国内科技档案、科技报告和科学数据协同管理现状研究

乔 振, 荀玥婷, 赵 贤, 任海霞

(1.山东省科学技术情报研究院, 济南 250101; 2.山东省科技发展战略研究所, 济南 250121;3.山东省科学院高新技术产业(中试)基地, 济南 250103)

科技档案、科技报告、科学数据作为科研项目的重要产出,是国家基础性战略信息资源,是创新驱动发展战略的重要因素。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出大力推动科学数据与科研档案协同管理[1]。加强对科技档案、科技报告和科学数据的协同管理,对于实现科技信息资源的集聚、促进科技信息和数据的高效开放共享和广泛传播利用、提升数据要素对科研活动的服务保障水平具有重要意义。本文从理论研究和实践两个层面梳理当前科技档案、科技报告和科学数据协同管理的现状,总结存在的问题,提出对策建议。

1 数据来源

根据科技档案、科研档案、科技报告和科学数据的定义及相关研究、工作实践[2-7],本文认为科技档案包含科研档案,科研档案中包括科技报告和科学数据,科技报告和科学数据具有交叉关系[8]。同时视技术报告为科技报告,视“科研数据”“研究数据”为“科学数据”[8]。

数据来源于中国知网和万方数据库,检索式为题名或关键词为档案、科技报告、科学数据(科研数据、研究数据),分别进行两两检索,经筛选后共检索到相关论文53篇。实践层面,政策和标准主要通过科技部等官方门户网站、全国标准信息公共服务平台,以“档案”“数据”“科技报告”为检索词进行检索。

2 科技档案、科技报告和科学数据协同管理研究现状

检索发现,同时对科技档案、科技报告、科学数据三者进行的研究较少。毛献峰和李子白[9]认为科研档案包含科学数据和科技报告,加强科研档案的管理和共享,就是加强科学数据和科技报告的管理和共享。曾建勋等[10]设计了包含科学数据、调研资料、科技档案、科技报告等信息资源,同时可进行数据汇交、科学数据分析的国家科技管理信息系统。

2.1 科技档案与科技报告

相关文献研究集中于科技档案与科技报告比较研究(科技报告定位),同时提出科技报告与科技档案同步建设问题。

在科技档案与科技报告关系定位方面,多位学者提出了不同的见解[11-12],总体可分为两种观点,一种观点认为科技报告就是科技档案。如科技报告是科研档案的重要组成部分[13],科技档案是科技报告的上位概念[14],另外一种观点认为科技报告是一种特殊的文献,与科技档案有所不同。如科技报告同科研档案在内容范围、整理编排、管理方式等方面也有明显的不同[15]。

在协同管理和同步建设方面,将科技报告纳入科技档案管理工作[16],档案部门尽快将科技报告档案纳入项目档案管理的制度体系[14],档案工作人员需要切实掌握科技报告撰写方面的各种技能[17]。我国宜以科技报告体系建设为依托促进科技档案资源的开放、共享[18]。

2.2 科技档案与科学数据

(1)科技档案与科学数据协同管理的必要性和可行性。科学数据和科研档案是包含和被包含的关系,两者具有协同管理的基础[19]。在概念层面、管理层面、风险收益层面,两者有协同治理的内部动力和外部推力[20]。

(2)协同管理路径研究。加紧出台引导两者协同管理的制度规范、建立协同管理机制和平台[19-21]。通过构建科学数据管理部门和档案部门的新型协作模式等路径实现协同管理[22]。档案部门应尝试逐步介入科学数据的管理[23],方式和路径包括提供理论借鉴、作为科学数据管理基础设施的一部分[24],促进科学数据归档政策制定[25],通过职能合并式等3种模式参与科学数据管理[26]。

