医院科研档案管理信息网络建设分析

文/福建省三明市第一医院 邢晓玲

传统的医院科研档案主要通过纸张进行储存，查阅时需要翻阅实体原件，且查阅效率较低，不利于科研档案的储存、调用，制约了科研档案应用价值的提升，对医院发展造成了负面影响。为充分发挥科研档案作用，促进医院发展，对医院科研档案管理进行信息网络建设就显得极为必要。

一、医院科研档案管理信息网络建设意义

（一）适应现代社会的需要。医院科研档案是医院宝贵的信息资源，是医院教职工进行学术研究的基础资料，研究人员可通过查询档案汲取有益经验，在前人科研成果的基础上，进行创新和发展。传统的医院科研档案以纸张材料为主，管理模式为人工管理，研究人员查询档案信息依托于档案管理人员的“手工服务”，效率较低，难以适应现代社会快节奏的生产生活模式。医院科研档案管理信息网络建设，可为科研档案的存储、检索、分类提供便利条件，为档案管理人员提供信息化管理工具，提高管理效率和应用效率。

（二）提高科研档案管理工作质量。以纸张为主的传统档案资料，受管理人员水平、能力等诸多因素影响，使得档案管理相关工作质量稳定性相对较差。信息网络建设后，科研档案多以电子档案为主，将计算机作为工具进行信息管理，利用信息化技术按照既定程序、规范对电子档案进行存储和调用，对人工依赖性较小，降低了人为因素对科研档案管理产生的负面影响。

（三）提高科研档案的应用价值。医院科研档案是进行学术交流、沟通的重要工具，也是科研成果转化为生产力的技术依据。信息网络建设后，可实现科研档案资料的共享，研究人员可通过用户名或密码指令进行线上目录检索，对相关内容进行打印或下载，使得档案信息调用不受时间、地区限制。只要该账户具有合法权限，便可对相关科研档案信息进行调用。此外，医院科研档案中记录了医院发展史和临床治疗实践记录，是管理人员开展相关管理工作的依据。信息网络建设后，医院管理人员能够快速、精确调用所需的档案信息，根据实际数据，进行决策。由于医院科研档案检索、调用效率的提高，降低了管理人员查询数据所消耗的时间，所以，信息网络建设后的科研档案管理，提高了科研档案在管理决策中的应用价值[1]。

二、医院科研档案管理信息网络建设现状

（一）利用模式落后。部分医院科研档案利用模式方面较为落后，信息检索的可浏览性不强，各个功能模块的设计和实际医疗科研需求相脱节，无法发挥档案信息化建设的作用。造成此现象的原因可归结为管理意识薄弱和档案资源体系不完善两类。管理意识薄弱指的是部分医院进行信息网络建设时，信息化管理意识较为薄弱，管理人员对信息网络建设的重视程度不足、接受新鲜事物能力较弱，观念落后，使得信息化建设过程缓慢。档案资源体系不完善指的是建立数据库时，对于相关的科研资料未按照标准进行存储或收纳，在信息管理系统中分类不严谨，降低了科研档案的线上利用率，造成了科研档案资源的浪费，对科研档案信息网络建设产生了一定的负面影响。

（二）硬件布设不合理，队伍稳定性较差。部分医院内部硬件设施使用年限较长，性能无法满足实际需求，软件程序功能较为单一，与之相关的办公系统不完善。造成此现象的原因可归结于信息网络建设资金方面投入不足，无法建设符合现代化需求的硬、软件基础设施。管理队伍方面，部分医院科研档案管理队伍的稳定性较差，岗位轮换较为频繁。造成此现象的原因可归结为部分医院内部缺乏信息专业的人才，青年人才进入档案管理部门后，经过一段时间后便会调任至其他部门，新接手人员尚未接受过信息化教育，无法胜任档案管理工作。这便造成了人才留不住、档案管理工作人员不专职的现象。

