财务视角下公共图书馆内部控制问题研究

摘要：公共图书馆作为文化事业的重要组成部分，承担着向社会公众提供知识和信息服务的使命，其管理与控制对于财务方面的重要性不言而喻，应积极落实内部控制管理事项，提升整体经营管理水平，突出公益运营特征。文章结合文献综述与实地调研，首先对内部控制的概念和重要性进行阐述，指出内部控制不仅对于资产数据维护具有重要意义，也对于财务管理流程、单位整体声誉和形象具有重要影响。其次本文从财务管理角度分析公共图书馆内部控制存在的问题，包括控制意识、组织体系、财务风险、财务管理等方面。最后针对存在问题提出了对应改进建议。

关键词：财务视角；公共图书馆；内部控制

公共图书馆作为文化教育服务的重要场所，良好的内部控制可以有效地保障图书馆的财务资产安全，减少财务风险，并提高资源利用效率。然而从前期研究来看，尽管学者们关注的焦点逐渐从管理效能向财务管理转移，但对于公共图书馆内部控制问题的研究仍显不足。因此，对于公共图书馆的内部控制问题进行深入研究和分析，不仅有助于揭示问题的本质和影响，更为制定有效改进措施提供理论指导和实践参考。

一、财务视角下公共图书馆内部控制意义

在财务视角下，内部控制对公共图书馆的管理和运营具有重要意义，主要体现在以下几个方面：首先，内部控制有助于保护公共图书馆的资产。公共图书馆的资产主要包括图书、设备、建筑等，而这些资产是保障图书馆正常运转的重要基础。通过建立健全的内部控制机制，可以有效监控资产的流动和使用，减少资产的挪用和浪费，确保资产的安全和完整性；其次，内部控制有助于提升财务数据的准确性和可靠性。公共图书馆需要进行各种财务活动，如预算编制、支出管理、财务报表编制等，这些活动都依赖于准确的财务数据。通过建立合理的内部控制程序和审计机制，可以有效防止数据错误和造假，保证财务信息的准确性和真实性，为管理决策提供可靠依据；最后，内部控制有助于规范财务管理流程。公共图书馆的财务管理涉及多个环节，如财务审批、支出核销、收入核算等，需要严格遵循规定的流程和程序。

二、财务视角下公共图书馆内部控制问题

（一）内部控制意识薄弱

立足财务视角下，公共图书馆内部控制意识薄弱的具体表现包括以下几点：一是领导层对内部控制缺乏重视。公共图书馆隶属事业单位属性，整体生存压力远低于其他企业单位，使单位发展重心过度倾向于其他方面。同时在公共图书馆实际经营期间，管理者能直接影响员工对内部控制的认可与执行，但是管理人员对内部控制重要性缺乏认识，对内部控制内涵及实操内容了解不透彻，导致相关作业流失形式化；二是工作人员对内部控制思想认知不到位。当前公共图书馆内部控制工作涉及方面不完全，往往以财务部门作为内控工作执行主体，与其他机构缺乏协作，进而影响公共图书馆发展前景；三是组织文化与价值观影响。由于部分公共图书馆沿用传统的管理模式和观念，注重规章制度执行，所以导致员工对于内部控制的关注度较低，不利于相关意识培养。

（二）组织体系有待完善

公共图书馆内部控制实际实施过程中，组织体系作为该项作业有序推进的基础要素，组织体系设计运行环节主要包括以下不完善之处：一是组织架构设计不合理。具体可能存在部门设置过多或过少的情况，导致职责划分不清晰，工作任务交叉重叠，影响工作效率和沟通协作；二是决策不规范。由于公共图书馆缺乏明确组织体系，相应决策权责与决策流程制定也会出现不清晰现象，从而导致决策的延误和决策结果的不准确，影响图书馆的发展和运营。例如，决策可能需要经过多个部门的协调和审批，但因体系不完善，可能导致决策的流程不畅，结果无法及时得到落实；三是人员管理不规范。图书馆人员的招聘、培训、考核和晋升可能缺乏规范和标准，进而导致人员素质参差不齐，工作能力和责任心不足，影响图书馆整体服务质量和效率。

