后勤”App，以标准化手段为加快形成“一屏观后勤、一网管事务、一键办业务”三位一体的数字治理格局提供坚实的技术支撑。

目前，上海机关事务标准化信息化“两化融合”建设处于发展阶段，存在以下不足：未对信息化标准体系进行系统规划，没有充分发挥标准化、信息化协同促进的作用，统筹推进工作机制尚未完善；信息化建设和标准化建设不同步，实践经验未完全转化为标准成果；上海机关事务标准化建设中未能充分融合可视化、大数据等信息化新技术，未建立标准实施和信息数据分析之间的联通渠道；机关事务信息化系统开发、数据共享联通、安全保障体系等方面尚未完善，信息化技术支撑能力不足。

1.2上海机关事务标准化信息化“两化融合”需求

从标准化、信息化、机关事务三个维度，对机关事务“两化融合”进行研究，分析上海机关事务主要业务领域标准化信息化“两化融合”的需求和对象。

1）资产管理。建立动态、立体、可视化的资产数据库，依托虚拟现实、区块链等技术，建设“虚拟公物仓”资产管理模式，实现资产实时管理、统一调配、快速盘点、动态分析、可视监管。

2）公务用车。依托公务用车管理信息平台，建立全程线上监管和用车服务体系，车辆编制、更新、运行、审批全流程线上处理，搭建实时可视化用车系统，车辆信息、状态、用车情况全景呈现，智能规划用车时间、路线，线上线下结合，提升监管效率和用车体验。

3）公共机构节能。将能源管理与互联网通信、大数据分析相结合，集远程监控、数据分析、能效诊断等功能于一体，通过数字化平台的开发建设，全面掌握公共机构能耗数据，提升公共机构能效分析和管理水平，实现能耗数据实时上传、统计、监测、分析、预警。

4）后勤服务监管。推动机关后勤服务项目线上审核、合同线上备案，提升服务监管效率和功能。探索建设机关后勤服务机构数据库、第三方满意度测评数据库和绩效考评数据库等，推动市、区两级数据库共建共享，实现机关后勤服务工作日常监管、考核评价、意见征求等线上办理，提升机关后勤服务的全过程监管效率和水平。餐饮全流程监管、追溯，避免食材浪费，实现节约高效的目标。

5）政府采购。应用大数据、云计算、区块链、5G等技术，构建包含交易信息、交易主体、专家信息、监管信息、信用信息的基础信息库，开发、完善政府采购信息化平台。招、投、开、评、定全流程线上闭环管理，提供涵盖价格分析、供应商综合评价分析、产品匹配分析等智慧服务。

6）办公用房管理。完善办公用房智能管理信息平台及维修管理系统，实时更新大修改造信息化记录，优化资源分配。分类收集、展示房屋使用、维护情况，实现办公用房动态化监管。

2上海机关事务标准信息化深化建设研究

2.1标准制修订阶段

在标准制修订阶段，应用信息化技术模型预测标准的预期社会效益和经济效益，系统分析已有研究基础，进行必要性、可行性论证；通过数据挖掘和人工智能技术广泛收集机关事务管理部门、各级相关行政部门、服务保障单位、社会和公众需求，并融入标准文本中，使标准更具操作性；广泛征求意见时，应用信息化手段提高意见收集的全面性和反馈效率，通过大数据分析为标准提供分类清晰、反复推敲、可供采纳的修改完善意见，更好地指导标准研制。

2.2标准宣贯阶段

在标准宣贯阶段，分别从宣贯方式、宣贯内容、宣贯组织管理等维度，探索与信息化融合的方式。采用多媒体技术，利用图像、音频、视频等多种载体，通过网络或移动终端传递、共享机关事务标准化信息；在机关事务标准化平台开发标准匹配算法，围绕标准文本建立知识图谱，包括标准研制背景、法律法规、文件解读、实践案例、相关标准、标准化试点示范、已开展的宣贯培训等；构建科学的标准宣贯组织体系，通过建立标准体系网、关键字云图等，清晰展示相关机关事务领域标准的联系，建立良好的相互促进机制，提高标准宣贯效率。

