高质量发展背景下公立医院档案管理质量及提升策略研究

卓炫彬

（河源市人民医院，广东河源 517000）

近年来，随着《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》等一系列政策的陆续发布，人才技术要素在资源配置中的重要性得到了进一步强调。从现实情况来看，各医院对卫生技术人员的全面、快速、精准及合理配置的需求日益凸显，已成为常态化要求。医院人才档案管理作为医院人力资源管理工作的关键环节，具有不可替代的重要性。高效且完善的医院人才档案管理系统，不仅能够显著提升人才管理效率，提高医护人员的满意度，为医院实施人才战略提供有力支撑，而且能够推动医疗资源管理的持续优化以及服务水平的全面提升，进而助力医院在激烈的市场竞争中提高核心竞争力。所以，研究医院人才档案管理工作是非常必要的。

一、医院人才档案的内涵

医院人才档案是医院人力资源管理的重要组成部分，通常涵盖了人事档案和医务人员业务技术档案两大方面。

人事档案主要记录了员工的身份信息、学历背景、工作经历、政治面貌以及品德表现等方面的信息。这些信息以纸质档案袋的形式存储于档案室中，系统地反映了每个人在不同阶段的成长经历。然而，传统的人事档案管理方式存在更新不及时、难以详细描述员工专业技术水平等问题，且纸质档案容易破损和丢失，难以有效支撑医院的人才盘点和人力资源开发工作[1]。

医务人员业务技术档案则是医院记录本单位业务技术人员在医疗、科研、教学、继续教育等各方面个人资料的原始文件及对应的电子档案。完善的医务人员业务技术档案不仅能够全面体现医务人员的个人及业务发展过程，是单位了解个人情况的重要资料，而且可以展示医疗单位的业务技术水平和科研实力[2]。

近年来，随着医院人力资源管理的不断发展，越来越多的医院开始将医务人员业务技术档案与传统的人事档案相结合，共同作为人力资源管理中员工信息的重要组成部分。本文将其统称为人才档案。由于人才档案能够直观地反映医院的医疗技术现状、体现医院的医疗水平和医务人员队伍结构，越来越受到医院管理者的重视。通过加强人才档案管理，医院可以更好地进行人才盘点、人力资源开发和提升整体竞争力。

二、医疗人才档案管理的现状分析

医护人员的满意度通常被视为评估档案管理质量的关键指标。为深入了解医护人员对所在医院档案管理工作的评价，笔者进行了相关调查。经过统计分析调查结果，笔者确定了影响医护人员对医院档案管理满意度的主要因素。这些因素的明确，为医院管理者提供了宝贵的参考，有助于他们精准定位档案管理中的薄弱环节，并采取相应措施，以提升档案管理水平。2023年4月至5月，HY医院随机抽取276名在职员工，进行档案管理满意度调查，对应的赋值从1到3（“1”表示不满意，“2”表示基本满意，“3”表示非常满意）。调查结果如表1和表2所示。

表1 HY 医院医护人员对档案管理工作的满意度调查结果

表2 HY 医院档案管理工作存在的问题调查结果

笔者通过分析HY医院的问卷调查数据，可以看出HY医院在人才档案管理方面存在以下几个主要问题。

1.在组织层面，医院领导对人才档案管理工作的重视程度不足，导致了专业人才队伍的缺失以及信息化投入的匮乏。部分医院领导高度关注医疗技术人员的培养，却忽视了人才档案管理的重要性和专业性。因此，医院缺乏专业的人才档案管理队伍，未能建立健全的工作流程和机制，无法充分调动相关工作人员的工作积极性，进而影响了人才档案管理的质量，制约了人力资源管理的效率。从实际情况来看，大多数医院的人才档案管理人员往往来自卫生管理、临床护理、药剂等专业背景。他们缺乏档案管理方面的专业知识和技能，也没有接受过系统而专业的档案管理培训[3]。此外，医院在资金分配决策时常常忽视人力资源信息化建设的投入，导致许多医院仍然停留在以人工处理和纸质档案归集为主的传统模式上，未能建立起高质量的人才信息库[4]。

