职业学校档案信息资源开发利用的研究

文/安徽阜阳农业学校 陈晓芳

我国现代职业学校教育发展至今，已有一百多年的历史。职业教育的发展对社会、经济、文化发展有着重要的推动作用。当前，职业学校发展对今后的教育体制改革、教育教学创新等，产生不可忽视的促进意义。职业学校“发展史”档案资源的运用，如1902 年颁布的《壬寅学制》、1917 年成立的“中华职教社”、1996 年中国第一部《中华人民共和国职业教育法》等，都标志着中国职业教育逐步向着现代化、科技化方向发展。在尊重历史、研究历史以及借鉴历史的情况下，职业学校发展将逐渐实现“为社会培养高端技术人才”的目标，持续推动中国特色社会主义事业发展。职业学校的发展离不开档案资源开发与利用，重视对职业学校档案资源的整理、功能开发，如借助现代信息科技、大数据技术，将档案资料有效存储于信息技术相关设施设备中，甚至是“云空间”，使档案资料的保存时效延长，利于信息保存、管理的同时，为社会职业教育发展提供“历史”数据支持。从当前各职业学校档案信息资源整体开发利用情况来看，还有很大的发展、提升空间。无论是档案资料的保存、管理方式，还是档案资源共享、开发、利用等方面，都尚有不足之处。如部分职业学校仍以纸质档案资料保存、管理为主，未有效引入大数据技术等，由此阻碍了“信息共享”模式的建立，降低了档案信息资源的利用价值。因此，还需在认识到档案资源管理重要性的基础上，进一步结合现代科技创新资源管理、应用方式，提高应用效果。

一、职业学校档案信息资源开发利用的原则

职业学校档案信息资源开发利用的优势，主要体现在为职业学校发展决策提供参考、为编史修志提供原始资料、为各类评估检查提供参考依据等方面。强调合理开发、利用职业学校档案信息资源的过程中，还需重视从遵守相应的管理原则出发，确保档案信息资源管理安全。

注意遵循便捷性、关联性以及开放性等原则，便于提升档案信息资源在整体的应用价值[1]。其中，便捷性主要针对档案资源数量庞大，应用起来不够方便而言。对职业学校档案信息资源进行便捷化处理，如借助信息技术对其进行管理改进，便于师生即刻应用，能够极大地激发其应用兴趣，保持档案信息资源的应用活力。关联性原则是指在档案资源开发利用过程中，应进行分门别类的处理，保持档案资源之间的相互关联。如教学方法、课程设计以及教学管理等档案资料之间的关联性应予以强化，便于进一步研究教学方法改进方案等，提升职业学校育人水平。开放性原则是指在职业学校档案信息资源开发利用的过程中，应从开放创造的角度出发，以开放的环境建设，促使档案信息资源的开发利用更具活力，便于创造更大价值。

二、职业学校档案信息资源开发利用面临的困境

结合多年工作经验以及当前职业学校档案工作现状来看，职业学校档案信息资源开发利用工作的开展，主要面临的困境体现在以下几方面：

（一）开发利用意识薄弱。职业学校办学目的，是为社会培养更多优秀的技术职业人员，助力社会技术发展及应用。整个办学过程中，似乎更加注重对学生进行专业技能的培养，对院校自身的软件设施建设重视程度不足。如对档案信息资源的重视程度相对薄弱，未认真对待档案资源开发、利用工作。究其根本，在于对档案资源应用价值的忽视，以致资源开发、应用力度不足，相应的设施、体系不够完善。

（二）重视馆藏轻视利用。档案信息资源与职业学校发展之间，实际具有“相辅相成”的关系。注重档案信息资源开发的情况下，对档案收集、整理、保存以及管理等工作的重视程度就会相对较高，档案资源完整性、创新性越强，能够为院校提供更为可靠的发展规划服务。而就当前具体了解的情况来看，部分职业学校对档案信息的态度仍停留在“重馆藏、轻利用”层面，未对档案资源的价值进行更为深层的挖掘，使得整个资源管理过程不具备完善性，削弱了档案信息资源的管理价值[2]。

