高校房产管理集成平台的建设及应用研究--以XZ高校为例

谢承梅

(徐州工业职业技术学院 国有资产管理处,江苏 徐州 221140)

0 引言

房产资源是高等学校的基础性办学资源,也是学科发展的重要资源和显性投入,是服务高校高质量内涵式发展的基本支撑条件。在高校的资产管理工作中,房产是学校办学层次和规模的重要体现,也是影响学校未来发展规划决策的重要资产。但高校房产普遍存在体量大、利用率统计难导致综合调配难、信息化平台建设不充分等现象[1-3]。

1 XZ高校在房产管理过程中存在的难点

XZ高校在房产管理过程中也遇到了各种各样的难点,具体表现如下。

1.1 体量大,变化大

高校房产具有体量较大和用途较多样的特点,以XZ学校为列,该校目前有2个校区3 559间房屋,其中新校区2 822间,老校区737间。老校区作为大学科技园,主要用于校企合作企业使用,目前有近200家企业在老校区,入园企业更换较频繁。新校区作为教学区主要用于教学,主要用于学生宿舍、教学、实验、行政办公、食堂超市等生活服务以及青年教师周转用房等。由于近年来学校发展较快,教师和学生人数都出现了较大幅度的增长,学校内设部门增、拆、合并变化较大,导致原有的房产资源越来越紧张,学校的房产管理部门面临越来越大的房产管理压力。

1.2 不同类型房产管理困难不同

根据国家和省相关文件,该校相应出台了公用房管理办法,确定了“统一规划、按需配置、合理使用、分类管理、超额收费”的原则,并将学校用房分成行政办公用房、教学实训用房、公共用房、经营性用房、学生生活用房、教师宿舍6大类。在实际管理过程中,以上各类用途的房间均出现了不同类别的管理困难:一是办公用房调配难度较大,存在部分房屋实际利用不充分但房产管理部门由于无相关确实证据,造成收回困难、难以调配的情况。二是教学用房实际利用不充分,学校目前使用的排课系统对同一门课无法安排一个以上的上课地点,造成某些教室实际无人使用但系统显示课满的情况。三是经营性用房仅能统计出整体的出租出借率,无法统计某个房间全年出租出借率情况。四是学生宿舍和教师宿舍的变动情况统计不直观。五是体育馆、图书馆、会议室等公共区域用房的利用率无法统计。

1.3 原有的房产系统无法满足新需求

原有的房产管理系统仅作为资产管理内部使用的一个系统,实际使用过程中,学校其他部门、学校外的单位和人员在办理与房产相关的业务时仍然采用纸质模式,无法实现信息化,造成房产管理信息化存在盲点和漏洞。同时原有的公用房系统是标准产品,不是定制产品,模块不能根据管理需要灵活调整,无法实现一些特定流程的审批和房屋利用率统计功能,且无法对接学校其他资源平台、无法信息交互形成信息孤岛,不能满足一体化智慧校园建设的要求,更无法实现绩效评价和事前监督反馈[4-7]。

2 房产管理平台建设现状分析

通过调研国内同类型院校和查阅相关文献资料,目前绝大部分学校通过购买或开发实现了房产的信息化管理,主要是实现了房产的可视化管理和统计报表管理。但房产利用率方面则主要是人工汇总统计,没有实现信息化管理,且统计时对不同类型的房屋未进行分类计算。对具体到每个类型和每个房间的利用率的计算,有些学校采取在房间门口张贴二维码进场扫描的方式统计。这种方式实际操作起来不太便利,很多老师因为上课前时间紧张、事后遗忘或嫌麻烦不会主动扫描二维码,导致房屋利用率实际统计不准确。XZ高校采取读取相关系统数据再设定公式直接计算利用率的办法实现房产利用率的自动统计,同时实现移动端办理、手机短信提示业务办理等功能,在国内少见报道[8-11]。