(3)两者的相互借鉴研究。档案学方法和理论可支撑科学数据管理。档案管理视角下科学数据管理存在制度不健全、数据价值鉴定过程缺失等问题[27-28],科学数据管理离不开档案学基础理论的指导[29];档案参与科学数据监管,档案鉴定理论可为科学数据监管提供借鉴[30-31]。科学数据管理可为科研档案管理提供新思路。可借鉴科学数据管理的优势,从宏观和微观加强科研档案管理[32],为提高数字科研档案管理整体效能提供经验[33]。

(4)相关案例研究。相关案例涵盖国内外不同学科、不同领域。如美国、欧洲主要的社会科学数据档案管理机构的发展演变以及国际合作[34];国家空间科学数据中心、国家基因组科学数据中心、天津中交第一航务勘察设计院有限公司、澳大利亚数据档案馆、美国国家大气研究中心等案例研究[26]。

2.3 科技报告与科学数据

科技报告与科学数据协同管理研究较少,综合检索到的文献,基本观点是应借助现有科技报告管理机制和渠道,加强科学数据汇交机制建设。通过对现有的科技报告采集加工管理系统进行完善,增加科学数据汇交、审核功能,利用科技报告工作建立的三级审核机制,建立科学数据加工审核功能[35];国防科学数据管理制度设计和工作应加强与国防科技报告管理体系的融合[36];通过建立全军军事科研数据资源融合共享中心,对科技报告和科学数据等各类数据资源的统一接收、汇聚加工和融合共享[37]。

3 国家科技档案、科技报告和科学数据管理现状

3.1 相关政策和标准

共梳理了18项国家层面政策法规和标准规范(表1),涉及发文单位包括全国人民代表大会常务委员会、中共中央办公厅、国务院办公厅、科技部、国家自然基金委、国家档案局。

表1 科技档案、科技报告和科学数据主要政策标准

政策A1～A4对档案归档范围进行了界定,尤其是A1,明确提出科技报告和科学数据是归档内容之一;A2提出实验等原始记录和研究报告,A3提到实验等原始记录和科技报告作为归档内容,A4提出了项目依托单位应建立项目成果档案制度,包含科学数据和重要报告[38],A2～A4可视为将科技报告、科学数据纳入档案归档范围。

政策A5～A10虽没有提出三类资源协同管理的要求,但将档案归档、科技报告和科学数据作为科技评价、项目评价、科研诚信建设的重要评估指标。例如,A5将科技报告、科学数据作为项目综合绩效评价的必备材料,提出按照有关规定执行涉及科技报告、数据汇交、档案管理的事宜[39];A6提出科技报告提交、档案归档、数据共享情况作为中央财政科技计划评估内容[40];A8～A10将篡改或捏造科学数据、科技报告列为失信行为[41-43]。

政策A11～A13将科技档案、科技报告提升到法律的高度,科技档案工作单独立法,科技报告虽未单独立法,但被纳入科技进步法和科技成果转化法中,同时科技进步法对科技数据等科学技术资源的信息系统和资源库建设提出要求。政策A14～A17是科技报告、科学数据的专项政策,从发文单位看,科技报告和科学数据得到了国家高度重视。而A12～A15关于科技报告的政策更成体系,有指导、有具体执行落实,相较于此,科学数据政策略有单薄。

标准方面,科技报告已经形成《科技报告元数据规范》等4项国家标准、交通、船舶工业2项行业标准及1项企业标准;科学数据形成了《科技计划形成的科学数据汇交 技术与管理规范》等20余项国家标准、《科学数据责、权、利参考类型》等19项团体标准和2项企业标准。

3.2 相关管理实践

3.2.1 中国科学技术信息研究所科技档案与科技报告协同管理

中国科学技术信息研究所(以下简称中信所)负责国家科技计划项目档案整序、保存、管理等工作,具体由信息资源中心承担。现已初步形成国家主要科技计划档案资源基础数据库,已有规范化档案超过10万卷。

中信所科技报告服务与产业情报研究中心负责全国科技报告收藏、加工与服务等工作。截至2023年11月,开发的国家科技报告服务系统收藏科技报告达45.8万份以上,网站访问量超过1.07亿次。