（三）开发利用手段欠缺。如前所述，职业学校对档案信息资源的认识，多停留于“重馆藏”层面，资源开发、利用的基础设施建设不足，很难对信息资源予以更为有效地利用，要想呈现出有用的价值更是无从谈起。如很多职业学校仍未引进信息管理系统，对档案资料的管理仍处于“纸质管理”阶段，档案资料的查阅、管理以及应用相对烦琐。长此以往，会降低学校教职工、师生的应用热情，对档案信息资源自身发展不利，对院校的发展也将产生不利影响[3]。

二、职业学校档案信息资源创新开发利用策略

职业学校档案信息的具体开发与利用，应该从有效保存、管理以及信息共享等层面展开，借助现代信息科技，将档案资源有效保存于信息系统中，借助大数据、云计算等技术，对档案资源进行深度开发与利用，提高资源共享性，便于职业学校间信息互通，共同研究职业教育发展问题，为职业学校未来发展规划提供信息资源助力。

（一）重视强化档案信息资源基础工作。开展档案信息资源开发、利用工作，应该从基础的信息保存、整理、保管角度入手，保障信息完整、可靠，为后续信息资源的利用奠定基础。具体还需加大经费投入，注重完善档案信息化管理设施，提高档案信息资源开发、利用意识，为档案信息资源开发利用提供可靠的基础服务。如学校档案阅览室、展览室的建设，学校档案内容的丰富性等，都可以在资金、技术支持下，得到进一步提升。建立专门的档案阅览室，有利于用户提高档案阅览效率。尤其在应用需求下，阅览室查阅环境相对专一，类目条理清晰、规范程度高，用户查询到相应资料的时间能够明显缩短。不仅如此，在现代信息技术的支持下，在学校档案阅览室中引入检索系统，可以提高资料查询效率。当然，这些也都需要在专业且完善的制度支持下得以实现。具体还需依据学校对档案信息阅览室的定位，结合日常工作类型、性质，合理构建制度体系，为档案资源的收集、整理以及保存、管理提供可靠的制度支持。如针对整理保存，制定“完整程度调查”“破损处理”制度，将相应整理、保管责任落实到个人，敦促其创新制定工作方案，确保档案资料收集整理全面，保管机制完善，整体确保工作得以充分保障。此外，针对资料阅览、借阅等行为，可设置相应的“借还登记”制度，核实借阅人、借还日期、有否不良借阅记录等信息，确保阅览室日常经营管理科学、规范，保证其整体的安全性、可靠性[4]。建立展览室，主要陈列、展览院校相关及相应的历史资料、教育事迹以及优秀师生奖章、作品等，便于每一个在校学生都能够借助展览室，了解院校发展历史，学习当中的可贵品质，对以自身的成长与发展产生积极意义。具体可以学校发展历程为主线，融合院校办学理念、宗旨，以图文、实物结合展示的方式，帮助学生更好地了解学校。

（二）创建以编研为中心的档案工作室。编研档案信息内容，是促使档案资源创新开发、利用的关键。具体可以考虑建立专门的、以编研为中心的档案工作室，旨在对院校档案信息资源进行全面、深入的研究，进一步提升档案资源管理价值。档案室建立在上述资金、设施投入的基础上，积极收集、整理教学大纲、教学管理制度、内容以及教学实践行为、教学方法、课程开设情况等，建立完整的资源数据库，将所有与院校发展相关信息资源纳入数据库中，对档案资源进行有效的管理[5]。研究档案具体内容，将其分门别类纳入不同研究范围。如研究各专业教育教学方法时，需要结合教学管理、实践以及课程等相应内容。如此一来，就需要在研究领域，汇集相应档案内容，便于综合考虑教育教学方法创新工作。对于院校从事的科研内容，更要对档案信息予以高度重视。对于一些跨年度的项目，容易出现“错漏”问题，就要提前采取相应预防性措施，避免真正发生“错漏”，影响整个项目立项、研究发展以及结题。就不同科研项目立项情况，应予以分别处理，为相关活动开展提供可靠的数据支持。

