职业院校教学诊断与改进档案建设及管理研究

张海涛

（广西国际商务职业技术学院 人文教育学院，广西 南宁 530007）

职业院校教学工作诊断与改进制度（以下简称“教学诊改”）的推进和实施，是我国根据职业教育的特点，为从根本上解决技术技能人才培养质量问题而实施的国家策略、国家行动。职业院校在教学诊改过程中，要想实现内部质量保证体系的良性运转，就必须以“诊”为基础（发现问题）、“改”为目标（解决问题），加强过程性管理，通过相关档案材料来记录诊改过程，反馈诊改结果，这给教学诊改档案的建设提供了根本遵循。

一、职业院校教学诊改档案概念界定及研究实践

（一）概念界定

教学诊改是指职业院校根据自身办学理念、办学定位、人才培养目标，聚焦人才培养工作要素，查找不足与完善提高的工作过程［1］。因此，教学诊改档案是指职业院校内部质量保证体系建设过程中，直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录［2］。目前，部分职业院校对教学诊改档案概念的理解存在一个误区，即认为教学诊改档案就是教学档案。职业院校教学诊改是以“大教学工作”为对象，教学诊改档案不能简单地等同于教学档案。教学档案主要包括教学管理和教学实践两大类，而教学诊改档案还涉及办学条件、学校管理、制度体系、人才培养质量等方面；教学档案是常规档案，教学诊改档案是专题档案。

（二）研究实践

笔者在中国知网（CNKI）数据库、维普中文期刊服务平台分别以“教学诊断与改进档案”“教学诊改档案”以及“教学诊断与改进”“教学诊改”“诊改”“诊断”“内诊”并含“档案”为关键词进行检索，发现针对教学诊改研究的论文有很多，但暂未发现与教学诊改档案相关的研究成果（数据截至2022年9月22日），说明目前针对教学诊改档案的研究还基本处于空白状态。

二、职业院校教学诊改档案建设的意义

（一）记录诊改过程，反映人才培养动态轨迹

提高人才培养质量是现代职业教育的核心，但由于各种原因，职业院校在人才培养过程中存在一定的问题或瓶颈。因此，教育部2015年开始推动建立职业院校教学工作诊断与改进制度，依据目标链和标准链，对标人才培养要求，通过对人才培养动态过程进行全面全程监督，发现问题并及时解决问题，形成诊改的常态化周期循环。教学诊改档案是职业院校开展“自主检查—自主诊断—自主反馈—自主改进”工作不断循环往复过程的规范记录，其完整记录了整个诊改过程，是人才培养动态运行轨迹的真实呈现。

（二）收集数据信息，为质量监控提供参考依据

教学诊改是职业院校查找不足与完善提高的工作过程。何处存在不足，何处需要完善，只靠某个人或某个部门的主观判断很难精准把握，而以大量的数据信息为判断依据可以实现精准“把脉”。因此，教学诊改档案建立的过程也是收集各种数据信息的过程，实时采集各个层面的数据信息并呈现其变化轨迹，及时掌握和分析人才培养工作状况，全程监控预警，为质量监控提供参考依据，为教育行政部门、学校决策施政提供参考辅助。

（三）规范档案管理，提升学校治理能力与水平

档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案［3］。档案工作涉及学校的历史和根脉，是学校的重要工作。档案工作的规范程度是衡量学校治理能力和水平的重要标准。教学诊改档案记录了学校内部质量保证体系的运行情况，是学校档案的核心和重点，因此规范做好教学诊改档案的收集、整理、立卷及归档工作，是营造学校质量管理、质量文化氛围的重要途径，也是学校治理能力和治理水平提升的重要标志。

（四）提供档案查询，助力教育行政部门监管指导

教学诊改是职业院校自主解决问题的主动行为，教育行政部门通过对职业院校的教学诊改工作抽样复核进行监督管理。教学诊改复核主要是组织专家组进校听取教学诊改工作汇报、查阅教学诊改工作相关档案材料、召开座谈会等方式进行。教学诊改复核的时间一般是1～2天，因为时间有限，在教学诊改复核过程中，专家组很大层面要借助查阅教学诊改档案材料来分析、判断、查找问题，并综合汇报、访谈等渠道得到的信息给出复核结论（反馈意见）。因此，教学诊改档案材料的真实度、规范度、完整度、契合度、科学度对专家组给出的复核结论（反馈意见）有着至关重要的影响。

