筑牢百年民生工程根基提升轨道工程档案质量——南通轨道交通档案管理“1234 工作法”

陈 雯 强冬梅

（1.南通轨道交通集团有限公司，江苏南通， 226631；2.无锡地铁集团有限公司，江苏无锡， 214023）

一、实施背景

南通轨道交通1、2 号线一期工程于2014 年8 月获国家发改委批准建设（发改基础〔2014〕1854 号），分别于2017年12月18日、2018年10月26日开工建设，1 号线于2022 年11 月10 日已开通初期运营，2023 年底将实现双线运营。

档案管理工作贯穿轨道交通工程设计、现场施工、运营管理全过程，档案验收也是轨道交通线路开通初期运营的必要条件。南通轨道集团深入贯彻落实党的二十大精神和习近平总书记关于档案工作的重要批示精神，努力践行“为党管档、为国守史、为民服务”的职责，始终把档案工作放到“关系轨道交通事业大局与长远发展”的高度上推进，同时为了做好档案的全流程管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提升管理效率，集团探索形成了具有南通轨道交通特色的“1234 工作法”。

二、创新做法

依据轨道交通档案管理和建设管理有关规定，轨道交通档案管理以创新赋能机制构建、全流程管控、档案考核、档案信息化等各环节，结合行业特性，逐步形成可推动、可复制的“1234 工作法”。

1. 建立“一套机制”，推行精细常态管理

轨道集团按照“业务建设有标准，管理工作有规范”的思路，逐步形成“统一领导、规范标准、分级负责、全员参与”的一整套档案工作机制。

一是创新实施“双组长”负责制。成立档案工作领导小组，实施集团党委书记和总经理“双组长”模式，下设档案工作办公室，形成“党委统一领导，党政齐抓共管”的工作格局，有效发挥组织保障作用。

二是建优配强管理团队。建立“公司统一领导、部门为主负责、参建单位落地实施”的档案工作网络体系，形成了“专职档案员+兼职档案员+N名参建单位资料员”的档案队伍，为档案工作有效开展奠定基础。

三是全力打造标准样板。按专业选取样板标段在集团作为典型示范，邀请省、市档案馆领导和地铁专家对样板成果进行点评和指导，努力打造全线全流程档案“样板”工程，探索形成可操作、可推广的“南通轨道模式”。

2. 聚焦“两张清单”，优化档案过程管控机制

细化工作任务，建立“计划清单”。一是明确任务抓落实。年初将档案工作与业务工作同步部署，倒排工筹、细化责任、分解落实，以清单统领全年档案工作。二是建立清单强考核。将档案工作纳入年度考核，与员工绩效直接挂钩，完善细化考核指标，真正实现档案工作的全员考核。三是对照清单勤检查。成立档案专项检查小组，形成“施工单位自查——业主代表、监理方常态化巡查——业务主管部门复查——档案职能部门联合检查——主管单位验收”的五级检查模式，每两个月进行一次全线覆盖检查。

用活档案资源，建立“学习清单”。一是走出去。开展专项对标学习，在集团成立初期，至周边地铁进行档案工作业务交流，汲取工作经验，弥补首条线路工作人员经验不足的短板。二是请进来。围绕集团“党旗红·争先锋”学习型组织创建的要求，邀请档案馆领导、地铁行业专家进行培训，请身边标兵能手作经验交流分享。三是用起来。不断强化前期基础工作，从一线档案工作实践中积累经验、解决问题，形成规范化的模板。

3. 整合“三方资源”，狠抓目标任务推进落实

一是压实施工主体责任。围绕“以日保周、以周保月、以月保季”的目标，主要领导亲自抓、分管领导定期协调，按工期及时做好归档工作。对于个别档案管理较为薄弱标段，公司主要领导对项目负责人约谈，切实提升档案主体责任意识，确保各标段档案工作按时保质完成。

二是发挥专业机构优势。1、2 号线主线项目近200 个标段300 余家参建单位，共引进了3 家有地铁项目档案整理经验的数字化服务外包单位，为提高全线归档质量和统一标准提供了有力支撑。

