企业采购管理及成本控制研究

摘 要：本文将从采购成本的定义入手，阐述采购成本的底层逻辑，并对采购成本的控制意义做出分析，了解采购成本控制在企业运营中的重要作用；同时文章还分析了影响采购成本的因素，根据采购成本控制中产生的问题，对企业采购管理及成本控制的方式做出研究，提高企业采购管理及成本控制的工作质量。

关键词：采购成本；成本控制意义；采购管理；管理方式

中图分类号：F275；F274文献标识码：A文章编号：2095-9052（2024）10-0103-03

引言

随着我国市场经济的不断发展，企业的竞争压力加大，企业为了在激烈的市场竞争中获得进一步发展，就需要对自身的经营成本进行控制，所以物资采购管理与成本控制成为企业最重要的工作环节，故本文旨在探讨企业采购管理与成本控制的有效策略，揭示科学的管理与控制机制对优化采购结构、提升企业效益的积极影响，进而增强企业竞争力，促进其可持续发展。

一、采购成本定义

采购成本指与采购原材料部件相关的物流费用，包括采购订单费用、采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。存货的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。采购成本从构成来看具体可以分为采购物品时所花费的资金；采购人员工资、补贴等资金；采购过程中的损耗例如包装、电力；运输过程中燃油消耗与运输工具维护；其他项目支出例如银行贷款利息等在采购开始时的其他消耗；结合以上三种采购成本可以得出采购成本的公式：物资采购成本=物资购买资金+过程管理费用+储运成本。企业在进行物资采购的过程中仓储、运输等都需要产生多种间接成本，而在进行采购决策的过程中企业需要综合考虑这些成本，选择适合的供应商，从而进行合理的价格商议，对物流、仓储等进行全面的优化管理，控制潜在成本，达到采购管理优化，成本控制质量提升的效果。

二、采购成本控制意义

（一）有助于企业“控本增效”

根据杠杆理论可以得知若企业降低1%的成本，那么企业的利润将有5%—10%的提升，若企业为特殊行业例如互联网、高科技产业等，其提升的利润比例会更加明显。尤其近些年来受国际国内市场经济下滑影响，多数行业的采购资金占平均销售金额的比例上升，给企业平添了巨大的压力，成本控制在这时显得更为重要［1］。所以企业降低采购成本既能够省去大笔资金，也能够使企业有更多的资金投入到市场营销、产品开发之中，从而提高企业的市场竞争能力。

（二）帮助企业提升采购效率

现代社会运行节奏加快，更加高效的采购效率意味着企业能够以更快地速度开展产品营销、产品研发等多种工作，控制成本成为企业增速的重要环节，通过合理的成本控制能够在一定程度上缩短采购流程，从而减少不必要的时间、人力资源的浪费，在一定程度上缓解了企业的经营压力。

（三）有助于采购流程的优化

企业在进行采购管理和成本控制的过程中需要按照计划、采购目标等进行合理的采购方案制定，并且由于物资采购受到库存状况、市场需求的影响，所以采购时机的把握也至关重要。合理的采购管理及成本控制手段可以帮助企业规避过度采购风险，使企业资源得到更加合理的使用与分配。其次采购管理与成本控制还可以提高企业选择供应商的质量，提升企业对供应商的评估质量，在评估过程中企业不再单纯以采购价格为物资采购的唯一标准，而是将物资品质、价格、供应商信用等因素集中在一起考量供应商的综合实力。提高企业采购管理质量还能够优化物资购买流程，在这个过程中企业能够对订单处理、合同签订、物流运输等全过程进行把控，保障采购物资的准确性和及时性，降低了交货延误、采购物资有误的风险。同时这种方式让企业能够更加重视“复盘”的重要性，通过采购流程的评估与结果能够让企业了解到当前企业在物资采购、成本控制工作中的不足，可以帮助企业改进内部流程，优化企业的采购方式，提高采购效率，降低采购成本，提高了企业对于采购管理质量，提高了成本控制力。

三、采购管理现状分析

采购管理与成本控制息息相关，企业采购管理的意义在于按时、按量以较低的成本换取企业所需的各种资源。科学合理的采购管理方式能够合理调节物资购进数量，进一步对企业的采购成本进行控制，可以有效降低企业采购成本，为企业提供更多的附加价值。目前很多企业已经开始重视采购管理工作，并取得了不错的成果，但是仍旧存在一定的问题，下面将针对当前企业采购管理普遍存在的问题进行分析。

