基于内部控制的办公自动化系统设计与研究

黄馨玉 李文怡 贺宏达

收稿日期：2023-08-18

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.005

摘  要：內部控制是现代企业管理的有效工具，但因其涉及面广且要求具体，线下实施管理成本较高。办公自动化系统（简称OA系统）已经广泛应用于企业管理中，OA系统与内部控制结合有助于内部控制落地实施、提升管理效率、构建企业协同管理体系。从系统架构设计、系统功能设计、数据库表设计三个方面阐述了基于内部控制的OA系统研发思路，并结合内部控制思想对系统各功能模块进行了详细描述。

关键词：内部控制；OA系统；Spring Boot；管理

中图分类号：TP317  文献标识码：A  文章编号：2096-4706（2024）06-0020-04

Design and Research of Office Automation System Based on Internal Control

HUANG Xinyu， LI Wenyi， HE Hongda

（Tianjin Academy of Agricultural Sciences， Tianjin  300192， China）

Abstract： The internal control is an effective tool for modern enterprise management， but due to its wide coverage and specific requirements， the cost of offline implementation and management is relatively high. The office automation system （OA） has been widely used in enterprise management， and the combination of OA system and internal control helps to implement internal control， improve management efficiency and build a collaborative management system for enterprises. The research and development ideas of this OA system are expounded through three aspects of system architecture design， system function design and database design， and each functional module of the system is described at length based on internal control ideas.

Keywords： internal control; OA system; Spring Boot; management

0  引  言

内部控制是现代企业管理的产物，能够帮助企业增强竞争能力，提高工作效率、防范风险。但内部控制较为复杂，线下实施流程烦琐，在一定程度上影响了内部控制发挥作用。OA系统作为高效的办公工具，在提高办公效率方面发挥了极大优势，现已广泛引用于企业管理中，但是以内部控制作为底层业务逻辑的OA办公系统案例并不多。如将内部控制逻辑嵌入到OA系统中，一方面以OA系统为载体能充分发挥内部控制在资金管理、行政管理、合同管理等方面作用，另一方面有了内部控制的约束OA系统在使用上也更为规范。

1  关键技术及架构设计

1.1  关键技术

开发语言使用Java，OA系统可能在不同操作系统上运行，选择具有跨平台性的Java语言能够简化系统开发和维护工作，同时Java强大的生态系统能够提供多种解决方案，满足开发需求。Web容器选择Tomcat，因其具备跨平台、支持负载均衡、开源、简单易用等特点。数据库选择Oracle 12c，相较之前的Oracle数据库版本，Oracle 12c引入了“多租户”的数据库管理概念，使得在同一数据库中，可以支持多个租户，每个租户拥有自己独立的数据和管理。这种架构可以更好地支持云服务和虚拟化技术。

1.2  网络架构设计

系统采用B/S模式，B/S模式具备安装维护简单，可跨系统、跨平台使用等优点[1]。为节约网络设备运营、维护成本OA系统使用私有云服务，好处是不需要购置硬件设备，只需要向云服务供应商按需租用资源，不用考虑软、硬件的升级、维护问题，非常节约成本。私有云是面向客户需求建立的信息处理模式，可建立独立的数据处理体系，有效控制数据服务结构质量，保证信息交互管理的安全，更好地为用户服务[2]。基于内部控制的OA系统需要两台ESC服务器分别作为Web应用服务器和数据库服务器，Web应用服务器使用Linux操作系统提供更为稳定的运行环境。防御系统采用WAF防火墙，部署在Web应用服务器前端，解析HTTP请求中的响应元素，对存在威胁的请求进行拦截，实现对站点的保护[3]。系统网络架构如图1所示。

1.3  开发架构设计

系统开发框架采用Spring Boot，Spring Boot是建立在Spring基础之上，通过践行“约定优于配置”的理念，开发者只需要非常少的几个配置，就可以迅速方便的搭建起来一个应用或者微服务[4]。Spring Boot微服务架构便于系统业务延展，同时减少系统性能损耗以及服务之间调用频率[4]。

