电网企业电子会计档案管理探析

王言伦

（作者单位：国网辽宁省电力有限公司沈阳供电公司）

随着增值税电子发票的试行，电子发票开始逐渐取代传统纸质发票，财务记账方式也由此发生变化，推动了会计档案保管方式变革。电网企业通过优化会计档案管理，应用电子会计档案，可以在原有的基础上降低企业财务管理成本，规避资源浪费问题，大幅提升整体工作效率，做到信息资源共享最大化，进而增强电网企业核心竞争力。

一、电子会计档案与传统纸质档案之间的差异

（一）储存方式

电子会计档案与传统纸质档案最大的区别在于存储形式不同。传统纸质档案存储介质为纸张，主要包括印制凭证、会计凭证与财务账簿等，由人力负责装订与存档，整体工作效率较为低下，而且容易产生错误。而电子会计档案具有多样化的存储形式，除传统模式的文字与数字外，还包括音频与录像等，可以全面化和系统化地记录电网企业的各项经济活动[1]。

（二）信息共享

在信息共享层面，传统纸质档案表现为独占性，而电子会计档案则具有良好的共享性。当纸质档案被借阅后，在未归还期限内，他人无法使用，整体使用效率低下，所涉及的信息内容只能独享，经济价值受限。而电子会计档案则具有良好的数据传输功能，可以在同一时间内满足各部门与人员的使用需求，提高档案信息的共享化水平，促使电网企业会计信息更具有经济价值。

（三）原始单据采集

在原始单据采集层面，传统纸质档案具有滞后性，电子会计档案则更具便利性。传统纸质档案中的后附原始单据一般为打印件或图片，报销人员从拿到原始单据到去企业财务部门报销，整个过程需要耗费较长时间，无法在有限的时间内完成财务信息合并，导致财务数据滞后。而电子会计档案的原始凭证为电子凭证，加之我国目前大力鼓励和支持使用电子发票，提高了获取电子原件的便利程度，只需要几秒钟即可签发和传输，极大地节省了相关资源，且电子会计数据归档效率更高。

二、电网企业深化落实电子会计档案的重要性

随着电子会计档案的出现，传统模式下的纸质档案管理模式已经无法满足当前电网企业实际的档案管理需求，需要积极创新和有效使用电子会计档案管理模式，以此尽可能规避传统档案管理模式的不足之处，最大化发挥电子会计档案管理优势。

（一）促使财务信息呈现方式更加多元

在电网企业以往采取的传统纸质会计档案模式下，由于财务数据具有独立性，找到财务数据之间隐含的内在联系，需要投入大量人力与物力资源，不仅会耗费过长时间，还非常容易出现误差。电子会计档案是以大数据和云平台为基础，能够快速捕捉财务数据之间的联系，并与非财务数据建立良好关系，自动生成带有图表的财务报表，十分清晰直观地反映电网企业财务会计信息，为企业的财务管理决策提供重要支持。

（二）减少信息传递成本投入

在传统纸质档案管理模式下，电网企业内部组织结构中每一部门使用财务信息需要提交纸质书面申请，通过审批后才可去找财务人员，财务人员则需要在大量繁杂的库房中寻找其所需财务信息，不仅工作量巨大，而且易出现误差。电网企业通过采取电子会计档案管理模式，只需要在互联网中的电子会计档案云平台中输入所需财务信息，就可以快速自动检索出所需资料，大大节省信息检索时间，并且可以为财务信息在电网企业中各个部门间的传递与分享提供便利，由此会计信息的经济价值被不断强化，能够为电网企业的长远稳定发展提供服务。

（三）提高档案管理流程规范化水平

电网企业落实电子会计档案管理，可实现会计凭证数据数字化，利用大数据技术准确匹配电子凭证和原始附件，完成会计账簿和财务报表的自动化编制。合理应用电子会计档案，能够使电网企业传统的人工会计信息分类方式向信息集成系统管理转变。在信息集成系统中，财务人员只需要操作计算机即可高质高效地完成电子会计档案从装订到存储的所有工作步骤，完整的档案会均匀地分散在管理系统中，计算机可以在指令下合理调整工作目标设置和类目调整，使财会工作从传统密集型向现代化转型，使档案管理流程更加科学化与规范化。