2.在内容和更新频率上，档案资料收集不够规范，材料信息更新不及时。由于人才档案包含的内容广泛且来源多样，除了人力资源部门外，还涉及员工本人、医务处、护理部、科教科等多个部门和角色。不同部门、科室之间在人才档案管理和利用上缺乏有效协同，既没有建立起人才档案共建共享的流程制度，也缺乏高效的信息化手段来支持这一工作。因此，负责人才档案管理的人事部门只能在年底年初或职称评审时要求各部门和员工本人进行突击式收集、提交材料，然后集中审核、更新维护。这种方式不仅效率低下、准确性难以保障，而且提交的各种材料往往缺乏规范性，可重复利用度差。此外，从管理理念上来说，部分医院只关注在编人员的工作经历与工资职级等内容，却忽视了对其成就业绩、医技水平、科研学术、教学情况等资料的汇总整理，也忽略了其他类型人员如合同员工、劳务派遣人员、进修人员、借调人员、双跨人员、引进人才、特聘专家以及退休员工等的人才档案信息管理。这种管理方式使得医院无法对整体人才队伍做出更全面的评估和判断。

3.在信息化程度方面，医院在人才档案管理方面的信息化程度仍然不高，其应用价值尚未得到充分体现。许多中小医院仍采用传统的手工模式进行人才档案管理。尽管越来越多的三级医院随着医院资源管理系统（HRP）的建设推进，开始引入人力资源管理系统，基本实现了从纸质档案管理向电子化档案管理的转变，但由于多种原因，其信息化程度仍有待提升。具体来说，由于软件缺乏行业统一标准、系统功能不完善、缺乏相关管理制度，医院普遍存在“重管理、轻应用”的现象，导致医院内部很多人对电子档案缺乏信任。他们认为信息化增加了不必要的工作量，实际价值不大。此外，部分医院在人才档案信息化建设方面，仅由信息科或人事科主导，工作落实仅停留在电子设备的更新与软件的部署、应用，未进行充分培训和价值宣传，导致存在对设备及软件应用认识不足的现象，无法真正发挥出人才档案信息化的应有价值[5]。

4.在应用价值方面，医院在人才档案的应用价值方面存在共享不足、利用率低、价值难以充分体现的问题。不少医院仍然片面强调传统人事档案管理的保密性，将档案管理视为人事部门的独立职责，缺乏服务意识和资源共享意识。这种“重管理、轻利用”的现象导致档案管理的价值难以被医院领导和各部门所了解，从而使得人才档案在医院现代化管理中的作用无法得到充分发挥。在这种观念的影响下，医院更注重基础人才资料的归档和内容维护，而忽略了对于这些人才档案的整合、数据分析以及价值挖掘。因此，人才档案难以为医院的人力资源优化配置、岗位调动等工作提供有效参考，也无法实现档案信息的价值最大化[6]。同时，管理层对人才档案管理的重视程度不足，通常仅要求简单的数据统计分析，未能有效推动人才档案管理水平的提升。而一线档案管理人员也缺乏相应的规划和档案资源利用意识，从而导致人才档案资源的利用效率较低[7]。

三、医疗人才档案在医院人力资源管理中的应用价值

医院人才档案管理在医院人力资源管理中具有基础且至关重要的地位。从多个层面来看，其应用价值主要体现在以下几个方面。

首先，对于医院层面而言，人才档案能够为领导决策提供更加精准的数据支撑。通过深入分析人才档案，医院领导可以全面了解本单位及各科室的人员结构、业务技术水平以及科研能力，从而为制定针对性的人才培训培养计划、人才引进计划提供有力依据，实现更加科学的宏观调控和决策应对。

其次，在部门层面，人才档案对于优化人力资源配置、科学高效选拔和评价人才以及促进学科发展具有积极作用。各部门管理者在相应权限下能够更全面地掌握员工信息，深入了解其专业能力，进而合理安排岗位，实现“人尽其才、才尽其用”的目标。此外，在涉及多部门的人才评价场景时，如人才选拔、评优、年度综合考核、职称评定等，人才档案能够提供丰富翔实的原始材料作为考评依据，不仅为相关部门节省时间和精力，而且能确保考评结果更具说服力、更加公正客观[2]。

最后，对于员工个人而言，科学规范的人才档案管理有助于引导员工关注自身职业成长，并提升员工对医院的综合满意度。在规定权限下，员工可以查询、核实、更新和维护自己的人才档案。这一过程不仅有助于确保人才档案的真实性、准确性和时效性，而且能让员工更加关注自己的职业成长情况。同时，在各种人才评价场景中，员工可以避免突击式重复提交各种证明材料，切实提升满意度和归属感。

