测绘档案信息化整理方式研究

李杰鸿

（泉州市规划勘测研究院，福建 泉州 362000）

档案整理是档案管理工作的组成部分之一，主要强调对收集的档案进行分门别类、组成有序体系，以便于后续调取和使用，一般包括区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制等内容。测绘档案是记录测绘工作结果的各类档案，通常包括文字、图片，以及必要的视频、信息化模型等，其价值较一般档案更高，管理、整理工作的要求也更严格。常规的测绘档案整理无法兼顾所有信息资源，尤其是模型资源，工作效率、管理质量均存在一定缺陷。考虑到测绘档案在资源管理、城乡规划管理等方面的重要作用，加强其整理工作较为必要。在此背景下，分析测绘档案信息化整理的优势、方法，具有一定的现实意义。

1 传统测绘档案整理工作的不足

1.1 效率不高

传统测绘档案整理工作一般以纸质档案为直接对象，并通过计算机提供辅助，进行一些非纸质信息的整理、归类和保存。纸质档案以文字信息和图片信息为中心，整理的难度相对不高，熟练的工作人员也可以保证工作效率。但测绘档案的内容较多，信息化资源需要借助计算机或其他智能终端进行整理和储存，这意味着工作人员需要通过两种方式分别进行测绘档案的整理，效率也因此下降。未使用信息化资源的情况下，测绘档案的丰富性又会出现下降，整理工作、管理工作的综合效益不高。

1.2 复用性差

测绘档案的整理本质上看属于档案管理的前置性工作，大部分测绘档案需要在后续工作中频繁调取、使用，以服务国土资源管理、城乡规划、商业开发等项目利用。传统的测绘档案整理模式下，档案的复用性难以保证。如纸质档案完成整理后，上级部门要求本部门提交档案用于测绘信息研究，需要本部门调取档案并做好记录，至上级部门处进行提交。此过程消耗了一定时间，且如果档案总量较大，查找和运输也存在一定难度，复用的便捷性不理想。

1.3 管理难度大

从目的上看，档案整理的目的在于对档案进行系统的分类，提升管理效率和质量。作为档案管理的前置性环节，档案整理本质上没有脱离管理范围，传统的测绘档案整理管理难度较大，是其主要不足之一。如早期测绘档案尚未进行信息化模型建设，档案以文字、图像为主，管理难度尚可，但应用的价值有限。随着技术进步，测绘档案中拥有了更多信息化模型、视频等资源，这些资源需要与纸质档案分别进行存储、整理，工作难度有所增加。后续的管理工作也因此更趋复杂，需要工作人员投入更多精力进行信息更新、建库，管理难度增加。

2 测绘档案信息化整理的优势

2.1 工作效率较高

测绘档案信息化整理的基本优势在于工作效率较高。如在针对山区地形地貌、植被覆盖情况、水文信息进行测绘后，生成的资料分为文字、图片、视频和模型等类别，可对其进行信息化加工，将文字、图片等传统资源整理到一个文件包中，将视频和模型等资源整理到另一个文件包中，两个文件包均以数字化形式存在。生成基础档案后，可快速利用信息化方式进行全宗区分、完成案卷封面编目和目录编制，无需在单独组织纸质档案和信息资源的分别处理，整理工作的效率得到提升。其他环节、其他方面的工作也可在此思路下得到优化，显著提升档案整理以及档案管理工作的效率。

2.2 便于组织信息复用

测绘档案信息化整理对于信息复用也具有直接的优化作用。采用信息化方式完成整理的档案，其归类、分宗、编目工作并未出现本质改变，但信息化模式能够提升信息复用水平。测绘档案信息化整理形成的结果也是信息化的，本单位、其他下属单位需要提取、利用测绘档案时，也可根据整理结果，利用信息化渠道完成信息交互、档案输送，测绘档案的复用价值和便捷性更高。如上文所述的档案调用工作，工作人员可根据档案整理结果，快速调取上级部门所需要的档案，利用信息化渠道将原始信息、结构化信息以及档案完本快速提供给上级部门，工作可以在短时间内完成。

