财务共享服务中心会计档案管理方法研究

陈林岚 国家管网集团福建省管网有限公司

引言

在竞争日益激烈的现代市场环境下，企业实现高质量管理模式十分必要，在此过程中还可不断降低成本、提高竞争力。尤其是在企业财务管理体系中，信息化促使共享服务模式的普遍程度不断升高，通过应用财务共享服务可以有效提高财务管理效率、降低成本消耗，为企业的经营发展提供有效动力。在实施财务共享服务模式的企业中，会计档案管理的重要性显著提升。这主要是因为财务共享服务模式贯穿于业务流程的全过程，各个部分的会计档案管理水平如何将直接影响财务共享服务效能。在此背景下，研究企业在财务共享服务模式下的会计档案管理问题并提出相应改进对策，有助于企业更好地把握财务共享服务的特性，实现企业经营管理体系的良性发展。

一、财务共享服务与会计档案管理概念

（一）财务共享服务

财务共享服务的特点是信息化和自动化。在实践过程中，财务共享服务关注于如何提高企业流程效率、优化成本结构，以此从市场化层面为企业提供专业的管理动力。此外，财务共享服务具有一定的创新性，在很大程度上是实现企业运营资源整合的关键，因此已成为企业现代化经营不可或缺的重要工具。

（二）会计档案管理的内涵与特点

根据财政部与国家档案局2015 年正式颁布实施的《会计档案管理办法》的相关规定，会计档案指的是企业在进行会计核算过程中接收或形成的，具有一定经济价值的文字、图表及各种会计资料。会计档案的归档涉及会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料。对会计档案进行真实、有效的管理和保存，以便为企事业单位和机关团体提供制定决策的参考，这便是现代会计档案管理的基本内涵。会计档案管理的特点如下：

第一，具有关联性。企事业单位在各会计年度中生成的会计账册、报表和凭证联系较多，彼此具有较强的关联性，因而相关会计档案管理十分重要。

第二，具有专业性。会计档案管理的基础是专业的会计核算，会计报表账簿的专用格式同样提出了关于会计档案管理水平的要求。

二、财务共享服务中心会计档案管理现状与问题

（一）财务共享服务中心的建立

企业共享财务中心的建立是在遵循“先易后难”原则并考虑企业业务发展状况的基础上，综合企业领导层、财务管理部的管理资源的基础上实现的。形成财务共享服务中心后，财务共享服务的“议事机构”——即客户委员会和财务职能委员会，会加入财务共享服务中，企业的管理部门、业务部门以及财务共享服务中心将会变成一个竖向交叉的复合职能系统，这有助于财务共享服务高质量运作。在此过程中，企业传统管理系统中总部、事业群、企业的多级“金字塔”型管理关系转变为扁平化的新型财务管理关系，更加有助于财务管理总体质量优化提升。

（二）会计档案管理的进展

1.会计档案管理的流程

企业依据《会计档案管理办法》的相关规定制定了标准化的会计档案管理工作流程。企业凭证档案运营部主要完成企业原始单据的签收、初审、扫描、质检、存档等业务的派工，在实际操作过程中分为线上操作和线下操作两部分。其中，在线操作使用FSS（财务共享服务自助系统）、IMS（数字影像系统）、FSO（财务共享服务运营系统）操作系统进行，线下手工操作则主要使用传统方法对单据进行审核并完成初步分拣整理。在实际工作过程中，会计档案管理流程不断完善，针对诸如财务共享紧急业务、原始资料标准化明细的制定形成了相应的标准化规范，能够促进企业档案管理质量不断提升。

2.会计档案管理的做法

在落实会计档案管理的时候，企业有以下主要做法：

第一，对于会计档案管理的规范标准进行统一。在财务共享服务的应用过程中，为进一步提高会计档案管理水平，企业针对性地建立了会计档案管理规范，比如《财务共享业务操作规范》《会计档案管理暂行办法》。

第二，建立可共享的档案资源平台。在现代信息技术的加持下，企业会计档案管理的数字化能力不断提升，通过建立企业级可共享的档案资源平台能够更加方便地在线查询不同部门、不同会计年度的报表以及会计电子资料，在需要索取纸质单据时，支持查看原始纸质资料。通过网络对共享服务中心进行管理，使得企业会计档案资源的共享在很大程度上得以实现，提高了部门协同能力。

第三，利用ERP 技术实现档案管理系统与企业公文管理系统的在线归档集成。企业ERP 系统与合同系统、财务管理软件以及公文系统在数据接口标准化的过程中，能够完成与业务模块和内容管理平台之间的信息监控、数据转换和业务规则协调，从而使得会计电子文件归档集成得以提高。

（三）财务共享服务中心会计档案管理的困难

1.复杂的会计档案流程管理

由于财务共享服务中心的复杂性，从而导致会计档案流程也变得复杂，这主要体现在业务环节和操作平台复杂化方面。比如在标准化管理流程体系中，会计档案业务管理包括服务申请直到整理的多项内容，线上线下操作的程序繁多，往往需要依次经过FSS（财务共享服务自助系统）、FSO（财务共享服务运营系统）、ERP 系统等多种类系统的复合处理。而在业务完成后，最终需要建立会计档案索引并归档，整个环节十分复杂。可以看出，由于增加了线上操作的业务流程，使得会计档案管理流程体系更加复杂，涉及的职能岗位进一步增加且大部分具有职责交叉的情况，这也使得会计档案管理更加复杂。

