信息化发展趋势下民生档案查询利用探索——以南京市栖霞区档案馆为例

付 茹 何 岛

（南京市栖霞区档案馆，江苏南京， 210046）

为民服务，事关民生。民生档案在化解社会矛盾、保障和改善民生、维护人民群众合法权益等方面发挥着重要作用。《“十四五”全国档案事业发展规划》要求“到2025 年档案利用服务达到新水平”“到2035 年我国档案服务水平跻身世界前列”。传统档案利用模式过于依靠人工，存在利用效率低下的问题。区（县）级档案馆面向广大群众，具有服务面广、服务需求多、服务量大的特点，如果过度依赖传统利用模式，容易陷入档案查询利用服务方式滞后、服务效能低、服务面窄等窘境。如何善用新一代信息技术，在保障档案安全的情况下，让民生档案服务迈上新台阶，改变传统档案管理服务面貌，从单一、缓慢、封闭的服务向优质、快速、开放式服务模式转变，是新时代档案管理工作者需要思考研究的新课题。对此，本文以栖霞区档案馆为例，深入研究如何以民生档案便民服务为抓手，走出一条基层档案馆档案信息化之路，提升为民服务效能。

一、加强民生档案工作的重要性

1. 民生档案工作是维护社会稳定的重要基础

在全面建设社会主义现代化国家的新阶段，民生档案工作不仅内涵在不断丰富，其构成要素也在不断变化。民生档案工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节，做好民生档案工作，服务人民群众，是档案部门在新时期贯彻落实党的伟大精神的必然要求，是推动档案事业又好又快发展的有力保障。

栖霞区档案馆查档接待服务大厅

2. 民生档案工作是档案部门惠民的重要途径

国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》（档发〔2008〕12 号）提出，民生档案包括各类与民生有关的专门档案，是党和政府保障民生、改善民生的“好帮手”。档案部门服务民生，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案，可以解决工作、生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类民生档案，可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手，把矛盾和纠纷化解在基层，为改革发展和社会稳定创造条件。

3. 民生档案便民化初步探索成效显著

2009年，南京市在全国率先把民生档案由“秘密”变为公开，提供满足群众各种需求的档案查询，档案成为解决市民日常生活难题的重要工具。2012 年，南京市民生档案和开放档案信息共享平台正式开通，全市居民可以凭身份证到市以及各区综合档案馆，街道、社区档案信息查阅点查询，实现百姓在家门口查档。为更好地满足人民群众利用民生档案的需求，助推长三角地区一体化发展，2018 年，江苏省档案局和上海市、浙江省、安徽省档案局签订了《开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议》，建成了全省民生档案便民服务平台并平稳运行，率先在全省统一使用电子签章出具档案证明，帮助异地群众就地解决就业、买房、入学等问题，服务民生效益明显。

二、“互联网+档案”实现民生档案查询跨越式发展

栖霞区档案馆带着人民群众的殷切期盼，秉持“大档案”“大资源”“大服务”理念，积极探索“大数据+档案”服务利用新方式，依托数字档案馆建设，先后开发运行“小栖e站通”远程查档终端、“小栖e档通”手机查档系统，打造全区域、全天候、全覆盖的全方位便民查档示范区和长三角一体化民生档案异地查询先行示范区，推动了民生档案查询利用跨越式发展。

1. 档案资源由“分散式”向“集成式”跨越

南京市栖霞区档案馆紧跟互联网科技发展步伐，大踏步推进数字档案馆建设。2014 年始，全面推进“全区电子档案和传统载体档案双建设、双归档”工作，做到“应收尽收，应归尽归”。目前馆藏档案已达48.5 万卷（件），目录数据195 万条，重要民生档案超过馆藏总量的50%以上，馆藏数字化率达100%；2015 年在全市率先通过“国家级数字档案馆测试”，100%在线接收全区各立档单位电子档案进馆。栖霞区档案馆按照江苏省《数字档案馆建设规程》要求，建成了分别面向局域网、政务网、互联网的数字档案馆系统，涵盖“区档案馆—部门（街道）档案室”，可向基层站所（社区、村）档案室延伸的三级档案信息联动机制与交流通道。

