大型赛事临时设施建设管理研究——以杭州第19届亚运会为例

范腾飞，赵桂珠

1.国科大杭州高等研究院校园建设处，浙江杭州 310024

2.杭州第19届亚运会组委会场馆建设部，浙江杭州 310008

0 引言

随着国内经济环境及城市建设的迅猛发展，国内承办的国际体育赛事日益增多。杭州市于北京时间2015年9月16日获得第19届亚洲运动会举办权。亚运场馆是亚运会承办的基础，是成功举办盛会的基石，临时设施是场馆固定设施的有力补充，是在赛时阶段确保亚运会成功举办的关键和保障。杭州第19 届亚运会共有56 个竞赛场馆、5 个亚运主村及分村、31个独立训练场馆，赛时需要大量临时设施来解决短时间内的高峰需求。如何同时筹建种类繁多、数量多样的临时设施，以保障综合赛事运行，既对项目建设提出了高标准要求，又给项目管理模式带来了空前挑战。本文针对临时设施工作的重难点，探索并归纳亚运临时设施建设管理的方法和要素，以期为未来国际赛事的临时设施的建设和管理工作提供相关建议及对策。

1 临时设施的定义和现状

1.1 临时设施定义

临时设施指为了满足赛时运行组织的需求，根据运行设计的布局和安排，在场馆固有设施的基础上于赛前加建、赛后拆除的设施，是场馆永久设施的有力补充。杭州第19届亚运会筹办所涉及的临时设施包括临时用房、临时隔离设施、临时路由、临时坐席、临时平台及其他等六大类。

1.2 临时设施现状

临时设施行业是介于建筑业和建材租赁业之间的一个行业［1］。为满足参与者、观众和媒体的需求，在体育赛事期间，需要大量的临时设施，包括但不限于安检出入口、看台、休息室、办公室、餐饮设施、相关服务设施、卫生间、平台、安全设备、隔离设施等。随着我国举办国际体育赛事持续增多，对临时设施的需求将持续增长，然而国内专业从事临时设施整体解决方案的企业相对较少，多数企业只提供零星的临时设施供应，只有极少数外资企业在国内参与专业化赛事，通常以提供临时用房相关服务为主要业务。其他临时设施的供应通常通过分包的方式进行，这意味着不同的供应商负责提供不同类型的临时设施，然后由主办方或赛事组委会进行统筹管理和协调。

2 临时设施工作的特点

2.1 临时设施工作的必要性

大型赛事的临时设施工作不是场馆类等永久设施工作的附属，也不仅仅是对其的补缺补漏。临时设施工作是一个相对系统的、完整的固有工作，是承办大型赛事必不可少的重要环节，是保障赛事运行的重要因素。临时设施是为赛事赛时阶段运行工作服务，是运行设计的重要组成部分，需根据运行设计中确定的临时设施布局、数量和类型以及配置要求进行建设。与此同时，临时设施的灵活性还承担了部分应急功能需求，满足赛时部分突发事件的处理需要。

2.2 临时设施方案的复杂性

临时设施方案具有多方面的复杂性。首先，大型赛事涵盖了多个体育项目和文化活动，因此需要各种类型的临时设施，如临时用房、临时看台、临时平台、临时路由、临时隔离设施等。每种设施的需求各不相同，必须满足不同项目和活动的特殊要求。其次，大型国际赛事规模庞大，吸引了大量的运动员、贵宾、媒体、观众和志愿者。因此，临时设施的规模和数量都需要大幅增加，以满足人数众多的客户群需求。此外，临时设施方案需要多方合作，包括属地主管部门、赛事主办方或场馆运行团队、临时设施供应商等各方，协调各方的利益和多样性的需求是一项复杂的任务。最后，以往国内外大型赛事所需的临时设施的实施主体各不相同，存在工作机制、建设管理模式复杂等问题，以致部分赛事存在临时设施使用量过剩且赛时、赛后利用率较低的问题。这一现状表明，临时设施的工作方案至关重要，对于赛事组委会建设层面是复杂挑战，如何确定实施主体，确定建设管理方案等问题将面对以往经验带来的复杂局面，如何“破局”非常复杂、至关重要。

2.3 临时设施需求的节俭性

无论承办的赛事规模大小，归根结底是“阶段性”活动，其运行需求及功能满足具有临时性、节俭性的突出特点。对于临时设施的使用及需求，赛时加上前期试运行一般不会超过半年。因此，对“临时”的特点要理解深刻，杜绝把对临时设施的需求“穷尽”，放大倍数，从而导致资源的不合理使用和后续的浪费。杭州第19届亚运会要求在满足整体运行需求的前提下，通过严格控制临时设施的规模，提出“非必要不临设”，要求满足最低合理化需求，既符合“节俭”办赛的理念，也更符合国际惯例。