三、电网企业开展电子会计档案管理的不足之处

（一）不够重视电子会计档案管理

电网企业通常对电子会计档案管理重视不足，而是将更多的关注点集中在会计核算层面，投入较多的人力与物力资源。而且，电网企业档案管理人员不具备电子会计档案管理意识，未充分了解该工作的重要性和发展前瞻性，没有对此项工作给予足够的资源支持，导致电子会计档案管理工作仍处于起步阶段。

（二）基础条件较差

电子会计档案管理是一项需要长期坚持的综合性工作，这就要求电网企业内部的各个部门之间要保持良好的配合，最大化发挥其优势[2]。但现阶段，由于电网企业内部含有海量财务会计信息，各部门之间的配合不够顺畅，导致电子会计档案管理缺少基础支持。再加上电网企业不具备充足的配套基础设施、软硬件设施设备和局域网络，所配备使用的计算机和软件系统过于老旧，不利于电子会计档案管理工作落实。

（三）无法保证会计信息安全

电网企业深化落实电子会计档案管理，有助于提高财务管理质量与效率，但是不可避免地会带来一定的风险，特别是难以保证会计信息的安全。电子会计档案管理中的核心问题在于信息安全，信息技术高速发展带来便利的同时，所面临的信息安全环境风险性更高，电网企业在开展此项工作的过程中容易被网络攻击，造成数据信息泄露或被盗，面临较大风险。

（四）未合理应用大数据技术

虽然部分电网企业已经开始开展电子会计档案管理工作，但是由于未合理应用大数据技术，不具备良好的内部数据信息收集能力，仍有部分会计档案以纸质版形式存在，不论是使用登记还是保存都需要消耗较长时间，不利于保障电子会计档案管理的整体效率与质量，并且会对电网企业内部管理的标准规范化程度产生不良影响。

（五）缺少相关专业人才

现阶段，电网企业开展电子会计档案管理工作中还缺少相应的专业人才[3]。企业未配备专职的会计档案管理人员，一般是由会计人员兼顾此项工作，而且传统模式下的纸质会计档案管理工作无须计算机操作，只需要手工整理即可，对相关人员的综合能力要求较低。而电子会计档案管理则要求相关人员掌握财务会计知识、档案管理知识、网络安全知识以及计算机操作维护知识，若会计人员不了解这些知识，则会造成电子会计档案管理专业化程度不高，档案管理效果不理想。

四、电网企业优化电子会计档案管理的有效措施

（一）进一步强化基础设施建设

电网企业优化电子会计档案管理，首先要进一步完善基础设施建设，重点集中在软硬件设施引进和改善，电网企业应立足于自身实际情况和未来发展战略要求来购买现代化的软硬件设备，为电子会计档案管理的有效落实打好坚实基础。其次，电网企业还要营造稳定且良好的电子化财会环境，以保障电子会计档案信息的安全。具体来说，在建设电子会计档案机房时，必须严格遵守相关标准和规范，确保机房内部的网络设施与软硬件设备合乎要求，且可靠性和安全性过关。从服务器与档案存储器件层面来说，电网企业应大力引入虚拟化技术，利用虚拟化服务器对会计档案实施虚拟化管理，提高档案使用的安全性与便利性。除此之外，电网企业还应借助先进技术构建完善的电子会计档案数据库，用于存储相关档案信息，之后可以更好地统一管理电子会计档案。

（二）构建档案分类检索体系

电网企业不同于普通企业，具有一定的特殊性，其电子会计档案管理需要做到精细化分类管理，以提高管理的清晰化程度，确保后续应用更加高效。因此，构建档案分类检索体系是电子会计档案管理的重中之重。电网企业的档案分类管理要能够达到行业标准，高质高效地完成电子会计档案收集与存储各个环节的工作，进一步提高档案数据利用率。第一，构建高质量的检索体系，帮助档案人员快速捕捉与定位所需的档案信息，为满足电网企业生产建设中对财会数据的需求提供支持，进而为电网企业的长远稳定发展做好基础保障工作。第二，组建管理小组。电网企业开展电子会计档案管理，需要根据不同的方面与层次对档案进行全面分类，为后续一体化管理做好准备，提高档案管理的规范化程度，进一步推动企业档案电子化建设。因为档案有着众多分类方式，所以电网企业在进行档案分类整理的过程中，应立足于档案信息时间和区域等层面，并且考虑到会计人员的档案使用习惯与实际情况，在原先的基础上增添设定更多类别的检索图，预留一定的空间，用于后续添加同类别的档案资料。第三，根据档案管理检索体系分类标准与方法成立专门的档案管理小组，负责全面记录企业的实际电子会计档案数量与状态等基本情况，高质量完成档案专题分类工作。第四，为方便档案后续的查询与使用，电网企业进行电子会计档案管理时，还要有针对性地增加设定相匹配的档案属性模块，以持续提高档案管理规范化程度[4]。

