加强财务信息化建设推进物业管理企业风险管控

朱亚真

摘要：随着市场经济的不断发展，财务工作在企业发展过程中占据的位置愈发重要。目前，物业管理行业已然成为服务业领域的重要新兴行业，但是在信息化迅速发展的新时代，物业管理行业的财务管理环境也会随之变化。基于此，文章立足物业管理企业强化财务管理信息化的基本目标，并在分析物业管理企业面临的风险类型的前提下，探索物业管理企业财务管理信息化现存的问题，进而提出财务管理信息化下物业管理企业风险管控的强化措施，以期推动物业管理企业良性发展。

关键词：财务信息化；物业管理；风险管控；强化措施

从广义角度来说，物业管理的具体含义与房地产行业密不可分，指的是为了适应房地产行业发展的需求，为居住区和商业区等不同区域内的日常生活与经营活动提供与之相适应的各类系统化服务，从而维持较为稳定的日常活动，是一种具有专业化特性的活动管理服务。而从狭义角度来说，可以将物业管理具体到某一特定小区的各类基础设施维护、小区生活治安和环境卫生保障等内容，服务区域一般为新型住宅区、写字楼办公场所及商业活动区域，管理内容不固定，可根据生产需求进行适当调整，服务方式也比较多样化，可以说，物业管理行业是近年来房地产行业迅猛发展的必然产物。

财务管理信息化，与当代信息技术的发展有重要关联，通常指充分利用各类新型信息化技术，对原有企业内部会计信息管理体系进行更新升级，实现企业内部财务管理工作的全面更新换代，提高企业内部财务管理工作的信息化技术，提高管理效率与水平，从而不断增加企业的市场整体竞争力，为企业未来发展奠定重要基础。总而言之，随着信息化技术的产生与应用，传统财务管理信息化体系已经发生重大变化，逐渐形成了具有信息化特征的多个管理工作模块，具体包括财务数据核算、数据管理分析、财务信息交互发展等内容。

一、物业管理企业强化财务管理信息化的基本目标

当前，物业管理企业要围绕整体产业发展目标，充分考虑企业发展实际情况，依托现代化信息技术的快速发展，对原有工作内容进行系统整合，优化企业资源配置，从而不断提升企业财务管理水平，提升企业财务服务质量，促进物业企业良好发展。具体来说，物业管理企业强化财务管理信息化的基本目标主要从以下几个方面入手：

（一）优化内部采购管理

物业管理企业通过对财务管理工作进行信息化更新升级，可以利用信息化手段，科学分析过去一定时期内的产品采购种类、利用效率及价格波动等内容，科学估算后续采购数量及种类，在保证质量的基础上，稳步提升价格优势，同时还能够确保采购物资及时出入库，进一步优化物资采购管理系统，提高物业企业经营发展资金利用率，实现经济效益最大化。

（二）实现供应链体系的优化升级

物业企业在经营活动中形成的固有供应链，需要各个环节之间进行有效衔接，在物业企业内部建立起财务管理信息化体系，一方面，可以不断更新物业企业自身供应链功能，另一方面，也可以促进供应链各个环节之间的联系，使其互动更为紧密，进而加快物业企业供应链一体化构建。在财务管理信息化体系得以建立运行的前提下，物业企业可以通过财务系统直接发布和更改各类订单信息内容，在物资验收货、出入库及财务信息管理等方面，具有全面整合数据的重要优势，还能够强化财务信息的整体数据统计、分析和整理，自行开具相应的财务经营出入凭证，从而不断强化物业管理企业供应链业务体系与财务管理体系的紧密联系。

（三）强化对标分析的数据支撑

科学应用财务管理信息化系统，能够帮助物业管理企业在内部自行构建所需工作通用模板，以满足企业内部随时查询相关数据信息的需求；企业内部各部门也可以根据自身需求，规划设计出满足工作需求的个性化应用模板，从而不断提升企业内部数据信息的搜索、筛选和分析水平，为物业企业的发展决策提供科学的数据分析结果。同时，物业企业还能够通过运用数据分析模板，对不同渠道供应商的产品信息进行分类整理，并对其加以整合，不断利用动态化手段变动信息内容，从而为物业企业与供应商之间的互动提供科学的数据信息，进而稳固二者之间的关系。

