人工智能时代高校财务报账工作优化路径探析

高伟霞

（作者单位：安阳师范学院财务处）

近年来，我国以政府财政投入为主、多渠道筹集教育经费的体制正在持续巩固完善。教育部2023 年发布的数据显示：2022 年全国教育经费总投入为61 344 亿元，较上年增长6%。国家财政性教育经费为48 478 亿元，较上年增长5.8%，其中，全国高等教育经费总投入为16 397 亿元，比上年增长6.2%。随着高校资金总量的逐年递增与资金来源的多元化，财务管理工作势必趋于复杂化，高校财务部门亟待增强资金管理效能。

一、研究背景

随着社会经济发展，我国对高等教育经费投入不断增加，与此同时，办学规模扩大，横向科研、纵向科研及其他专项课题不断增多，高校资金总量不断增加且资金来源越来越多元化，随之而来的是资金业务活动日益复杂化，高校财务核算业务量大幅度增加。尤其是2019 年以来政府会计制度改革、财务软件更新换代、相关管理部门对高校财务的管理及工作要求逐渐精细化，面对越来越多的数据与精细化管理要求，依靠人力完成，工作效率低且错误率高，财务管理水平亟须通过技术手段的革新来提升。

《政府会计准则制度解释第5 号》《教育部关于全面实施预算绩效管理的意见》和《财政部 教育部关于印发〈高等学校财务制度〉的通知》等文件明确提出，要建立健全学校财务制度，加强经济核算，全面实施绩效管理，合理配置和有效利用资源，推动提高高等学校财务管理水平。随着人工智能、大数据、区块链、机器学习等新兴技术在财务管理领域的应用逐步加深，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035 年远景目标纲要》中，以及财政部发布的《关于印发〈会计改革与发展“十四五”规划纲要〉的通知》和《关于印发〈会计信息化发展规划（2021—2025 年）〉的通知》中均提出，智能财务已成为会计信息化发展的重要趋势。而高校财务管理也将与人工智能技术充分融合，之后涌现的报账机器人、会计机器人、财务机器人等智能终端，势必重塑业务流程，助力高校财务工作高质量发展[1]。

二、高校财务管理工作亟待突破的困境

（一）财务报账流程传统，未能脱离预约机制

随着高校资金来源的多元化，涉及资金数额不断增加，高校财务工作量越来越大。为适应资金管理需求和减轻财务报账压力，目前我国大部分高等院校均采用网上财务系统预约、整理票据、现场递交、会计审核、财务复核的报账模式，相比传统的排队等候报销方式，网上预约报账有着显著的优势。但预约模式也已显现出很多问题，如财务系统老旧、单据审核速度缓慢、预约困难、报销人数分布不均衡、审批流程烦琐等问题频现，电子审签、凭证影像化等功能未上线，没有实现真正意义上的电子化，信息化程度还处于初级阶段，未能顺应现实需求与新型标准，进而导致高校财务工作效率降低。另外，当前的预约系统一般都分类设置日常报销业务、差旅业务、酬金业务、暂借款等类型，教师对于预约系统使用不熟悉，耗费时间过长，从而导致预约业务类型不正确或信息有误，需要财务工作人员打电话或当面解释，而教师上课时间、地点不固定，问题单据不能及时处理并反馈，造成单据积压，影响工作效率。

（二）部门之间存在“信息壁垒”，一体化建设未能实现

近年来，“人工智能”“大数据”“信息共享”等新概念已成为时尚名词，但在高校智慧财务领域内，仍然存在部门之间的“信息壁垒”[2]。高校大多数部门均有独立的办公系统和数据库，财务管理工作未能与其他部门的数据进行智能融合，而且多数高校的财务工作仍然是由人工先比对数据，而后上传系统，严重阻碍了数据共享，制约了高校财务工作智能化发展。例如，网报系统没有与电子审签功能相衔接，传统报销模式会遇到的问题（如领导出差无法审签、报销人因问题单据重复往返等），网上报销同样无法解决，没有完全实现影像化、电子化；甚至有些高校的财务系统与资产管理系统也存在脱节的情况，每月资产对账仍然依靠人工导出数据进行核对，工作效率较低。

