数字化背景下档案事业高质量发展策略研究

吴雪玲 赵旺

摘 要：【目的】探讨数字化时代档案工作高质量发展策略，推进档案工作高质量发展。【方法】通过文献分析法对国内外关于档案事业高质量发展的相关文献进行梳理，分析我国档案事业的发展现状。【结果】我国档案事业取得了长足发展，但随着时代的进步，档案利用效果不够显著，人才队伍建设需要加强，档案数字化建设还需要完善。【结论】从加强档案数字化建设、拓展开放共享路径、提升档案信息安全、加强档案人才队伍建设等方面对各主题薄弱之处提出完善思路，以期为新时期档案工作高质量发展提供建议。

关键词：数字化；档案工作；高质量发展

中图分类号：G270.7      文献标志码：A    文章编号：1003-5168（2024）07-0142-05

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.07.029

Research on High Quality Development Strategy of Archival Enterprise Under the Background of Digitization

WU Xueling1 ZHAO Wang2

（1.School of Information Management， Zhengzhou University of Aeronautics， Zhengzhou 450046，China；

2.School of Management Engineering， Henan University of Engineering， Zhengzhou 451191，China）

Abstract： [Purposes] This paper aims to explore the high-quality development strategy of archival work in the digital era and promote the high-quality development of archival work. [Methods] Through the literature analysis method， the relevant literature about the high-quality development of archives at home and abroad was combed， and the development status of archives in China was explored. [Findings] China's archives industry has made great progress， but with the progress of the times， the effect of archives utilization is not significant enough， the construction of talent team needs to be strengthened， and the construction of archives digitization needs to be improved. [Conclusions] Therefore， this paper puts forward some ideas to improve the weaknesses of each theme from the aspects of strengthening the digitization construction of archives， expanding the open sharing path， improving the security of archival information， and strengthening the construction of archival talents， so as to provide exploration for the high-quality development of archival work in the new era.

Keywords： digitization; archival work; high-quality development

0 引言

當今时代，随着大数据的广泛应用，档案载体的变化、电子文件的大量出现给档案工作带来了巨大的影响。档案管理工作也面临着新的内外环境，从传统的实体管理向现在的数字管理转变。档案事业成为我国管理体制不可或缺的一部分，必须顺应这一趋势，积极应变。本研究旨在了解国内外档案事业发展的状况，借鉴其他国家档案事业发展的经验，促进新时期档案事业的转型和高质量发展。

1 国内外相关研究现状及动态

1.1 国内研究现状

方立霏［1］提出要普及档案意识、建设档案数据库、开发档案文化产品、开展档案文化活动，联合社会各界力量，全面地发展档案文化产业。冯惠玲［2］分析了新世纪新形势下我国档案事业面临的机遇和挑战，并指出我国档案工作应当紧跟形势，做出积极调整改革，形成档案工作新机制。胡燕［3］对档案及档案认知成果的接受活动进行了研究，认为档案需求水平的提高是一个努力创造档案需求环境、造就社会档案需求的过程，在这一过程中档案部门必须牢记自己的责任和义务，在与社会环境的互动中充分发挥自己的主观能动性。徐拥军［4］提出档案事业需要在新时代背景下转型、发展、变革，在从国家化转向社会化的趋势中体现出档案学者对我国档案事业体制改革的积极研究和探索。杨冬权［5］总结了改革开放以来我国档案事业取得的成绩，指出新时代档案事业的发展便利了大众的个性化档案建设，个人档案的建立需要集中加大整治力度，反映出档案事业突出服务、为民所用的思想。麻新纯和徐辛酉［6］认为电子文件是信息时代赋予中国档案事业可持续发展环境的技术精灵。

丁海斌［7］认为，技术因素和社会性力量存在着巨大的发展作用。技术性因素改变的主要是档案存在的微观物质技术形态和具体的管理方式、方法，而社会性因素改变的是档案工作的宏观机制。陈研［8］认为，要将档案开发技术与如今先进的理念相融合，主动把档案数据传播到开发档案的人员或者用户手中，让档案数据资源能得以充分利用。朱国康［9］认为，高质量发展是新信息时代下的新追求，区域链和数字化档案的深度交融必将引起新的革命化变革，两者的融合将会提升业务能力，实现数字档案的高智力、可持续发展。龚建海［10］认为，群众性档案事业须融合创新发展，在数字化背景下加强档案服务人员工作的转型。实现数字资源在区域内、行业内、部门中融合发展，提升档案服务者的工作能力、工作效率，实现数字档案的智能发展，便利人们的生活，使档案数字化产生切实的成果。张凤刚［11］认为，档案部门应以国家发展战略与重大项目为支撑，强化档案基础设施设备建设，提高档案安全管护能力，全面完善档案馆风险防范和应急预案的制定工作，推动档案事业高效发展。