中信所已经实现了国家科技计划科技档案和科技报告的协同管理。表现在:①组织上的协同。科技档案和科技报告的管理均由中信所承担,并由不同的内部部门承担具体工作。②资源的协同。科技档案归档过程中,由承担科技计划项目过程管理的科技部高技术中心等负责向中信所进行提交,提交材料中包括已向国家汇交的科技报告全文(纸质和电子版),实现了国家科技计划科技档案和科技报告的协同管理。

3.2.2 中科院科研档案和科学数据协同管理实践

中科院在科技档案和科学数据协同管理进行了一些探索。印发了《中国科学院电子文件归档与电子档案管理办法(试行)》,规定科学数据等特殊类型的电子文件可逻辑归档[44],设立“重大科技项目科学数据归档”专项,选取9家中科院院属单位开展科研档案和科学数据协同管理试点。从专项任务中档案部门和数据部门的职责分工、工作流程协同、数据管理权限、元数据规则关联、科学数据逻辑归档要求及系统衔接等方面开展工作[45]。

中科院上海光学精密机械研究所开展科研机构数字档案室建设试点,重点打通科研业务系统与档案管理系统的信息壁垒,实现档案系统与所级科学数据中心、OA系统在线归档[46],实现科学数据逻辑归档,即由档案管理系统捕获科学数据管理平台的数据集层面的部分元数据信息,初步实现科技信息资源目录的集中,科学数据的具体管理、存储、利用和服务仍在科学数据管理平台中进行[47]。

中国科学院空天信息创新研究院积极探索科学数据中心与研究所科研档案工作相融合的新模式,发布了《中国科学院空天信息创新研究院科研项目科学数据归档规范(试行)》。基于现有档案管理体系,明确了科研项目团队、档案管理部门、科学数据中心在科学数据成果归档中的职责,明确委托国家对地观测科学数据中心负责空天院科研档案管理中的数据成果接收、审查、归档、保藏和共享服务[48]。

3.2.3 山东省科技计划科技档案、科技报告和科学数据协同管理实践

山东省积极开展资源协同管理探索。政策方面,制定了一系列与科技档案、科技报告和科学数据相关的政策。例如,山东省科技厅等印发《山东省科技计划科技报告管理细则》《山东省科学数据管理实施细则》;山东省科学技术情报研究院印发的《关于党建引领科技情报事业高质量发展的实施意见》提出积极打造“科技文献+科技报告+科技档案+科学数据+科技鉴志”五位一体信息资源体系,明确整合科技档案、科技报告和科学数据资源,开展数据资源开发利用和共享服务等重点任务。

组织层面,山东省科技厅、省情报院均建立了相应的组织架构[8]。山东省科技情报研究院承担山东省科技计划科技档案、科技报告和科学数据的管理工作,由科技文献档案管理中心、科技报告中心、科技宣传中心(科学数据中心)三个部门分别负责。

平台方面,开发建设了山东省科技档案管理系统、科技报告汇交和共享服务系统,实现了一定资源的积累;档案方面,实现了2016—2019年科技计划项目文件材料和重大科技创新工程馆藏档案超过7 000件的电子化工作;科技报告方面,共享了省级科技计划项目科技报告超过1.8万篇。

业务层面,科技档案归档过程中,科技报告纸质收录证书作为档案的一部分进行了归档,实现了一定程度的协同管理。但也存在着科技档案系统与科技报告系统未实现系统对接和数据传递,科学数据管理系统开发虽在推进中,但数据汇交尚未开展等问题。

4 基础和短板

总体来看,当前国内科技档案、科技报告和科学数据协同管理研究和实践具备一定基础,同时也存在一些短板。

4.1 基础

(1)科技档案、科技报告和科学数据得到了科技部的高度重视。一是在财政预算资金支持的科技计划项目政策中得到体现,同时针对科技报告、科学数据制定了专项政策;二是对上述相关政策的不足进行了有效的补充和完善,如《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》中对相关主体保存科技报告和相关实验等原始记录的责任的明确。

