高校财务共享管理平台设计的思考及建议

艾立微 王 晗 苏善江

（作者单位：1.中国农业大学财务处；2.中国林业科学研究院资源信息研究所；3.中国林业科学研究院林业科技信息研究所）

一、背景概述

经济全球化的持续深入发展，不仅给企业带来了蓬勃发展的机遇，也对企业的财务管理产生了深远的影响，导致出现会计处理效率低下、会计信息可靠程度降低、会计处理成本高、企业集团管控力度降低等诸多问题。而财务共享模式是在企业发展过程中财务管理模式变革的必然趋势，它不仅使上述问题能够得到有效缓解，更能优化管理流程和组织结构，从而提升企业的管理水平。

随着科技的不断进步和信息化技术的不断成熟，财务共享服务平台得到广泛推广与应用。目前针对中央预算单位财务共享服务应用的研究较少。仇莹指出，在中央预算单位中建立财务共享服务平台，不仅可以避免政府机构的大幅度调整，降低其运行成本，还可以提高运行效率[1]。

高校作为人才培养、科技创新的重要主体，其财务有自身特点，业务量大且涉及部门较多，数据资源重复利用率极高。因此，高校迫切需要建立财务共享服务平台，以提高高校财务管理水平和财务工作效率，实现资源优化配置[2]。

二、高校财务共享服务平台设计的关键因素

（一）财务共享服务平台定位

财务共享服务平台首先要确定战略定位，战略的制定不仅要符合单位实际，也要考虑执行中可能遇到的困难和阻力，更要具有创新性、可行性、配套性和灵活性。N 校根据自身条件，确定了以提高业务处理效率、降低成本、加强管控、加强数字化转型为核心的战略定位。

（二）财务共享服务平台选址

N 校是我国现代农业高等教育的起源地，其历史起源自京师大学堂农科大学，N 校现有两个校区，两校区相距约12 千米，行车约20 分钟，且东西校区分别有学院和管理服务部门，因此N 校在财务共享服务平台的选址时本着方便师生、优质服务的原则，在东西校区均设有办公地点。

（三）财务共享服务平台规范

财务共享是一种新型的管理模式，既要强化内控，降低财务风险，又要达到信息共享和融合[3]。没有规矩不成方圆，财务共享服务平台顺利开展就要统一、规范服务标准和财务制度。

（四）财务共享服务平台流程

财务共享平台能够通过流程优化有效缩短报销时间、提高工作效率，可以打破信息桎梏，加快流转，消除信息孤岛，加强资源整合，消除浪费[3]。图1 是N 校会计核算报销流程优化后的示意图。第一，经办人收集原始票据及相关资料并整理完毕，在自助报销系统选择项目预约报销单。第二，根据业务类型分别由项目负责人、学院（部门）、相关职能部门进行审批。第三，经审批后的报销单进入预审组审核，若不通过则退回经办人修改补充。第四，初审完成后由制单组生成记账凭证，再由复核组完成最后一步审核。第五，复核完成的凭证信息自动接入银校互联系统，一键发送成功支付。第六，将纸质版凭证和原始票据等进行扫描，并将电子版回传至财务系统以便报销人员核对。第七，形成会计档案，报销流程结束。

图1 N 校会计核算报销流程图

（五）财务共享服务平台信息系统

信息系统的有效支撑是保障财务共享平台高效运转的前提。每个系统都有自己的逻辑结构和模型，在对接数据时必须考虑相关方的兼容性，一旦对接不畅将会影响整个平台的工作效率和运行成效。因此，要将现有信息系统进行升级改造，使其在不改变原有逻辑结构和模式的情形下可以兼容其他系统共享数据[4]。

三、支持N 校财务共享管理平台的信息系统

N 校财务共享管理平台的信息系统主要包含以下子系统：自助报账、会计核算、收入申报、科研经费、银校互联、电子档案、报表合并、预算控制、资产管理和银行对账系统等（见图2）。其中许多系统已在各高校广泛使用[1]。本文主要对以下6 个系统展开应用举例：

图2 N 校财务共享管理平台的信息系统

（一）自助报账系统

自助报账系统是高校应用最为广泛、使用频率最高的操作系统，是共享服务平台最重要的系统之一。根据报销的类型选择相应的模板并录入信息，纸质材料审签完毕后投递至投递机中，电子信息则经过网络途径传递至共享平台的账务处理系统。

