财会监督新形势下高等职业学校优化内部控制的路径——以J 学院为例

朱 丹

（作者单位：安徽警官职业学院）

根据教育部发布的“2022 年全国教育事业发展统计公报”，我国有高职（专科）学校1 489 所，占高等教育比例为49.4%，在校生1 670.90万人，比上年增加80.80万人。由于高等职业学校难以与普通高校竞争，获得的政府投入不足，普遍通过银行借贷、发债等方式进行融资，所以存在财务风险等各类型内部控制风险。部分高等职业学校因内部管理不善、外部监督乏力，出现了资源浪费、资产流失等问题，究其根源，主要是内部控制建设不足、内部控制管理松懈等。

一、财会监督对内部控制建设的新要求

2020 年1 月，中国共产党第十九届中央纪律检查委员会第四次全体会议首次将财会监督提升至党和国家监督体系的新高度，赋予其新的角色、新的任务。财会监督的内容是针对单位部门经济运行情况，开展事前、事中、事后全流程监督，致力于构建以单位部门内部监督为基础、第三方外部监督为保障、政府财政监督为主导的财会监督体系[1]，防范和化解相关廉政风险。根据大数据新时代、财会监督新形势要求，高职院校需要充分发挥内部监督的基石作用，以预算绩效管理、内部控制信息化等作为内部财会监督的创新手段，着重解决预算管理、政府采购、基础设施建设、科研经费使用、资产管理等方面的违规问题，逐渐实现“监督+规范”的管理目标，探索实现职业教育从“大有可为”到“大有作为”的高质量发展路径。

二、J 学院概况及其内部控制现状

J 学院是2000 年经A 省人民政府批准建立的首批高等职业学校之一，现有全日制高职在校生9 600 余人，社会扩招生490 余人，是全国司法行政系统干部教育培训基地，牵头建设司法部生命科学和信息技术重点实验室。

（一）单位层面内部控制现状

第一，内部控制组织方面，为提升J 学院内控管理水平，已按照院党委要求，全面梳理预算、收入、支出、采购、资产、工程等重大领域的业务流程，结合各岗位工作职责，明确各控制节点管控要求。第二，制度建设方面，在学院原制度基础上，近年来补充修订了《预算管理暂行办法》《财务支出报销管理办法》等六项内部控制制度。第三，信息与沟通现状方面，J 学院已普及办公自动化（OA）平台，上线工资查询、学费查询等系统，但科研经费的使用仍需财务处进行查询后转达，也无法通过手机端实现直接查询。

（二）业务层面内部控制现状

业务层面内部控制上，J 学院落实归口管理，在预算、收入、采购、资产、基建、合同及人力资源等重要领域各自建立制度体系。学院围绕年度中心工作，以对外预算为基础，按照“量入为出、收支平衡、统一预算、统筹安排、集中财力、突出重点、勤俭节约、注重绩效”的原则[2]，统一组织预算编制，财务处多次走访教学、科研等部门，宣讲预算编制使用等相关政策，但仍存在预算执行不科学、报销程序不规范、采购及合同管理流于形式、考核后评价机制落实乏力等问题。

三、新形势下J 学院内部控制的新困境

（一）内部控制意识淡薄，风险防范意识不强

J 学院因行政色彩浓厚，长期以来内部控制意识比较淡薄，内部职工未能意识到完善的内控制度能够促进学院发展，并且认为内部控制是纪检监察部门和财务处的事情。J 学院管理层普遍认为，提升科研发展和教育水平才是高职院校工作的核心，更多的是要求把办学规模做大，对于已经暴露的风险事件，仅仅只是处罚相关当事人，未能及时深挖原因。J 学院教职工大会未能行使有效监督，投票表决流于形式，部分决策往往由校领导代为行使。

（二）内部控制组织机构不健全，制度建设滞后

由监察审计处还是财务处牵头作为内控的专职机构，J 学院党委一直未有定论。财务处被定位为服务部门，主要承担会计核算和财务管理职能，核心岗位人员未能认识到监督工作的严肃性与必要性，没有积极参与管理和决策，影响了财务内部控制工作成效和财会监督工作落实。监察审计处主要承担内部审计职能，但受限于专业人员不足，财务报表审计主要是依赖外包第三方中介机构来完成，内部控制效果不理想。J 学院也未严格执行轮岗制度，不仅制约员工专业能力的提升，更难以实现经济活动的决策、执行、监督“三权”有效分离。

