汽车4S店内部控制缺陷及改善措施探讨

摘 要：汽车行业竞争日趋激烈，加上主机厂不断扩产，每年下达给汽车4S店的销售指标不断增加，已经超过了汽车4S店负荷，给销售部门带来巨大压力；在维修业务方面，随着街边维修店的迅速崛起，汽车4S店的市场份额不断被稀释，导致汽车4S店维修产值降低，维修毛利下降。面对日益严峻的挑战，汽车4S店只有构建高效有序的内控管理体系，才能提升核心竞争力，实现经营管理目标。本文通过分析汽车4S店内部控制的缺陷，探究汽车4S店里内部控制管理问题的改进措施，以期为汽车4S店的内部控制管理提供参考。

关键词：汽车4S店 内部控制 内部管理

汽车4S店是以“四位一体”为核心的汽车特许经营模式，包括车辆销售、零配件、售后服务、信息反馈等，它往往与制造商、保险公司、第三方金融机构、消费者等主体关系密切，在“三包法”和其他相关法律规定的制约下，我国的汽车4S店在经营过程中所面对的各种风险更为复杂。进一步完善企业的内控制度，提升企业的经营能力，是企业发展的必然要求。但是，当前我国的汽车4S店在快速发展和扩大的同时，其内部控制系统的建设却相对落后。因此，本文首先分析了我国目前国内各大企业在开展企业经营活动时所面临的问题，并提出了相应的对策。美国著名管理学家罗伯特·安东尼曾说过：“管理企业就像驾驶汽车。速度越快，就越需要一个良好的控制系统。”要想在日益加剧的市场竞争中取得优势，达到自己的经营目的，就需要与自己的实际情况相联系，找到目前存在的一些问题，对这些问题进行改进，从而让自己能够更好地进行风险预防，从而提升自己的赢利水平，保证自己的健康发展。

1 汽车4S店内部控制缺陷的分析

1.1 管理层对内部控制理解不足

在日常内控管理工作中，经常会遇到以下几种情形：

（1）当财务部门审批销售部门的差旅费或业务招待费时，经常会听到销售人员在抱怨：审批严格、流程繁琐，不给业务部门有力支持反而拖后腿；

（2）在对供应商进行招投标过程中，采购部门认为已经按照采购部门的规章制度办事，怎么到了法务部或管理部，被选中的供应商迟迟批不下来呢？

（3）公司的管理人员每天都在讲“风险”，但是他们的下属们并没有意识到这一点。到底是领导者们的“恐吓”，还是领导者们的“责任”？

因为公司高级管理人员没有能够将内部控制意识与现实工作紧密地联系起来，他们对内部控制并没有深入地了解和理解，因为他们本身的知识水平不够，所以不能够将内部控制的意识传达到所有的员工，因此没有能够产生一个良好的控制氛围，进而对具体措施的执行结果产生了一定的影响。有些企业的经理人员还产生了一种错觉，即企业的内部控制对企业的发展起着制约作用。

1.2 不相容职务未分离，关键岗位定期轮岗制度缺失

汽车4S店内部控制管理体系主要由三部分组成：不相容的职务分离、业务授权审批流程和企业风险评估。目的如下：不相容的职责分离，以确保企业资产的安全和完整；业务授权审批的具体职责和权限用于确保处理业务问题的有效性；定期的企业风险评估不仅可以预防风险，还可以及时识别风险并应对风险。

不相容的职位是指一个人胜任两个或多个职位，不仅可以作弊，还可以掩盖错误和作弊。例如，一些汽车4S店因业务量下降而整合，收银和出纳由一人担任，这会导致个别员工通过收款和到账之间的时间差，将优惠券套用到正常的客户结算单，从而中饱私囊；又比如，零件仓库发放和记账人员是同一个人，他们可以通过篡改发料信息将零件据为己有等等。

此外，关键职位缺乏定期轮换也很容易导致管理层无法识别某些错误和舞弊行为。例如，单店的财务和行政管理层长期没有更换，一些行政人员人为地进行了高成本预算，在财务报销时侵吞了多余的费用；个别销售顾问也有截留随车赠送给客户的精品和礼品的行为。

1.3 预算目标设置不合理，预算编制准确性不高

以汽车4S店为例，运用预算管理手段，使公司的经营业绩达到最大，然而，在经营活动中，公司内部存在着信息不对称，这就造成了管理人员与执行者的矛盾。比如，企业在下达预算指标时，往往会将经济利益最大化，从而造成预算指标偏高，使各职能部门工作压力较大。同时，各职能部门为达到预算指标，也会在预算编制中有意隐藏或增加利润，这将对公司的总体价值产生一定的影响。