（三）财务人员日常工作琐碎，财务工作宣贯缺位

高校财务报账的现实情况是，教职工由于各方面原因，大多指派学生或其他人员进行报账活动，自身参与度较低，但学生等去报销往往存在不了解财务制度、咨询问题用时过长、票据重复出错等问题，严重消耗了财务人员的日常工作精力，使得财务人员长期处于加班加点处理问题的状态，每天疲于应对日常报销工作，无法专注于提升自身财务管理技能，也没有时间开展财务工作的宣贯推广，从而陷入了教职工等人因不了解财务报销知识而不断咨询问题、重复性错误不断出现的恶性循环。

（四）工作难度日渐攀升，财务管理人才缺乏

随着高等教育体制的改革，高校的经费来源越来越多样化，包括政府拨款、学费收入、社会捐赠、科研经费等，这使得高校财务工作需要处理的资金流更加庞大。而且，由于高校业务越来越多样化、复杂化，很多制度规定和相关设置已相对落后不能满足需求，这就要求财务人员具有更全面的专业知识和更丰富的工作经验，从管理角度出发提高财务工作质量，而现有的高校财务工作者往往难以满足需求，一是高校目前具有丰富财务管理知识和经验的人才相对较少；二是高校对财务人员的培养机制不够完善。此外，高校业务相对其他业务又具有特殊性，每个高校也有自身特点，导致新晋财务人员难以快速适应高标准的财务工作。

三、AI 赋能高校财务报账工作的优化路径

随着科技的进步，许多领域的业务流程正在被重新定义和优化，高校财务管理是其中之一。财务报账流程是高校财务管理的重要组成部分[3]，涉及各类费用报销、差旅支出、科研经费管理等。优化财务报账流程是提高高校财务管理效率和质量的必经之路，而及时引进AI 技术能够为解决上述问题提供新的方案。AI 技术在高校财务报账流程中的应用主要体现出自动化、智能化、高效率和低成本的特点，主要通过自然语言处理（natural language processing, NLP）、光学字符识别（Optical Character Recognition, OCR）等技术，对各类财务单据进行智能识别和解析，为后续的处理流程提供数据支持，可以大大缩短财务报账周期，提高报账效率。具体如图1 所示：

图1 AI 赋能高校财务报账业务优化路径

（一）智能预审

高校财务目前的预审形式主要为提前打电话或现场咨询，报账人员对于发票开具内容是否合理规范、报销业务是否符合项目支出规定、支出审批如何签字等基本内容的咨询量依然很大，财务人员每天耗费大量时间用于回复咨询、预审，工作内容重复性强、耗费时间长，整体工作效率低下。

AI 可以通过OCR 技术自动识别和提取单据中的关键信息，在提交报销单据之前，与已有的规则库进行匹配[4]，判断报销的合规性和合理性。如果存在问题，可以提前通知报销人员进行修改，避免出现后续的审核问题，从而提高财务处理的准确性，加快后续审核制单进程。

（二）自动审核记账

单据审核是高校财务报销中最核心的环节，也是最耗费精力的环节。在当前的预约模式下，即使是预约和单据都不存在问题的简单报销单，依然需要手工输入预约号转入记账系统，再不断回车确定来完成记账，遇到集中报销工作量大时，工作人员的精力和耐心都不能保证，不仅加班加点，还会不可避免地出现遗漏和低级错误，影响财务工作的效率和质量。

AI 利用深度学习技术构建财务报账审核模型，通过与历史报账数据的对比，精准识别数字单据中的异常情况，提高审核的准确性。同时，自动审核可以大大减少人工审核的工作量，降低出错频率，缩短审核周期，尤其是对于较为复杂的差旅业务、内容和数据较多的集中批量报销，自动审核的效果更加突出。另外，由于高校财务记账内容大多有一定的规律性，通过智能审核，可以实现快速记账，从而大量减少人工重复性工作，提高工作效率。