四、医疗人才档案管理的对策探究

（一）提高医院领导及各部门的重视程度，完善并创新相关管理制度，提升档案管理人员的综合能力

通过对智慧管理、高质量发展、国考等相关政策的深入解读，人力资源部门应积极向医院领导阐述人才档案管理的重要性，使其深刻意识到档案管理对医院整体经营发展和持续保持领先优势的关键作用。医院领导层的重视将为人力资源部门提供更有力的支持，从而推动相关制度的完善和创新，提高档案管理人员的综合能力，并加大配套的信息化投入。

在院领导的支持下，医院应打破陈旧的人事档案管理制度束缚，积极建设、完善并创新人才档案管理体系和制度。这是确保人才档案管理工作顺利开展的重要基石。早期的档案管理可能不会直接产生经济收益，但其工作质量与投入力度密切相关[8]。因此，制度建设不仅要符合国家政策引导方向，而且要紧密结合医院自身的发展状况和未来战略目标，进行管理模式和制度的创新。同时，医院要考虑人事部门的需求，要统筹兼顾其他协同部门、科室及医护人员的实际需求，围绕规范、全面、动态更新的人才档案，制定明确的采集标准，具体划分各部门的任务、责任和权限，建立流程化、规范化的管理机制，并利用信息化手段确保执行落地，从而保障人才档案管理工作的高效开展。

此外，医院还应通过明确工作规范、提供专业培训、鼓励外出学习、引进优秀人才以及制定激励措施等手段，坚持正确的用人导向。在选拔人才时，医院应把是否增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，以及是否树立正确的世界观、人生观和价值观作为重要标准[9]。同时，医院要积极增强档案管理人员队伍的服务意识，营造积极向上的工作氛围，不断提高其专业水平和综合素质。

（二）明确人才档案的内容、采集标准及覆盖人员范围，以提升内容的完整性和准确性

人才档案信息资源的完整性和准确性是医院实现人力资源高效管理的重要前提。在信息的完整性方面，除了院外的档案信息外，员工院内人才档案的持续动态更新和完善至关重要。《公立医院运营管理信息化功能指引》明确提出：“支持员工从入职到离职退休全过程人员的档案信息全面管理维护。”档案内容应包括员工入职信息、员工档案管理、职称管理、虚拟组织人员管理、资质证件管理、年度考核记录、个人简历、奖惩记录等关键信息。同时，档案管理覆盖的人员类型上也要做到全面覆盖，不仅包括在编员工，而且要根据实际情况覆盖合同员工、劳务派遣人员、临聘人员、返聘人员、进修人员、借调人员、双跨人员、引进人才、特聘专家以及退休员工等各类人员。

在此基础上，不少医院还结合医院管理的实际需要以及重大公共卫生事件防控、DRG付费改革推进等实际要求，探索性地将员工的科研情况、教学情况、出勤记录、医德医风考核情况、人才评优项目、DRG相关指标等信息也纳入医院人才档案管理范畴。医院通过整合科研、教学、医务等相关部门多渠道采集相关新信息，实现对信息的全面汇总，以便能够多角度、有效地反映医院员工的工作情况。这样不仅为后续的人才激励、职称评审、人才评优等应用提供了更有价值的内容，而且也获得了医院领导和职工的广泛认可，值得后续进一步推广和应用。

围绕人才档案的重要性对全院职工进行宣讲也是必不可少的环节。通过宣讲，医护人员形成“每个人都是自己人才档案的第一责任人”的意识，并在平时工作中及时、主动提交和更新自己的相关材料，从而确保档案的完整性和准确性。

（三）建立人力资源管理系统并做好相关配套工作

在信息化时代的今天，医院不仅需要妥善管理纸质档案，而且应积极利用现代信息技术手段，结合制度创新，改进人才档案的收集方式和方法。这样可以解决原有信息不全、不规范、不准确、更新频率低等问题，推动人才档案管理向规范化、高效化、便捷化方向发展。

信息化建设包括硬件和软件两个方面。在硬件环境建设上，医院需要投入资金购置计算机、打印机、扫描仪等相关技术设备。在软件环境建设上，医院应设计或采购专业的医院人力资源管理软件，并集成OCR识别、语音识别、人脸识别等人工智能技术，通过软硬件的紧密结合，提升人才档案管理的效率。

