FOLIO在公共图书馆闭架服务中的应用

张亦超 赵亚平 吴悦

［摘 要］作为新一代图书馆服务平台的代表之一，FOLIO为公共图书馆提供了一个全新的系统环境，促进公共图书馆数字化建设，提高公共图书馆综合实力。本文采用BPMN建模对公共图书馆开、闭架服务流程进行梳理并讨论两者之间的差异，同时探讨公共图书馆业务流程与流通规则之间的内在关系，论述FOLIO流通规则以及流通模块在闭架服务中的基础应用。通过FOLIO在上海图书馆的应用实例，说明FOLIO给公共图书馆业务流程以及服务效能带来的优化与提升。

［关键词］FOLIO；闭架服务流程；BPMN建模；流通规则

［中图分类号］G250.7［文献标志码］B［文章编号］1005-6041（2024）03-0071-06

1 引 言

研究型图书馆是为了服务于研究工作而收藏、整理和保存文献资料的图书馆，在社会发展和科技进步中发挥着重要作用。除了提供普通借阅服务，研究型图书馆还会基于馆藏资源提供各种服务以支持研究，如闭架馆藏服务、参考咨询服务、馆际互借和文献传递等。丰富的馆藏资源为研究型服务提供信息和知识来源，是研究型图书馆提供服务的最重要支撑，而资源闭架有利于图书馆对馆藏资源的科学管理和保护，以实现研究服务的持久性。

在丰富的闭架馆藏与具有研究需求的读者及机构之间，架设一座桥梁以填补资源和用户之间的鸿沟、让资源流动起来是一项必不可少的工作，而一个开放、精准、可迭代更新的图书馆服务平台恰恰可以实现这个需求。上海图书馆副馆长刘炜通过梳理图书馆的发展进程，为新一代图书馆服务平台提出前瞻性、启示性的描述。

1）第一代图书馆（1995年以前）以纸质馆藏资源为中心，馆藏资源排布严格有序并且藏用分离，力求为社会大众提供免费平等的借阅服务。这一时期的图书馆自身的职业化和专业化已初步形成，服务系统以馆藏资源管理为核心，被称为图书馆集成管理系统时期。2）第二代图书馆（1995—2020年）以业务标准化为中心，机读目录的广泛应用促使图书馆的服务流程更加规范，馆藏资源和馆舍空间逐步对大众开放，实现藏用一体。第二代图书馆服务系统以业务管理为核心，针对大量涌现的数字资源、电子图书等，开发与之匹配的独立系统，图书馆集成管理系统越来越普及。3）第三代图书馆（2020年以后）以服务为中心，再次向藏用分离转变，主题图书馆、主题空间等个性化服务大量涌现，这一代图书馆服务系统向图书馆服务平台过渡，同样以服务为核心，探索运用云服务及共享知识库链接所有图书馆，助力图书馆为全民提供智慧化服务［1-2］。

FOLIO（The Future of Libraries is Open）创立于2016年，是由OLE、EBSCO和Index Data共同推出的一个合作项目［3］，以开源代码、模块化结构为基础，将图书馆、服务商、开发人员纳入社区进行合作，使图书馆服务轻便扩展，旨在创建一个创新、开源、自由的智慧图书馆服务平台，成为下一代图书馆服务平台的代表［4］。FOLIO服务平台立足读者、馆员等用户需求，实现灵活互动，快速迭代，助力图书馆业务流程和服务模式在数字化变革中持续优化，促进图书馆服务水平不断提升与进步。

本研究以上海图书馆为例，借助BPMN建模工具梳理了上海图书馆淮海路馆的开闭架服务流程。通过分析闭架服务与开架服务业务流程以及闭架阅览和闭架外借业务流程的差异，论证开发应用新一代图书馆服务平台在优化闭架文献借阅流程中的必要性，并基于上海图书馆在FOLIO平台的应用经验，介绍FOLIO平台在实现图书馆读者服务功能拓展、业务流程精简等方面的探索与运用。