（三）信息管理系统存在安全隐患。首先，安全体制、制度缺陷较大。部分医院的档案部门在安全体制建设方面仍然处于起步阶段，甚至其安全保障机制仍停留在使用监视器、安保等进行物理层面的保护，无法防御网络中信息盗取或病毒入侵[2]。其次，安全技术落后造成的隐患。具体体现在三方面：（1）从操作系统角度分析，科研档案信息管理系统通常是基于医院内部团体之间的信任进行互联，未考虑信息安全问题，最高权限均集中在系统管理员账号中，一旦管理员账号被窃取，信息便极易损坏或泄漏；（2）从网络协议角度分析，通常科研档案信息管理系统以TCP/IP 协议为主，此协议的互联性、互操作性极强，在框架体系方面极易受网络环境影响较大，安全隐患较多；（3）从软件程序角度分析，医院档案管理系统多数以外包形式进行研发，并购买后续运营维护服务，而系统较为庞大、结构复杂，为不法分子的入侵提供了便利条件。

（四）重要档案管理存在安全隐患。因重要档案数字化存储风险较高，只能以实体形式存储，使得查找极为不便，且查阅时易出现损坏、遗失等情况，导致其安全隐患较高。虽然多数重要档案已被分类管理，但查阅流程仍然烦琐，耗费时间较大，且失效档案更新、销毁时难度较大，需要耗费较多人力，使得部分失效档案无法及时销毁，占用了大量的存储空间。

三、医院科研档案管理信息网络建设策略

（一）创新利用模式。创新利用模式前，首先应革新管理观念。管理观念落后是制约医院科研档案利用模式无法创新的根本，医院管理人员对档案工作者进行思想引导，使其深刻认识到信息网络建设是未来发展趋势，只有顺应时代发展，才能有效开展工作。科研档案管理人员可参与实践指导，使其切身感受信息化技术带来的便捷性，提高对新技术、新模式的接受程度。在此基础上，针对科研档案分类归纳不规范的问题，可建立在信息管理系统的基础上应用大数据技术，利用SQL 语句建立信息检索系统，自动按照档案种类、命名进行归纳、整理，并将传统手写类资料、纸质资料等录入系统数据库中进行统一管理。其次，创新利用形式。为提高科研档案的利用率，可充分利用信息技术，将信息管理系统的数据库连接至医院内部的局域网，为不同岗位的医疗工作人员分配用户名，赋予不同的权限，仅需连接院内局域网便可根据实际需求查询资料，提高科研档案调用的便捷性。此外，档案工作者可在档案调用界面基于SQL 语句的信息检索功能，根据科研资料种类和院内科研需求，以科室划分标准，设计不同模块，比如心外科科研档案模块、儿科科研档案模块等，进一步提高研究人员调取档案的效率。对于医院内部敏感程度较低、重要性较低的科研档案，可和互联网相连接，建立线上查询入口，比如医院内部官网中、微信公众号内，以此为研究人员调用档案提供便利条件[3]。

（二）合理配备硬件设施，加强队伍建设。第一，加大资金投入，完善基础设施。由于科研档案信息网络建设需要大量资金，对此，档案管理人员可积极和上级部门沟通，争取财政支持。合理规划资金，采用循序渐进的方式对硬、软件进行更新，充分利用老旧的硬件设备，将有限的资金投入必要的基础设施升级中。布设系统服务器时，应将存储设备、服务器调整至同一机房中，降低信息网络建设成本。对现有硬件进行筛查、检测，剔除无法继续使用或兼容的硬件设备，对于运行正常但效率较低的硬件设备，可进行针对性优化。机房建设方面，医院可按照相关标准进行建设，合理增设服务器和磁盘阵列，机房内部设置恒温恒湿系统，使硬件设施能够稳定运行。软件方面，可建立OA系统，邀请档案信息化领域的专家，以实际需求为导向，定向开发信息管理系统，实现安全归档、数字归档，达到提高管理效率的目的。第二，优化人才队伍的专业、年龄结构。为优化管理队伍的专业结构，医院管理人员可调整相关考试的招录标准，以信息技术专业、计算机技术专业为主，管理专业为辅，灵活调整招录标准，补齐院内档案管理部门的专业短板。优化年龄结构方面，管理人员可尝试“老带新”模式，发挥年长工作人员的经验优势和青年工作人员的技术优势，达到优化年龄结构的目的。