为实现档案集中整合，方便群众事项办理，依托“互联网+档案”，积极创新拓展档案信息化服务，开发运行“小栖e站通”远程查档终端系统，借助“政务一张网”“查档一平台”即可“一窗办理”。2014 年8 月，“小栖e站通”远程查档终端首次在区政务大厅使用，2015 年逐步延伸到有条件的街道、社区便民中心开通试点，2017年覆盖到全区9 个街道91 个社区（村）便民服务中心，实现全区覆盖，成功搭建“老百姓家门口的档案馆”。查档范围涉及计生档案、婚姻档案、招工档案、退伍军人档案、知青档案、残疾人评定档案等共8 大类13 项，居民只需持有效身份证件到家门口社区便民服务中心，即可查阅与个人相关的民生档案信息，整个过程仅需3 分钟。各街道、部门和园区平台也可通过区数字档案综合管理平台查阅相关档案。自投入使用以来，“小栖e站通”共接待查档9950 人次，成功出证5541 余件，帮助群众解决了需要档案的“急事”“难事”，大幅提升了档案便民服务效能，查档模式得到省内外十余家兄弟单位学习借鉴。

群众在长三角一体化平台查档

2. 群众办事由“窗口办”向“指尖办”跨越

2018年4月，区政务“不见面”审批系统2.0版上线运行，区档案馆紧密对接，加大投入，运用信息化手段，攻关系统入口对接、安全保障等难题，同年6月“小栖e站通”的升级版——“小栖e档通”手机移动查档终端上线运行，2019年3月纳入“我的南京”APP，完成了民生档案异地查询服务功能的“线上办”“指尖办”。2020年9月，“小栖e档通”2.0版上线，新增群众利用率比较高的“拆迁档案”门类，并优化15项功能，查阅的受理窗口也融入区政务“不见面”审批系统，与“我的南京”APP无缝对接，查档流程更简便、查档面广、受理时间灵活。实现了查档群众全天24小时随时随地可通过手机提交查档申请，档案结果领取可通过政务网发送到远程查档终端打印机自助打印、全区101个便民服务中心领取、免费快递寄送。技术有保障，查档更安全。通过身份证和人脸识别可验证查档者身份信息，实现实名制查询本人相关信息，同时系统采用CA认证+用户密码方式对档案馆工作人员进行双重身份验证，可有效地防止信息系统被非法访问。

新冠疫情期间，“小栖e档通”发挥了重要作用，成为群众查档的主要方式，实现了群众异地查档“零跑路”“零收费”“零距离”，为北京、天津、河南等地市民出具了查档证明217 件，并免费邮寄到家，满足了分散在全国各地的“栖霞人”查阅利用档案的需求。“异地查档、便民服务”系列工作被纳入全区综合性改革的重要内容，在2018 年的全省档案局馆长会议上，“小栖e档通”作为现场会重要视察内容，受到了列席领导的高度赞扬。

3. 工作覆盖由“属地化”向“区域化”跨越

2018年，江苏、上海、浙江、安徽三省一市的档案局共同签署了民生档案“异地查询、便民服务”工作合作协议，实施民生档案跨区查档服务项目。栖霞区档案馆抢抓机遇，积极主动融入长三角一体化发展战略，被江苏省档案馆确定为全省“长三角一体化民生档案异地查询”首批试点单位，同时也是南京市唯一一家。在档案信息化建设方面持续发力，深化长三角区域民生档案共享利用，向区域延伸，织就智慧网。全面推进线上线下服务流程再造，为群众异地查档减环节、减时间、减次数。将“小栖e站通”终端与长三角三省一市异地查询平台相接，积极打通技术瓶颈，进一步延伸到基层网络，彻底打破查档时空限制，实现全区所有村（社区）与区馆数据实时共享、实时传递。长三角地区群众只需凭有效证件，便可在栖霞区的101个远程查档服务窗口，申请查询“沪苏浙皖”地区300多家国家综合档案馆的相关民生档案，“异地查档”迈上新台阶，实现了“一地认证、一次认证、全网通办”。2019年6月4日，第一张在社区办理的线上跨省民生查档证明在栖霞区金尧花园社区“诞生”，突破性地实现了试点社区跨省查档，在全省开创了档案跨省域利用的先河，标志着栖霞长三角地区民生档案异地查询示范区打造成功。2022年7月，区档案馆正式开通全国在线档案查询，成为全国档案查询利用服务平台试点之一。截至2022年10月，已受理5批次来自黑龙江、湖南等地提交的学籍、工作履历等档案查询业务，真正做到全国档案信息共享利用“一网通办”。