3 房产管理集成平台设计

3.1 XZ高校房产管理信息化发展路径

2019年以前,XZ高校的房产管理主要采取电子表格和纸质房屋结构图相对应的方式,属于房产管理的粗放阶段。2019年,XZ高校购买了公用房管理系统,该系统实现了可视化和统计报表功能,可实现各校区建筑物展示、房屋楼层平面图展示,对学校房屋资源进行了可视化和图形化管理。同时,该系统实现了房屋使用人、使用部门、面积、进入、腾退等档案管理功能,并实现高基表、部门、楼栋等报表的生成,实现了房产的精细化管理。

本次房产管理平台按照前期规划,确定设计理念为“利旧开新、数据准确”,充分利用原有房产系统的基础数据接搭建新的房产管理平台。原房产系统作为数据基础表,原有功能继续充分利用。新的房产管理平台主要拓展房产相关业务流程审批和房产利用率统计功能,实现利用率可视化和校内校外流程通办,将房产管理提升到绩效评价、反馈监督和优化资源配置的有效管理阶段。XZ高校房产管理发展路径如图1所示。

3.2 平台基础架构

平台采用B/S结构,支持组织架构的搭建、呈现及相应的权限设置。平台提供流程定义与配置,支持表单内容自定义,并支持查询统计等应用。平台具备开放接口,SSO单点登录支撑,提供可视化的基础数据、操作设置、流程设置,以支持基础表单应用。房产管理平台与校园网智能平台集成,可在PC端与移动端操作。电脑端设定访问网址、用户名和密码,并绑定用户的手机信息。然后对接校园办公平台,校内人员可通过校园一体化平台访问,可直接登录,其他方式登录则需输入用户名和密码。移动端登录则需下载App后登录使用。硬件方面,平台要求大容量服务器,用于储存附件材料和用户访问。

3.3 平台建设前期准备

学校召开各部门房产管理员会议,根据各个部门的现有房间下发图纸,如需要更改图纸数据则需部门签字盖章后交学校房产管理部门。房产管理部门汇总数据后,对更改的房间进行清查,实地到每个房间核实使用部门、使用人、具体用途、面积等基本信息。经过上述步骤后,更新公用房系统的电子档案信息,做到账实相符。在第一阶段工作的基础上,房产管理部门对全校房产进行功能用途分类检查,对实际使用功能和房屋系统功能不符的房间,按照实际功能调整系统数据,确保每个房间的用途分类准确。

基础数据的精准度直接影响数据计算的准确性。为了提高数据精准度,本次平台建设尽量减少人工输入数据,主要采取与校内其他数据平台对接的模式。房产平台的基础数据全部取自原有房产系统,实时读取原有的房产系统数据。除此以外,平台对接人事部门的人员管理系统,读取教职工人数和职称、级别等人员信息;对接教务系统,读取课程安排地点和课时量等信息;对接学生入住系统,读取学生宿舍安排信息;对接校园一卡通系统,读取公共场所使用频次信息。平台通过以上对接后,再按照房间系统的用途分类,确定每个房间的利用率计算公式,计算出全校每个房间的利用率,生成统计报表。报表可以实现分类别或汇总展示利用率的功能。

3.4 房产管理业务流程设计

传统的房产管理业务是通过签批一系列的纸质单据,最后纸质单据归档到房产管理部门和业务处理部门来完成的。这种方式不便于统计和分析,对一些中间环节的部门,签字结束后会觉得手里没有凭据,后续审计、监察时才能发现相关问题。房产管理业务流程设计为电脑端、移动端均可操作。根据XZ高校的房产管理办法,该平台主要设计场地租用借用申请、房间调配申请、房屋维修申请等流程。3个业务流程根据不同的审批权限设置了不同审批层级。

审批层级分为部门内部审批、房屋业务管理部门审批、学校领导审批。内部审批流程指审批部门内部发生的房屋管理业务,这种业务不影响房间总数,也不改变房间用途和功能,只需各个部门负责人审批即可,如房间使用人变更、房间名称变更等。房屋业务管理部门审批指房屋使用部门负责人审批后,还需房屋的业务管理部门审批,这种业务一般涉及房间在校内的跨部门流动或者用途、功能等发生改变,如申请增加或减少房间、改变房间用途等。学校领导审批是指在前面审批结果的基础上,增加学校房屋管理分管领导的审批。这种业务一般是指对房间做出重大改变或房间使用人为校外人员,如申请改变房屋结构、房屋出租出借等。