(2)科学数据、科技报告标志性成果的质量、贡献和影响已经成为破除科技评价中“唯论文”不良导向的重要举措[49],对科研诚信建设的价值也日益凸显。

(3)开展了实践探索,达到了一定效果。中信所实现了科技档案和科技报告的组织和资源管理协同,中科院部分单位实现了档案和科学数据的目标协同、组织协同、平台协同、资源协同,山东省围绕政策、组织管理、平台建设等实现了一定程度的协同。各单位仍应持续深化协同管理。

4.2 短板

(1)协同管理研究有待加强。总体上,对三类资源协同管理的理论研究较少。分别来看,科技档案与科技报告、科技档案与科学数据协同管理研究较多,科技报告与科学数据协同管理研究较少。相关研究未从科技信息资源体系的全局出发,将科技档案、科技报告和科学数据置于统一的框架体系中考虑其协同管理问题,仍处于概念定义、辨析等理论研究初期阶段,尚未形成完善的理论体系。

(2)对三类资源协同管理的政策亟待制定。即便《科学技术研究档案管理规定》将科技报告和科学数据纳入归档范围,但如何判定归档范围和保管期限,作为档案的科技报告、科学数据永久保管职责也未明确。而科技报告和科学数据专项政策也未体现档案管理规定。

(3)协同管理实践程度不一,有待进一步探索。列举的以上案例在政策标准、组织架构、平台建设等方面进行了科技档案与科学数据协同管理或科技档案与科技报告协同管理的有益探索,但在三类资源协同管理方面仍有欠缺。

(4)科学数据管理政策和实践亟须强化。相较于档案形成了相关条例、科技报告同时被写进科技进步法和促进成果转化法,科学数据仅是从“办法”的层面提出要求,科学数据作为档案的重要组成,对其重视程度有待提高。实践层面,国家科学数据工作已经取得一定成效,建立了20家国家科学数据中心,省级层面广东和甘肃开展了省级科学数据中心建设[50],其他省份停留在政策层面,包括山东在内应尽快开展省级层面科学数据汇交与管理。

5 建议

针对当前研究和实践现状,提出针对性的建议如下。

(1)加强资源协同管理研究。当前关于三类资源协同管理的研究相对匮乏。建议各级科技行政部门等有关主管机构加强项目支持力度,支持鼓励科技档案、科技报告和科学数据工作从业人员开展相关理论研究,强化理论基础。

(2)加强政策标准协同。当前,科技档案、科技报告和科学数据三项工作,在国家层面统领性制度自成一体,缺乏处理三类资源管理工作面临的共性问题的处理办法。同时国家标准中对三类资源的协同要求比较少,在资源汇交的过程中,部分内容的重复填报无疑会增加科研人员的负担。应加强政策和标准的协同,为协同管理的共性问题的解决指明方向、提供具体解决方法。

(3)补足科学数据政策和实践短板。政策方面,国家层面应尽快将科学数据纳入科技进步法或成果转化法,强化政策支撑力度。实践层面,应加强对地方科学数据工作的指导和支持,推动地方开展科学数据汇交、共享等实践,实现地方科学数据从无到有的突破。

(4)加强三类资源协同管理实践探索。中信所和山东省在科技计划科技档案、科技报告的协同管理探索,中科院在科技档案和科学数据协同管理的探索为开展科技档案、科技报告和科学数据的协同管理提供很好的范例,应在现有探索的基础上,加强相关利益主体和业务的协同,鼓励开展三类资源的协同管理,避免三类资源分散管理带来的资源重复投入,减少信息资源整合的阻力。各单位在目前基础上,应围绕目标、制度、组织、业务、要素、资源、服务、技术、流程[8, 22, 51]等持续深化科技档案和科技报告、科技档案和科学数据协同管理,让资源协同管理走深走实。