（一）采购战略不明确

采购战略不明确是企业采购管理工作中普遍存在的问题。企业并没有制定长期的采购战略，采购战略的缺失意味着采购管理并不能与公司的发展战略相接轨，无法形成有效的战略支持。物资采购受到国际环境、供求关系、原材料成本浮动的影响，采购价格会存在波动现象，这种波动将直接影响到企业的采购成本。当原材料价格上涨时企业的整体采购成本会上浮，企业将为此付出更多的采购成本；而原材料下跌时，企业也可能出现资金损失或货物积压的风险，这种价格的不稳定性使企业难以制定有效的采购战略。并且根据当前很多企业只将目光放在市场、营销、生产等环节，这些环节虽然是市场竞争的关键因素，但是采购成本的升高会制约企业长期发展。根据当前企业制定的采购战略来看，许多采购战略只能够满足企业短期内的采购需求，很多采购任务的实施只能依靠采购部门，没有形成企业内各部门联动的形式，这样一来企业的采购逐渐成为“一言堂”，采购成本根本无法得到有效的监督和管理，造成采购管理失效的情况。

（二）采购制度不健全

企业采购制度不健全一直是企业采购管理中存在的问题。企业并没有制定明确的流程，也没有为采购出具相关的采购规则，这种情况的产生会使企业采购部门在相关物资采购过程中出现混乱和错误。例如很多企业在采购物资的过程中并不需要较为严格的申请、审批手续，同时针对物资的供应商审查也并不严格，容易产生购置物资质量不佳的情况［2］。并且企业的采购制度还未能有效的对供应商进行管理，企业在物资采购过程中并没有对供应商进行严格管理，所以企业也很难对供应商的物资供应质量做全面评估，无法第一时间发现供应商的问题，这种针对供应商管理的缺失严重影响了物资采购质量，增加了成本控制的难度。并且当前很多企业存在企业信息系统不完善的情况，很多企业的采购信息等依然采用传统的电子录入形式进行，缺乏较为先进的信息集成系统，这种情况导致很多采购管理数据都被分割成了十分稀碎的数据信息，企业无法得到整体采购数据，使数据分析变得十分困难，无法有效了解采购成本的构成。另外很多企业虽然已经使用了较为先进的系统对企业的采购管理与成本进行了把控，但是缺乏相对应的数据分析能力，并不能在数据中寻找控制成本的关键所在，无法使企业作出正确的战略决策，影响到了企业采购管理及成本控制的工作质量。

（三）采购人员素质较低

企业采购人员自身素养较低是采购管理过程中的一大痛点。采购管理并不是一项简单的管理工作，其需要大量的专业知识与技能储备，目前很多企业的采购人员并不具备此类素养。并且职业培训不足也是企业采购管理过程中存在的问题，培训不足导致工作人员不了解企业物资采购流程，对供应链、合同管理等工作的掌控能力较弱，且缺乏对市场有效的洞察能力。

且一部分采购人员素养较低，其无法与供应商进行有效的议价工作，在谈判中往往落入下风，增加了企业的物资购置成本。同时采购人员素质较低还产生了团队协作能力低下的问题，团队中的员工出现了“各自为战”的局面，导致采购过程中与供应商的沟通存在障碍，影响采购工作的效率。

（四）采购方式不科学

企业采购方式的不科学是采购管理与成本控制中的主要问题。在采购初期便缺乏科学的物资采购计划，没有设立明确的采购目标。企业在进行物资采购过程中很多决策具有临时性，没有明确的采购目的，也没有针对物资采购的数量、种类、用途等进行细分，这就导致物资采购工作过于零散不够集中，不仅降低了采购效率，还有增加采购成本的风险，在一定程度上影响了采购物资的质量［3］。其次很多企业的采购仅依靠少数供应商供应，在采购物资过程中企业更加倾向对一个或几个少数供应商建立长期合作关系，这种采购方式容易造成风险集中的问题，并且长此以往采购环节可能会出现贪腐行为，影响到了企业的自身利益。

四、企业采购管理及成本控制优化策略

企业的采购管理及成本控制决定着企业未来的发展质量，所以企业应当构建起完善的采购监督体系，优化物资采购流程，同时为了提高部门的工作效率，企业还需要逐步完善采购绩效评价体系的建设等工作。并且企业还要增加员工培训课程，提高采购人员的整体素养，达到提高采购管理质量，增强成本控制力度的工作目标。

（一）明确采购战略，完善采购系统

采购绩效体系与成本预算系统的构建是企业控制成本增强采购管理的关键所在，同时能够保障企业采购战略的顺利实施。通过构建和完善这两套系统能够大幅提高企业对采购工作的把控力度，降低企业成本支出，从而提高企业采购战略实施的质量。

1.采购绩效评价体系构建。

科学、全面的采购绩效评价系统的构建有助于提高采购管理质量。构建采购绩效评价系统的过程中企业需要首先明确采购指标和采购目的，制定长期有效的采购战略，为采购部门做好长期规划，同时还应当进一步明确采购评价指标，例如货物交付的准时率、物资质量、库存周转率等，要确保指标的设立与公司发展战略一致。同时要确保指标的可度量性和客观性。此外企业还应当注重数据、信息的收集整理工作，建立数据库与信息管理系统，将收集到的相关信息例如采购成本、采购时间等信息内容进行科学评估，在收集信息的过程中应当保障数据的准确性与及时性［4］。企业在评估工作完成之后，要研究相关的改进措施，应当根据数据评估结果研究相应的改善策略。