档案数据库是医院实现档案信息化管理的基础[10]。在数据库建设过程中，医院必须充分考虑人力信息的可拓展性、多角色便捷参与、信息审核流程、权限安全、信息共享以及数据资产价值挖掘等相关要求。只有满足这些要求，医院才能有效提升传统人事档案管理的效率，并充分发挥人才档案信息资源的作用。

从实际情况来看，一方面，医院需要在短时间内迅速召集符合特定条件的大批医护人员组成医疗队。这就要求医院的人才档案管理系统必须具备高效便捷的查询功能，并拥有全面的人才信息库，涵盖个人基本信息、专业特长、业务能力、家庭情况等内容。另一方面，为保障医疗安全，医院还需对更广泛的人员类别进行严密的个人健康监控，包括常驻的供应商人员、实习生、进修人员等。这意味着医院人力资源管理系统的管理对象应扩展至更广泛的范围，而不仅仅是在编员工。

更重要的是，这些信息需要以较高频率进行动态更新，涉及员工个人、所在科室、归口审核部门、最终汇总部门和应用部门等多个角色。这就需要完善相关配套制度，形成“人人重视、多部门协同共建”的人才档案管理氛围，从制度上保障信息系统能够充分发挥其价值。医院通过多部门协同合作，确保大量人力信息数据资料的收集、整理、审核、筛选和报送等工作得以顺利进行。

（四）增强服务意识和数据共享、应用意识，以提升人才档案的应用价值

在确保安全性和保密性的前提下，医院人才档案信息管理工作应着重强化服务意识和资源共享意识。档案管理的目的不仅在于人才档案管理本身，而且在于为医院现代化管理提供高质量的人才信息服务。通过应用大数据技术，医院可以在院内以及医院之间构建数据共享体系，实现所有运行流程的自动化，从而减少人为因素对档案管理的影响，并从根本上改变传统档案管理模式的弊端[11]。

人才档案管理者应充分认识到人才档案管理和服务的重要性和意义，并积极强化主动服务意识。他们需要深入院领导、一线职工、各相关部门和科室，认真听取各方在人才档案管理工作中的具体需求和实际困难，及时调整和完善相应的流程，灵活运用信息化工具，使各部门都能对人才档案形成正确的认识，营造和谐的工作氛围，从而提升人才档案管理和服务的效率与效能，实现从被动服务到主动服务的转变。这将为医院人事工作的开展和资源优化配置奠定坚实的基础。

此外，人事部门应在人才档案的整合、数据分析以及价值挖掘方面投入更多精力，从人力资源开发的角度出发，积极探索人才档案的应用场景，全面覆盖医院的学科发展、人才招聘、人员储备、人员评价以及综合运营等方面。例如，随着2021年职称制度改革的相关政策发布，越来越多的医院在职称评聘时，将学历、资历、满意度、医疗工作量以及教学情况等数据作为评审依据，使评审过程更加客观公正。各地也纷纷出台政策，要求医院详细记录重大公共卫生事件的应对和处理中表现突出人员的工作情况和行为表现，以便用于后续的人才评优、职称评审以及年度绩效考核等激励场景。有的医院在非编人员转在编选拔时，除了考虑年资和业绩外，还会参考近几年的年度出勤率以及在重大卫生事件中的表现等数据情况。

近年来，公立医院多院区发展趋势日益明显。在此背景下，医院应充分利用动态更新的人才档案，结合医院的病患来源、医疗工作量以及经济运行等指标数据进行深入分析，结合过去几年的人力资源数据进行综合考量，以持续优化人才招聘效果、合理规划人力资源储备并做好骨干人才的选拔工作。这将为新院区的顺利开诊和运营提供有力的人才保障。

五、结束语

人才档案管理在现代人力资源管理中的重要性逐渐凸显[12]。作为医院人力资源管理的基础，人才档案管理对公立医院的日常运营有着重要影响。医院的高质量发展离不开更全面、更规范、更精准的人才档案提供的人力资源保障。充分运用信息技术，对医院人才档案管理大有裨益。针对当前暴露出来的问题，我们应该深入分析，革新工作理念，转变管理意识，从管理制度建设、管理方法创新、管理队伍提升以及技术应用完善等多个方面持续探索和完善，以更好地促进医院的高质量发展。