医院财务管理中内部控制的开展现状及其改进策略

2024-03-19 22:36严晓艳
中国农业会计 2024年2期
关键词:流程监控财务

严晓艳

(作者单位:靖江市妇幼保健院)

医院作为社会健康保障体系中的核心构成,负责提供综合性健康服务,其经营和管理情况直接关系到广大人民群众的健康权益。近年来,随着我国社会的飞速发展,人们的健康意识日益增强,对高品质的医疗服务需求不断升级,使得医院面临前所未有的挑战和机遇。在政府层面,为保障人民群众的基本医疗健康权利,政府出台了一系列政策和措施来引导和规范医院的财务管理,其中涉及加强内部控制体系建设,强调医院要通过内部控制促进财务资源的合理配置和有效利用。在医院层面,随着医疗技术的飞速发展和政策法规的不断调整,医院财务管理也遇到了许多前所未有的挑战,如财务风险控制、成本控制、内部审计及合规问题等。因此,医疗机构必须不断完善其内部控制机制,使自身在复杂多变的环境中保持稳定运营和健康发展[1]。

一、医院财务管理中内部控制的作用

内部控制在医院财务管理中起着至关重要的作用,有利于保障医院的资金安全、流转顺畅,并最终服务于患者的健康。具体体现在如下几方面:

(一)保障医院财务信息真实、完整

财务报表是医院经营活动的重要反映,为管理者、医生、护士和其他相关方提供了决策所需的信息。内部控制能够保障财务数据在录入、处理和报告过程中,所有的信息都尽可能是准确、及时和完整的。这既是对法律法规和相关制度的遵循,也为医院的持续稳健发展创造了有利条件。

(二)优化医院资源配置,提高使用效益

医院的资源,无论是财务资源还是其他资源,都是相对有限的。内部控制有助于调整和优化医院的收益结构,保证资金流入的合理性,并且能够加强对医疗成本与支出的严格管控,尽可能让有限的资源发挥最大效益,实现资源的高效利用。

(三)完善医院的治理结构

一个健全的内部控制系统能够帮助医院建立透明、高效的治理结构。这不仅有助于提高医院的经营效率,还能够减少不必要的冲突和风险。通过提高治理的透明度,可以增加利益相关者对医院的信任。同时,良好的风险管理能力也能够为医院的长远发展提供坚实的保障。

二、医院财务管理中内部控制的开展现状

(一)内部控制的应用范围

当前,大部分医院已经根据财务管理工作的需求,制定并实施了相应的内部控制制度。就实际开展情况来看,主要应用在审计与合规性、财务报告流程、采购和支付流程三个方面。

1.审计与合规性

内部审计是医院内部控制的重要组成内容。目前,很多医院已经建立起了内部审计体系,专业的内部审计人员会定期对医院的各项财务活动进行检查,从而保障这些活动符合既定的规范和政策,尽量避免出现误差或疏漏[2]。内部审计也能够帮助医院及时发现可能的风险,审计部门会深入分析审计过程中发现的异常信息数据,并深入探讨其形成原因,为管理层提供决策建议。此外,医院必须遵循众多的法规和标准,不仅是医疗行业的规定,还有人力资源管理等方面的法规。因此,当下很多医院也通过开展内部审计工作,对一切财务流程和行为的合规性进行检查,以此来规范财务操作,遵守相关法律,从而避免潜在的风险。

2.财务报告流程

医院每日都有大量的收支活动,从患者的医疗费用支付到员工的薪资发放,都是其收支活动的体现。医院建立的内部控制体系包含日常收支报告,其不仅记录了这些活动,还能够为医院提供短期的财务分析,帮助管理层了解医院的运营状况。定期的财务报告也是医院内控的重要组成部分,这些报告对医院在一定时期内的财务健康进行了总结和分析。通过对比预算和实际支出,医院可以评估其财务策略的应用效果,并对未来的策略进行调整。