2.3 管理便捷

测绘档案信息化整理没有脱离档案管理基本范围，以信息化手段组织档案整理，能够为整体管理工作提供更多帮助。如上文所述的不同资源的管理，以信息化整理为思路，传统纸质资源、现代信息化资源可以集中利用信息技术进行处理，形成一个独立的文件包，以数字化形式存储于数据库中，管理工作的前置性环节可以在较短时间内完成。有档案更新、调用等需求时，信息化档案也可以保证其便捷性，无需反复查看海量资料进行信息甄选。此外，信息化档案不需要考虑存储区域湿度、温度等因素破坏，整理工作便捷快速，对应的档案管理工作质量也得到保证、提升。

3 测绘档案信息化整理的方法

3.1 建立标准化作业系统

测绘档案信息化整理以标准化的作业系统为基础，该系统主要强调以信息化技术支持各环节工作，测绘档案整理的大部分环节自线下转移至线上。系统的基本结构以及各结构之间的关系如图1所示。

图1 测绘档案信息化整理作业系统

对图1所示系统进行分析，可发现其主要分为4个部分，即执行一端、信息化整理结构、远程端和数据库。其中执行一端即各类测绘终端，包括无人机、遥感设备、地面工作站等，上述终端共同执行测绘任务，并生成原始测绘档案。信息化整理结构对原始测绘档案进行整理，完成建（归）类，包括区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制等工作，之后将完成整理的信息化档案存入数据库中，以备后续管理、更新和复用。远程端可参与数据库管理，通过程序设置等方式，完成对信息化工作的科学控制，以清晰的计算机逻辑完成测绘档案信息化整理。

3.2 确定整理标准

完成标准化作业系统建设后，为保证测绘档案信息化整理的质量，还应确定整理工作的具体标准，一般由计算机负责执行，通过人员对程序的编写提供逻辑支撑。如档案的归类，可采用封皮信息分析法精准、快速地进行。

包括测绘档案在内，其封皮信息主要包括全宗名称、类目名称、案卷题名，以及档案入库时间、保管期限、件数、页数、归档号等等。可设定关键词辨析模式，以“测绘项目”“项目地址”“时间”等作为关键词要素，借助信息化手段对档案封皮信息进行扫描，获取“测绘项目”“时间”等重点信息，并根据系统默认记忆进行对照，确定扫描对象的类别归属，快速完成档案整理的归类环节工作。其他环节也采用类似方法，发挥信息化技术、自动化设备的优势，将传统需要人工完成的工作交由机械设备完成，只要程序（工作标准）科学可靠，测绘档案的信息化整理效率和质量也能得到保障。

3.3 明确整理流程

在标准化作业系统建设完成且整理标准得到明确后，还需要加强整理流程的管理，确定测绘档案整理工作的各个环节以及其先后顺序，并利用PLC逻辑控制等技术手段，确保信息化整理工作高效有序。按照一般要求，测绘档案的整理可包括如下几个环节：档案分类；档案组合；档案排列；档案编号；档案编目；档案存储。

信息化整理模式下，按照上述环节的先后顺序进行整理，通过计算机完成控制程序的编写，测试其无异常后，投入到信息化整理工作中。按照图1所示模式，可发现测绘档案信息较为复杂，如多台无人机同步传输了测绘数据，需要做好逻辑控制，保证信息化整理有序进行。应利用PLC逻辑控制设备，分别控制不同信息的传输，使其能够按预设程序接受整理，形成一定的时间差或传输信道差，避免信息互扰的同时，使其能够逐一完成整理归类，保证信息化整理流程管理质量。

3.4 建设数据库

测绘档案信息化整理仍属于档案管理工作大范围内，为保证档案复用、管理方面的便捷性，应在测绘档案信息化整理完成后提供完善的存储服务，建议采用分层数据库为档案存储提供支撑。