1.2 国外研究现状

Ken［12］认为，档案管理工作要想顺应新的形势，应创新档案管理的模式、突破以往的档案定义，以及认识到企业档案的重要性。他强调在互联网时代，在数字档案管理工作中，纸质档案仍然发挥着举足轻重的作用，发展电子档案需要科学的档案管理。Cobbin等［13］将数字化技术应用到企业档案管理，并探讨了数字化为企业档案管理工作带来的机遇以及需要注意的事项。Zhan和Widen［14］谈到，在大数据时代，图书馆或档案馆中的数据可以通过多种方式更好地被管理，公民也可以轻松承担起管理者的角色，从而更有效地利用馆藏资源。

综上所述，我们可以看出技术因素与社会因素是影响档案发展的主要因素。技术因素促进档案事业的转型，把新技术应用到档案管理工作中，实现档案资源的共建与共享、档案利用的便捷化与智能化；社会因素促进档案事业体制改革，使档案工作更好地与社会协调发展，满足大众不断增加的档案利用需求。而档案工作怎样为社会的全面、高质量、可持续发展服务？如何构建新时期档案事业发展新格局？正是本研究的重点。

1.3 发展趋势

新时期，档案事业高质量发展问题是推进档案事业融入国家发展大局的基础性工作，是档案事业顺应改革发展新常态的表现，是社会各项事业发展的重要组成部分。档案事业发展综合体现在经济、文化、科技等方面的相互协调与融合，档案与社会的融合与协调，有助于档案更好地为党和国家服务、为人民服务，有利于档案治理效能的进一步提高，进而推动档案工作走向现代化、走向开放，构建新时期档案事业工作发展新格局。

2 我国档案事业发展现状

自新中国成立以来，我国档案事业取得了长足进步。在档案资源的收集、整理和利用方面，我国各级档案部门通过多种方式积极开展档案资源收集工作，档案资源日益丰富，并注重规范化、标准化，加强档案分类、编目、鉴定等基础工作，使得档案资源得到了更加全面、系统的保存和利用。在档案馆建设方面，档案机构注重基础设施建设与数字化档案馆建设，提升了档案的管理效率和服务水平。此外，我国不断完善档案法律法规体系，先后制定了《档案法》《档案法实施办法》等一系列法律法规，并加强档案法规的宣传与执行，提高全社会的档案意识，为档案事业的规范化和法制化提供了坚实的保障。在档案学研究与教育方面，我国档案学界积极推动理论创新和人才培养，为档案事业的持续发展注入了新的活力。在国际交流与合作方面，我国档案学者积极参与国际档案事务，提升了我国档案事业的国际影响力和竞争力。这些成就为经济社会发展提供了有力支持和保障，同时也推动了档案事业的不断发展进步。但随着时代的发展，我国档案事业仍然存在一些不足之处。

2.1 档案数字化建设还需要加强

档案数字化是提高信息管理效率、保护文化遗产和促进信息共享的关键。随着数字化时代的到来，我国各级档案馆正在积极推进档案数字化工作。虽然我国已经在档案数字化方面取得了一定的成果，但整体数字化程度不高、数字化范围不广，这些都会影响数字化档案管理的效率、质量和可持续性［15］。某些地区和机构缺乏足够先进的技术基础设施来支持大规模的档案数字化项目，而且档案数字化项目通常需要昂贵的硬件和软件设备，以及培训工作人员和维护数字档案的费用，这也会对一些机构的财政状况造成压力。进行檔案数字化建设，需要培训和招募具备相关技能的工作人员，一些档案机构因缺乏这些高素质人才，导致档案数字化工作进展迟缓。解决这些问题需要综合性的措施，包括投资于技术和基础设施、制定标准和规范、培训和招募合适的人才等。数字化档案管理在提高信息访问性、便捷性和可持续性方面具有巨大的潜力，但需要克服这些挑战才能实现其最大价值。

