高校档案数字化建设中的安全问题及应急预案探讨

周登攀，罗 丹，赵亚男

（1.石河子大学党委教师工作部（人事处），新疆 石河子 832000； 2.新疆玛纳斯县财政局，新疆 昌吉 832200）

高校在档案数字化建设过程中缺少应对档案安全问题，解决档案风险隐患的能力。通常，保护纸质载体档案，需要注意温湿度调节、防火以及光照等安全隐患，而数字化档案则要关注病毒入侵、设备故障以及黑客入侵等安全问题，这些安全问题影响档案数字化建设水平。所以，分析在建设数字化档案过程中产生安全隐患的潜在原因，结合常态化安全问题，提出相应应急预案，以减少出现档案被篡改、档案被遗失的情况，是目前急需解决的问题。

1 高校档案数字化建设中的安全问题

1.1 数字档案开发层级颗粒化不足

数字档案开发层级颗粒化不足，容易出现档案价值开发力度不够，碎片化档案数据难以进行合并和归类等一系列问题。如果不加以遏制，就会影响档案数字化建设的安全性[1]。虽然我国目前正积极发展档案数字化工作，并且基本实现在线利用、远程利用纸质档案的目标。但从实际发展现状来看，尚未进行深层次管理与开发可供计算机理解和阅读的数据粒度层级。数据粒度是指数据的细化程度，其中粒度与数据的细化程度成反比，这就意味着如果数据细化程度较高，那么数据粒度则会表现出较小的趋势。而在这种情况下，研究型用户多元化利用高校档案的需求无法得到满足。而结合倪丽娟等人的研究成果，发现当档案信息资源被进一步开发和利用的时候，高校档案机构没能随之进行深度的开发与利用，造成数据关联不足、数据处理不深化等一系列问题；根据某市档案馆副馆长得出的实践结论，基本可以明确，要想真正意义上实现档案信息化发展目标，必须重视对档案内容的细粒度进行管理和开发。而部分高校档案部门在开发数据层面，明显停留在扫描纸质档案的初级阶段[2]。可见，要想实现建设数字化、智慧化档案的目标，高校还需继续坚持落实档案数字化改革工作。

1.2 数字档案应用场景协同化不足

数字档案应用场景协同化不足，无法保证对用户数据进行深层次的挖掘、分析和追踪，可能会出现档案服务“难、烦、慢”等一系列问题。如果拉长档案服务的时间和过程，就有可能受到其他因素的影响，而出现档案数据安全难保证的问题。高校建设数字化档案，应重点关注典型场景的打造效果，凸显“档案创新，全校共享”的核心。因此，在建设数字化档案的过程中，高校方面必须聚焦师生高频需求、共性需求，以满足全体师生需求为目标，通过践行多跨协同、改革突破、引领示范的基本原则，加大力度建设基础数字档案应用场景和高级数字档案应用场景，实现数字档案升级工作。此外，高校建设数字化档案，应紧扣省市级档案工作数字化改革培训会议要求，践行跨部门协同、跨层级联动的原则，如，将“独自作战”形式转变为“部门协同”形式，以提升档案应用场景开发建设水平[3]。但事实上，多数高校在实行档案数字化建设工作期间，难以从根源上规避高校档案部门“单打独斗”的情况，容易引发档案数字化建设停留在收集阶段，所建设的数字档案应用场景不能紧靠师生需求的情况。

1.3 数字档案管理人员专业化不足

数字档案管理人员专业化不足，直接影响档案管理数字化建设水平。这是因为档案管理人员是接触档案的直接人员，他们的工作专业程度，以及专业态度，会引发无法规避的人为影响。当前，我国已经走进了数字化时代。行业领域存在普遍的跨界颠覆现象，且为了进一步满足用户的多元化变动需求，多数行业开始重视联合新发展技术，致力于打造协同联动的生态网络，以推动行业的数字化发展[4]。对此，高校在建设数字化档案的时候，应积极响应数字化时代发展目标，做好数据保存手段的升级工作，做好档案管理工作逻辑与方法的优化工作，避免出现档案数据离散化问题，从根源上提高档案数据的可理解性和可应用性。而这要求高校能够重点提升档案管理人员专业水平，督促档案管理人员基于数字技术，实现智能化服务和数字化服务，以满足高校档案综合化、多样化和互动化的需求。但事实上，部分高校在进行人员配备的过程中，多数档案管理人员属于合同制用工和非专业人员，他们不仅缺少业务创新认识，同时也不具备较高的信息技术水平和专业化的档案知识背景。由此可见，高校数字档案开发管理人员难以为档案数字化建设提供人才保障。