（三）保证会计档案存储扫描工作质量

电网企业实施电子会计档案管理会涉及众多内容与环节，其中，存储扫描是核心部分。因此，优化企业档案管理工作，需要保证电子会计档案存储扫描工作质量。第一，将会计档案正式录入管理系统之前，需要使用专业化工具，遵循档案数字化管理规定的要求，及时高效开展档案扫描处理工作，如可以使用扫描仪和射频识别技术来全面扫描与整理老旧档案资料。第二，企业应考虑到自身的具体情况，科学选取电子会计档案存储媒介，挑选出匹配程度最高的存储媒介，通过专项工具完成存储工作，进而延长电子会计档案的保存期限，同时保证内部数据信息的安全。第三，为确保档案存储扫描工作质量过关，电网企业档案管理人员要树立良好的责任意识，组织构建管理责任奖惩机制，促使其能够正确看待档案存储扫描工作。同时，根据岗位职责，明确界定每位档案管理人员的工作权限，具体包括扫描权限、查阅权限以及管理权限等。

（四）组织构建电子会计档案信息化系统

为进一步提升电网企业内部电子会计档案应用水平，需要构建电子会计档案系统。在互联网技术的支持下，企业可以将内部组织架构中业务部门所形成的各种电子会计文档和其他数据信息，动态性地转移至企业电子会计文档体系中。信息化管理系统是借助网络技术和B/S 结构创建的，具备动态追踪功能与事后监督功能。第一，当产生经济业务后，相关人员要在此系统中填写上传报销凭证，将发票单据转化成影像资料，之后再归类存档。第二，在完成基本的记账流程后，档案管理人员能够按照经济业务凭证统一整理电子影像和会计信息，生成与之对应的电子凭证索引，实现企业经济业务与电子会计档案相关联，方便后续信息查询与监督。充分发挥此系统各个模块的功能，能够确保电子会计档案归档及时，应用便利。

（五）强化电子会计档案安全管理

电网企业优化电子会计档案管理，应重点强化安全管理，采取得当的安全管理防护措施，定期升级相关设备，并完善安全管理制度，有效监控电子会计档案数据信息从搜集到存储的整个过程。第一，电网企业要积极使用现代化的先进技术来组织构建电子会计档案安全防护模型，用于监管和判别档案是否出现过修改的情况，及时高效地标识修改位置，提高档案的安全性。第二，实施电子会计档案管理的过程中，对企业档案管理人员加强保密培训是档案安全管理的重要一环。电网企业可以通过多元化的培训方式，针对档案保管室和档案库安全、档案传输与移动安全以及档案电子化管理安全开展培训，强化档案人员的数据保密意识与安全意识，促使档案管理人员掌握加密传输和数据备份等技术，进而有效规避档案数据信息泄露所带来的严重后果[5]。第三，电网企业应将安全防护的重点集中在网络布设层面，有针对性地设置网络访问权限，提高档案安全水平。各岗位的档案管理人员登录电子会计档案管理系统时要输入账户与密码，且访问权限要有所差异，只能进入被允许访问的区域。同时，企业还要着重控制网络链接访问，也就是说，要控制服务器登录用户，以便在第一时间准确识别并驱逐非法用户。第四，应用电子会计档案专用网络，尽可能避免外部干扰，从源头上避免病毒侵害。电网企业需要在网络系统中实施动态监管、安装杀毒软件和建立高安全性防火墙，每隔一段时间就进行档案系统升级，避免电子会计档案数据信息发生泄露。另外，及时高效地开展备份工作，也是保证电子会计档案安全性必不可少的环节。

五、结语

进入信息化时代，电网企业应深化落实电子会计档案管理，采取行之有效的管理措施，包括进一步强化基础设施建设、构建档案分类检索体系、保证会计档案存储扫描工作质量、组织应用电子会计档案管理系统以及重点强化电子会计档案安全管理，以此推动电子会计档案管理工作朝着数智化方向稳定发展，促使其服务能力得以增强。