新时代档案开放管理新发展

宁芳

创新型发展已经成为我国发展的重要主题，任何行业、任何领域都要进一步提升自主创新能力。档案管理对任何单位来说都是最重要的工作内容之一，其中档案的深度开发利用已经成为当今社会共享资源的重要方式。因此，各单位需要加大档案的开放力度，充分利用档案的价值，结合信息化技术提升档案的应用价值，推动档案的创新发展。现主要基于信息化、数字化、智能化背景，对档案开放路径等方面的内容进行探讨，以期为人们提供借鉴。

对已有资源进行深度开发、利用以及共享已经成为重要的资源利用方式。对档案进行深度的开发利用可以进一步提升档案资源利用率，最大程度地发挥档案资源的价值。《“十四五”全国档案事业发展规划》中对档案开放的相关内容进行了阐述；同时，2020年全新修订的《中华人民共和国档案法》中也对档案开放作出了明确的规定，强调要进一步提升档案开放的力度、增强其利用服务能力。近年来，我国的现代化技术飞速发展，在此背景下，档案管理工作也需要进行创新。随着数字化技术在档案管理工作中的应用，档案管理部门也需要积极探究数字化背景下档案开放的创新路径和方法。

数字化环境下档案管理工作的特征

近年来，我国的信息化、数字化技术飞速发展，其应用领域也不断扩展，信息化建设已经进入智慧化阶段。在此背景下，高校的档案信息化建设发展迅速，在促进院校各学院之间的信息共享、完善相关资源配置、加快学院建设等方面都发挥了积极的作用。高校在充分利用数字化技术提升建设水平、优化学院环境的同时，也面临着一系列风险，如云安全、数据安全、物联网安全等方面的问题。

档案信息处理具有高效性特征

隨着高校改革不断深入发展，在档案管理过程中，高校不但要使内部相关的教育机构积极参与其中，同时也要充分分析教职人员以及学生的相关需求。在此背景下，高校需要在档案管理方面不断创新发展，有效提升管理质量及效率，增加档案管理的多元性，进一步加快档案管理的数字化、智能化建设，确保档案信息收集的及时性以及处理的时效性，这也为档案开放打下了良好的基础。

档案信息存储呈现出显著的数字化特征

档案信息化是档案发展的必然趋势。传统的档案管理是以纸质资料、照片、录音、录像等作为载体，以手工操作为主的档案管理方式，其工作量巨大，步骤烦琐，档案信息资源得不到充分利用，很大一部分被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化建设提供了良好的环境，档案管理工作也在向着智能化方向转变，智能化档案管理以及应用方式能够进一步提升档案管理的效率，有利于档案的开放利用。

档案信息资源呈现出显著的多元化特征

对于信息化时代的档案管理工作来说，其要以信息共享平台为基础，通过平台对信息进行汇总和管控，从而进一步提升档案的价值。同时，在信息多元化的时代背景下，档案管理工作也呈现出多元化的特征，但是要想提升档案管理工作效率，提升档案的利用率以及价值，就要加快信息化、数字化建设，将其充分融入档案管理工作中，从而为扩大档案开放范围建立起安全的环境。

当前档案管理开放面临的问题

对档案管理开放工作重视程度不足

当前很多单位都将管理的重心放在业务方面，而对档案的重要性和档案利用的重视程度不足。一般情况下，高校的档案管理工作主要是由相关行政管理人员负责的，主要采取兼职的方式，并没有设置固定的岗位以及部门。这种较为松散的管理方式没有营造出适合档案开放的环境，限制了档案的深度开放和利用。

很多数据信息没有及时收集存储

在信息化和数字化时代，数据信息增长的速度非常快，要想完整、全面、及时地获取相应的数据信息，不但需要消耗大量的人力和物力，而且也要通过多元化的信息统计方式以及数据处理方式来确保所获取信息的准确性、时效性。但是海量的数据信息必然会占据大量存储空间，在收集存储数据信息时也要充分考虑数据信息的安全性等问题。

信息化平台建设缺失，档案开放利用存在诸多限制

虽然信息化、数字化建设速度越来越快，但是高校的信息化档案管理平台建设需要循序渐进。对于高校来说，其需要通过不同的渠道、不同的方式逐渐转变档案管理人员的思想观念，从而有效提升档案管理和利用的效率。但是一些工作人员目前还缺少应用网络技术的意识，其对网络信息化平台缺少足够的认识，这导致档案信息化管理工作过程中展现出了一系列问题。除此之外，一些管理人员仍秉持旧有的档案管理理念，无法很好地促进档案的开放利用。

新时代背景下档案开放路径

不断完善相关法规，营造档案开放的法治环境

首先，必须明确档案开放过程中各部门的责任。要理顺档案开放中涉及的内容，对有关单位的档案开放工作进行协调、监督和考核。

其次，进一步健全档案管理程序。要不断完善档案的管理程序，对各方的权益进行协调，确保相关人员的诉求得到充分满足。同时要确保程序的公开性、透明性，使其能够受到各方的有效监督。