在高校数字化档案建设过程中，往往需要专业的人才队伍。但从现阶段我国高校的实际情况来看，很多档案管理人员的思想观念较为保守，习惯于采用传统的方式对于档案进行管理，导致档案管理工作难以跟上时代发展的步伐。对于这种情况，高校要引起足够的重视，要采取有效措施提升人才队伍的实际水平，也要不断加强对于档案管理人员的宣传和教育力度，引导其积极学习信息化知识，将信息技术以合理方式融入档案管理工作中。

2 高校档案数字化建设中的应急预案

2.1 制定数字化方案，分步分阶段地实施

针对数字档案开发层级颗粒化不足这一安全问题，提出科学制定数字化方案，根据学校信息化发展趋势，分步分阶段实施方案的建议。其一，建立自动化档案管理系统[5]。为了保证数字档案的规范性、兼容性和安全性，高校方面应选择功能齐全、运行可靠的管理软件，提高档案部门办公效率。例如，网上归档电子文件，设置档案目录数据库，实现全文检索。其二，确立档案数字化建设规范。为保证高校档案数字化建设状态的可控性，高校需要从技术、管理、评价和业务等方面制定标准体系，从而提高档案信息制作、保护、保存、采集、整理等相关环节的安全指数。其三，建设馆藏档案数据库。在建设数字化档案前，需要着重分析馆藏纸质档案的利用率和重要程度，数字化归档其中最有价值的纸质文件，如，校史校情资料、毕业生名册、历史老照片等。同时，还需尽快修复抢救已经受到污染、发生破损且纸质变脆变黄的档案原件。其四，构建档案数字化共享平台。共享平台是指信息资源的共享，因此，高校通过建设数字化共享平台，可以保证档案数据之间实现共享，并且利用平台优势可以有效连接高校各个系统，其目的是通过搭建完整的可供部门之间应用的信息系统，保证实现资源共享，在提高档案信息资源利用率的过程中，有效提升全校各项工作服务效率。此外，高校可以提供网上档案查询服务，为学生查询学历、成绩，进行全文检索，提供优质服务，通过这样的方式可以避免出现档案数据信息应用失误的情况，且由于用户有独立的账号密码，所以可以规避用户档案信息被篡改的安全隐患。

高校档案数字化建设本身属于一个较为繁琐的过程，在开展相关工作的过程中，高校的领导人员和管理人员要高度重视，对于该项工作的整体情况进行深入的分析和研究。在分析和研究的基础之上，制定教育科学及合理的方案。需要指出的是，先进的信息技术层出不穷，在应用相关技术类型的过程中，高校应当充分考虑到自身的实际情况，通过多方比对的方式选择较为合适的技术类型。在建设信息平台的过程中，高校可以借鉴其他单位的先进经验，对于本校的信息平台进行进一步改进和完善，让信息平台能够发挥更大的作用。

2.2 加强组织领导，纳入信息化建设规划

针对数字档案应用场景协同化不足这一安全问题，提出配合有力组织领导，并将其纳入学校信息化建设规划的建议[6]。首先，加强组织领导，领导层是直接影响数字化建设效果的关键因素，所以加强组织领导，就要从教研人员入手，提高他们的数字化档案建设意识，即保证各部门都能积极参与档案数字化工作，为档案数字化建设工作提供重要的人力、财力，物力支撑，从而在及时解决档案数字化建设安全问题的基础上，保持档案数字化工作与学校事业工作的协调发展。具体来说，高校建设数字化档案，应根据学校基本情况，明确档案应用场景，以设置专项经费的方式，推进档案管理部门的发展进程。其次，纳入信息化建设规划，其目的是在高校信息化总体规划中增加档案数字化建设内容，以逐步设计数字化集成系统和管理系统，保证纸质文件实体和条目能够得到进一步的统一，从而提升档案服务能力。