3 临时设施管理面临的挑战

3.1 工程规范及标准较为匮乏

目前国内临时设施行业尚未形成完整的行业概念，对大型赛会的临时设施暂时缺少设计规范、施工标准以及行业管理规章，现存资料均为举办奥运会、亚运会、大运会等相关城市临时出台的管理法规、技术要求和指导意见，不具备全国适用的通用性。目前国内举办的各个大型赛会均根据办赛城市的自身情况，采取的建设管理方案、标准也不尽相同，无法直接采用并用于指导杭州亚运会临时设施建设。

3.2 行业不成熟及赛事经验缺失

行业主管部门暂时缺乏对临时设施的统一规划及统筹，部分亚运会场馆运行团队对赛事临时设施的概念相对模糊，缺少临时设施实施经验。临时设施行业的不成熟，国内的相关企业能够为杭州亚运会临时设施提供整体解决方案的数量不多，也将在一定程度上妨碍亚运会临时设施的实施工作。

3.3 管理体系及工作机制复杂

临时设施工作是场馆运行设计中不可硬性分割的重要组成部分。运行设计工作涉及场馆所有空间使用的业务领域，工作主体多，管理工作辐射面广，如组委会与各个场馆运行团队之间，与各个属地政府的多个工作界面。需求临时设施的业务领域繁多，包括但不限于竞赛管理、转播服务、媒体运行、安保、观众服务等。不同的业务领域对临时设施的需求千差万别，需求的整合协调及后续的统一落实，使整合机制变得非常复杂及关键。

3.4 临时设施专业人才不足

国内举办过国际综合性赛事的城市不多，通晓大型赛事运行设计、临时设施并具有实践经验的专家、从业人员较稀缺。杭州亚运会临时设施工作环节复杂，各层面各环节都需要专业性强的人才。此外，临时设施在杭州亚运会归属设施运维业务领域，作为永久设施的一个补充，由场馆运行团队中的设施运维领域整体统筹。团队中负责临时设施的工作人员多数为地方国企或者场馆建设主体工程人员，虽有较为丰富的工程建设经验，但对临时设施赛时运行在专业技术上和管理经验上略显不足。

4 杭州亚运会临时设施的建设管理模式

结合杭州亚运会临时设施的特点及困难，在临时设施建设主要工作任务研究明确的基础上，杭州亚运会临时设施建设管理模式主要由建设管理方案和建设管理流程两方面组成，以此保障临时设施建设管理任务的顺利推进。

4.1 临时设施建设的主要任务

为确保各方充分参与临时设施建设的各阶段工作中，切实做到相互配合，权责分明，将杭州亚运会临时设施建设分为招标、设计、采购、搭建、运行保障、赛后处理等六个阶段并匹配相应的工作任务，见表1。

表1 临时设施建设的主要工作任务

4.2 杭州亚运会临时设施的建设管理方案及流程

4.2.1 过往大型赛事临时设施的建设管理方案

大型赛事临时设施建设管理方案多种多样，各有特色，每种建设管理模式都有其优势和不足，取决于多种因素，包括赛事性质、资金预算、筹办时间、专业程度等。赛事组委会需要仔细考虑这些因素，选择或找到最合适的建设管理方案以确保赛事的顺利进行，较为常见的方案介绍见表2。

表2 临时设施常见的建设管理方案

4.2.2 杭州亚运会临时设施的建设管理方案

杭州亚运会临时设施建设管理方案的选用，借鉴了过往大型赛事工作方案的主要优势以及杭州亚运会工作的实际需要，根据亚组委、运行团队职责界面的不同，可以分为以下三种建设管理方案，其相关对比见表3。

表3 临时设施的建设管理方案对比

上述方案工作方向是目前国际国内比较主流的做法，各种建设管理方案都获得了不同的经验和教训［2］。据了解，在以往的洲际综合性或国内重大赛事中，里约夏季奥运会、雅加达亚运会、北京夏季奥运等赛事采用了方案一的工作方向。杭州亚运会根据《2022年第19届亚运会杭州市场馆及设施管理办法》《杭州市人民政府2022 年第19 届亚运会组委会关于加快2022年第19届亚运会杭州市场馆及设施建设的实施意见》中“谁家孩子谁家抱”的原则，场馆及设施责任单位作为亚运会场馆及设施建设的筹资、建设主体，承担亚运会场馆及设施建设职责，落实项目建设、工程验收等工作［3］；亚组委主要负责编制亚运会场馆及设施总体建设工作计划，推进建设进度，并跟进设计审查、全过程监督和工程验收工作［4］。综上，政府能从宏观上对重大工程的决策与实施进行全面的把控［5］。鉴于此，为秉承上述文件精神，针对杭州亚运会的赛事特点和管理需求，最终选定方案三的工作方向：形成由亚组委编制临时设施工作基本要求，由场馆运行团队根据要求落实临时设施具体实施的工作方案。与此同时，为加强监管方面的不足，对场馆运行团体、属地政府、组委会的主要职责进行明确，形成“场馆运行团队负责、属地政府监管、组委会督导”的工作职责，见表4。