加大数字技术的应用力度，确保档案开放的安全性

第一，随着信息技术的快速发展，档案管理智能化水平也不断提升。在档案开放过程中要加强区块链、加密、关键词库等智能技术的应用，同时以人工审核的方式为辅助，对档案中所包含的敏感词进行标记，以在档案开放时进行提示，从而避免档案开放时敏感信息的泄漏。

第二，不断完善信息化平台建设，加大信息共享力度。一方面，在建设信息化管理平台的过程中，需要一些专业技术人员的支持，从而确保信息化管理平台的有效性，并以此为基础建立起更加科学、更加先进的信息化管理系统；另一方面，相关管理机构也要定期检查，及时更新信息资源数据库，同时不断探索合适的管理方式，以及时发现影响档案开放的干扰因素并进行修正，从而为档案开放营造良好的环境和氛围。

第三，在数字化背景下，智能化档案信息管理至关重要。相关技术人员要采取有针对性的措施提升智能化信息管理系统的性能，从而为档案开放以及档案的有效利用提供便利。同时，相关工作人员也要利用网络平台对其内部的信息资源进行共享，从而为其他人员利用档案提供便利。

第四，加强对网络环境的监管，保证其安全性。要想进一步加大档案开放的安全管理力度，可以通过利用更加多元、更具实用性的信息化安全防护技术建立起档案开放利用的保护屏障，例如，电子文件封装、条形码等物理方面的安全技术手段。除此之外，也可以利用更先进的技术手段对档案信息进行安全防护，如数据加密和备份、权限控制等。高校也要采取更具针对性的措施来完善计算机防火墙，加强安全保障。一方面，在收集相应资料的过程中应加大对档案的安全管控力度，以最大程度降低由于计算机系统缺陷所造成的安全隐患；另一方面，要加强线上防护系统建设，提高其防病毒性能，定期对网络中存在的漏洞进行详细排查。除此之外，还要定期对系统进行优化升级，及时對系统中存在的缺陷进行修复，实现信息技术在高校档案管理工作中的合理利用。

明确标准，提升档案开放的审核效率

档案开放面临着一系列问题，例如档案开放和保密问题、档案开放和信息公开程度、人工和智能方面的关系等，需要针对这些问题建立开放鉴定纠错机制、责任与惩罚机制等，并在此基础上充分运用信息化技术，提高档案开放审核效率，弥补人工审核的不足。

加强创新性管理，为企业档案数字化转型提供保障

第一，技术创新是档案开放管理最重要的途径，也是促进档案开放的基础条件。数字化、信息化时代下，在推动档案开放的过程中要充分应用智能技术，促进档案管理的创新发展。对于档案的开放管理来说，信息化、数字化技术是创新性管理的驱动源泉，要利用智能技术加快纸质档案向数字化档案的转变，从而为档案开放创建良好的环境。

第二，确保档案信息的客观性和真实性是档案开放的基本要求。因此，利用区块链技术能够实现对档案真实性的管控，为档案开放做好准备。要想确保所开放档案信息的真实性，就必须确保档案数据的安全，最大限度防止档案数据被随意篡改和破坏。而利用区块链技术可以保证档案数据信息的安全。传统的电子档案身份验证工作较为烦琐，并且必须进行现场验证，这为申请人带来了困难。而区域链技术可以将个人信息做成加密私钥，只需出示加密私钥即可直接进行信息整合，最大程度上优化了运行效率，减少了资源浪费。学生通过输入证书编号，即可直接进入档案平台，可以更加便捷地获取相应的档案信息，极大地优化了查询验证工作。这种方式彻底转变了旧有的档案管理模式，使档案数据更具活力。应用区块链技术能够保证档案文件从获取到应用整个过程的真实性、可靠性。

第三，在档案开放的过程中，确保档案数据的安全性、可靠性是最为关键的内容。档案管理系统在数字化时代为组织提供了高效、便捷的档案管理和存储方式。然而，随着数字化档案数量的不断增加，安全性和保密性开始成为管理者关注的重要问题。在档案管理系统中，确保档案的安全性和保密性至关重要，可以保证敏感信息不被泄露。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，规范运行管理制度，建立健全制度体系，完善安全保障机制，制定统一的、标准的规范体系。

随着科技的快速发展，档案管理也应加快转型发展，进一步加大档案的开放力度，转换管理思路和模式。但是档案的管理涉及多方面内容，尤其是在高价值非结构化档案的开放过程中，更要积极引入数字化技术来保障档案开放的安全性，利用创新性管理模式加强档案管理部门与其他部门的深度协作，促进档案管理创新。

（作者单位：怀化学院文学与新闻传播学院）