分层数据库主要根据测绘目标特点建立层次。以一般意义上的国土资源测绘为例，应建设至少3个层次的数据库。第一层次为主界面，提供数据库的入口，操作者可点击数据库入口进入数据库第二层界面，第二层界面为地域界面，即本地各区域的测绘档案分库，包括A县、B区等。第三层界面为时间界面，包括2022年测绘档案、2018年测绘档案等。如果本地测绘档案数目较多且较为细致，还可以设定第四个层次数据库，在时间分库下设分区数据库，包括A县X镇、A县B乡等，进一步提升数据库建设的精细化水平。数据库建设不直接影响测绘档案信息化整理质量，但可以提升测绘档案管理一体化水平，使整理和存储工作均可以在信息化模式下有序开展。

4 测绘档案信息化整理的展望

4.1 智能化

测绘档案信息化整理将呈现出更高的智能化水平，一些当前尚不能自动进行的整理工作，未来可以在智能化技术的支持下快速开展，进而进一步削减测绘档案信息化整理的难度，提升工作效率和质量。如测绘档案封皮信息的扫描，当前部分地区依然依赖传统扫描仪获取档案封皮信息，效率有待提升，未来可以利用计算机软件进行智能识别，信息化档案建设初步完成后，利用计算机内置的识别软件进行扫描，完成封皮信息的读取，并随之完成分类判断等一般性整理。即便在远程管理模式下，也可以利用其他计算机完成智能化的信息辨识，或利用信息化手段快速进行待整理档案的传递，再借助智能化手段进行信息分析和整理，提升测绘档案信息化整理工作的效率、质量。

4.2 联动性

联动性是指未来测绘档案信息化整理将强调多技术联用，以信息化整理为中心环节，在一般性的自动化管理、自动化存储基础上，引入大数据分析、建模重加等技术，优化档案管理、档案整理活动的综合水平。以大数据分析为例，本地组织测绘且生成档案后，利用信息化手段进行整理，整理过程中，由计算机调取同地区此前各年份的测绘资料，快速利用大数据进行分析，评估历年测绘信息的差别，生成具有结构化特点的数据结果，如森林覆盖率变化、水文信息变化、耕地面积变化等，通过测绘档案信息化整理阶段的技术联动，为本地管理工作提供更多帮助。

4.3 容错容灾机制

容错容灾机制包括两个方面内涵，一是测绘档案信息化整理过程中，对错误信息的辨识和处理能力，二是测绘档案信息化整理过程中，对一些严重破坏的应对能力。容错机制方面，可利用信息技术改善对测绘档案信息的辨识能力，尤其是一些具有较高价值的信息。如本地测绘结果表明耕地面积为33 333.33 hm2，系统在对此档案进行信息化整理时，发现此前一年本地耕地面积为30 000 hm2，前后两年差异较大，可由系统发出提醒，对照数据是否存在错误，如果系统内已有资料表明本地耕地面积为30 333.33 hm2，可由系统直接完成“33 333.33 hm2”信息的修正，完成测绘档案信息化整理容错处理。容灾机制与此不同，主要强调在常规工作系统之外，额外建立测绘档案信息化存储体系，每日或每周对常规工作系统中测绘档案进行备份，即便常规工作系统损坏、信息丢失，也可以利用备份体系快速进行数据库重建，保证测绘档案信息化整理结果的安全性。

5 结论

综上所述，测绘档案信息化整理具有一定优势，可在未来工作中加以推行。当前，测绘档案整理工作的不足较多，包括效率不高、复用性差、管理难度大等，测绘档案信息化整理具有高效率、高复用性和管理便捷等方面的优势，可以应对上述问题。其具体运用过程中，要求首先建立标准化作业系统、确定整理标准，在此基础上明确整理流程，最后还应加强数据库建设。未来测绘档案信息化整理将更趋智能化，强调技术联动和容错机制建设，优化测绘档案的总体管理水平。