2 图书馆开、闭架服务业务流程及BPMN建模

2.1 BPMN业务流程建模简介

业务流程（Business Process，BP）是对组织内外各种管理逻辑的抽象和视图的刻画［5］，而业务流程管理（Business Process Management，BPM）是用于管理、分析、控制和改进业务流程的系统化和结构化方法，其目标在于改进业务流程的服务质量［6］。业务流程建模标注（Business Process Model and Notation［7］，BPMN）是由OMG组织推出并维护的一套业务流程建模通用标准，以业务流程图为核心，以标准统一的图形元素为基础，通过这些图形元素的组合，得到一个标准的BPMN流程［8］。BPMN建模搭建的目的是为帮助包括业务人员、开发人员、管理人员在内的所有业务干系人了解业务流程并确定需要改进的领域，在所有业务干系人之间建立起一座沟通的桥梁，使业务人员可以清晰地表达业务需求，开发人员可以精准地找到开发方向，管理人员可以全面地监管业务流程，从而弥补业务流程设计、开发与实施之间存在的差异。因此，如果将BPMN建模运用于图书馆的业务流程梳理，尝试更加全面完整地整理图书馆服务平台的开发需求，对新图书馆服务平台的设计开发、测试应用都有着突破性的意义。

2.2 图书馆开架借阅及业务流程建模

图书馆开架借阅是让读者可以自由进入借阅室，在符合图书馆服务政策和流通规则的前提下，按照自己的阅读需求，从书架上自由选取馆藏资料并办理借阅手续。上海中心图书馆开架图书馆借阅流程即是如此（见图1）。

以开架借阅方式为读者提供服务的上海市中心图书馆“一卡通”服务体系早在2010年底就已经实现市、区县、街镇三级公共图书馆全覆盖，成为国内外公共图书馆中服务点最多、馆藏量最大、流通最频繁的实时服务系统之一［9］。读者可以通过RFID自助借还机实现全网点图书自助借还，大大提升了借还效率及图书的综合利用率。开架借阅流程涉及流通系统和一卡通系统，不论是从读者立场分析借阅流程简便程度，还是出于图书馆立场讨论数据流通控制，均比较成熟简便。因此，就开架借阅服务而言，当前的服务平台足以提供有力支撑。

2.3 图书馆闭架借阅及业务流程建模

在闭架服务中，书库与阅览区域分离，读者不能进入闭架书库，而需要通过书目检索系统检索获取馆藏信息，文献提取和借阅手续均由工作人员操作完成。在上海图书馆，闭架借阅分为参考外借和参考阅览两种方式。读者通过书目检索系统查询馆藏信息，借助索书系统提交借阅需求，然后在自走小车的运输和流通系统的配合下，可在20分钟内完成闭架书库馆藏文献的借阅操作。上海图书馆的参考外借借阅流程（见图2）和参考阅览借阅流程（见图3）具体如下。

在整个借阅过程中，书目检索系统、索书系统、流通系统这3个系统互为支撑，是上海图书馆闭架图书实现年借阅量45万册的核心支持。

闭架借阅服务与计算机技术相结合，由图书馆服务系统辅助完成书目检索、文献传送等流程，解决了读者检索难、借书慢、馆藏信息实时更新不及时等闭架借阅中长期存在的问题。同时，随着闭架借阅服务体量的逐步扩大和读者对闭架借阅服务质量要求的不断提升，闭架借阅相关服务系统也在不断地迭代更新。

2.4 开、闭架借阅模式的差异与短板分析

2.4.1 开架借阅与闭架借阅的差异分析。通过对比看出，开架借阅流程中读者可以直接浏览并选取馆藏图书，符合大众的阅读习惯；闭架借阅需要在图书服务系统内目标明确地索取具体馆藏书目，更适合有特定需求的读者。开架借阅已实现读者自助借书、还书、续借等基础功能，读者可以在自助借还设备上一站式完成图书借还；而闭架借阅过程中取书、借书进卡、还书等环节需要馆员完成，虽然借还自由度不如开架借阅，但在降低图书错架率、乱架率以及拒借率方面有独特优势。就系统而言，开架借阅只涉及一卡通系统和流通系统，而闭架借阅流程更长，涉及系统更多，如书目检索系统、索书系统、流通系统等，因此对系统兼容性、配合度等要求更高。

2.4.2 闭架借阅业务流程的短板分析。目前，上海图书馆的闭架借阅流程仍有许多需要改进与优化的方面。在闭架外借服务中，逾期费处理手续繁复、操作步骤冗长、设计缺乏科学性；赔书费用仍需要人工核算，极易出现差错，产生不必要的争议；闭架阅览还保留押证阅览的传统模式，极大影响读者的借阅体验。我们要在认识到这些业务流程差异与不足的基础上，利用新一代图书馆服务平台开发的契机，优化完善服务系统，与时俱进地为读者提供服务。