其中,业务管理部门人员又根据不同的业务权限,需要审批的范围也不相同。对于涉及跨部门的业务,如场地出租出借,各个部门根据职责的权限,对同一张单据及上传附件材料进行审批,形成共同监管。房产管理总体业务流程如图2所示。

图2 房产管理总体流业务程

业务流程中的各类人员设计了查询、编辑权限,根据不同的用户角色,给不同人员对应的管理权限。流程同时设计短信提示功能,与学校办公平台对接并形成待办处理事项。报表中心针对业务流程实现了分类统计功能。当发起者发起流程后,流程中的下一个节点人会收到一条短信提醒,同时平台端口和智慧校园办公平台端口会收到一条待办事项,当流程节点人同意或不同意该待办事项,流程会继续流转,同时生成下一个节点的短信提醒信息,直至业务办理完毕或终止流程。流程流转过程中,发起者和已办理事项的节点处理人均可在电脑端和移动端查看流程的处理情况,也可催办提醒。

比如在场地对外出租出借流程中,校外发起者需登录或下载App,系统管理员设定权限,发起者填写并发起流程表单。场地对外出租出借业务流程如图3所示。该流程涉及物业、教务、宣传、继续教育学院、国资、财务、保卫7个不同的部门审批。发起者选定借用地点后,根据相关地点匹配到对应的物业公司,物业经理主要审批用房时间是否冲突,教务处主要审批是否有课程安排冲突,继教院审批培训类业务,宣传部审批非培训类业务。上述业务审批通过后,国资处经办人根据文件规定在流程表单中填写收费标准,国资处部门领导复核,反馈到发起者后发起者在表单中上传交费凭证,财务处核实费用是否到账,保卫处备案进校,校领导审核完毕后至发起者结束。网上办理流程不但节约办理者的时间,且易于存档和查询,根据出租出借的房间地点信息的填写数据还能归集到房产利用率的计算上,整个流程形成了闭环管理。

图3 场地对外出租出借业务流程

3.5 房间利用率计算办法设计

本文将现有房屋分成行政办公类用房、教学实训类用房、公共区域类用房、经营性用房、学生宿舍用房、教师宿舍类用房6大类。根据不同房屋的用途特点,平台设计了6种不同的房屋利用率计算办法。

3.5.1 行政办公类用房

行政办公类用房主要是学校各部门和二级学院管理人员的办公室用房,该类房间的特点是根据上级文件对房间使用人设定使用面积标准,行政办公用房的面积标准如表1所示。该类房间的利用率计算办法为该间房所有人员应使用的面积之和除以该间房实际使用面积。行政办公用房类的房间利用率=房间使用人×相应标准(m2)之和/房间实际使用面积(m2)。

表1 行政办公用房的面积标准

3.5.2 教学实训类用房

教学实训类用房主要由公共教室及二级学院的实验实训室构成,该类房间主要供学生教学实训使用。为获取这类房间的利用率,目前有些学校采用上课教师扫描二维码登记的方式进行,但这种方式一是费时费力,教师积极性不高,导致很难推行;二是这种方式获取的利用率数据属于事后获取,比如需要统计某学期该教室的利用率则需要学期结束后才能完整获取,会造成时滞,不利于事先决策。XZ高校采取读取教务课表系统的方法,将某学年(期)所有课程安排一次性读取后按地点累加,计算出该地点某学年(期)课时总和。同时,参考国家相关标准,将每个教室的标准课时量设定为每周26学时,每学期按20周计,即每学期的标准课时量为520学时。该类房间的利用率计算办法为某学年该房间排课的课时量总和除以标准课时量。排课的总课时为教务系统和房产平台临时申请用房的课时和。教学实训类用房的房间利用率=某学年该房间课时总和/520学时×2(学期)。