（三）加强安全体制建设，运用高新技术。第一，加强安全管理体制、制度建设。基于档案管理制度，完善电子档案安全管理体制和安全管理制度。首先，管理人员应严格落实岗位责任制，在《电子公文归档管理暂行办法》的指导下，规范电子档案管理流程，将处理程序和工作人员岗位责任挂钩，避免安全事故出现时无法追究安全责任。其次，根据不同研究人员的需求，建立不同权限等级的用户名，完善口令制度、日志登记制度、监督检查制度。最后，根据科研档案的机密性，建立审核制度，高度机密的科研档案应和互联网、局域网进行物理隔离，定期更新档案备份，防止丢失。第二，运用高新技术保障网络安全。针对科研档案信息网络建设中安全技术落后的现状，应采用高新技术保证信息管理系统安全。1.防火墙技术。管理人员可以在信息管理系统和局域网、互联网之间设置防火墙，对相关访问进行控制、隔离。管理人员应按照科研档案管理的具体需求，部署安全策略，设置能够通过防火墙的数据类型和访问权限，对局域网、互联网、信息管理系统三者之间的信息数据流动进行监控，防止信息被拷贝、破坏。2.入侵检测系统。此项技术为主动安全防护措施，是防火墙技术的补充措施，可提升档案管理人员的安全管理能力，帮助档案管理人员检测系统中存在漏洞和安全隐患。3.加密狗技术。加密狗技术是一种常见的加密技术，可显著提高信息数据的保密性，防止数据被窃取。档案管理人员可将加密狗设置在用户访问前，只有采取相应的解密措施（如插入解密程序）才可访问相关网站或下载、浏览科研文档。4.数据备份技术。医院科研档案数据量较大，更新速度较快，风险较高。管理人员可采用双系统、双盘在线备份、数据离线备份等技术，及时对相关科研档案进行备份，保证科研档案的完整性。5.访问控制技术，即AC技术。此项技术可赋予不同用户不同的访问权限，规定用户的档案调动范围，限定用户能够使用的功能，防止科研档案信息被篡改、打印[4]。

（四）基于RFID 的重要档案管理策略。采用RFID电子标签技术对重要档案进行管理，可在保障档案安全性的同时提高管理效率。基于RFID 建立信息数据库，负责采集电子标签信息数据，并将数据库以完全外接的形式嵌入OA 系统，工作人员可通过OA 系统调用数据库内数据。此思路下，工作人员可将存储档案名称、编码、存储期限、收集时间等信息的电子标签粘贴至重要档案表面，采用无线信号接收器和电子标签进行匹配，对电子标签信息进行采集，存储至数据库中。数据库建设方面，可采用SQL 语句建立数据库，在ASP（动态服务界面）在数据库的IP 地址后加入TCP/IP 端口号便可连接，通常默认取值为1433（未更改情况下）。若不具备自行建立条件，可直接采用SQL Server 数据库，并以完全外接的形式将SQL Server 数据库和OA 系统进行连接，通过不同的信息数据调用指令，完成对数据库的信息检索。重要档案相关信息存储至数据库中时应由管理人员进行核查，确保数据无误。同时在OA 系统中建立重要档案查询模块，在模块中录入SQL Server 数据库内电子标签中存储的档案名称，并在名称后设置“省略号”“倒三角”作为调用函数的启动指令，调用时仅需点击不同档案名称后的“省略号”“倒三角”便可通过不同的调用函数调取数据库中档案的详细信息。详细信息以及对话框的形式提供给工作人员，工作人员再到指定位置调取实体档案，提高了档案查阅效率。同时，档案管理人员还可利用此系统查询不同档案的存储时间、时效，及时进行清理，以此利用RFID 对科研档案进行管理。

四、结语

综上所述，医院科研档案是学术交流、研究的基础资料，关乎医院发展。对科研档案进行信息网络建设可显著提高档案管理质量，适应现代社会发展，充分发挥科研档案功能。通过分析医院科研档案信息网络建设现状，从制度、基础设施以及信息安全三个角度提出了信息网络建设策略，全面推动科研档案管理的信息网络建设，发挥医院科研档案的研究价值。当前，社会发展对档案管理工作不断提出新要求，如何进一步利用信息化技术推动档案管理的“智慧化”建设是未来需要继续研究的课题。