3 FOLIO新一代图书馆服务平台流通模块在闭架服务中的基础应用

3.1 流通规则与业务流程的关系

图书馆的图书流通主要包括借阅、归还、续借和预约4个部分，这4个部分既是图书馆服务业务流程中的重点，也是图书馆服务平台中核心模块的关键组成。流通规则是这些核心业务正常开展的重要保证，贯穿于流通业务的各个环节之中。流通规则规定馆藏文献的借阅类型、借阅册数、借阅期限、宽限条件等等。例如，一本逾期图书在归还时需要根据流通规则中的逾期政策计算逾期费用，因此，逾期政策需要包括每本每天逾期费、逾期费是否设置上限、逾期费上限数额、相关减免政策等详细规定。而图书馆的业务流程在设计过程中需要符合流通规则，考虑自身需求，迎合时代发展，利用科技手段，去除冗余步骤，优化业务流程，实现数据与馆员、馆员与读者、读者与数据之间的同步共享，提高图书馆服务的整体效能。

3.2 FOLIO平台的流通规则

新一代图书馆服务平台FOLIO是一个开源项目，旨在通过图书馆、开发人员和服务商的专业协作来重新构想图书馆服务系统。FOLIO开源性强，提供默认用户界面和应用程序，图书馆可以根据自身需要，自由地把图书馆业务分成不同领域，从而自定义业务功能板块［10］。FOLIO同样提供默认的流通规则设置［3］，图书馆可以灵活选择和自由定制独属的流通规则体系。FOLIO默认流通规则如下（见图4）。

FOLIO默认的流通规则库涵盖了目前图书馆所有业务场景，能够满足当前闭架借阅流通规则下的功能需求；FOLIO平台模块化、低耦合等特性还能助力图书馆未来个性化需求的开发与拓展。

4 FOLIO平台在闭架服务中的跨系统运用

4.1 闭架服务的多系统优化需求

闭架借阅服务即参考借阅，以书目信息为核心，围绕服务政策和流通规则，通过标准化的数据流在书目检索系统、索书系统和流通系统之间完成交互管理。书目检索系统在满足读者馆藏信息检索需求的同时，对于显示“借出”的图书，应提供图书预约服务，在满足读者个性化借阅需求、提高读者满意度的同时，也可以有效避免热门图书被长期占用，从而提高图书的利用率。索书系统将检索的书目信息提交至索书系统，实现索书信息向书库及柜台的传输，大大加快索书需求以及图书提取信息的传递速度。流通系统在保证图书常规借还的基础上，还应实现借还过程中常见的逾期处理、赔书罚款等功能，将所有闭架借还流程清晰地反映在流通系统的可视化操作界面上，保证图书馆工作人员操作的便捷性，使流通过程一目了然。

闭架借阅离不开书目检索系统、索书系统、流通系统等多系统的相互配合、协同合作，只有结合工作实际不断优化更新，才能保障闭架借阅服务全流程各环节的畅通无阻。

4.2 FOLIO平台在闭架服务中的应用实例

4.2.1 流通系统功能再设计，优化赔书流程。赔书业务流程主要涉及的图书馆服务系统是流通系统。在基于FOLIO平台开发的流通系统中，对原本复杂的图书赔偿流程进行了优化。每一本流通状态下的馆藏图书都在流通系统中添加了“丢失”与“污损”两种处理模式。在相应的模式下，流通系统提供了齐全的处理场景来应对图书污损赔偿、图书附件丢失赔偿、图书丢失现金赔偿、图书丢失同版次赔偿等各种情况，并由流通系统按流通规则自动完成赔偿金额计算。这样既可以避免人工操作可能出现的差错，也让整个赔偿过程更具有公信力。赔偿流程完成后，图书的“遗失”状态会同步更新至书目检索系统等其他系统。

4.2.2 索书系统链接流通系统，实现阅览入流通。通过FOLIO流通系统和索书系统的信息对接，实现参考阅览业务流程优化。在原索书系统中，“参考阅览”每次提交会生成一个索书单号，每单“参考阅览”的馆藏阅览额度为4册，读者需要抵押实体读者证并换取一个铜制号码牌，归还时只有整单还清才可以重新提交新的阅览需求。对读者来说，阅览流程复杂，借还限制颇多，阅读体验较差，无法满足阅读需求；对馆员来说，每本图书在借出与归还时都需要与索书单一一核验，工作量大，容易出错，也无法保证借阅过程中文献服务的安全可靠。