2.建立成本预算系统。

建立成本预算系统的过程中企业应当明确成本分类，例如企业可以将成本分为直接成本、间接成本、仓储成本等多个类型。明确的成本类型分析能够提高企业成本控制质量。其次企业需要制定成本预算方式，预算应当基于市场行情、业务需求、历史数据等进行计算，在预算过程中需要综合考量，分析成本构成因素，例如物资价格、运输费用等，保障成本预算与公司未来发展战略相一致［5］。成本预算系统建立后还可以根据实际情况进行适时调整，保证成本预算与企业发展情况匹配，从而进一步提升成本控制的有效性。

（二）构建完善的采购监督体系

为了进一步控制企业的采购成本，可以采用以下方式构建起一套完整的采购管理监督制度。首先企业应当确保制度建立的透明性、规范性，在制定规则的过程中应当明确采购部门的权限与职责，通过制度的设立进一步规范采购流程。制度制定的内容需要包含采购需求的申请与审批，并且企业还需要针对供应商制作相应的评估、合同签订方式，确保每次采购工作都合规合法。在采购监管制度设立的过程中，企业需要针对采购工作的关键节点进行监督和审查。监管工作包含内容较多，不仅需要对采购流程进行把关，还需要对账目、合同等资料进行审查。完善采购监督体系的过程中企业还可以利用数字化技术建立起完善的数字化监督平台，企业可以将采购资金、合同、账目等录入到数字平台之中，企业的财务人员通过数字化平台中的信息对每次采购进行严格的监督与核算工作，提高企业采购质量，进一步提高成本控制的有效性。当前很多企业已经运用了ERP系统进行采购、财务管控等一系列工作，利用这套系统可以实时监控企业库存情况，了解订单执行情况，从流程中对企业的采购管理及成本控制作出有效跟进。

（三）完善人才培养体系

企业需要完善人才培养体系，在实际工作中应当定期组织采购部门人员进行相关知识的学习，并且要定期对员工的学习质量进行考核评价工作，考核标准应当与员工福利奖金挂钩，这样能激发员工的学习热情，提高采购部门员工的整体职业素养。并且完善人才培养体系的过程中企业还应当与各高校、高职院校开展合作，提高校企合作质量，从学校中选拔优秀人才，不断扩充企业人才队伍，为企业未来的发展提供充足动力。人才培养体系的完善还体现在企业人才招聘之中，企业在进行采购管理成本控制的过程中需要应用到更多的物流管理专业人才，通过相关人才招聘不断扩充企业人才储备，招聘过来的人才能够为企业提供更多关于采购管理与成本控制的新方式新思路，能够进一步探究出符合企业采购管理与成本控制的新方式，这些新的管理方式方法又能够被企业运用到人才培养教学之中，不断提高企业人才培养质量。

（四）采购方式科学化

目前常见的采购方式有竞争、投标、单一来源采购等。对于较为复杂且重要的采购项目，企业一般需要用招投标方式进行，这种方式能够提高采购的透明度，同时也可以确保供应商的竞争性，降低企业采购成本。对于常规采购项目可以采用谈判的方式进行，这种方式能够缩短采购时间，提高采购效率，达到企业成本控制的目的。若企业有紧急采购需要，企业可以按照单一来源进行物资采购工作，因为单一来源采购能够保证物资质量，保证供应商的供应速度，满足企业紧急采购需求。其次为了保证采购方式的科学性与合理性，在采购过程中企业需要灵活运用采购方式，例如在进行高价值物资采购的过程中，企业可以采用多轮价格谈判的方式进行，从而获得更优的采购条件，降低采购成本。最后企业还要加强与供应商的合作沟通能力，采用合理的采购方式能够使双方获益并建立起长期稳定的合作关系。并且增强企业与供应商的沟通协商质量，也可以进一步提高企业采购管理工作的效率。

结语

本文从构建完善的采购监督体系、采购方式科学化、完善采购绩效评价标准与成本预算系统、人才培养这四个角度出发，探究了企业采购管理及成本控制的方式，以期为企业未来采购管理及成本控制工作提供了一定的思路。

参考文献：

［1］黄松浩. 企业采购成本控制及采购价格管理方法研究［D］. 陕西：西北工业大学，2005.

［2］刘雅菊. 企业物资采购成本管理及控制研究［J］.知识经济，2018（7）：90，92.

［3］赵海英. 企业物资采购成本管理及控制研究［J］.环球市场，2018（24）：116.

［4］赵朝府.企业物资采购成本管理及控制研究［J］.科技经济市场，2016（5）：68-69.

［5］方进海.企业管理中物资采购成本的影响因素及控制研究［J］.现代工业经济和信息化，2016，6（13）：24-25.