J 学院建立了内部控制领导小组，其成员包含党委领导班子、财务、纪委等，但对内部控制制度的构建与协调不足，仍有部分流程不顺畅，导致业务进展缓慢或过于简单未能实施有效监管。2022 年出台了内控合规手册，但手册中的制度基本都是在3 年以前编撰的，对于学院层面的管理制度或涉及多部门之间的协作要求不多，诸多实践操作无法找到理论依据，更多地依靠领导口头意见执行。

（三）信息碎片化现象严重，信息系统不完善

首先，J 学院信息系统开发规划不明确，往往根据上级部门指导意见开展信息系统采购工作。各部门未共建共享信息系统，造成模块相对独立，信息交互困难，无法通过定期系统数据交互弥补日常管理上的漏洞。其次，J学院相关系统的建设基本上是由软件公司工程师具体实施，一方面软件公司对学校实际需求缺乏全面了解，开发时间紧张，细节问题往往考虑不周；另一方面，对接的行政管理人员未能清晰阐述业务需求，尽管信息系统最终能够投产，但与预期效能相差甚远。比如：J 学院的财务和资产等处室已分别上线信息化系统，但系统之间并未打通，使得一些业务处室处于使用率极低且脱离实践运行的状态；有关财务信息化平台受限于局域内网，不能通过信息化共享提高内部控制水平。最后，在信息公开方面，除按照上级要求披露以外，对于其他相关信息的公开不够全面，宣发力度不足且存在盲区。

（四）预决算内部控制不严，监督关口未前置

第一，J 学院预算管理随意性强，全面预算管理意识未普及，如业务部门对预算政策理解不完整、不准确，致使预算工作缺乏应有的严谨性，再加上预算管理组织架构配置不科学，未按要求足额配置管理人员，最终的预算方案与实际业务需要存在一定偏差，一旦出现问题，很难对当事人进行问责。第二，J 学院预算编制过程中，一方面评估和测算不科学，往往根据往年数据简单上浮一定比例，未按照业务实际确定工作标准，也未合理量化增幅较大的开支，更没有对上一年的支出进行合理的后评价；另一方面，各部门之间沟通协调不顺畅，对预算使用额度的切分并非严格按照业务需要和工作量标准进行核定，存在一定的人情关系和随意性，对于数据的测算各部门之间的理解也不一致，导致一些项目预算编制工作推进缓慢，甚至出现部分合同签订早于预算核定等不合理现象。第三，预算调整频率较高。少数项目在预算年度内多次发生调整，对预算执行的监督力度明显不足，导致预算失去严肃性和约束力。第四，预算考评机制不完善，缺乏有效的预算反馈和报告体系。J 学院现有预算评价在年终决算之后，未能按照序时进度跟踪分析预算使用情况，也没有全面分析预算偏离度大的原因。

四、新形势下J 学院强化内部控制的路径

（一）提升全员内控意识，加强风险防范宣导

一是全员参与内控监督。根据财会监督新形势，在J学院大力宣传合规发展人人有责。内审部门在开展具体审计工作时可以将具体业务、会计信息质量审计以及内控监督工作有机结合，使原本分散的环节串联起来形成整体，同时采用评估、自查、飞行检查等方式及时发现潜在的风险隐患，对评估出来的风险，明确风险等级，发布预警机制[3]，查摆原因并采取行之有效的整改措施。并且定期利用官网、公众号等信息发布平台，及时发布相关资讯，使广大教职工全面认识到内控工作不仅可以解决问题，还可以创造价值。二是风险防范势在必行。应加强内控培训宣导工作，以制度的形式将培训工作固定下来，深刻反思在政府宏观政策落实等重点领域存在的问题，查摆落实国家政策工作的不足和薄弱环节，持续提升国家政策理解力和执行力，深挖关键风险点及其成因，着重挖掘机制缺陷、管理漏洞、合规意识等深层次根源，进行讨论反思，有效提升全校教职工的风险内控合规意识，为学院持续提升办学水平打下坚实基础。

