利用大数据技术推进档案管理信息化策略分析

栗 想

（漯河市住房公积金管理中心档案科，河南 漯河 462000）

随着网络技术的飞速发展，整个社会已经全面进入了大数据时代和云计算时代，大数据技术已经深入到人们生活的各个方面，同时信息技术的发展也促使档案管理工作迈向新的高度，这就要求各个单位的档案管理部门积极利用现代科学技术特别是大数据技术，推动档案管理的数据化、现代化建设，使现代档案管理符合社会发展的需求，对推动国家经济社会发展做出积极贡献。

一、大数据技术在档案管理中的作用

大数据技术的主要特征表现为大量、高速、多样、价值和真实性［1］。这说明在大数据时代，信息职能单位可以充分利用互联网技术，将原来复杂多样的具有固定性、流动性的传统档案管理工作转变成可以利用计算机处理的简单的工作。利用大数据技术，帮助档案管理部门按照科学的序列进行档案的摆放，帮助工作人员在查找档案时更加迅速，在档案转移时能够及时、快速地传送到使用单位，并且通过数据加密技术保证档案整理和传送过程中的安全性，从而提高办事效率。在个人利用方面，信息化技术可以帮助借阅人在搜索资料时更加方便快捷。借助于计算机技术，档案的保存、传输和利用节省了大量人工成本，使档案的保存内容和保存方式也发生了改变，更好地满足了数据储存的需要［2］。

二、档案管理信息化建设过程中的问题

（一）档案管理的观念问题

在人们的传统观念中，总是把使用纸质档案作为首选，在档案的建立、分类、管理等方面都是以纸质档案作为教学、科研和工作的主要方式。纸质档案尽管可以进行有效的记录，但纸质档案存在很大的缺陷，在档案管理过程中缺乏准确性［3］。传统档案工作人员认为还是纸质档案比较靠谱，他们对档案管理信息化建设缺乏积极性、主动性，在利用信息技术进行档案管理工作中有一种心理上的畏惧感，从思想上抵制利用现代信息技术开展档案管理工作，从而影响了利用大数据技术开展档案管理和档案信息化建设的进程。

（二）基础设施的建设问题

把档案管理的理念和功能需求渗透至电子文件生成、传输和归档阶段，以保证电子文件的真实可靠性和长期可读性［4］。利用现代大数据技术开展档案管理，必然要对原先的档案管理工作空间进行改造，在硬件设施方面需要投入大量资金；同时更需要专业的管理人员特别是信息技术人员对大量的数字化档案信息进行科学归类和处置。这些硬件设施和人员配备，对一些规模较大的档案管理单位来说，可以申请专项资金进行处理；而对一些基层单位来说，这些改造资金占用本单位资金的数额较大，致使单位主要领导感觉不划算，进而影响了档案管理工作信息化建设的进程。

（三）档案管理过程中的网络信息安全问题

在网络技术飞速发展的今天，新的网络问题层出不穷，网络攻击的形式特别是网络黑客的攻击模式也各不相同，从而使档案库的具体数据受到剽窃、破坏等和各种各样的安全威胁不断出现［5］。面对这些档案管理中可能出现的网络信息安全问题，大的档案管理单位可以利用自己雄厚的资金、技术及人才优势，从容应对。但对于一些基层档案管理单位来说，在人员、技术、资金、设备等方面都处于非常薄弱的地位，很难应对日益复杂的网络安全局面，从而影响工作的整体运行。

（四）缺乏专业的档案管理人才

人才是社会发展的基础，是整个社会前进的动力。“人才是第一生产力”这一观念已经得到社会的普遍认可。但在具体的档案管理工作方面，通过近几年各个高校的系统培训，我们国家确实培养了一批档案管理人才，对推动档案管理的科学化、现代化、网络化发展具有积极的推动作用。但是在基层单位，这些具有相关技术的复合型人才是相对缺失的，这在一定程度上影响了基层单位档案信息化建设的进程。