表4 临时设施各工作主体的主要工作职责

4.2.3 杭州亚运会临时设施建设管理流程

通过系统梳理临时设施建设主要工作任务，结合杭州亚运会场馆建设管理方案、主要工作职责，进一步明确了临时设施建设管理流程，其涵盖临时设施建设主要工作环节及步骤，为顺利推进杭州亚运会临时设施的各项任务提供重要的流程支撑。具体工作流程见图1。

图1 临时设施建设管理流程

方案及流程的确定是临时设施建设管理模式的关键组成，只有综合考虑各种因素并结合大型赛事自身实际需求和理念，才能为赛事顺利举办提供高效支持和有力保障。

4.3 杭州亚运会临时设施建设管理模式的特色梳理及互利举措

4.3.1 杭州亚运会临时设施建设管理模式的特色梳理

首先，杭州亚运会临时设施建设管理统筹结合场馆建设管理办法及实施意见，贯彻“谁家孩子谁家抱”的原则，形成“场馆运行团队负责、属地政府监管、组委会督导”的“三位一体”工作职责，明确了工作分工及界面，各运行团队可以根据自身场馆特色、专业领域选择各自最合适的供应商，提高各自场馆临时设施质量，与此同时，明确组委会、属地政府的工作职责及监管要求；其次，编制临时设施基本要求，对临时设施进行统一规划和协调，确保各场馆“一碗水端平”；最后，详细梳理临时设施专用的工作流程，细化工作方案，为临时设施建设管理提供高效支持和有力保障。

4.3.2 杭州亚运会临时设施建设管理模式的互利举措

为促进临时设施建设的有序进行，提升临时设施管理的卓有成效，其建设管理模式适用的同时，赛事组委会采取的具体管理举措尤其重要。杭州亚运会临时设施建设管理举措从编制基本要求、明确建设总则、完善管控体系、加强组织保障、提升采购便利五个方面重点开展，形成建设管理模式与具体管理举措的互利机制，有机组合。

5 杭州亚运会临时设施的具体管理举措

5.1 编制临时设施基本要求

为规范杭州亚运会、亚残运会场馆临时设施的实施，满足赛时运行需要，保障亚运会顺利成功举办，考虑到当前国内临时设施的现状，杭州亚组委与相关咨询机构编制了《2022年第19届亚运会场馆临时设施基本要求》（以下简称《基本要求》），进一步明确亚组委、各建设主体、场馆运行团队、临时设施服务商的职责、分工、任务和界面，有效推进了场馆临时设施建设进度，为赛时场馆运行打下良好的硬件基础。《基本要求》一定程度上填补了国内临时设施规范规程的空白，虽然是为杭州亚运会专项编制，但对国内临时设施的工作、行业影响及发展必将具有重大意义。

5.2 明确临时设施建设总则

5.2.1 职责明确

杭州亚运会临时设施建设明确了各相关单位的工作职责，做到职责到位、人员到位。确保临时设施建设各项工作的组织管理到位，最大程度提升了沟通效率及工作进度。

5.2.2 节俭办赛

在“节俭赛事”成为必然趋势和选择的前提下，杭州亚运会临时设施建设落实“节俭”的办赛理念，通过有效的成本管理和控制，尽量采用租赁的方式以方便赛后利用［6］；临时设施的设计，应在满足竞赛需求的前提下，严格控制场馆临时设施的规模，对安保、贵宾、转播等领域的场馆临时设施优先保障，尽可能控制办赛非核心领域需求及支出，节约办赛成本。

5.2.3 安全稳定

为确保场馆临时设施建设安全、稳定可控的原则。对临时设施参建单位，如设计单位、施工单位，对临时设施参与人员，如设计人员、施工人员的资质、资格从严把控，从源头确保杭州亚运会临时设施从业单位及人员的专业性、可靠性。在场馆临时设施的设计和施工的实际过程中，严格遵守国家和地方规范对建筑、结构、水电、防雷、防火等方面的要求，尤其是材料选型方面，着重对临时设施所用材料（材质、规格、性能等）的达标进行严格要求，如采用第三方检查报告或证明文件等方法确保其符合国家和行业有关产品的标准。通过以上措施，保证了场馆临时设施的安全性和稳定性，为大型赛事的顺利进行提供保障。