（二）规范内控岗位设置，完善内控制度建设

一方面，将内部控制作为财会监督的重要手段，规范内部控制岗位设置。明确财务处是内控牵头部门，是财会监督的主体责任部门，并推动财会监督会议制度的实施，促进财会、监察审计等部门密切配合，协调各部门内控监督工作，如设立联络人、下发重要岗位清单等，统筹解决内控工作中职责不清晰、沟通不畅的问题。同时，提高对财会监督人员综合素质的要求，重视对精通金融、法律、内控、统计等专业知识，且具备决策能力，能够解决复杂问题的复合型人才的培养，部分岗位需要持有相关执业证书，并按月发放纪检补贴等绩效奖励。理顺财会监督工作与日常会计工作之间的关系，敢监督、愿意监督，主动承担监督的角色。另一方面，完善内控制度建设，高等职业学校应该结合“双一流”创建的战略目标，根据各教学部门实际需求，合理安排办学资源，规划符合现代教育管理体制的业务流程，分别按照教学管理业务、学生管理业务、行政后勤业务等不同的流程并入智慧校园一站式平台，将内部控制制度与财务管理制度、资产管理制度、人力资源管理制度等相结合，增强协调性和可操作性，并将财会监督职能融入内部控制制度建设，形成自上而下的长效机制。

（三）优化内控信息系统，提升财会信息化水平

1.框架基础

学院应紧跟大数据云平台时代浪潮，优化内部控制系统的信息化结构，从内部控制、信息沟通反馈和财会监督三个方面搭建整体框架[4]。变“人防”为技防，安全存储大量信息的同时，使得业务开展有数据可依，实现财会监督更加科学、精准。

2.业财融合

第一，将财务与内控业务深度融合，即将业务流程及其对应的风险管控措施融入财务信息系统建设或升级改造中，使业务运转的信息数据在财务系统中留痕，相关责任可追溯倒查，系统自动对异常操作和财务支出行为进行抓取，并提示至财务处，财务处根据实际情况开展现场或非现场稽查，必要时转交纪检部门。第二，财务信息系统升级要求财务人员掌握更多的智能化操作手段。建立财务共享平台，推动线上报账工作，既能提升工作人员效率，自动完成统计分析，融合业务和财务，又能实现不同职能部门共享科研、教育、人事方面的财务信息，如更新学生收费账户的实时明细查询、报账业务进度跟踪、与智慧校园办公平台互通互联等。第三，经济业务全流程均将被纳入云平台，通过大数据批量处理，整理出符合日常管理需要的综合性信息，为管理部门进行决策提供科学依据。

3.信息公开

信息公开披露是财会监督的必然趋势。除了根据财政、相关主管部门的要求公开相应内容外，高等职业学校可以就科研项目支出、学生资助信息、往来款、资产信息、债务构成等重点领域进行公开。一方面成立信息公开披露领导小组，进行完善的信息公开监管审查，把控内容和标准；另一方面拓宽公开披露的渠道，如官网组宣部门以及官方微博、公众号等，积极履行学校的社会责任。

（四）健全预算管理系统，强化绩效考评机制

为实现预算编制科学化、精细化，财务内部控制体系需要与预算管理、资产管理、内部审计等协调，着手构建符合标准的预算管理系统，使预算管理趋于合理化、常态化，并借助大数据云平台这些先进的信息化管理工具，将数据信息加以明确，使其更好地服务于科研和教学工作[5]。具体来说，需严格按照预算编制、预算调整、预算执行流程进行全过程监督。在核定预算金额后，应安排专人跟踪预算执行效果，对预算执行情况进行评估并考核，如要求定期上传费用使用情况、项目进度、产出效能情况等，对于不及预期的项目要求项目负责人进行原因陈述并限期整改，并根据实际情况对预算金额进行调整。将预算管理与财会监督、内部控制结合起来，严格地按照规章制度办事，通过多措并举，使学校内控工作有序推进，提升资金使用效率，有效地控制成本。