（三）财务风险分析不足

财务风险分析是公共图书馆精准识别风险、加强风险管控的有效手段，但在实际开展环节风险分析范围不全面，导致后续风险管理成效大打折扣。具体表现如下：一是风险识别不全面。风险识别是该环节的基础流程，公共图书馆因财务分析不到位，将难以更为精准、全面识别内在风险及控制方案。如对资金流动、债务风险、成本控制等关键风险因素识别不精准，导致风险全面评估存在缺失；二是风险评估不精准。由于财务风险分析不合理，所以可能无法准确评估风险的发生概率及对图书馆的影响程度。如高估某些风险可能性，低估某些风险对财务状况的影响，从而造成风险评估失真；三是风险应对措施不合理。如果财务风险分析不合理，可能未能针对不同的风险制定相应的预防和控制措施，或者未能及时调整和优化现行应对措施。

（四）财务管理缺乏规范性

对于公共图书馆而言，财务管理工作往往涉及预算管理、资金管理、资产管理等方面，但在实操环节依旧存在工作不规范、不科学问题，这样既会影响整体财务流程运行，也会影响图书馆整体发展状态。

（五）内控评价制度不完善

一方面，部分公共图书馆内控评价建设事项不完善，特别是相关制度对内审作业的缺失，在财务工作进程中难以充分彰显财务内控的使用价值与效用。或者部分公共图书馆已然具备相对完善可行的内部控制评价制度，但在执行与应用环节出现问题；另一方面，缺乏有效的内部控制评价结果的反馈和应对机制。内部控制评价制度应该建立有效的反馈和应对机制，以便对评价结果进行分析和处理，然而公共图书馆内部评价相关制度建设不完善，导致评价结果的反馈和应对不及时、不充分，使得评价工作的效果无法得到充分的发挥。

三、财务视角下公共图书馆内部控制优化措施

（一）强化内部控制意识

首先，加大宣传培训力度。特别针对领导层，应提升对内部控制的认可与支持，充分掌握相关内控理论知识，打造内部良好的工作环境，逐渐将内控意识渗透至各级工作人员思想层面。同时组织内部控制培训和教育活动，提高工作人员对内部控制的认知和理解。培训内容可以包括内部控制的基本概念、原则和方法，以及内部控制在图书馆管理中的应用，增强工作人员对内部控制的重要性和必要性的认知；其次，完善优化相关制度规范。公共图书馆需立足自身发展现况，就现行内部控制指导与规范进行完善，明确界定各部门及职位的职责与权限，进一步规范相关操作流程与程序；最后，加强沟通协作与学习。一方面公共图书馆应促进内部沟通和协作，建立良好的工作氛围和团队合作精神，定期召开内部会议和讨论，分享经验和问题，促进员工之间的学习和交流，并鼓励员工提出改进建议和意见，建立反馈机制，及时解决问题。另一方面应与其他图书馆和相关机构进行合作与交流，学习他们在内部控制方面的经验和做法。可以参加内部控制的培训、研讨会和交流活动，了解最新的内部控制理念和实践，借鉴其他机构的成功经验。

（二）优化组织架构体系

为了保证图书馆的正常运行和有效管理，合理设置内部控制部门必不可少。具体将从以下方面完成体系优化与部门设置：一是明确部门和岗位职责权限。在公共图书馆的内部控制组织架构中，可以设置图书馆管理部门、财务部门、技术部门和安全保卫部门等。图书馆管理部门负责整体的图书馆管理和服务工作，包括图书采购、编目分类、图书借还、读者服务等；财务部门负责预算编制、资金管理和财务报表的编制等；技术部门负责图书馆信息系统的建设和维护；安全保卫部门负责图书馆安全管理和保卫工作。各部门或岗位的职责和权限充分明确，方能避免职责重叠或责任不清。二是合理调整人员。内部控制部门应该由具备相关专业知识和经验的人员组成，人员数量和质量要与图书馆的规模和服务需求相匹配。例如，图书馆管理部门需要具备图书馆学、信息管理、读者服务等专业背景的人员；财务部门需要具备财务管理专业知识和会计背景的人员；技术部门需要具备信息技术专业知识和技术能力的人员；安全保卫部门需要具备安全管理和保卫工作经验的人员。同时，还可以根据图书馆的实际情况适当增加其他岗位，如市场推广人员和项目管理人员等。

