融媒信息档案的集中管理与共享利用研究

摘要：依托现代媒介技术，构建符合融媒信息化发展的档案信息资源管理系统，是适应融媒体发展实际和档案管理工作的需要。融媒信息档案的集中管理和共享利用有助于不同领域、不同行业间传播信息与知识，推动知識经济的发展，为政府、行业、个人等提供智力支持，为历史研究提供可靠的现实依据。文章对融媒信息档案的集中管理与共享利用展开研究，发现当前融媒信息档案管理面临法律法规及政策引领不够、档案管理工作观念落后等问题。研究认为，加强融媒信息档案集中管理，核心在于建立集中统一的管理体制与规范制度；关键在于加强人才队伍建设，提升人员专业素质；前提在于推动档案管理信息化建设，提升管理效率。只有多措并举，才能取得事半功倍的效果。

关键词：融媒信息档案；集中管理；共享利用；重要性；特征；对策

中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2024）01-0116-03

融媒信息档案，是通过各种媒体资源，将信息进行分类、归档、储存和管理的一种综合信息库，其中包括各种形式的信息，如文字、图片、音频、视频等，旨在提供全面、准确、及时的信息服务。

在媒体行业中，融媒信息档案是一种不可或缺的档案资源，记载着新闻事业历史变迁，承载着文化发展的使命任务。融媒体时代，档案管理部门及从业人员必须顺应时代发展趋势，运用现代信息技术驱动融媒信息档案的集中管理和共享利用[1]。

一、融媒信息档案的特点

融媒信息档案具有很强的严谨性、客观性和真实性，对历史文化传承和促进经济社会发展具有重要的研究价值及实用价值[2]。

（一）历史研究价值

融媒信息档案真实、客观地记录了媒体的各项工作。而媒体报道所产生的文字、图像、声像资料等，记录了人类历史活动中的各种经验和事件，直接反映了国内国际发展形势及经济社会发展进程。在信息技术的加持下建立融媒信息档案，能够打破时间和空间的限制，使跨部门、跨地区合作成为可能。

融媒信息档案是历史发展的客观凭证，是人类文明的宝贵财富。通过建立融媒信息档案，可以更好地了解历史事件，为历史研究提供可靠的现实依据[3]。

（二）高效性

融媒体时代，通过整合多种媒体资源，实现了媒体行业内部资源共享。一方面，利用融媒体技术，能在短时间内收集并整合大量信息，高效归类档案与成果转化利用；另一方面，与传统纸质档案相比，融媒信息档案所占空间小，不用担心虫蛀、潮湿，查阅方便、快速，能很大程度节省人力、物力。

（三）可持续性

融媒体时代，只有创新档案管理方式，才能更好地挖掘、整合和利用媒体资源。依托数字化手段，能够长期保存档案信息，避免因时间推移而造成信息丢失或损坏；能够实现信息的实时补充与更新，使档案信息不断完善，保证信息的准确性和完整性；能够确保档案信息的安全性和稳定性，避免因意外情况而造成信息损失。

（四）教育性

融媒信息档案具有教育属性，可以多种形式为人们提供多元化的学习资源和研究成果，不仅能增强人们的学习兴趣，还能更好地帮助其学习和记忆。

完善的融媒信息档案管理体制不仅便于在需要调用时快捷查询，而且便于进行经验总结和成果转化利用，让人们可以随时随地获取所需信息和资源，从而促进自主学习。

二、融媒信息档案的集中管理

（一）融媒信息档案管理形式

实现融媒信息档案共享管理的信息化、电子化，不仅能满足时代变革的需要，还能满足人们对档案共享利用的多元化发展需求[4]。

融媒信息档案管理的形式分纸质档案和电子档案两种，两者互为补充，共同组成全面、准确的档案记录。目前，大多数行业选择两种形式兼用[5]。

纸质档案包括报纸、杂志、期刊等新闻出版物，文件、通知、信函、调研报告等文书材料，照片、图表等图像材料，书籍、报告、论文等文献材料，以及广告、宣传册、录音带等其他纸质材料。纸质档案以纸张为载体记录信息，不易被修改或篡改，在传输中不易被黑客攻击，具有很好的稳定性、安全性、保密性、可追溯性。电子档案除把纸质档案以电子形式存档外，还包括文本、图片、音频、视频、动画、数据等文件。电子档案管理一般借助互联网、大数据、云计算等技术，将各种形式的融媒信息档案进行数字化处理，并实现档案的存储、管理、检索、备份、共享等一体化管理，具有直观性、灵活性、实时性、互动性、共享性和专业性强的特点。