三是完善施工协议条例为保障。将档案归档和质量要求列入工程招标文件和合同条款，在合约、评价和监督体系中明确档案责任，将档案验收结果纳入有关单位业绩考核和参建单位履约评价，将档案归档质量与工程尾款结算支付相挂钩，以规范化的协议保障档案工作有效推进。

4. 坚持“四化标准”，提升档案服务利用水平

轨道集团坚持以“四化标准”为导向，扎实做好日常归纳整理，强化业务档案综合运用，推动档案管理工作提质增效和服务利用水平。

一是档案管理长效化。以建立“省示范档案室”为目标，开展项目化管理、清单式交办、节点式督查。在新形势、新实践下坚持档案管理工作常态长效、常抓常新，提升档案管理水平。

二是档案规范标准化。搭平台与建标准“双管齐下”，联同兄弟地铁单位起草轨道交通档案管理规范，探索构建省内统一的轨道工程管理办法。

三是基础设施规范化。通过对全市和周边地铁单位走访和调研，集团总部设立了2000 余平方米的档案中心，配备了智能密集架、防磁柜、精密空调等设施，形成了集办公、培训、利用和保管“四位一体”的档案中心布局。

四是档案信息数字化。定制开发档案管理系统，实现集团内部“在线”和参建单位“离线”同步信息数字化归档，形成了多层次、多形式的共享平台。

三、效果及影响

1. 一体化提升项目档案管理水平

在轨道交通档案管理“1234 工作法”研究、实践和推广过程中，转变了过去工程竣工后被动收集文件材料的老习惯，树立了“抓好两头、管控中间”的项目档案管理新思路。

前端控制方面，全面组织项目档案业务培训，加强有关规章制度的宣贯教育，将档案工作关口前移。中间控制方面，全面压实文件管理主体管理责任，适时开展档案业务现场指导和检查。末端控制方面，高标准、全覆盖、常态化组织建设项目档案验收，积极组织试点推广。

在轨道交通项目档案管理基础不断筑牢、管理水平不断提升的基础上，根据“1234 工作法”逐步完成了项目档案的收集和整理，进一步健全集团档案管理机制，为保障集团高质量发展提供了坚强保障。

2. 全链条式打造高素质专业化管档队伍

为深入贯彻习近平总书记对档案工作的重要批示精神，更好地普及档案知识、增强档案意识，轨道集团根据“1234 工作法”，结合“学、讲、赛”等多种形式，从源头上提升档案人员工作能力和业务素质。组织学习活动，邀请行业专家讲座授课、参与研讨会等，分享最新的档案管理理论和实践经验，使档案管理人员不断更新知识，掌握新的工作方法和技巧。组织内部交流会议，邀请身边的能手或有经验的员工分享自己的成功案例和技巧，促进内部知识的传承和经验的共享，提高整个团队的档案管理能力。组织档案知识竞赛，促使档案管理人员主动学习，提高对档案相关知识的了解和实际运用能力，形成一支专业知识扎实、业务技术熟练的复合型档案管理队伍，为轨道集团甚至全市档案人才队伍注入新的活力。

3. 全方位赋能助力高质量发展

建地铁就是建城市，建地铁就是惠民生。地铁档案详细记录了地铁从规划到建设、运营、资源开发等方面的发展历程，是了解和研究城市地铁历史的重要资料。通过“1234 工作法”，集团对地铁工程全生命周期进行了全面、系统、动态的梳理和收集整理，确保了归档材料的完整性、准确性和系统性，为城市地铁的历史研究提供宝贵的依据。从集团层面，档案中的信息和数据被用于项目计划、预算控制、风险管理等方面，为地铁项目管理和运营提供了重要支持，有力提高了项目管理效率和质量。从文化层面，地铁档案作为城市历史文化的重要组成部分，成为旅游和文化产业的利用资源，通过展览、导览等方式，吸引游客和市民参观、学习，带动旅游经济和文化创意产业的发展。从城市发展层面，轨道工程的档案资料为进一步完善城市交通网络、规划城市发展提供了重要的参考依据。