另外，目前我国汽车4S店的营业收入中，以销售、售后服务及其它为主要的营业收入。可以说，在公司的现金流中，销售环节占主导地位。但是，由于经销商的运作严重依赖于外部市场，因此，在对未来市场进行预测时，不可避免地会出现一些偏差。除此之外，公司的销售部门还没有充分地了解到市场的发展前景以及价格的变化，公司还没有建立起一个行之有效的预算收入模式，从而造成了公司预算的编制和内容的准确性。

1.4 存货管理方法欠佳，造成库存积压

随着大数据时代的到来，各大企业纷纷开展了企业间的合作与资源共享，然而，很多企业还没有形成一套科学、稳定的管理体系。比如，有些集团型的汽车4S店，已经开始在内部实施 ERP系统来进行库存管理。但是，在实施之初， ERP系统只用于财务内部，这就导致了企业内部的资源不能得到有效的整合与共享，而且，业务部门得到的信息与数据的质量也不高。这样，存货的核算就会受到影响。期末核对存货时，财务人员经常发现账目与实物不符。

此外，厂方还建立了与汽车4S店返利挂钩的评估机制。为了从厂方那里获得更多的返利，汽车4S店经常会增加购买数量。同时，受疫情影响，销量持续下滑，导致库存与销售不匹配。但是，目前的库存管理方式效率不高，导致一些车型出现了长期的积压，这就占据了经销商的大量的流动资金，直接导致了经销商的财务成本的增加。

1.5 便捷式交易背后，资金支付缺乏监管

随着移动支付和第三方支付平台的发展，无现金交易已成为当前的趋势。为了提高客户满意度，汽车4S店正在费用结算领域进行深刻变革。客户无需到店即可完成所有交易。比如，电话营销可以用来进行，售后服务可以用来给顾客拿车和送货，续保可以用来与业务员进行微信交流。以上客户只需扫一扫本公司的二维码即可缴纳押金、维修费或保险。

尽管在结帐过程中，财务部人员能够看到款项的流水，但是却不能确定款项是不是顾客自己出的，这就极易造成业务人员的欺诈。比如，一位销售顾问在微信上收到一位顾客给他的20000元定金，他就用自己的手机扫了10000元定金给公司。有一些情况是，商业人员在私人时间收集和截留顾客的钱，而财务人员不能确定这笔钱的来源。同时，还存在财务人员利用其职务之便进行信用卡套现的风险。

1.6 信息沟通渠道不畅，运营效率下降

良好的信息交流渠道是实现和落实内部控制的必要条件，而建立良好的信息交流机制则是构建完善的企业内部控制制度的关键环节。但是，当前我国的汽车4S店在经营过程中，存在着严重的信息交流通道阻塞和不畅通的信息交流环境，造成了企业经营活动的一盘散沙。比如，在汽车4S店的内部部门中，财务部门与销售部门、采购部门和仓库管理部门的沟通机制不健全，信息沟通渠道不畅通，汽车4S店存在信息孤岛问题，造成销售部门的汽车销售和服务信息无法及时反馈给各部门，各部门也无法根据实际运营情况制定科学合理的管理计划，这对4S的运营效率产生了很大影响。

2 汽车4S店内部控制缺陷的改善措施

2.1 提升汽车4S店内部控制机制的战略高度

加强体系化建设，建立可持续发展的人资政策，从本质上讲，内部控制系统是一项提升到公司全局、战略层次的管理手段。网络营销体系的构建要求经销商的全员参与，每个经销商都要承担相应的责任。第一个步骤就是要树立正确的内控观念。这就需要公司的每一位员工在日常工作中都要做正确的事情，要遵守本岗位的职业操守，敢于承担岗位责任，不能为了达到预期目标，而采取不择手段的方法，从而片面地实现企业价值最大化。这就需要公司的人力资源部，制定出一套具有可持续发展能力的人力资源政策，对员工招聘的职责权限、岗位要求以及用人原则进行设定，同时还将重点放在录用人员的价值导向和责任感上。在工作人员方面，应加大继续教育力度，并鼓励其参加各类职业资格考试，以提高其思想素质及业务水平。工作需求与雇佣原则其所采取的措施均属防卫，其终极目的是为了推动公司的发展战略。企业应加强内部控制体系建设，将内部控制的相关要求贯穿于各业务环节，实现事前、事中、事后三个维度的闭环控制。

2.2 合理设置岗位，重要岗位定期轮岗

在汽车4S店中，管理者需要对岗位设置中存在的不合理之处进行明确，并遵循不相容职务相分离及权责一致原则，对各个岗位进行合理设置，将各岗位职责范围进行划分，对各岗位职权进行明确，以保证各岗位形成相互监督、相互制衡的局面，确保内部牵制得到有效落实。同时，汽车4S店应建立不相容的岗位制度，在日常工作中应严格遵守，避免出现收银、出纳一人多岗的现象。另外，管理层还需要定期不定期审，以防止不良行为。每日都要检查客户车款收付是否一致，开具的发票和优惠券是否正确使用。避免财务问题，给公司造成重大损失。