2.3标准组织实施阶段

在标准组织实施阶段，将机关事务标准规定的管理、服务流程转化为视频、动图等，通过标准可视化便于工作人员快速掌握标准要求，促进标准实施落地。打破信息孤岛，畅通机关事务管理内部业务部门之间、同级部门单位之间、上下级机关事务管理部门之间的数据传输渠道，建立机关事务标准实施信息数据库，实现与相关信息平台的标准化数据互通共享。建立标准实施信息收集、总结与分析机制，使用信息化技术对标准实施数据信息进行追溯，统计分析标准实施效果。

2.4标准监督管理阶段

在标准监督管理阶段，运用“互联网+”、大数据有效整合信息资源，实现机关事务标准实施数据可比对、过程可追溯、问题可监测，建立风险预判预警机制，防范风险。利用大数据深入挖掘技术，全面实现数据检索、数据分析和数据可视化展示功能，探索建立机关事务决策分析、监督预警、绩效评价等应用体系，提升现有数据服务价值能力和数据增值能力，在机关事务标准监督管理方面提供支持。畅通机关事务标准社会监管渠道，通过门户网站、手机端、微信端等信息化平台，收集反馈信息，完善标准监督管理体系。加强引导机关事务相关社会机构数据开放和整合，进一步完善机关事务管理部门和社会互动的标准化数据共享和应用机制。

3上海机关事务信息标准化深化建设研究

3.1信息化方案策划阶段

在方案策划阶段，信息化系统的建设规划应以标准化理念为前提，通过流程梳理，明确系统各项指标设定、关联、可视化效果等，有效地保障和促进信息共享。同时，发挥标准化的协调作用，构建信息化标准体系，推动形成“有标可依”的机关事务信息化工作模式，保证信息化资源的合理配置和有效利用。加强对机关事务信息化数据的管理，标准化过程应充分考虑机关事务各类业务数据的编码、分类、采集、共享等。

3.2信息化系统建设阶段

在系统建设阶段，需要前置审视机关事务业务场景设置，分析对象和需求边界，推动机关事务信息化迭代更新。标准主动嵌入机关事务业务流程，为后续运用大数据、人工智能等先进手段实现标准化转型发展奠定基础。加强信息化领域技术研发、产业发展、应用推广与标准化的统筹协调，有效发挥信息化标准对推动信息技术创新和创新成果转化应用的重要作用。

3.3信息化运营推广阶段

在运营推广阶段，发挥标准化的复制推广作用，总结提炼信息化系统建设经验，并固化形成标准成果，为机关事务信息化工作提供实践样本。建立标准化的流程和规范，确保系统运营的一致性和高效性。针对不同的机关事务业务系统，流程和规范应能满足不同运营需求，并具备一定的灵活性，加强各业务领域与信息化融合标准的研制，实现各业务系统之间的互联互通，促进业务协同。

3.4信息化持续改进阶段

在持续改进阶段，发挥标准化的评价标尺作用，通过标准实施及持续改进，推动信息化不断创新、优化运营模式，以满足不断变化的机关事务管理需求。通过标准实施的实时信息反馈，持续跟进技术的发展和变革，促进机关事务信息化系统优化，保持与时俱进。对信息化系统安全状况、数据备份和恢复、数据实时更新、硬件维护等环节进行监管、评估和改进，确保系统的稳定性和可靠性。

4上海机关事务标准化信息化“两化融合”发展建议

4.1推进机关事务信息技术创新应用

在上海加快城市数字化转型背景下，积极推动机关事务领域信息化技术迭代创新，并与标准研制同步进行，发挥好标准在促进信息化技术升级中的桥梁作用。一是鼓励移动化、可视化、智能化的新技术在机关事务信息化工作中先试先用，充分体现技术先进、应用广泛、系统完善的要求，满足信息化创新发展的需要，为智慧政府建设提供服务保障。二是坚持统一谋划、统一部署、统一推进、统一实施，加强信息化各类各层级标准协调发展，推进信息化领域技术研发、产业发展、网络安全、政策规划等与标准体系的统筹衔接，增强标准制定、实施与监督的系统性和协调性。