2.2 档案利用效果不够显著

要想档案蕴含的价值得以充分发挥，就要提高档案的管理和利用效率，更好地利用这些宝贵的资源来支持国家和社会的发展。虽然我国的档案管理工作取得了一定的成果，但是在档案利用方面还存在一些不足。例如，一些档案馆的档案利用方式不够灵活、档案利用服务不够完善等，这些都会影响档案的利用效果［16］。当前档案利用效果不高可以归因于多种因素。许多部门和机构在管理自己的档案时存在信息孤岛和档案分散管理的现象，这使得档案难以互通和共享，导致档案的整体利用效率不高。不同地区和机构之间的档案数字化发展水平不均衡，一些地区和机构可能仍然依赖纸质档案，也降低了档案的利用效率。元数据是实现档案有效管理的关键，但一些档案缺乏清晰、一致和准确的元数据，这也导致档案难以被有效地检索和利用。也有一些机构缺乏适当的技术基础设施和工具，难以支持高效的档案管理和利用。某些档案可能包含敏感信息，一些档案机构出于对档案的保密和隐私考虑，对档案的利用持谨慎态度，限制了信息的共享和利用。

2.3 档案保密工作需要进一步加强

随着社会的发展，档案涉及国家安全和个人隐私等敏感信息，需要进行保密处理。但是，在实际操作中，一些档案馆的保密工作还存在一定的问题，如保密措施不够严密、保密人员素质不够高等，这些都会影响档案的保密性和安全性。某些档案管理系统缺乏严格的权限控制，仅采用弱密码和身份验证措施，这样容易受到未经授权的访问或黑客攻击，增加了数据泄露的风险。还有不规范的存储和传输，导致敏感档案在存储和传输的过程中不够安全。也有些档案机构对工作人员的培训力度不足，档案工作人员不了解如何正确处理和保护敏感档案，缺乏对信息安全的充分认识［17］。档案保密工作是档案管理工作的重中之重，当前我国的档案保密工作仍存在一些不足。加强档案保密工作需要综合性的措施，包括技术、政策、培训和监管等方面，防止数据泄露和滥用，维护国家和组织的安全和声誉。

2.4 人才队伍建设需要加强

在数字化时代，人才资源已经成为最重要的战略资源，档案事业的发展也需要专业的人才支撑。但是目前我国的档案人才队伍建设还存在一些问题和挑战，如人才培养不够系统、人才引进不够到位、档案人才队伍的数量不足等，尤其是高级档案人才的稀缺，导致档案工作的质量和效率难以提升［18］。现有档案人才培养体系不完善，教育机构相对匮乏，缺乏系统化的培训课程和专业发展路径。此外，档案学科在高校的普及度不高，缺乏相关专业的学生。激励机制不够完善，档案人才的薪酬待遇相对较低，没有较好的晋升机制和职业发展空间，导致了对人才的吸引力不足，人才流失情况较为严重。档案工作需要与信息技术相结合，应用新技术提升工作效率和服务能力。当前档案人才队伍的技术应用能力相对薄弱，对新技术的掌握和应用能力不足。

3 推动档案工作高质量发展的策略

创新是引领发展的第一动力。习近平总书记强调，要推动档案事业创新发展。这为新时代档案事业实现高质量发展提出了明确要求、提供了根本遵循，也指明了未来的档案工作应朝着加快科技创新和转型升级的发展方向。做好新时代档案工作，要把科技创新摆在档案事业发展全局的核心位置，以科技创新培育新发展动能，引领和推动档案事业高质量发展。

3.1 加强档案数字化建设

在信息化时代推动档案事业发展，要加强档案科技支撑，进一步提升档案信息化水平。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，将“档案信息化建设再上新台阶”和“档案工作基本实现数字转型”写入了新的发展目标，数字转型已成为档案事业高质量发展的动力和引擎［19］。档案科技创新与数字化建设是推动档案事业转型发展的重要驱动力。要加强顶层设计，制定全面的数字化档案发展战略，确保这一战略与组织的长期发展目标相一致。投资于高效、可扩展的基础设施，制定并遵守数字化档案标准，以确保一致性和可访问性。提升档案科技创新能力，鼓励研发创新技术，加大研究力度，解决数字化档案面临的问题。推动数字档案馆的建设，提供在线访问和资源展示。推动新技术与档案工作的融合，提高数据处理能力。建立跨部门的档案资源共享平台，提高服务效率。建立质量监控机制，定期评估数字档案的质量和服务水平。通过聚焦科技创新，实现档案工作顺利向数字化转型。