5.3 完善临时设施管控体系

5.3.1 运行设计审查

首先，通过各场馆及设施的运行设计图纸审查工作，对其临时设施的相关章节进行系统审核，确定其建设需求的实用性、必要性，审查工作重点核实其临时设施布置图和临时设施的设备清单。提前解决设计存在的问题，避免在施工和使用阶段出现困难。其次，通过对场馆设施资源的整合，尽可能使用固定设施满足需求，减少临时设施建设量，满足赛事运行最基本功能，符合亚运“节俭”办赛理念［6］。

5.3.2 管理流程简化

场馆的临时设施建设管理涉及多个专业和领域，需要多个部门和单位之间的紧密合作和协调，确保工作顺利进行。在满足国家规范及《基本要求》的基础上，临时设施工作采用召开临时设施专项协调会的形式，研究各项目临时设施的主要布局及使用情况以提高工作效能。

5.4 加强临时设施组织保障

5.4.1 设置牵头机构

杭州亚组委通过运行设计，以及在场馆团队中的设施运维业务领域，对相关业务领域的临时设施需求进行统筹和整合，最大可能地掌握赛时对临时设施建设的要求和需求；与此同时，场馆建设部根据“三定方案”设置设施设备处（后更名为景观运行处），该处室负责运行设计、临时设施及景观布置工作，有效地将以上相关工作紧密联系。此外，处室通过考察临时设施企业，学习各大赛事建设管理模式，不断加强临时设施建设管理工作，形成适合杭州亚运会的临时设施整体解决办法。

5.4.2 督导检查机制

场馆建设部专业处室会同亚组委相关机构、部室及咨询公司共同成立联合督导检查组。检查组按照各亚运项目临时设施建设工期，建立督导检查机制，定期定点巡检各场馆临时设施建设开展情况，主要从结构安全、用电安全、选型合理等方面开展督导检查工作。督导检查形式主要采取现场检查、资料查验、人员问询等方式开展。

5.4.3 赛时体系保障

临时设施赛时保障涉及专业广泛、工种丰富、材料繁多，赛时保障体系将直接制约赛事举办成败。杭州亚运会通过形成亚组委、各场馆运行团队、属地主管部门及临时设施服务商的合力，共同保障场馆临时设施赛时运行维护体系工作顺利推进，主要分为以下两个方面：一是亚组委、属地政府成立综合服务团队，作为赛时设施运维（含临时设施）各方面的赛时安全监管和应急响应团队，提升保障管理效率和水平；二是对各个场馆、赛区进行细致规划，成立场馆运行团队负责临时设施运行工作，按照“谁使用、谁负责”的原则落实日常管理，专业项目管理人员参与亚组委组织的临时设施运行培训，针对《场馆建设和维护通用政策与程序》等系列体系文件及流程的学习，从设施维护、设备巡检、故障处理、应急预案等方面，不断提升临时设施赛时保障工作技能。

5.5 提升临时设施采购便利

杭州亚运会参照当地政府采购制度，结合其办赛模式特征，制定临时设施政府采购相关办法，特别是在政采云平台建立了“亚运主题馆”。通过这一便捷的采购应用，有效推进亚运采购的信息化，提高了采购效率。在“亚运主题馆”上，对入围的临时用房供应商的信息、价格、资源的共享共用，有效规避信息不对称风险，解决临时设施采购价格高、质量差、效率低等问题，从而节约了财政资金。这一采购模式不仅为亚运会临时设施的采购提供了更加科学、规范和高效的解决方案，也为未来大型活动的临时设施采购工作提供了有益的借鉴和参考。部分亚运场馆及其临时设施见图2～11。

图2 富阳水上运动中心实景

图3 富阳水上运动中心临时看台

图4 黄龙体育中心实景图[7]

图5 黄龙体育中心场馆群混采区临时围栏

图7 桐庐马术中心实景

图8 桐庐马术中心摄像转播平台

图9 杭州亚运村欢迎中心

图10 浙江工业大学（屏风校区）板球场特许零售店

图11 杭州奥体中心

6 结论

临时设施是国际大型赛事顺利进行的重要保障之一，针对杭州第19届亚运会的赛事特点和管理需求，杭州亚组委提出了适宜的建设管理模式并采取了一系列科学高效的管理举措。这些措施有效应对了临时设施建设管理面临的挑战和困难，保证了杭州亚运会的顺利举办。杭州亚运会临时设施建设管理模式及举措所积累的丰富经验，将会对我国临时设施市场的培育、规范和发展等各方面产生重要的推动作用。此外，这些经验也可为其他大型赛事的临时设施筹备工作提供有价值的借鉴和参考，助力其他赛事的高质量举办。

图片来源

图1：作者自绘；

图2，11：由杭州第19 届亚运会组委会场馆建设部提供；

图3，5，6，8～10：赵桂珠拍摄；

图4：参考文献［7］；

图7：Chill Shine 丘文三映拍摄。