3.5.3 公共区域类房间

公共区域类房间主要包括体育馆、图书馆、食堂等场所,这些场所由于没有固定的人员使用,利用率较难计算,但这些场所的共同特点是人员均使用校园一卡通。根据这一特点,该校统计某个时间段内校园一卡通的刷卡频次,并根据管理部门提供的数据设定体育馆、图书馆、食堂等场所的同时可容纳人数。用某期间内的刷卡频次之和除以该期间内可同时容纳的人数,即公共区域房间的房间利用率=刷卡频次之和(某期间)/可同时容纳人数×期间天数(某期间)。

3.5.4 经营性用房

经营性用房主要是学校对外出租出借并收取费用的房间。这些房间存在租户不固定、租期不固定的特点。该校利用原有的房屋系统,将合同里租户的使用时间、使用地点等信息进行登记,然后对接到新的房产管理平台。平台按照房间地点信息,将同一个房间的租借时间按天进行累计,再按年计算。该类房间的利用率为全年累计出租出借天数除以365天。如租期出现跨年则设定跨年部分统计到次年。经营性用房房间利用率=某间房某年租户的实际租用天数(分年累计)/365。

3.5.5 学生宿舍和教师宿舍用房

学生宿舍和教师宿舍用房设计办法类似,每间宿舍的实际学生人数取自学生入住系统,每间教师宿舍的实际入住人数取自公寓管理系统,计算方法都是用某个房间的实际入住人数除以该间房应入住人数。学生宿舍和教师宿舍的房间利用率=该房间的实际入住人数/该房间的可入住人数。

3.6 房产利用率系统实现

平台从原有的房产系统读取使用面积、使用时长等数据字段,统计房间基础数据即房间标准值。连通教务、人事等其他系统,取课时量、使用人等数据字段,统计实际使用值。最后根据房间利用率计算公式,形成房间利用率计算表。该表可按照房屋用途分为办公用房类利用率、教室实验类房间利用率表、学生宿舍利用率表、教室宿舍利用率表、经营性用房利用率表等。

3.6.1 办公用房

对办公用房而言,表单可按部门、房间地点、利用率范围等筛选,直观反映每个部门、每个房间的利用情况,还可穿透房间使用人的具体信息。如利用率高于100%,说明该间房利用充分;如房间利用率为0,说明该间房闲置;如利用率较低,说明该间房利用不充分。办公用房房间利用率系统和穿透效果如图4-5所示。图中,地点为1-A01-106房间利用率为117.49%。通过点击穿透,该间房实际使用面积为22.98 m2,有3名标准为每人9 m2的普通管理人员,即合计应使用面积为27 m2。用合计应使用面积27 m2除以房间使用面积22.98 m2,得出该间房利用率为117.49%,说明该房间人员标准用房面积小于实际用房面积,利用率充分。

图4 办公用房利用率系统截图

图5 办公用房穿透效果系统截图

3.6.2 教室及实训用房

对教室及实训用房而言,该表单利用率除了和教室的实际使用时间有关,还跟系统设定的教室的标准课时520直接相关。因此,该指标应该主要关注利用率较低的教室。表单除了可以按地点、学期、学年等统计筛选,还可穿透统计每间教室的具体课时量的构成。教室及实训用房利用率的系统和穿透效果如图6-7所示。地点为1-B01-201的房间2023年利用率为22.69%,为2023年该地点累计课时量236除以全年标准值1 040得出。

图6 教室及实训用房利用率的系统截图

图7 教室及实训室穿透效果截图

3.6.3 学生宿舍和教师宿舍

对学生宿舍和教师宿舍而言,表单主要体现实际入住人数、可住人数和空余人数,可直观反映宿舍利用情况,可按地点、利用率等筛选。此外,表单还设置穿透功能,对实际入住人员的其他信息也可查询。该类房间利用率主要关注利用率不为100%的房间,低于100%说明该间房未住满员。如图8所示,地点为1-C02-213的房间,可住人数为6人,实际入住人数为5人,空余1人,该间房利用率为83.33%。

图8 学生宿舍利用率系统截图

3.6.4 经营性用房

对经营性用房而言,表单体现房间地点、租户、租期信息,房间利用率除了和实际出租时间有关,还与标准天数365有关,如考虑租户退场后的合理空闲时间,则标准天数可以调减。因此,此类房间的利用率主要关注利用率低于某个范围的房间。如图9-10所示,地点为2-A01-209的房间利用率为70.14%,通过穿透查看2023年1月1日至9月13日该房有租户,房屋利用率为实际出租天数256天除以365天。2023年该房间如果后续有其他租户,则将租户信息录入后系统将对天数进行累加后再计算。如果该房间发生租户提前退场,则修改该房间使用截止日期后系统会重新进行计算利用率。