3.采购和支付流程

医院作为一个复杂的医疗服务提供机构,依赖大量医疗器械、药品和其他必需物资来保证其正常运营。近年来,越来越多的医院已经在采购和支付流程上采取了一系列内部控制措施,以满足其复杂的运营需求。对于医疗器械、药品等关键物资的采购,不少医院开始实施分权采购的模式,这种模式将决策权分散给不同的部门或个体,旨在降低中心化决策可能导致的风险[3]。关于与供应商的合同,许多医院已经进行了更为复杂和细致的合同管理。通过对供应商进行严格筛选,医院会选择与有信誉、有能力的供应商建立合作关系。并且,在合同中明确规定价格、供货时间和支付条件等关键条款,使得双方权益都得到保障。在支付流程方面,越来越多的医院已经建立了一套完善的支付审批流程。这一流程能够保证每一笔支出都是基于合理的合同或发票。为了进一步提高效率和准确性,许多医院已经采用了自动化的财务系统,使得支付过程更为迅速和精确。

(二)内部控制面临的主要问题

1.财务信息系统滞后且存在风险

当下,许多医院还在使用过时的财务信息系统。这样的系统通常不能适应现代医院业务的复杂性,导致数据的准确性和完整性严重不足。例如,这些系统不能有效地整合来自不同部门的数据,导致出现信息孤岛现象,极大地限制了财务部门对整体业务情况的了解。此外,这些老旧的系统也常常存在安全漏洞,使得医院更容易受到数据丢失或未经授权访问的威胁。例如,这些系统对数据加密技术的应用往往不足,且在应对已知安全威胁时反应较为迟缓,给医疗数据带来不小的外部泄露风险。特别是在当今数字化的时代背景下,不安全的系统甚至可能会使医疗机构面临巨大的法律风险与声誉损害。

2.内部控制流程存在盲点

目前,医院的很多业务流程都存在未被注意到的盲点,这些盲点也可能会成为内部控制的薄弱环节。第一,多部门间的信息传递不畅。在财务流程中,各个部门的紧密协作是非常关键的。但目前,许多医院部门之间的信息交流并不畅通。这种信息壁垒导致管理层基于不完整或过时的信息制定决策,从而产生不理想的财务管理效果。第二,职责界定不清。在医院的财务管理流程中很多责任并没有明确界定,从而导致工作混乱和效率降低,进而产生财务风险。第三,审计和监控不到位。内部控制流程应包括对所有财务活动的定期审计和监控,但受到资源有限等因素影响,医院的审计和监控体系往往不够完整。这不仅增加了财务错误的可能性,而且为财务不当行为提供了可乘之机。

3.对人员内控意识和技能的培训不足

随着财务管理和内部控制领域的知识体系及应用技术的不断演进与更新,对员工进行持续的培训和教育是医院内控工作的重要一环。然而,目前很多医疗机构在内控体系的构建中,并未重视人员专业能力提升,也没有建立完善的培训机制。在实际工作中,员工缺乏最新的内控知识和技能,可能会导致其无法识别新的风险,也无法及时发现各流程和环节存在的内控问题。并且,当前很多医院并没有建立一个系统化的内控培训体系,这样一来,员工并不明白自身在内控工作中的责任与位置,不利于内控工作的开展。

三、医院财务管理中内部控制的改进策略

(一)进行技术升级与系统整合

随着科技的快速发展,技术升级和系统整合已经成为企业和机构追求高效运营的核心要素,医院也不例外。医院应当进行内部控制的技术升级和系统整合,为内部控制工作效率的提高提供坚实的物质基础。

首先,引入现代化的财务软件。医院应当结合自身各环节运营的实际情况,选择合适的新一代财务软件,让其成为财务管理工作开展的可靠支撑。如在采购环节,为满足复杂的采购管理需求,医院可以引入一些信息系统,自动匹配发票和采购订单,减少手动操作,进而提高工作效率和准确性。

其次,重视内部信息系统的整合。通过整合,医院可以构建一个统一、协同的信息平台,该平台应与医院的电子病历系统、药品管理系统等关键系统互联互通。整合后的系统应能够跟踪和监控从采购到支付的每一个环节,保障数据的一致性和完整性,为决策者提供更加真实的数据视图。