（二）融媒信息档案管理面临的问题

由于电子档案与纸质档案不同，融媒信息档案在采集、存储、管理等各个环节面临诸多挑战[6]。

1.法律法规及政策引领不够。档案信息服务涉及档案信息收集与转化、信息存储与释放等多重因素。目前，融媒信息档案在分层组织及实施维护档案信息服务安全性、规范性等问题上缺乏统一管理与协调，对档案信息服务面临的问题没有明确的解决方案，对丰富档案信息服务数据库内容、拓宽档案信息服务领域缺乏统筹与规划，对强化网络信息服务平台等方面的法律法规制度保障不健全[7]。

2.管理水平参差不齐。部分媒体单位对信息档案管理不够重视，对改进档案管理工作的观念落后，同时缺乏对档案管理的长期规划，统筹推进档案管理力度小，管理部门职责不明晰，管理人员少，专业化水平较低等，导致档案管理效率低下、安全性不足、档案管理不规范等问题。即便档案管理部门和管理人员已经意识到数据电子化的重要性，但在实践操作和转型过程中，仍难以将理念付诸行动，实现档案管理的全方位革新。并且，由于部门人员固定、企业管理系统滞后，使得档案管理实现转型升级更为困难。

3.档案资料开发利用存在一定难度。目前，一些融媒信息档案管理机构缺乏对档案信息进行深度挖掘、分析、利用的能力和方法，无法充分发挥融媒信息档案的价值。

一是对融媒信息档案的利用程度不足。建立融媒信息档案是为了更好地服务新闻的采、编、校、发，但有些单位没有专人管理储存，或者是只保存不利用，没有与实际工作相结合，导致信息档案资料分散，许多有价值的档案信息没有被充分挖掘和利用。二是融媒信息档案开发利用的标准化程度低。不同部门之间的信息共享和整合程度低，导致信息冗余和重复。并且，由于缺乏统一的标准，不同部门的信息系统难以兼容，这给信息查询和使用带来不便。

4.设施设备条件薄弱，技术支撑不足。由于经费投入不足等原因，融媒信息档案管理信息化建设不足。具体表现为，缺少专业储存设备和专业管理人才，人才没有平台或机会提升自身专业技能，导致对融媒信息档案管理系统不熟悉。设施设备条件薄弱，技术支撑不足，制约了档案利用效率的提升，影响了档案发挥应有的功能价值。

（三）加强融媒信息档案集中管理的路径

融媒信息档案集中管理，是将不同媒体形式的信息档案统一管理并进行分类整理的过程。通过集中管理，可以更好地保护和保存这些信息档案，减少信息丢失和损坏的风险，同时可以提高检索和利用效率，便于人们查找所需信息，避免资源浪费。

1.建立集中统一的管理体制与规范制度。媒体单位应充分认识到融媒信息档案集中管理的重要性，从全局出发，统筹推进，齐抓共管。最首要的是，要结合本单位实际，建立一套集中统一的管理体制与制度规范，明确各级管理人员的职责，细化各项管理任务，建立工作台账，确保各类信息档案的收集、分类、归档、整理、保管和利用都符合规范。同时，要完善和落实相关管理制度，明确档案管理的各个环节和程序。此外，还要建立健全监督机制，把融媒信息档案管理工作纳入个人年度绩效考核，明晰工作责任，明确工作任务，强化督促检查，对工作滞后、问题突出的员工开展督查问责，全力推进融媒信息档案管理工作落地见效[8]。

2.加强人才管理培训，提高专业人员管理水平。信息档案管理工作是媒体单位重要的工作内容，具有重要的价值和意义。媒体单位及从业人员需不断更新管理理念、创新管理思路、优化管理方法、节约管理成本，以提高信息档案管理工作水平。媒体单位需加强对从业人员的管理和专业技能培训，多开展专业讲座，派员工外出学习，鼓励员工参加管理业务相关比赛等，帮助其提升专业技能，从而提高档案管理工作质量和效率。从业人员则需结合最新的管理制度和办法，不断学习并尝试利用科学的、先进的管理技术，更新管理理念并将之运用于实际工作中。