随着全国在线档案查询试点的开通、“长三角一体化民生档案异地查询示范区”建设持续深化，查询人次不断增加。通过“小栖e站通”查档9950人次，“小栖e档通”查档申请361人次，异地查档283人次；全国档案查询利用服务平台出证24件；江苏省民生档案共享平台出证9件；长三角民生档案异地查询平台出证25件；留言簿中受到赞誉50余人次，服务满意率达100%，收到锦旗2面，感谢信6封；出具有关拆违建房回复函120份，涉及拆违房屋面积达3.3万平方米。栖霞区档案馆用信息化创新服务方式，有力回答了“时代新命题”。

三、创新民生档案查询利用服务的思考

1. 树立便民服务导向

新时代的档案工作，必须牢固树立以人民为中心的价值理念，不断提高档案服务人民的能力和水平。档案部门可以通过电话访谈、调查问卷、数据分析等方式，主动对查档人员的需求进行深入了解和调查，以确保服务的全面性、精准性和时效性。提供定制化档案服务，根据不同用户的需求，分类提供服务。如在南京市启动退役军人优待证申领工作之际，栖霞区档案馆积极响应，及时增加查档接待人员，科学安排，明确分工，形成查找目录、信息调档、复印盖章出具证明、完成归档等一体化工作流程。派专人值守不见面审批系统，在线上完成档案的检索、浏览和打印等程序，提高查档效率，减少群众等待时间。同时，通过“线上远程办”“掌上快递办”“预约送件办”等查档方式，提供优质便捷精准的查档服务。

2. 推进档案信息化建设

习近平总书记指出，没有信息化就没有现代化。随着移动互联网技术的快速发展，以“互联网+”为传统工作“赋能”，推动业务创新、提质增效已成为趋势。栖霞区档案馆按照4 网（局域网、政务网、互联网、长三角便民查档省网）清晰布局，建成功能完备、安全可靠的档案馆B级机房，确保馆藏数据存储安全，实现数据共享。加快档案数字化转型，特别是民生档案资源数字化，是当前档案部门必须破解的一道难题。档案部门应继续加快档案数字化战略转型，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。栖霞档案馆将文书档案、专门档案、实物档案同步数字化，实现馆藏实物档案、照片档案、视频档案、音频档案的数字化率均达100%。

3. 积极融入中心工作

档案部门要始终牢记“档案姓党”，聚焦“四个好”“两个服务”目标任务，坚持围绕中心、服务大局，充分履行为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责使命。栖霞区档案馆着眼于党委所需、群众所盼、档案所能、未来所向，在党史教育、社会建设、人文交流等领域靠前服务，提供了大量档案资料。举办“贯彻二十大·档案颂辉煌”城市建设图片档案展，生动展现栖霞区新时期在党的领导下光辉建设历程。坚守初心使命，在服务现代化建设中助力先行、记录先行、展示先行。紧紧围绕中心工作和人民群众日益增长的档案服务需求，挖掘馆藏档案资源，拓展档案服务领域，积极主动融入长三角一体化发展战略。依托全区政务服务“一张网”，做好外网和内网有机衔接，提供民生档案“一网化”“一站式”服务新模式，让群众随时随地办理查档业务，全面提高档案信息服务社会、服务民生水平。