借助FOLIO平台流通系统和索书系统信息流向的重新搭建，上海图书馆将“参考阅览”纳入FOLIO流通系统，真正实现了阅览入流通。在新版索书系统中提交的每一本“参考阅览”图书都可以通过扫描馆藏条码在流通系统中进行借还。上海图书馆闭架借阅FOLIO平台借阅系统流程如下（见图5）。

在优化后的参考阅览服务流程中，读者不再需要抵押实体读者证换取号码牌，在有阅览额度的情况下也可以灵活循环借还不再受索书单的限制，大大提升了读者的阅读效率和图书馆的服务能力。

4.2.3 FOLIO平台多系统联动，实现外借图书可预约。图书预约服务的优化对图书馆服务系统的影响比赔书、阅览入流通更大更广，除了流通系统，还涉及资源发现系统、预约系统、读者提醒系统等。

在FOLIO平台中，上海图书馆已经采用新一代资源发现系统代替传统书目检索系统，帮助读者发现与使用图书馆资源，并进一步帮助读者识别更多有价值的知识，发现未知的事实或潜在关系［11］。图书馆可以将资源发现系统作为主入口之一，使读者通过官网发现和使用图书馆纸质馆藏、电子资源等，也可以将资源发现系统通过API接入其他系统，实现功能创新。

上海图书馆将资源发现系统嵌入新版索书系统，在基于微服务架构的FOLIO平台上完成与预约系统、读者提醒系统以及流通系统的交互，实现预约功能的完善。读者在资源发现系统中发现需要的闭架馆藏文献，如果所需文献的纸本馆藏被借出，即可通过馆藏信息中的“预约”无感进入预约系统，根据提示信息完成预约操作。流通系统会在预约图书归还到馆时提示“该书已被预约”并由读者提醒系统向读者发出预约取书提示信息；资源发现系统中馆藏状态由“已借出”更新为“已预约”。在等待读者取书的有效期内，流通系统与资源发现系统协同作用，确保预约书不被借给其他读者。

5 结 语

FOLIO平台作为新一代图书馆服务平台的代表之一，不仅可以促进公共图书馆的信息化建设，还能够提高图书馆的综合实力。选择FOLIO平台是上海图书馆提升服务效能、优化业务管理、增强竞争实力的重大举措。从2021年4月上海图书馆正式上线“FOLIO流通系统”，到基于FOLIO图书馆服务平台开发的资源发现系统、新索书系统、典藏系统等接连投入运行，采编、典藏、流通等多个业务部门已经可以在FOLIO平台中进行跨本门协同合作，馆藏文献也能够在FOLIO平台中完成出入库、移库、验收、剔旧等全流程操作管理。

上海图书馆对新一代图书馆服务平台的开发、运用与创新从未停下脚步，对图书馆业务流程的研究、优化与实践也从未停下脚步。未来，在这个数字化、智能化、万物互联的时代，现代化公共图书馆更需要与时俱进，向着智慧化、网络化、信息化发展，更好地适应社会进步的节奏，更好地服务广大读者。

［参考文献］

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［3］OMG［EB/OL］.［2023-07-08］.https：∥www.youtube.com/watch？v=imOEbCbE5EU.

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［8］李昆颖，李效恋，张玲，等.基于BPMN的流程架构研究与实践［J］.信息系统工程，2021（8）：146-149.

［9］上海市中心图书馆“一卡通”服务实现市、区县、街镇全覆盖［EB/OL］.［2024-06-12］.https：∥www.mct.gov.cn/whzx/qgwhxxlb/sh/201111/t20111121_781437.htm.

［10］陈炼.下一代图书馆服务平台比较研究：以Alma、Sierra、FOLIO、Libstar为例［J］.办公室业务，2022（21）：169-172，176.

［11］孙宇，周纲.基于微服务架构的资源发现系统平台构建研究［J］.中国图书馆学报，2020，46（1）：114-124.

［收稿日期］2024-01-30

［作者简介］张亦超（1989—），女，硕士，助理馆员，上海图书馆；赵亚平（1991—），女，硕士，助理馆员，上海图书馆；吴 悦（1981—），女，本科，馆员，上海图书馆。