最后,引进大数据和人工智能(Artificial Intelligence, AI)技术来开展内控工作。医院可以结合内控工作的需要,利用大数据分析工具进行数据挖掘,识别出成本中的异常波动、潜在的欺诈行为和节省成本的机会。例如,对药品采购数据进行聚类分析,找出过度开支或不规范的采购行为。医院还可以引入人工智能技术来增强预测分析的准确性。例如,使用AI 算法对历史财务数据进行模式识别,预测未来的财务发展趋势,为预算规划提供数据支持[4

]。

(二)强化财务管理和内控工作的流程设计与监控

在医院的财务管理中,流程的重要性不言而喻。为避免这些流程停留在纸面上,医院需要强化其设计与监控,保障它们在实际操作中发挥出应有的作用。

首先,定期审查并更新财务流程。一方面,医院需要明确审查财务流程的具体频率。这应根据医院的规模、业务复杂性和外部环境变化来定。一般来说,至少每年进行一次全面审查。对于面临快速变化或高风险环境的部门(如急诊部门或新开展的业务部门),每季度审查一次为佳。医院应当制定一系列量化的财务流程性能指标,如处理时间、成本、错误率和员工满意度。在设定的审查周期内,利用这些性能指标,通过定量(如数据统计)或定性(如员工反馈)的方法,全面评估每个财务流程的表现。另一方面,医院要持续更新财务流程。医院应根据审查结果,综合分析现有财务流程的效率和合规性。对于识别出需要改进的领域,应制订明确的实施计划,并在下一个审查周期前完成改进。制定的改进措施应具体、可执行,并明确负责人和完成时限。在改进措施实施后,持续跟踪其效果,评估是否达到预期目标,以目标为导向,持续更新财务流程。

其次,实施持续的流程监控。设计出高效的财务管理流程只是开始,关键在于如何保证这些流程在日常工作中被严格执行。医院可以借助自动化工具和系统,实时监控财务流程,监督的每一步都按照相关规范进行。例如,使用电子工作流程系统来跟踪审批和交易的每个阶段,这样可以及时发现偏差并快速纠正。同时,在流程中识别潜在的高风险点,并集中监控。如对供应商支付过程中可能出现的延误或不规范行为实施监控,保障所有活动均符合内控标准。在这个过程中,当自动化监控工具发现异常时,应立即报告给相关管理层,并采取行动解决问题。

最后,强化内部审计的独立性。医院应当将内部审计部门独立于其他部门,使其在评估财务流程时保持公正和客观,避免受到任何内部利益的影响。通过开展内部审计活动,为医院提供真实、准确的审计结果,进一步帮助管理层了解实际情况并制定合理的策略,最终更好地发挥财务内控的作用。

(三)加强人员内控意识和技能培训

随着经济环境、法规、技术和内控工作的不断变化,财务管理的复杂性也持续增强。因此,对医院财务人员进行持续培训是提高财务管理质量的关键举措。

医院应当开展定期的财务培训。在设计培训内容时,既要包含最新的法规和技术,帮助他们了解财务内控的法律动态,掌握和应用内控工作的先进方法,也要包含风险管理意识、财务内控方法、工作效率提升等相关内容,帮助他们提高财务工作效率和准确性,减少可能的错误和遗漏,使得财务工作更加精细化[5]。医院还应当对财务人员进行适度的业务内容培训,可以在培训中使用真实的业务案例和开展模拟演练,使他们加深对医院内部其他部门工作流程和内容的了解,进而在开展财务工作时更契合业务实际,设计出符合业务实际情况的财务预算方案和内控制度。培训后应进行效果评估,通过考试、实际操作展示或反馈调查来确认员工是否已经掌握所学知识,并根据反馈结果调整未来的培训方向和方法。

四、结语

内部控制在医院中扮演着不可或缺的角色,能够保障财务信息准确性、优化资源使用、完善治理结构,为决策提供依据。医院应当进行技术升级,并通过加强人员培训、流程设计与监控来改进现有的内控体系。通过不断优化内部控制,医院能够更好地履行其医疗使命,为患者提供优质的医疗服务,同时实现高效的财务管理,为医疗产业的可持续发展作出积极贡献。

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