三、职业院校教学诊改档案建设与发展现状

（一）思想上重视不够

2015年教育部发布《关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》，2016年在部分院校开展教学诊改试点工作，2017年全面推进教学诊改工作。到2022年也就五六年的时间，不少职业院校对如何进行教学诊改还处于探索阶段，上至学校领导下至师生员工对教学诊改档案的建设还不够重视，档案管理人员对教学诊改材料的归档问题研究不多、经验不足，师生员工对诊改档案材料收集的积极性不高，二级学院及职能部门对此类档案材料的归档主体不清、标准不一、杂乱无序。

（二）管理上制度缺失

在教学诊改档案的管理上，不少职业院校是参照教学档案的管理方法进行管理，但实际上这两种档案是有很大不同的。《普通高等学校档案管理办法》第二十一条规定：教学类档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料［2］。首先，职业院校教学诊改工作不仅仅是教学部门的事情，还涉及校办、宣传、人事、学工、二级学院等诸多部门；其次，该管理办法是2008年发布的，而教学诊改工作是2015年启动的，因此《普通高等学校档案管理办法》中还无法找到适用于教学诊改档案材料归档的条目。不少职业院校出台了与教学诊改相关的制度措施，但是涉及档案管理方面的内容很少。这就意味着，职业院校在教学诊改档案归档范围、保管时限、操作规程等方面还处于无章可循、无制可依的困境。

（三）操作上归口多元

教学诊改是以“大教学工作”为对象（高职院校有37个诊断点，中职学校有99个诊断点），它包含学校组织的一切有利于学生成长成才的培养活动，涉及学校的各个部门，因此，在实际工作中既有学校层面的档案材料，又有职能部门和二级学院的档案材料。再加上教学诊改是每年的常规工作，因此产生的档案材料数量多、种类杂，档案文件分布碎片化，在实际操作过程中会存在学校与职能部门、二级学院归档责任不清楚、归档材料不集中、归档范围不统一、保管期限不明确等问题。

（四）载体上形式单一

目前，教学诊改档案的载体主要是沿用传统的纸质记录。纸质载体的档案有其优点，但也存在共享性不足、查找使用不便、多样化需求不便实现等明显缺点，因此仅靠纸质档案很难实现教学诊改档案的完整深入全覆盖记录。在信息化、大数据化时代，教学诊改档案的建设也要与时俱进，紧跟时代潮流，实现信息化创建管理的目标。

（五）人员上专业度不够

通过走访调研发现，职业院校一般未设置专职的教学诊改档案管理人员。学校层面的档案管理员一般是由档案馆（档案室）的有关人员兼任，各职能部门、二级学院的档案管理员基本上是非专业出身的秘书、办公室人员、辅导员等兼职担任。这些兼职人员大多是“半路出家”，没有系统地学习过档案学专业知识，对教学诊改档案认识不深，建档上缺乏统一标准，管理上缺少专业性的指导。工作人员专业素养的不足会直接影响教学诊改档案的建设和管理质量，难以保证教学诊改档案的真实性和完整性，以及档案价值的实现［4］。

四、职业院校教学诊改档案建设路径与管理策略

（一）职业院校教学诊改档案的创建

1.创建的主体。教学诊改档案涉及部门多、内容比较广、跨度比较久、材料总量大。受工作性质、专业背景、业务范畴等因素影响，学校档案馆（室）工作人员和职能部门、二级学院兼职档案管理人员对教学诊改档案的理论知识和实际业务流程了解不深，在开展编研和信息加工时困难重重［5］。因此，教学诊改档案的创建应以具体诊断点主体责任部门为主，学校专职档案管理人员进行跟踪指导。在收集材料的过程中，校档案馆（室）、各职能部门、二级学院、教师和学生要紧密支持和配合。学校层面的教学诊改档案统一交由学校档案馆（室）归档保管，其他层面的教学诊改档案由所产生部门归档保管。