3.2 拓展开放共享路径

2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订了《中华人民共和国档案法》，把档案开放的年限从30年缩短至25年，從法律层面上加快了档案开放的速度，提高了档案开放的程度。档案开放与利用，是档案信息资源建设的重要部分，是传承文明、记录历史、走向社会主义现代化建设的基础性事业。当前，我国档案的总体开放水平较低，利用效果和利用率都处于较低水平。因此，探索影响档案开放和利用的因素，研究档案的开放与利用和其影响因素之间的作用与关系，是促进档案信息资源利用和发展档案事业的重要任务［20］。为提升档案的开放共享力度，加大档案的信息化程度，加强档案信息资源的整合，应以科技作为突破口，建立一体化的档案管理系统，整合不同部门和机构的档案，促进信息共享和互通。增加技术性的基础设施和工具，推进档案开放和利用的现代化。

3.3 保障档案信息安全

档案信息安全是档案事业可持续发展的根基，是国家经济增长、社会稳定发展以及人民生命财产安全的基础性保障。在信息化时代，牢固树立总体国家安全观，要高度重视档案信息安全问题，并把档案实体安全提升到信息安全战略的高度。纸质类型的档案随着时间的推移和存储环境的变化，在不同的环境下，会出现一定的老化和损毁现象；随着互联网的大规模使用，电子档案的数量也在急剧增加，电子档案的安全问题也开始显现。因此，需要运用科学高效的方法，做好各种形式载体档案的安全保障工作。实现档案保障能力提升，可以通过以下几个途径：一是加强组织领导，建立安全防范机制，不断修订和完善档案管理制度。二是严把档案搜集质量安全关。三是不断提高档案存放条件。四是强化技术加持，使用智能化设备，将物联网传感设备与人工巡检相结合，消除事故隐患、落实安全措施、预防事故发生，提升档案安全风险防控能力。五是提高档案工作者的政治素养及业务水平，用科技手段管理档案工作人员，实现“人档分离”，保证档案的信息安全。由于档案的安全问题是持续变化的，所以档案的安全保障工作也应随着新情况而做出改变。

3.4 加强档案人才队伍建设

加强档案人才队伍建设，首先要优化人才培养模式。档案人才培养规划是确保档案管理领域具备高素质人才的重要组成部分。明确档案人才培养的长期目标和愿景，评估当前和未来档案管理领域的人才需求，制定综合的档案人才培养战略计划。依据人才培养计划开发专业课程和培训体系，包括基础知识、技能培训和专业领域的深化学习，定期评估和改进培养计划，确保与时俱进，满足不断变化的需求。推进档案工作与其他领域的合作与交流，促进档案工作者之间的沟通，有助于拓宽档案人才视野，分享先进经验。

在档案管理领域，要求档案工作者具备一系列知识、素质和重要技能，以胜任复杂的工作任务，并提供高质量的服务。面对新型信息技术迅猛发展的新形势，档案工作者要紧跟经济社会发展实践，立足数智背景，锤炼全局、创新、前瞻的思维。要有深入的专业知识和技术技能，包括档案分类、数字化技术、信息管理和法规等方面的知识，熟练运用数字化工具和档案管理软件，有效地管理和维护档案。利用自己的专业素养，回应人民群众日益增长的查档用档需求和档案文化需要，推动档案事业转型发展和高质量发展。

4 结语

在新时代数字化转型战略背景下，云计算、大数据、人工智能、5G等新型技术的应用推动了档案工作的发展和档案信息化战略转型。在信息化时代，要重视技术解决档案管理问题，顺应时代需求，推动档案管理工作改革创新，加强档案工作“四个体系”建设，服务中国特色社会主义事业，推动档案工作从高速度发展向高质量发展跃迁。

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收稿日期：2024-01-29

作者简介：吴雪玲（1998—），女，硕士生，研究方向：档案管理研究；赵旺（1978—），男，博士，讲师，研究方向：大数据分析与应用。