（四）深入挖掘增值服务潜能

对于物业管理企业为服务对象提供的一些增值服务，财务管理信息化体系的构建与运用也能够对服务对象的具体业务信息进行收集整理，不断利用网络科学技术优化物业企业管理措施，培养企业服务意识，最终实现提高服务质量的目的。财务信息体系的构建还能进一步整合各类数据资源，选择最佳合作方式，拓展傳统供应市场，及时完善原有增值服务相关内容，让企业服务对象获得良好的服务体验，建立良好的企业运作模式，推动企业稳定有序发展。

（五）培育企业核心竞争优势

构建和应用财务管理信息化体系，对于物业管理企业来说，能够进一步提升企业内部资金使用管理水平，完善规范企业内部财务工作具体流程，让企业财务人员不再局限于财务数据信息处理工作，释放出更多工作精力研究财务前端系统工作，从全局角度考虑现有财务管理工作，结合财务管理工作经验，不断细化业务工作流程，提出具有针对性的改进建议，创造出更多价值。同时，企业还可以通过财务管理信息化系统，拓展与客户之间的合作范围，动态化跟踪分析业务完成情况和发展方向，强化合作双方之间的沟通联系，获得更好的客户业务评价，增加客户的业务选择弹性，从而促进物业企业保持稳定、良好的发展趋势。

二、物业管理企业面临的风险类型

随着房地产行业的快速发展，物业管理发展所涉及的具体业务类型也愈加多元化，传统业务范围已经不能满足现有服务对象的需求，再加上各项管理条例带来的企业管理规范化，物业管理企业日常经营可能遇到的风险也日益增多，主要表现为战略风险、财务风险、经营风险三种具体类型。

（一）战略风险

各类新型房地产企业的出现，影响着配套的物业管理行业发展趋势，国家相关部门为了进一步规范物业管理行业，制定了一系列地方性行业规范条例，这也使得物业管理企业市场发展要求更加严格。而且，国内一些规模较大、影响力较强的大型物业企业不断出现，都不同程度地增加了现有物业管理企业的市场竞争压力，无形之中为中小型物业管理企业带来了不可忽视的战略风险。

（二）财务风险

国内现有物业管理企业的业务范围一般都集中在物业费用收取、公共设施维护及环境安保稳定等方面，往往忽略了企业将会遭受的财务风险，事实上，物业管理企业与其他类型企业一样，也会面临不同程度、不同类型的财务风险，具体来说主要有以下几种类型：

1. 财务内控环境风险

由于部分管理者不重视企业财务内控，财务管理理念还停留在传统状态，无法在企业内部进行全面管理，财务相关部门和工作人员未明确岗位职责分离，内部财务管理环境不够理想，缺乏相应的内部制约和管理监督效能，严重时会给企业带来财务管理风险。

2. 收入与坏账风险

对于物业管理企业来说，其主要收入来源是服务对象特约上门服务产生的服务费用，以及业主日常需要缴纳的物业管理费用，但是由于现实情况比较复杂，存在部分费用迟缴甚至欠缴等问题，面对此类问题，企业一般无法利用相应的管理条例进行强制性收缴，这些问题会影响到物业管理企业内部运营，有时还会给企业带来坏账风险，严重影响物业管理企业的日常经营活动。

3. 费用支出与资金运行风险

在物业管理企业的日常经营过程中，一些维持正常运作的费用也要按时缴纳，这些非直接费用种类繁多，缴纳方式多样化，收支方面账目常出现不平衡情况，若企业风控管理不及时，不仅会导致企业自有资源浪费，严重时还会影响企业持续正常经营。

（三）经营风险

物业管理企业在日常经营中，涉及的经营业务范围极为广泛，一旦发生合同纠纷，很难通过法律条例进行责任界定，因此，对于物业管理企业来说，经营风险可能会出现在管理业务过程中的任一环节，具体主要表现在以下几方面：

1. 人力资源风险

通常来说，物业管理企业内部员工较多，部分企业管理者不能对现有人才进行有效管理和应用，企业一般也未建立相应的人才培养机制，在考核奖励机制方面还不够完善，这些都会影响员工的长期职业发展规划，如此一来，员工的工作积极性就会有所减弱，严重时还会影响到企业的整体经营效益。

2. 招投标风险

由于现有物业管理企业较多，为了抢占市场份额，一些物业管理企业在参与项目招投标时，会采取降低费用的方式，报价时尽量压低费用，甚至还会采取亏损报价的手段强行入市，这种一味降低报价的方式会扰乱原有市场秩序，为企业后续经营带来不可估量的风险，不利于企业长期稳定有序发展。