（三）智能匹配预算与科目

高校目前的预约系统大多是通用模板，报销过程中对于每类项目每个预算项的报销内容并没有具体的设置，大部分教师往往把报销内容预约到其他预算项上，认为只要能预约上就能报销，而这一步在未进入财务系统记账之前人工审核并不能发现，常常被遗漏，审核记账时依然要通知报账人员撤回或更改，影响工作效率。另外，目前的网上预约系统会因为报账人员操作不当等各种原因无法与账务系统的科目一一对应，导致财务人员引入网报单据并自动生成会计凭证之后还要进行大量修改，徒增会计人员的工作量。

AI 通过对接学校预算系统，识别报销内容，自动将报销单据与预算进行匹配，避免无预算、超预算支出问题的发生，保证财务报账的合规性；同时，根据审核的报账内容信息自动匹配会计科目，提升准确率，减少人工操作，提高工作效率。

（四）智能评估风险

在当前的预约报账模式下，当报账人员将报销手续投递到财务处之后，会被随机分配给不同的会计制单人员进行审核，那么每个项目或每位报账人员出现的规律性报账或异常就难以通过日常报账被发现，往往只能通过对报账人员或项目进行针对性分析才会发现问题。

AI 通过大数据分析和风险评估技术对报销数据进行深入挖掘和分析，并通过后台智能提取和数据比对，发现潜在的财务风险和异常支出，进行预警，为高校财务管理提供决策支持[5]。

（五）智能提取数据

随着教学改革发展，越来越多的高校工作需要财务数据提供支持，而财务报销也需要其他系统数据的支撑。但现有的财务信息系统是个“信息孤岛”，不能直接提取其他部门的相关业务数据，即使是财务数据本身也存在需要人工核对和整理的问题。

AI 通过整合业务系统，实现高校各部门之间系统的融合，打破信息壁垒，避免各部门之间重复提供数据；同时，根据目标有针对性地提供数据，为财务分析和各项财务检查数据统计提供支持，更能满足财务管理需求。

（六）多样化服务与宣传

一方面，大部分高校目前的报销业务内容可被分为固定的几种类型，财务报销系统设置也是用于满足一般需求，但每位教师的关注点和实际需求并不太相同。AI可以实现根据每位教职员工每个项目的需求，提供定制化的报销单据和审批流程，简化填报单据的过程，提高报账效率。同时，通过满意度调查和反馈机制，不断优化报账流程，利用线上宣传平台，定期更新财务政策宣讲内容，提高教职工对各项政策和制度的认知，进一步减少智能预审可能出现的问题，形成良性循环。

另一方面，大部分高校的财务工作重心都在核算，会计人员每天忙于完成日常报销审核记账，“重核算、轻管理”。AI 通过智能预审、自动审核记账、智能匹配预算与科目、智能评估风险和提供多样化服务与宣传等，使高校财务人员从繁重的日常报销审核记账工作中解脱出来[6]，并促使工作人员转变思想，有精力开展财务管理，通过对报账流程的规范和风险预警分析等，实现管理能力的提升，优化财务服务，提高财务工作质量。

四、结语

AI 在高校财务报账流程中的应用具有广阔的前景和巨大的潜力。高校可以在财务工作中合理利用AI 技术，提高财务管理信息化水平，将财务人员从日常繁重的业务中解脱出来，扭转工作重心，专注于提高自身技能与财务管理水平，注重财务分析与财务管理，真正发挥财务在高校发展中的作用与价值；同时，优化报账流程，更好地服务教学与科研，进一步提高高校教学科研水平。

随着应用场景的不断变化，未来可能出现更多的智能技术和应用场景，如智能财务指令语音交互、智能财务决策支持等，这些技术的应用将进一步简化报账流程和提高工作效率。AI 优化高校财务报账流程是一个长期的系统工程，需要逐步完善技术标准和规范体系，不断优化和应用方案，从而推动高校财务管理工作的数字化转型和发展。但同时，人工智能也对高校财务人员提出了更高的要求，需要培养和引进更多复合型人才来满足财务管理智能化需求。