三、推进档案管理信息化建设的策略

（一）转变观念，树立档案信息化发展理念

推动档案的信息化建设，对于提高档案的资源利用率，提高档案管理的工作效率，都具有积极的意义，这是任何人都否定不了的。在此基础上，转变观念，树立档案信息化发展理念势在必行。具体从以下几个方面来做：首先，在领导层面，档案部门的领导，特别是基层档案部门的领导，一定要跟上时代发展的步伐，认识到在社会信息化发展的今天，应该充分利用现代化信息化技术，转变自己的工作观念。我们知道，5G 技术已经深入发展，这些肯定对我们的生活造成影响，对档案管理来说也会造成深入的影响。领导者一定要首先转变自己的观念，只有领导重视了，才能推动单位档案管理工作的信息化和网络化建设。其次，对于基层的工作人员来说，一定要适应社会的发展。只有适应社会的发展，你才能在这个社会上立足，不能因为自己没有掌握先进的科学技术，就拒绝接受先进的科学技术，拒绝接受时代的改变，要充分认识到：只有接受新技术的熏陶，努力学习新技术才能更好地推进自己的工作，从而推进档案管理的信息化建设工作。通过近几年政府档案管理发展的变化，特别是一些地方政府，不断开展使用专项资金，采用招标的方式，借助第三方技术公司进行档案信息化建设，包括纸质档案的数字化建设、档案管理系统的现代化建设等。另外，一些专业的公司也在通过技术推广不断推进档案信息化的发展进程。相信随着信息化建设的进一步发展和各行各业各个角度的信息化进程，我们一定能够转变观念，建立档案信息化建设的科学氛围。

（二）推进档案管理信息化的硬件设施建设

档案管理本身就是一个费时、费力、费资金的工作，尤其是在现代信息化社会，一些网络硬件和软件设施都很昂贵，在档案信息化建设方面无疑是一个拦路虎，一定程度上影响了档案信息化建设的进程。鉴于此，档案主管部门特别是基层档案的主要领导，一定要重视本单位档案管理的现代化和技术化建设，不能因为档案管理需要更多的资金和技术就对档案部门有成见，甚至不愿意投入资金去推进档案管理工作。档案管理工作部门一方面要申请财政资金的支持，特别是利用国家每年下拨的专项经费推进项目建设及本单位档案管理的基础性设施建设；另一方面，也要和单位主要领导搞好关系，通过述职、引荐、工作汇报等方式发挥自己的主观能动性，向单位领导介绍档案管理的重要性，得到领导的重视和支持，争取将档案管理的资金列入本单位的信息化建设预算中，解决预算经费不足的问题。相信只要资金到位，档案部门的信息化建设就能得到很好的发展，从而推动其他工作的有序开展。

（三）多措并举，加强对人才的引进和培养

人力资源特别是顶尖人才，决定着一个单位的信息化发展方向。对于档案管理工作来说，现在信息技术的应用、档案资源的数字化、档案网络运行、档案服务器管理、档案基础设施建设等方面都需要专业人才进行评估和研究并推动工作进程。如果没有一个合适的人才管理机制，要想推动档案管理的信息化建设简直是不可能的。鉴于此，我们可以从以下几个方面进行着手：首先，对于一些大的档案管理单位，可以通过人才引进来吸引各方面专业人才，通过工作待遇、工作机制、资金分配等各个方面对档案管理的顶尖人才进行倾斜，使我们能够引进人才，留住人才；其次，对一些基层的档案管理工作者来说，可以通过系统培训、业务培训，业务进修、自我学习等方式提高自己的档案管理水平。不论是大的单位还是小的单位，都应该为档案管理人才提供继续学习的平台，使他们增长学识、丰富技能，帮助他们实现自身的愿望，提高自身的技能，进而为本单位的档案管理工作做出他们应有的贡献［6］。

（四）未雨绸缪，加强档案管理的制度化建设

没有规矩不成方圆，制度决定着工作的规范性，对档案管理工作尤其如此。我国在档案管理方面颁布了一系列的法律和规章制度，各个单位结合本单位实际情况，制定本单位的档案管理细则，在档案保存、开发、利用等环节建立一系列的工作台账和工作制度，推进档案管理的规范化、自动化建设。同时，面对信息化发展的需求，建立对我们发展有利的规章制度，帮助档案管理人员更好地开展工作，有针对性地推动基层单位的信息化建设，实现档案管理工作的创新发展。

档案管理的信息化是社会发展的必然要求，档案管理的信息化对推动档案的利用、提高档案管理的效率、推动我国的政治建设、推动地方政府的经济建设都具有积极的意义。我们党从建立之初就非常重视档案管理工作，随着习近平总书记提出“互联网+”等一系列政策体系，将档案管理的信息化、科学化建设也推向了一个崭新的阶段，我们一定要把握住这个千载难逢的发展机遇，把握住我们所处的光荣时代，推动档案管理的信息化、科学化建设。同时，各单位要结合自己的特点和发展方向，确立自己的信息化发展方向，建立相应的制度保障和激励政策，在人员管理、社会发展、档案开发等方面做出自己积极的贡献，最终实现基层单位档案管理工作与信息化的结合，推动档案管理体制的整体运行和科学发展。