系统架构分为展示层、控制层、服务层、数据访问层、模型层。

展示层：面向用户，将获取的数据展示到页面，负责将OA系统所有前臺功能展示给用户。

控制层：响应用户需求，负责前、后端交互，接收前端请求，调用业务层处理请求，接收业务层返回的数据，最后将结果返回到客户端。

业务层：存放OA系统业务处理逻辑，业务层不直接调用数据库，而是通过调用数据持久层的接口访问数据库。业务层会将处理结果返回给控制层。

数据持久层：负责把数据放到持久化的介质中，同时提供CRUD操作。

模型层：用于存放实体类，与数据库中的属性基本保持一致。

2  功能设计

系统功能架构如图2所示。

图2  功能架构图

2.1  印章管理模块

该模块用于管理印鉴。包括用印审批、刻制印章、印章启用交接、印章停用、印章销毁处置审批、印章遗失废止。印章是行使职权的重要工具和凭证，具有一定的法律效力，其合法性和权威性代表了使用方的责任与权益[5]。传统线下审批模式，缺乏信息技术支持，印章管理整个流程的记录很难归档保存[6]。借助OA系统，用印申请人在OA系统上填写表单数据后发起申请，从申请人所在部门领导到分管领导最后到法人代表逐级审批。审批结果抄送印章管理员，申请人凭OA系统审批凭证到印章管理员处用印。印章的刻制、启用、交接、停用、销毁必须经OA系统审批通过方可进行，一方面规范印章管理，另外在OA系统上留痕也使工作有据可查。

2.2  合同管理模块

用于各类合同签署前的审批把关。包括财务专项合同管理、自有经费支出合同管理、危化品购买合同管理、劳务合同管理、资产出租和处置合同管理等。申请人针对不同类型的合同在系统上选择好入口，所有类型合同都必须经过申请人所在部门领导审批同意后才能进入下一审批节点，系统根据提交申请时的合同类型自动选择下一个环节对应业务处室审批人，最后由法人代表审批通过后，该项合同才能签署。为了防范风险，保障企业权益，重要合同会在审批环节中增加“法律顾问审核”环节，未通过法律顾问审核的合同返回给申请人修改直到通过，再进入下一审批节点。相较于传统线下审批方式，使用OA系统审批一是省去申请人奔波麻烦，二是审核人如有修改意见可直接在系统上对合同进行修改，包括申请人在内流程中所有节点用户都可以看到修改过程，整个合同审批流程便捷、透明。OA系统还可以对合同审批数据做统计，可以导出报表方便归档、查看[7]。

2.3  “三重一大”管理模块

“三重一大”是指重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用。贯彻落实好“三重一大”制度有利于维护资金资产安全，从源头上预防和治理腐败。OA系统中该模块主要用于规范“三重一大”会议制度实施过程，包括党委会议题登记、会议纪要审批、支委会议题登记、支委会会议纪要审批四个模块。OA系统里该模块具体实现方式为，由部门专门负责会议工作人员发起会议申请，经本部门领导、单位党政办公室负责人，党委主要领导审批同意后安排线下会议。会后会议记录人员通过OA系统将逐级审批通过的会议纪要发给会议申请人作为后续工作的依据。该模块体现了会前有准备，会中有记录，会后有落实，对“三重一大”会议流程起到了规范作用。

2.4  会议管理模块

会议管理模块主要侧重会前管理，申请人通过该模块可以抢占式预定会议室，填写好参会时间和参会人员，OA系统会自动在会议开始前给参会人发出参会邀请，提醒参会。同时系统保存会议召开记录，方便后续统计会议召开情况，为精简会议工作提供数据依据。

2.5  日常办公模块

用于日常行政工作管理。该模块下面包含了公文档案借阅、用车管理、信息发布、介绍信、请假等子功能模块，用于满足日常行政管理需求。针对不同用户身份，系统设置了不同的审批流程。以请假申请为例，普通职工请假仅需要本部门领导最终同意即可，而部门领导请假则需要单位主要领导审批同意。

2.6  公告模块

用于查看通知、公告信息，指定用户有发布权限，其他用户有查看、下载权限。该模块还可以设置通知提示，发布重要通知后可提示相关用户查看，同时发布者能够看到通知已阅数量，较传统张贴纸质通知的方式更加精准、高效。

2.7  报销管理模块

实施内部控制主要目的是降低经济活动中的风险，提升经济效益。对企业来说，费用报销是常规工作，但也是最容易出现经济问题的环节。传统纸质线下签批报销模式监管难，存在代签及篡改风险[8]。因此基于内部控制的自动化办公系统设计了报销管理模块。该模块下面包括出差申请、公务接待申请、专项会议申请、培训会议事前申请、报销申请、退款申请六个子功能模块。根据内部控制规定公务出差、公务接待、举办会议等活动必须严格履行事前审批程序，未获审批的不得开展。各级领导审批时，应根据实际业务需要严格把关，避免不必要费用支出，一旦发生违规违纪问题，能够根据系统审批记录追溯责任。以出差申请为例，出差人员在OA系统上填写出差申请，首先由会计审核预算，经本部门领导审批同意后可出差，而部门领导出差须经单位主要领导审批同意。