3.配齐档案管理专业设备，提高管理效率。融媒体信息档案建设是未来档案管理的发展趋势，齐全的软硬件设施设备可以提供有力支持。媒体单位应及时添置SCSI硬盘阵列、固态硬盘存储器、云存储服务器等储存设施设备，建立可靠性高的档案级备份系统；运用数字化技术、云计算技术等，优化档案管理软件；突破档案管理系统和采编系统之间的技术壁垒，实现端口互通、信息资源共享，按时自动将档案资料固化成卷，进一步提高新媒体数字化档案收集、整理、归档效率，如通过扫描、拍照等形式，对纸质档案进行数字化处理，建立数字档案库；利用计算机、互联网技术，把各类信息分类、归档，建立一套完整的档案检索系统，系统包括手工检索和计算机检索方式，提供关键词或关键信息等，以提高档案的利用率和开发价值，提高档案管理的智能化水平。

三、融媒信息档案的共享利用

随着信息化社会的不断发展，融媒信息档案逐渐成为不同部门、机构共同使用和交流信息档案的重要工具。融媒信息档案的共享利用具有多重优势：通过信息共享，不同部门、机构之间可以避免重复建设，减少资源浪费，提高信息利用效率，促进信息互通有无；有助于不同领域、不同行业之间传播信息和知识，推动知识经济的发展；可以提升信息服务的质量和水平，满足社会各界对多元化、综合性信息的需求；四是可以促进部门或机构之间的合作与交流。

但需注意的是，融媒信息档案的开发利用在为档案管理工作带来全新机遇的同时，也带来了前所未有的挑战。在融媒信息档案的共享利用中，可能会涉及个人隐私、商业机密、国家机密等信息，造成信息泄露和滥用。并且，融媒信息檔案中的图片、音频等存在大量的版权信息，使得版权信息得不到很好的保护。此外，融媒信息档案共享利用需要依靠先进的技术，如何保障技术的稳定性和安全性，如何应对不断变化的技术环境，也是共享利用中亟须解决的问题。

开发利用融媒信息档案资源，是档案信息化建设中的战略性步骤，也是信息化时代发展的必然选择[9]。从技术层面看，亟须建立一个完整的信息共享管理系统，提高融媒信息档案的共享效率和质量[10]；需制定融媒信息档案共享规定，包括共享计划、共享实施、共享评估等环节，明确共享的范围、方式、权限等，规范共享行为，确保共享的合法性和规范性。此外，从业人员需积极参与培训、交流活动，强化共享意识和专业技能，深刻认识到融媒信息档案共享的重要性，从而提高共享利用的效率和效果。

四、结语

融媒信息档案的集中管理和共享利用对提高档案管理工作效率和资源利用效率具有重要意义。在媒体深度融合发展的时代背景下，传统的融媒信息档案管理和利用已经无法满足新形势新需求，改变势在必行。加大专项资金投入、完善基础设施、利用现代媒介技术、转变管理理念、加强管理人员的管理水平等，可以更好地管理、开发、利用融媒信息档案的价值，为政府、行业、个人等提供智力支持。

参考文献：

[1] 马娟.融媒体时代加强新闻档案管理的对策[J].中共伊犁州委党校学报，2021（2）：96-98.

[2] 姚莉.加强报社新闻档案管理研究[J].黑龙江档案，2021（3）：234-235.

[3] 王娟.报社档案管理的法制化和规范化研究[J].办公室业务，2019（19）：114-116.

[4] 杨莉.电子档案信息资源共享利用管理模式初探[J].科技资讯，2021，19（8）：106-108.

[5] 闫光宇.新闻档案管理的探索与利用[J].中国地市报人，2023（7）：58-59.

[6] 陈起锋.融媒体时代新闻业务档案管理[J].兰台世界，2021（S2）：42-43.

[7] 孙艳秋，周欣娟.基于媒介融合的档案信息服务体系优化研究[J].黑龙江档案，2021（1）：4-5.

[8] 陈贞君.基于大数据背景下新媒体档案现代化管理[J].办公自动化，2023，28（17）：49-51.

[9] 王兰成.新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用[J].中国档案，2017（1）：64-66.

[10] 徐佰宝.融媒体背景下的档案信息资源开发利用研究[J].兰台内外，2023（7）：7-9.

作者简介 蔡朝晖，副研究馆员，研究方向：信息档案的管理及运用。