此外，还应重视名人、实物以及综合文书档案的研究整理工作。在档案工作室中，积极开发名人档案、实物档案等。研究保存、整理方法、工作流程，确保能够将其完整、完美呈现出来，为院校师生教、学提供支持。尤其在名人事迹、实物例证的支持下，所受激励效果将更加明显。

（三）重视在开发利用中应用现代信息技术。借助现代信息技术，对档案信息资源进行开发利用，主要站在“信息共享”角度，分析信息技术与资源内容的融合度，考虑将档案信息纳入信息技术系统中，便于对其进行更为可靠的共享、开发与利用。如在院校网络主页中，开辟出一角——校园发展史，将学校发展相关的内容展示于该模块，便于师生第一时间借助大数据平台获取相应的历史发展资料。将信息技术、大数据分析技术以及互联网、云计算等技术融合应用于这一过程，构建、完善大数据档案分享平台，与学校阅览室、展览室以及图书馆、各个教学系统等联合起来，形成校园“网络”，便于以需求为导向的师生应用。同时，也提高了整体的服务效率、效果，促使整体便利性提升[6]。当然，技术的应用不能止步于此，也可以借助档案管理需求研究，促使档案信息研究人员结合具体发展需求对技术系统进行个性化的改造，促使其信息检索、信息阅览以及信息应用各个功能均可满足不同的师生应用需求，确保提升档案资源的管理价值。

此外，对于校际合作，也可以借助此类平台实现无障碍沟通，提高合作效率。如定期开展职业学校校际教研活动，组织师生、教职工等交流、合作，便于更多了解当前的社会发展现状、发展需求[7]。与此同时，可借助此类平台，建立档案资源共享机制，便于高校与企业之间相互了解，建立良好的校企合作关系，促使深层对接，深化企业与院校之间更为广泛的合作，为企业提供实际的人才、技术支持，同时获得更大的企业实训助力。在具体校企合作模式中，也可以借助这一条件，对学生进行全方位、全过程的现实教学监督、指导，便于广泛、有效采集模式运行信息，形成校企合作档案，为后续合作创新提供档案数据支持。

（四）重视加强档案资源管理人才培养。人才是支持档案管理创新、档案资源得到有效开发、利用的关键。针对职业学校档案信息资源开发与利用问题，建议积极引进、培养优秀的档案管理专业人才，弥补当前档案管理工作中的不足。结合院校实际教学管理特点，对档案资源管理、开发等，提出可靠改进建议，助力提升档案信息管理、开发水平[8]。具体可以从“内部培养+外部引进”角度出发，关注档案管理最新前沿科技，结合实际需求，明确招聘条件，合理引进档案管理高端技术人才。此外，重视培养现有人员的档案管理、资源开发能力，通过组织开展培训活动，为其提供学习、提升机会，甚至将其与人员晋升问题联系起来，通过为人员提供晋升机会，激发人员工作热情、创新活力[9]。

不仅如此，在内外双向发展的情况下，引进的高端专业人才，能够带动已有的工作人员，一定程度激励其创新、学习，不断提升自己。而已有工作人员的经验，也可以帮助新进人员尽快熟悉工作内容及工作环境，促使其更快地找出创新点。在院校档案信息资源管理工作创新、资源开发、利用过程中，发挥更大且积极的作用。

三、结语

综上所述，职业学校档案资源创新开发、利用，对现代社会的发展具有明显的促进作用。当前社会对职业学校教育教学机制的重视程度愈发提高，考虑到科技兴邦、信息共享等问题，需要重视开发职业学校教育资源，为学生提供可靠的技术教育环境。重视职业学校档案资源的开发与应用，借助现代科学技术，将档案信息资源管理与大数据分析技术、云计算以及区块链技术等结合起来，保证档案资源管理更加可靠，避免纸质档案长时间保存出现的“破损”“老化”问题。在各类信息技术的支持下，档案资源共享效果也会愈发明显，成为可靠的“史料”，对院校自身战略规划、发展及学生个体专业技术学习和发展、社会经济和文化发展都将产生相对积极、可靠的支持作用。