3  数据库表设计

参考其他管理系统[9，10]设计思路。系统设计了20张数据表，分别是：用户信息表、部门信息表、功能模块信息表、角色表、权限表、印章申请记录表、合同审批记录表、会议申请记录表、请假信息表、公文档案借阅记录表、用车申请记录表、信息发布申请记录表、介绍信申请记录表、公告信息表、出差申请记录表、公务接待申请记录表、专项会议申请记录表、培训会议申请记录表、报销记录表、退款记录表。

以用户信息表为例展示数据表的具体设计。用户信息表保存用户基本信息，其中“open_id”字段决定了用户在系统中拥有的权限，该字段是权限表的主键。具体设计如表1所示。

表1  用户信息表

序号 名称 类型 长度 是否为空 注释

1 id int 11 否 主键

2 username varchar2 20 否 用户名

3 password varchar2 20 否 密码

4 open_id varchar2 20 否 授权字符串

5 hiredate date 7 否 入职日期

6 dept_id int 11 否 部门编号

7 role varchar2 20 否 角色

8 post varchar2 20 否 职务信息

9 status tinyint 4 否 状态

10 create_time date 7 否 创建日期

11 update_time date 7 否 更新日期

4  应用效果

系统首页效果如图3所示，最新发布的通知会在系统首页显示，提醒用户查看。财务报销申请频繁，所以将各类财务报销申请表单归类到“报销应用”中，直接展示在首页，方便用户查找。将日常工作、合同管理、三重一大、印章管理、公告、会议管理模块统一归类到“办公应用”中，用户可根据实际需要查找、使用，以日常工作模块为例，用户点击进入后可以看到该模块下包含的所有申請单。根据内部控制要求在OA系统中预先设置好审批流程，用户只需选择正确申请入口，接下来每一环节审批工作由系统自动调度相应用户完成，所有审批记录都会在OA系统上留痕，作为后续工作凭证。图4以日常工作模块下用车申请为例，展示从申请人填写表单到审批结束的完整流程。

5  结  论

基于内部控制的办公自动化系统是互联网技术与内部控制融合的成果，在互联网技术的助力下，内部控制的实施效果较传统线下方式有了显著提高。另一方面，根据内部控制的思路设计流程也使得OA系统更为规范、合理。二者结合体现了互联网背景下行政管理方式的转型升级。

参考文献：

[1] 王慧.OA协同办公系统数据集群高可用性研究 [J].现代信息科技，2023，7（16）：143-146+150.

[2] 曹海艳.基于OpenStack的私有云管理平台的研究与实现 [D].成都：电子科技大学，2023.

[3] 马月，侯雪城，吴佳帅，等.Web应用防火墙（WAF）技术的综述 [J].计算机时代，2020（3）：13-15+19.

[4] 黄瑞泉.基于Spring Boot框架的地图监管系统 [J].计算机系统应用，2021，30（8）：89-95.

[5] 孙丙海.基于数字签名和数字水印的电子政务安全管理平台的设计与实现 [D].北京：北京交通大学，2023.

[6] 李玲.医院智慧管理建设背景下印章管理系统构建实践 [J].现代信息科技，2022，6（4）：12-15+20.

[7] 夏孝俊.集团型公司信息化合同管理系统的开发与集成应用 [J].现代信息科技，2022，6（20）：155-158.

[8] 王言伦.企业智慧报销系统设计 [J].无线互联科技，2023，20（5）：57-59.

[9] 徐云松，曹媛媛，王肖奕.基于MVC架构的ERP财务管理模块的设计与实现 [J].微型电脑应用，2021，37（3）：155-158.

[10] 马铭赛.SaaS模式下国美集团协同办公系统的应用研究 [D].北京：北京邮电大学，2018.

作者简介：黄馨玉（1990.01—），女，汉族，辽宁辽阳人，助理研究员，硕士研究生，研究方向：计算机应用技术、信息化；贺宏达（1984.07—），男，汉族，天津人，助理研究员，本科，研究方向：管理学；李文怡（1995.08—），女，汉族，天津人，助理政工师，本科，研究方向：管理学。