3. 服务合同风险

物业管理企业在参与具体项目之前，往往要与委托方签订相应的前期合同，但是有时合同中对服务内容、服务范围、收费标准及服务时间等方面未明确规定，一旦发生纠纷，会给企业带来风险，甚至会导致服务对象针对不明确内容进行起诉和索赔。

4. 业务外包风险

物业管理企业所涉及的经营活动较为多样化，有时考虑到人力资源不足的情况，也会将部分业务进行外包，由外部人员进行实际操作，但如此一来，无法保证外包人员的服务水平和专业化能力，也缺乏相应的法律条例进行有效监管，会给企业带来业务风险，甚至会影响企业的外部形象。

5. 日常业务风险

物业管理企业为服務对象提供的服务内容较为多样，在实际服务过程中，也不可避免地会遇到一些业务风险，如消防安全隐患、环境治安维护、装修噪声投诉、公共空间占用等，这些都可能给企业带来风险。

6. 资产管理风险

一些大型物业管理企业由于规模较大，维持日常经营活动采买的各类公共设备设施较多，在使用和维护过程中，难以做到及时有效监督和管理，日常维护保养活动所带来的损耗时常被企业管理者忽视，长时间停留在损耗现状会不利于企业的良性发展。

三、物业管理企业财务管理信息化现存问题

（一）对财务管理信息化认识不到位

目前，财务管理信息化在物业管理企业中应用并不广泛，部分财务数据仍需要财务工作人员手动输入和分类整理。随着信息技术不断发展，财务管理工作也急需信息化技术的融入与应用，以此提升财务工作人员的工作效率，财务工作人员长期以来从事财务工作，已经形成了固定的财务工作运作模式，对于信息化手段的应用，还无法快速接受和适应。因此，管理者要充分考虑到财务管理信息化仍处于过渡期，应着力提升企业财务人员的正确认知，引导其积极适应财务管理信息化体系。

（二）业务流程设计烦琐

物业管理企业在构建和应用财务管理信息化体系时，要根据自身财务管理情况，规划相应的财务信息系统模块，同时确保财务系统与业务系统之间能够有效对接，另外，可以采用与系统相匹配的运行模式，不断优化固有的业务操作流程，促进相关系统能够更加适应财务信息化系统。目前，物业管理企业的大多业务流程都较为传统，并且沿用多年，信息化运营方式会在一定程度上简化原有业务流程，从而提高工作效率，但是，部分物业管理企业并未意识到简化业务流程的重要性，只是简单机械化地将所有业务流程转换到线上，借助信息化手段进行操作，这样一来，虽然业务运作载体发生改变，但业务流程的烦琐性仍然存在，财务管理信息化未发挥出相应优势，企业也未及时完善并优化相应的组织架构，简化业务流程。

（三）系统操作人员能力不够

物业管理企业在应用财务管理信息化时，会对原有财务工作人员的业务活动产生一定影响，尤其是财务管理信息化使用的各种信息化手段，都需要企业财务人员全面掌握信息化技术，对财务管理系统进行熟练操作。即便如此，物业管理企业在财务管理方面仍存在部分问题：第一，手工操作账目的情况仍旧存在，目前现有的财务管理信息化体系仅具备部分功能，可以利用线上信息系统录入费用报销、折旧计提等财务信息，但是对于一些较为特殊的财务信息凭证，仍无法使用信息化系统自动录入，需要财务工作人员手工录入，由此可见，今后一段时间内，企业财务信息化体系仍会停留在手工与信息化相结合的半自动状态，很难取得实质性发展。第二，企业财务工作人员长期从事财务工作，已经潜移默化中形成了固有工作模式，导致其难以快速接受财务管理信息化类新型财务工作体系，财务信息化操作往往不太熟练，一定程度上会影响财务管理信息化进程。

（四）信息孤岛化严重

虽然现代企业发展已经形成新的运转模式，但事实上还是以企业各部门各司其职、各负其责的形式进行日常运作，物业管理企业作为业务类型比较多样、业务范围较广的现代服务型企业，财务部门与其他业务部门之间也存在一定信息差，很难实现各部门之间信息共享的良好状态，因此，财务管理信息化体系的构建与应用，也会受到信息孤岛化问题影响，发展状态不够理想。目前来看，物业管理企业发展呈现出市场化、规模化和集约化趋势，在信息收集、整理和分类方面都需要及时、迅速。但是企业内部的信息孤岛化问题会导致信息化系统不能及时进行信息整合处理，在服务响应时间方面不够及时，一定程度上会影响企业工作效率，不利于企业长期良好发展。