图9 经营性用房利用率系统截图

图10 经营性用房利用率穿透效果截图

4 房产平台应用效果分析

房产管理平台的应用,使房产实现了从被动管理到主动管理的目标,开始由精细管理转向有效管理,最重要的是将房产由图形可视化升级到房产利用率可视化。截至目前,平台已上线运营3个月,上线时间虽短,却为学校运营、规划发展提出不少有效的参考建议,填补了房产管理中房间利用率的空白,弥补了房产管理中缺少抓手的短板,极大地提高了管理绩效。

4.1 为学校重大决策提供依据

学校发展离不开基础建设的发展,房产作为基础建设中最核心的部分往往和学校发展息息相关。XZ高校因近年学生人数增长较快,造成教室紧张的现象。为缓解教室紧张现象,学校通过以前房产系统的统计、计算出的生均教学面积,发现教室相对短缺的问题,提出新建教学楼的规划。但新建教学楼投入巨大,学校面临债务风险,该项规划未落实。自系统上线后,教室和实训室利用率直观呈现,房产管理部门发现学校有近40%的教室利用率低于50%。根据这一数据,与其他部门一起分析原因,找出教室利用率低是由排课系统的漏洞引起的。因此学校只需升级现有的排课系统就可解决教室不足的问题。这一发现为学校重大决策提供了强有力的支撑材料,避免了因信息了解不充分出现重要决策失误。

4.2 为房间调配提供事前的数据支撑,为管理提供抓手

房间作为重要资源是各个部门都想要争取的资源,因此学校房产管理部门对房间的调配往往会遇到难题和阻力。如果房产管理部门缺少强有力的数据支撑,不单本部门对房产利用情况的了解不准确,房产调配工作更是难以开展。根据不同类型的房产利用率表,可根据学校的学生、教师变化情况做出预先的动态调整,从而达到在房屋总量不变的情况下充分利用所有房间的目的。XZ高校因专业建设拟改建升级部分楼宇,已于一年前提出改造规划,计划搬迁腾空部分房间。但由于该部分房间涉及部门人员较多,实验室分布杂乱,且各部门仅考虑自身利益,搬迁工作遇到困难。前期经实际调研,房产管理部门发现这部分房间使用率很低,部分实验室长期空置。但房产管理部门与有关部门沟通时,有关部门均以这部分房间正常使用,使用率很高来拖延搬迁。自房产平台上线后,这部分房间的利用率直接呈现到各部门面前,面对切实数据,搬迁工作十分顺利。

4.3 流程透明,打通校外校内通办堵点,减少管理盲点和难题

房产平台流程设计打通了校内校外办理同一业务的难题。以往的房产系统建设注重校内流程的设计,通常办理人员限于校内人员。但实际运营中,房产管理还涉及校外人员,如校外人员租借场地业务,校外人员需要挨个部门签批,办理起来比较困难。房产平台的使用不仅使业务办理透明化,也做到了有始有终,形成业务闭环。网上办理也有利于业务档案的保存,尤其是一些中间环节的业务部门,对房产业务的办理有了更多的数据支撑。同时,流程表单中涉及的数据会汇集到房产利用率中,可以统计房产零星使用的情况,进一步提高了房产管理数据的准确性。

5 结语

通过一段时间的运营,学校的房产管理平台基本达到了设计目标,切实解决了房产管理中的一些问题。今后该平台还将继续开发其他功能,实现单一房产管理平台向综合管理平台发展的目标。如利用现有的卫星图和楼宇房间图实现校园导航功能,用于会议引导、招生宣传、迎新校庆等;也可与资产管理平台对接,实现资产的可视化管理。本文探索了现有房屋利用率的计算办法来实现资产利用率的计算,希望为其他单位的房产管理带来一些新的思考和启发。