（三）强化财务风险分析

首先，提升公共图书馆风险防范意识。公共图书馆作为开放性社区资源，往往面临各种财务风险，而提升财务风险防范意识对于其可持续发展至关重要。

因此，公共图书馆需组织建设完善的风险防范机制，指引单位工作人员遵循工作规定培养自身风险防范理念。同时，定期组织宣讲财务风险爆发的负面影响，借鉴相关实际案例，使工作人员真正掌握财务风险管理作业价值，秉持主动控制风险原则，促进单位风险管理规范进行。

其次，建设健全的财务风险评估机制。公共图书馆应制定明确的财务风险评估政策，包括财务风险评估的流程、责任人和时间表等内容；确定合适的评估指标，包括财务指标、市场风险指标、经营风险指标等，用于评估财务风险的不同方面；根据制定的评估政策和指标，定期对公共图书馆的财务风险进行评估，发现问题及时提出风险预警和应对措施；定期向图书馆管理部门和董事会提交评估报告，同时跟进已经提出的风险预警和应对措施的执行情况。

最后，设置合理的风险应对程序。在组织评估图书馆面临财务风险环节，包括收入下降风险、支出增加风险、资金流动性风险等。既要制定相应的应对策略，如优化支出结构、加强财务监控、提高收入来源多样性等；也要建立应急预案，做好风险应对准备工作。

（四）规范财务管理活动

第一，优化预算管理流程。首先是制定清晰的预算编制指南和流程。公共图书馆应建立详细的预算编制指南，包括预算编制的时间表、责任人及其职责、预算编制的原则和标准等。这样确保每个部门了解预算编制的具体要求，提高预算编制的效率和准确性。其次是加强资金支出监督。公共图书馆需结合内部实际情况确定资金支付流程，如培训经费报销环节除了提供完整凭据，还需严格控制支出额度在预算范围内，以便实现战略发展规划。最后是建立绩效评估机制。公共图书馆可以引入绩效评估机制，将预算编制与部门绩效挂钩，激励各部门合理利用资源，提升服务水平。

第二，设置规范采购业务控制流程。首先是建立明确的采购管理制度，包括编制采购规章制度、明确采购程序和责任部门等。制定统一的采购规范，规定各项采购活动的具体流程和原则，确保采购活动合规、透明；其次是设立专门的采购管理部门或委托专人负责采购管理工作。负责采购的人员应具备必要的专业知识和经验，负责监督和执行采购活动，确保采购流程规范、合法；最后是明确采购流程和审批权限，建立完善的采购管理流程图和审批制度。规定不同金额层次的采购需经过不同级别的审批，避免未经审批的采购活动。

（五）完善内控评价制度

首先，公共图书馆应总结剖析内控评价机制运行的实际问题，以财务规范化与高效化角度着手了解制度运行价值，明晰促进评价机制有效执行的关键因素，以便进一步优化财务内控制度内容；其次，强调对现行评价制度价值分析作业，依托内审工具效能对财务风险发生可能性予以制衡，联合审计制度与结果控制应对内控风险，提升内部控制工作效率；再次，组织评估内部相关工作人员职责，特别是财务工作人员及管理决策评估活动，视作绩效考核与评级依据，分析制度执行情况，从而激励内部控制制度效用实现充分发挥；最后，公共图书馆需建设完善的评价制度体系，设置合理风险评估系统，在单位内部财务核算作业有序进行的前提下，大幅减少财务风险发生可能性。

四、结语

综上所述，公共图书馆作为社会文化服务的重要载体，在财务管理方面面临着诸多内部控制问题。本文基于财务视角下，对公共图书馆内部控制问题进行研究，并提出了相应的改进措施，不断加大内控与管理力度，提升财务管理水平，以便更好地为社会提供优质文化服务。

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