四、财务管理信息化下物业管理企业风险管控的强化措施

（一）构建财务管理信息化系统，加大信息化力度

随着数字化信息时代的迅猛发展，为了能够更好地满足受众的需求，大多数物业公司需要立足于企业发展全局，建立与自身发展相匹配的财务信息管理系统，进而不断加大财务管理力度。具体而言，构建财务管理信息化系统，需要从财务总账系统出发，从专业角度分为应收系统和费控系统两种类型，应收系统指的是对企业开展业务所涉及的收款账目进行核算，然后将核算结果推送到下一步；费控系统的主要过程是在原有财务交易系统的基础上，通过联通会计财务系统，利用信息化手段对具体业务进行系统管控，对相关费用使用和上报过程进行监控和预警，以此达到资金利用最大化的目的。

（二）完善财务信息化管理体制，加强内部管控

物业管理企业在财务管理信息化工作方面，需要围绕最终落实情况，不断完善财务信息化管理体系，尤其是针对物业公司内部具体业务，要以一种集中管理的工作原则，按照相关划分标准，进一步明确相应管理体系。由于物业管理公司具体工作较为多样化，主要服务内容为各类住户，因此，部分物业管理公司在制定财务信息化管理制度时，首先，要从企业管理实际出发，明确各个岗位的工作职责，进而对其岗位职责进行制度化规定，制定岗位责任制度，要求相关岗位员工能够根据规章制度，落实工作任务；其次，要建立完善的激励制度，以調动企业员工的工作积极性，使企业财务部门与其他部门的信息沟通能够顺畅，从而保证各项工作顺利进行。

（三）加大软件开发力度，重视信息安全

物业管理企业在构建应用财务管理信息化体系时，要提高数字信息化软件开发力度，保障相关数据的信息安全，具体表现在以下两方面：一是物业管理企业管理需要根据工作需求，做好财务管理软件平台开发工作，不断强化财务管理软件平台的实际操作运用，从而推动财务管理信息化工作；二是物业管理公司要将财务信息数据的安全置于首位，不断在财务工作开展过程中提高相关应用软件的安全性，以防范企业网络信息泄露风险，进而提升数据安全防护水平。除此之外，物业企业也要强化企业网络安全系统，完善相关管理制度，将网络安全责任具体落实到每个员工，以促进相关人员按照制度完成工作任务，从而促进企业构建数据安全防火墙。

（四）提高财务工作人员综合素质，奠定信息化基础

物业企业财务管理信息化建设过程中，除了各类体制硬件之外，还要重视人力资源等方面工作，不断提高企业内部财务管理工作人员的综合素质和工作能力，从而提升财务管理工作的效率和质量，具体主要表现在以下两方面：

一方面，物业企业要合理配置内部财务人员，在前期招聘过程中要明确招聘标准，员工入职之后对其进行财务技能培训，不断提高相关工作人员的财务知识及业务能力，另外，财务人员的激励制度也要进一步加以明确，将显性薪酬与隐性薪酬结合，利用假期、工作环境等隐性薪酬为财务人员提供一定的升职空间，并为其在企业中的成长铺平道路；另一方面，要注重财务人才的培养，对于部分业务能力较为突出的财务人员，可以为其提供数字化财务信息管理培训机会，使其尽快融入财务管理信息化工作之中，不断加强物业企业财务管理信息化体系构建。

（五）更新财务管理信息化理念

通常来说，财务管理信息系统可以为物业企业提供预算管控、预测决策等相关功能，科学管控物业资金投入和营业利润，在信息化背景下，财务管理人员要不断更新财务管理信息化工作理念，强化财务管理信息化内容宣传和业务培训，从而更好适应财务管理信息化的相关工作。同时，物业管理企业管理者也需要重视财务管理信息化工作，将其作为企业后续发展的重要着力点，引导财务工作人员自发学习和应用财务管理信息化技术，在企业后续发展过程中，积极配合财务管理信息化建设。

五、结语

综上所述，随着房地产行业的不断发展，其附属的物业管理企业也在蓬勃发展，对于物业管理企业而言，高效的财务管理工作能够推动企业稳定发展，而财务信息化建设在其中发挥着不可或缺的作用，其能够保障物业管理企业更好地顺应社会发展，更好地为客户提供优质服务。物业管理企业应在日常管理过程中加强财务信息化建设，进而推进物业管理企业风险管控工作。

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（作者单位：山东润华物业管理有限公司）