汽车4S店的重要岗位也需要每三四年轮换一次，让行政、财务等重要岗位的负责人可以跨地区、跨门店轮换，或者直接对相关岗位的工作人员进行离岗检查，而无需提前通知。该制度的实施可以有效监督重要岗位工作人员的行为规范，避免人员因素造成的损失。

2.3 结合实际情况优化各项具体的内部控制流程

在预算控制上，汽车4S店应该建立一个专门的预算管理组织，利用与之相适应的信息系统，将预算计划层层细化，这样才能让预算计划可以对企业的所有经营活动起到有效的引导作用。同时，也要对过去几年的预算费用进行定期的整理和总结，以此为基础，制定出一套行之有效的预算费用控制制度。

关于库存控制，可以建立一个专门的库存管理部门，并充分运用库存信息控制系统，比如库存供应链系统，对库存进行统一的、独立的分类和管理。在此基础上，提出了一种基于个体化的汽车价格策略，从而使汽车从购买订单到库存，从客流到销售订单到交货期的系统管理成为可能。管理人员时刻关注着客流量的变化，了解着每一辆车的库存状况，以及现有车辆的订单匹配程度，以及订单的转化率，对那些已经超过了库龄的车辆进行了预警，同时也会向销售部门提出建议，让他们加快销售进度。而对那些不符合要求的汽车，则可以通过加速采购来提高汽车的库存周转率。

对于使用微信和支付宝付款的销售客户，由于付款金额较大，应尽量避免销售顾问为客户付款的现象。在特殊情况下，应提供客户与销售顾问之间的转账记录，以确保资金安全。对于售后维修代驾取车或者续保客户，售后人员可以携带移动POS机上门或者向客户提供公司付款二维码。此外，财务结算人员在办理结算前必须严格审核结算单，确保信息完整一致，防范业务人员的舞弊风险。

2.4 实施风险动态评估，将常规审计与专项审计相结合

汽车4S店要制定内部控制操作手册，根据手册建立风险数据库，整理企业风险和相关历史资料，对重点业务加强风险评估，准确识别销售风险、资金风险、财务风险、采购风险以及成本风险等，并以评估结果为依据，有效落实应对风险的措施，实现对各类风险的有效规避，做到早发现、早预防。

内部审计是监督汽车4S店内部控制管理实施的有效途径。通过对公司的内审，可以发现公司的管理缺陷和错误的商业决策，从而减少公司的运营风险。当前，汽车4S店要对其内部审计方法进行进一步的优化，将例行的定期审计与专项的突击审计有机地结合起来，让审计工作不再是一项普通的工作，而是更加有重点、有针对性。比如，在汽车4S店中，可以建立一个由出资人或董事会直接负责的专业审计机构，来增强审计的独立性。同时，通过对各部门的管理，使其对各部门的管理工作有一个更加清晰的认识，从而对各部门的管理工作提供有针对性的改进意见。对于重要的、高风险的行业，要制订专门的审计方案，并安排专门的人员，以便能够及时、有效地预防和控制风险。同时，要抓好稽核整改工作。在审计过程中，审计部还要求总经理组织各个部门，制定出相应的整改措施，并在规定的时间内进行整改，并定期对整改落实情况进行检查，以推动公司的健康可持续发展。

2.5 建立健全信息沟通机制

在现代互联网信息迅速发展的今天，加速汽车销售企业的信息化建设，已经成为企业经营管理的一项重要内容。汽车4S店应该结合自己的管理特点，建立一个与4S店运营管理相适应的信息系统平台，加速推进无纸化办公进程，在平台上实现各个职能部门的统一管理。比如，通过构建客户管理模块、资产管理模块、维护服务管理模块、财务管理模块、库存管理模块等各种功能模块，帮助业务和财务部门强化信息沟通，及时了解各部门的业务需求，解决财务信息不对称问题，提高内部控制相关信息数据的可靠性和真实性，持续优化内部控制计划，全面实施内部控制。

3 结语

汽车4S店受到其自身特点的影响，具有一定的行业特性，内部控制没有达到应有的效果也制约了其进一步的发展，汽车4S店内部控制工作任重道远，只有借助科学的风险剖析，深入挖掘引起风险的因素及成因，并根据成因来对症下药，找到科学的解决方案，提升风险的监管能力，才能与时俱进，在激烈的市场竞争环境中增量创利，提升盈利能力，实现高质量的持续发展。

参考文献：

[1]王莹.汽车4S店构建内部控制体系的意义与策略[J].中小企业管理与科技，2023（05）：121-123.

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[3]陈灏.汽车4S店内控管理的常见问题及措施[J].财富生活，2022（08）：85-87.