4.2完善信息化标准管理机制

加强管理，持续完善机关事务信息化标准管理机制。一是加强顶层设计和统筹规划，构建机关事务信息化标准体系，用信息化手段固化标准化成果，将工作流程、信息标准、过程控制嵌入业务信息系统中，充分体现技术先进、应用广泛、系统完善的要求，满足信息化创新发展的需要。二是加强机关事务信息化各类各层级标准协调发展，推进信息化领域技术研发、产业发展、网络安全、政策规划等与标准体系的统筹衔接，增强标准制定、实施与监督的系统性和协调性，推动市场主导标准研制，保证信息化技术创新标准成果快速落地。三是鼓励与相关标准化技术委员会、社会团体、企业合作，结合机关事务实际，形成“信息化技术应用—标准研制—实施效果评价—标准持续改进—信息化技术更新”的信息化标准管理机制。

4.3以信息化手段推动机关事务标准实施推广

多措并举，通过信息化手段促进标准化宣传、实施和推广。一是运用大数据、人工智能等信息化技术手段，对标准实施情况进行跟踪，收集反馈标准实施效果，围绕共享共用、去繁从简、优化迭代等要求，实现机关事务向低耗能、高效能发展。二是开发相关的标准化评价服务，探索市场化的机关事务信息化标准实施效果评价工作路径。三是构建机关事务标准化数据管理体系，通过数据采集、分析和挖掘，提高机关事务标准化信息的质量和深度，在决策、评估、监督等方面提供支持。

4.4促进信息化平台建设及安全保障

完善开放型应用场景，融合专业技术机构、社会团体和相关企业力量，以标准化理念为基础，构建开放型机关事务信息化平台，覆盖市级、区级机关事务工作主体，聚焦业务协同、数据传输、信息共享，实现机关事务信息化建设“全市一张网”，提升机关事务工作智慧化管理水平。信息化平台风险监管机制不断强化。一是探索应用新型监管手段，健全信息化平台安全监管体系，提升安全保障水平。二是统一部署，把机关事务信息化平台安全监管纳入相关工作的业务流程，以及日常监督考核及满意度测评中，落实安全管理责任，持续推进监督检查工作开展。三是加强对工作人员运用互联网、大数据、云计算、人工智能等新技术的能力培养，增强全员信息安全意识。

4.5推动上海机关事务标准仓建设

筹划建设上海机关事务标准化信息服务平台（标准仓）。一是平台应对上海机关事务标准化工作规划、工作动态、标准体系、标准成果、政策文件、实践案例、理论研究等进行全面展示，提供在线阅读、文件下载、互动交流，促进机关事务标准的信息共享、数据共通和业务共融。二是各级机关事务管理部门对标准仓进行集中管理、分级授权，对平台的展示内容进行上传、审核，保证标准仓内容统一归集、安全使用。三是设置持续改进意见窗，收集用户使用意见反馈，对平台进行持续优化、改进和升级。

【参考文献】

[1]赵峰涛.机关事务标准化指引[M].北京：北京大学出版社，2020.

[2]朱萌.技术与制度的变奏：数字化驱动下的机关事务集中统一管理改革：基于N市“智慧机关事务建设”的实践分析[J].中国行政管理，2022（8）：37-42.

[3]尹利民，丁杰，吴茗.机关事务标准化：理论逻辑、实践困境与路径选择[J].理论与改革，2020（2）：113-121.

[4]曹玉妹，徐亮，蒋旭峰.上海市机关事务标准化实例分析[J].中国标准化，2021（1）：106-111.

【作者简介】

张召翠，女，1984年出生，高级工程师，研究方向为社会管理和公共服务标准化。

马娜，女，1976年出生，教授级高级工程师，研究方向为社会管理和公共服务标准化。

（编辑：侯睿琪）