（二）会计核算系统

财务人员对报销单的二维码进行扫描即可自动接收报账人在自助报账系统中上传的信息，制单人结合纸质材料进行审核制单，复核人对原始凭证和材料进行二次审核，最后由出纳通过银校互联系统进行网银支付，完成报销。同时，核算系统完整的进度跟踪信息通过网络已实时反馈到自助报账系统，报账人可以随时掌握资金支付进度。

（三）收入申报系统

收入申报系统主要有四大模块，分别是发放学生奖学金、研究生生活补助等；发放校内人员/监考等除工资外的其他收入；发放校外人员劳务费、评审费等费用；工资申报（编外人员合同工资申报）。收入申报系统开通之前，N 校是每月发放一次劳务费，财务人员根据各单位上传的数据进行统计汇总，然后压盘交给银行由银行发放。这种方式不仅效率低，而且错误率高，师生的满意度不高。收入申报系统可以同时上传多人信息，立即生效，随传随作随发。这可以极大地减少财务人员的工作量，提高支付效率。

（四）科研经费系统

财务人员根据银行回单将科研来款计入科研经费暂存科目，项目负责人在平台的客户端即可看见经费到账情况，并在科研院的系统中进行认领。科研院根据认领情况，给财务提交经费拨款单。财务根据科研院的拨款单将项目经费自动划拨到项目负责人的项目号中，项目负责人即可支用项目经费。

（五）银校互联系统

传统结算方式主要包括现金、支票、电汇等形式。现金的保管成本高且风险大；支票和电汇手续烦琐，错误率高。传统结算方式时间长、资金支付滞后、对账困难、满意度差、效率低下。银校互联系统既能有效化解传统结算方式的弊端，又能提高资金安全性和正确率，方便快捷，可以打破资金支付的空间与时间限制，实时到账，提高满意度。

（六）电子档案系统

会计档案保存的年限一般较长，有的甚至要永久保存。纸质档案不仅不易保存，而且容易受潮发霉无法查阅，电子档案系统借助二维码技术和高速影像扫描仪，将原始档案批量扫描、分组，与纸质档案无缝对接，同时智能匹配到网上自助报账系统和财务管理系统，实时追溯查询数。2021 年N 校实施电子档案系统，提高了档案信息的利用效率，可更好满足国家和学校对于财会监督的新要求[5]。

四、高校建设财务共享服务平台的建议

（一）优化结构，数据共享

高校要充分发挥财务共享服务平台的职能，完善其运营模式，优化组织结构。组织结构的优化必须以其战略发展目标为基础，认真梳理改进高校治理能力，按照财务共享服务平台功能合理分配，削减冗余部门，简化流程，消除信息壁垒，实现数据共享，优化资源配置，提升资源利用率，最大限度提升高校整体的运行效率。

（二）完善系统，规范制度

财务共享服务平台正常运行的前提是有完善的信息系统。高校依据发展不断完善和升级信息系统，制定统一、标准、规范的财务制度，强化制度执行力，为财务工作顺利开展保驾护航。因而，必须认真梳理原有业务流程，完善申请、批复、报告等操作细节、规范流程，做到有制可依、有规可守、有序可循。

（三）加强管控，落实责任

高校构建财务共享服务平台并保证其安全稳定运行，必须有足够强大的技术支撑作为基础。在“硬件”方面除了有必要的计算机等输入和输出设备，必须定期升级系统加强防御病毒、黑客等安全隐患，提高财务共享服务平台的安全性。在高校财务共享服务平台运行中，还要加强内控管理，坚决履行监督职责，明确岗位权限，落实责任，严防重要信息泄露、丢失，保障信息安全。

（四）强化管理，培养人才

为高校实现规范化管理，为决策层提供高效准确的数据，确保财务共享服务平台稳定安全运行，需要加强人力资源管理，重视人才队伍建设，培养复合型人才。高校可以通过内部专项培训，打造财务、业务、技术多维度的复合型人才；也可以引进外部专业人才发挥其专业综合能力，对数据信息进行全面、准确的分析，为决策层提供依据。同时，要根据高校实际情况，改革工资绩效机制，设置综合考核指标，并与薪酬福利、职位晋升等挂钩，充分调动财务人员的积极性，为其提供发展的平台，给予更宽广的成长空间。不仅要培养人才，更要留住人才，从而保证财务共享服务平台安全、稳定、顺利运行。