在高校发展的过程中，领导层发挥的作用不容忽视。在档案信息化建设工作开展时，作为领导层首先要提高自身的思想认识。高校要对于信息技术的发展趋势进行分析，要意识到档案信息化水平的不断提升是一种必然趋势。因此，学校要不断加强组织领导，选择能力相对较强的人员统筹安排各项工作。如果在工作开展过程中遇到问题，则应当积极征询专业人士的意见或者建议，通过各个部门密切配合的方式，进一步提升信息化建设水平，为学校的长远发展保驾护航。

2.3 加大设施投入，引进专业复合型人才

针对数字档案管理人员专业化不足这一安全问题，提出积极加大设施投入，并做好复合型人才引进工作的建议。第一，高校应积极配备市面上先进的硬件设施，提前做好档案数字化建设的物质保障。第二，选择适宜的数字化档案软件。在进行软件选择工作期间，高校应引进档案管理系统软件，其目的是通过增加档案管理系统软件的功能、破解难度、稳定性，最大化保证数据分类、管理、存储过程的安全性。此外，高校应重视优化系统软件监视数据的功能，阻止非法访问数据的操作活动。第三，高校应做好数字化人才的配备工作。高校应确立档案管理岗位工作要求和标准，着重组织专业培训，如，组织业务研讨会、举办专题讲座和学术交流。在人员培训环节，主要培训内容包括信息网络、计算机技术、数据库等理论知识，数字化档案处理实践能力，即保证档案管理人员同时掌握计算机技术和档案专业技术，最大化适应数字化时代高校档案工作发展需求。

在高校档案信息化建设过程中，先进的设施和设备对于提升该项工作的实际水平具有重要意义。学校可以投入相关资金，引进先进的软件及硬件设施，打造能够高效运行的信息系统，为提升档案管理工作信息化水平打下牢固基础。在人才队伍建设方面，学校更应当格外重视，对于人才的招聘和选拔制度进行进一步完善，选择一些具有良好信息素养的工作人员进入学校。除此之外，学校还应当有一些机构进行合作，通过合作的方式不断提高档案管理工作人员的业务素质，让档案管理工作整体水平能够提高到一个新的高度。

2.4 防范档案管理隐患，保证档案信息完整

在全面建设数字化档案的时候，高校应重视防范各种潜在的安全隐患，尽可能以保证档案信息的完整性和可靠性为目标，做好相关安全保障工作。一方面，需要面向全体档案管理人员组织安全知识培训，其目的是通过培训氛围的渲染，强化档案管理人员安全管理意识，继而有效增强他们的岗位胜任能力。另一方面，档案部门在建立健全安全管理制度后，应遵照信息安全等级保护要求，为数字化档案设置“安全门槛”。档案部门应采用合理的安全保障技术，保证电子文件存储载体和系统的安全指数，如，制定数字档案归档制度、备份制度、保密制度等。

先进的信息技术给人们的生活带来了很多的便利，但是在信息技术应用的过程中所产生的安全问题却不容忽视。特别是在数字化档案建设的过程中，高校应当考虑到信息安全问题，要根据学校的具体情况对于网络系统进行不断改进和升级，避免重要信息和数据的丢失，让学校能够实现稳定发展。

3 结语

在践行国家信息化战略的过程中，高校需要做好档案数字化建设工作，保证高校部门能够及时完成信息交换和数据交换，避免出现信息交流不畅、档案数据使用率下降的问题。但为了保证档案使用过程的安全性，本文提出制定数字化方案、加强组织领导、加大设施投入、引进专业复合型人才等建议，希望在得到全校领导和部门支持的前提下，同心协力完成档案数字化建设工作，只有这样才能真正意义上发挥出数字化档案的应用价值。