2.归档的范围。职业院校教学诊改档案具有形成主体多、周期长、类型多样、碎片化的特点，笔者认为可以建立教学诊改专题档案。专题档案归档范围可包含两个方面：一方面主要是职业院校自主教学诊改的全过程材料，可以参照《高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案（试行）》和《中等职业学校教学工作诊断与改进指导方案（试行）》文件中的诊断层面，每个层面下再根据具体诊断点进行分门别类的材料归档；另一方面主要是其他与教学诊改有关的材料，包括教学诊改复核专家组进校复核的过程性材料和复核意见、学校所在地区的区域经济社会事业发展规划等相关材料。

3.创建的时限。教学诊改是为了调整纠偏的持续性工作，上一年度教学诊改中发现的问题要纳入下一年度的教学诊改中，是一个成“8字形质量改进螺旋”持续改进的动态调整过程。因此，教学诊改档案贯穿职业院校办学过程的始终，要区分不同的价值，划分不同的保管期限，重要的档案要永久保管，它是一个学校发展、办学质量不断调整提高的历史见证。

（二）职业院校教学诊改档案的管理策略

1.提高思想认识。职业院校学校领导、中层干部、教师、学生都要充分认识教学诊改档案对增强学校质量责任主体意识、形成有学校特色的校园质量文化的重要作用。通过提高学校人员的思想认识，形成以上率下、人人有责、人人行动的良好氛围，不断提升学校教学诊改档案收集、整理、分类、管理、利用的水平。

2.健全管理制度。完善的制度保障是职业院校教学诊改档案规范化建设和管理的基础。在《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等相关要求的框架下，职业院校可以结合校情特色，因地制宜地制定教学诊改档案管理规章制度。该规章制度一定要明确教学诊改档案的创建主体、创建范围、分类标准、保管期限等关键问题，同时还要明确各职能部门、二级学院在教学诊改档案建设中的职责，明确责任主体和归口管理部门，确保教学诊改档案在收集和管理过程中有据可依、有制可循。

3.加强信息化建设。信息化平台是教学诊改信息的重要来源，也是专家组进校进行教学诊改复核的必核内容。教学诊改相当于学校办学质量的全面“体检”，涉及学校人才培养的各个维度，需要强大的信息智能化平台对学校、专业、课程、教师、学生等层面的有关数据进行采集分析。因此，职业院校需要购买或自主开发建设信息化诊断平台，将学校的人事管理系统、学生管理系统、教学管理系统、招生就业系统等系统的数据与教学诊改预警平台相互贯通，消除数据“孤岛”，实现数据的实时采集、开放共享，服务于教学诊改。最终依托平台利用数据实现实时监控预警、自动诊断、自动生成教学诊改报告，形成教学诊改实体档案与电子档案的有益互补。

4.提高业务能力。教学诊改档案工作人员的业务素养对教学诊改档案的收集、整理、归档起着至关重要的作用，因此提高管理人员的业务能力显得尤为重要。一是可以采用“派出去，请进来”的方式，即定期邀请档案专家开展专题讲座、输送相关人员参加档案管理培训班的模式，提高教学诊改档案工作人员的业务素养。二是通过定期考核或不定期抽查教学诊改档案建设情况的方式，鼓励工作人员加强业务学习，提高业务水平，将考核结果纳入评先评优或绩效考核，以此激励相关工作人员提高自己的业务水平。三是工作人员变动时要做好教学诊改档案的交接和业务传承，保证教学诊改档案工作的延续性和连贯性。

总之，教学诊改档案见证了学校内部治理结构改革发展的全过程，记录了学校成长发展的历史，既是学校迎接教学诊改复核的重要凭证，也是学校质量文化氛围营造的重要载体，更是学校历史发展路径中最有价值的原始证明材料。因此，一定要重视教学诊改档案的价值，通过提高全校的思想认识、健全管理制度、加强信息化建设、提高工作人员的业务能力等手段，让教学诊改档案发挥其应有的价值。