2.会计档案管理监督难度加大

当前有两种会计档案管理模式十分常见，第一是依托财务共享服务中心实现会计账册和凭证的登记归档；第二则是企业财务部门进行自主扫描后归档处理。这两种方式在具体操作过程中存在诸多差异，比如企业自行扫描过程中，相关会计文件的收集处理需要严格注意监督管理。而财务共享服务中心在会计档案文件初审及账务处理过程中也往往需要对资料的合法合规性情况进行审核，这在很大程度上导致会计档案监管责任的重复与交叉，继而使得会计档案管理的责任变得模糊、监督难度加大。

3.会计档案中数据的可靠性受到影响

财务共享服务中心在很大程度上使得会计档案管理环境更加精细、规范。在实践中，通过多主体会计业务的集中并运用财务共享服务进行记账和报告。这虽然提高了会计档案管理的效率，但也在一定程度上加剧了数据的可靠性风险。比如财务共享中心对会计档案的管理使用影像系统来进行，通过将单据进行影像扫描后传递至中心，待处理完毕后将凭证打印出来加以整理即可。这在一定程度上加长了会计档案的形成链条，收集会计档案数据、影像化、审核、传递、稽核以及归档整理等不同岗位角色的出现，使得原本容易暴露在属地的数据风险被延后至财务共享服务中心归档后才可能被发现，甚至无法发现，导致会计档案数据的可靠性下降。此外，在财务共享服务中心大规模应用的背景下，对影像系统的过度依赖也容易受到时下会计档案管理的相关法律法规的影响，出现档案合规性方面的问题，同样使得数据可靠性受到一定影响。

三、财务共享服务中心会计档案管理的优化措施

（一）确立与财务共享相适应的会计档案管理逻辑

第一，明确科学的财务共享服务观念。财务共享服务中心对传统财务管理的颠覆性显著，主要体现在对财务管理组织体系和流程的重构方面。相应地，管理理念也要从以往遵循制度安排转向尊重市场、建立以服务需求为主导的会计档案共享体系。如财务共享服务中心与企业签订会计档案服务协议，对于服务内容和绩效标准等相关的规定进行明确，进一步完善服务范围、方式以及价格，对服务过程中出现的问题进行妥善处置。在企业表示出财务共享服务的相应需求后，财务共享服务中心立即启动数字化、标准化的处理模式，通过对服务指标进行量化，提高对财务管理服务工作质量、效率的服务能力，同时提高业务全程的监控与管理，保证会计档案共享服务能够满足企业的要求。

第二，全方位电子化会计档案管理模式的形成。数字化背景下，财务共享服务将推动会计档案管理全面现代化，传统手工记账会计的管理理念已经落后于时代，而新型网络化管理体系需要不断创新。全面推进电子化会计档案管理理念要以国家相关政策为基础，重点参考财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，明确数字化会计档案管理的可行性，在此基础上制定本企业的数字化档案管理规范，明确财务共享模式下电子数据制定的相关制度规范，从制度层面推动会计资料无纸化和电子档案的普及。此外，在电子化会计档案管理技术方面，进一步完善FSS系统和影像系统应用，实现系统接口自动传递，共享系统数据查询权限，通过会计档案电子化管理推动档案信息的收集、传递、保存、利用一体化，促进企业会计档案信息共享，以及使得会计档案管理效率有所提高。

（二）对于会计档案管理风险的监督和防控进行完善处理

第一，加强会计档案质量风险管控。会计档案管理过程中的质量风险通常出现在对会计文件和数据的多步骤加工处理过程中。在保证会计档案服务质量的前提下，财务共享服务中心要以会计档案线上线下操作过程中涉及档案存储、保管质量的环节为重点，提高对企业端会计档案业务操作的指导服务质量。诸如在《财务共享服务水平协议》的基础上提高财务共享服务中心的标准化体系，以标准化促服务质量提升成为新的要义。在此过程中，加强对企业会计数据、凭证和报表相关使用者的标准化管理有助于降低风险。

第二，强化会计档案实物管理风险的防控。在会计档案管理的关键部分，如增值税发票的附件管理上需要形成专人专管制度，实现相关会计文件资料的接收寄送、单据清点、签收移交等过程全程可视、责任完全可追溯。同时，在财务共享服务中心电子档案信息系统建设中逐步取消实物单据邮寄，提高电子单据的应用水平，减少实物单据的管理风险。

第三，实时动态监控。企业针对会计档案管理的提醒功能将十分必要，对于延期未处理的会计档案提高处理效率，在业务待办及处理异常时及时作出应对。

（三）构筑标准化电子会计档案管理体系

第一，制定标准化水平高的电子档案管理制度。企业需要将电子档案管理项目作为重点项目进行持续推进，积极探索电子文件管理路径，提高财务共享服务中心会计档案管理水平。比如在企业内部制定“财务共享服务会计档案采集管理办法”，明确电子档案管理环境下的会计档案生成、传输、使用及保管项目实施细则，以制度约束为基础探索企业会计档案管理现代化体系。

第二，提高财务和会计档案管理双系统有机整合。利用财务共享服务中心的便利，企业财务管理人员对纸质会计数据的依赖性下降，代之以影像文件，同时财务管理人员也将不再复杂处理会计原始凭证。这些都可以依托财务共享服务中心实现动态在线管理，通过完善的系统集成，这可使得记账核算的会计更好地与财务共享服务中心进行和谐交流，使会计影像文件的使用水平得以提高，提高会计档案处理水平的同时也能够提高电子会计档案管理体系的现代化。

结语

财务共享服务作为一种现代化、高效的财务管理体系已受到企业的广泛重视，在企业发展过程中，引入财务共享服务中心这一先进体系对于提高会计档案管理水平十分重要。本文立足于财务共享服务中心的建设和运转情况，重点分析了其中存在的问题，得出相应对策。研究结论显示当前企业财务共享服务中心会计档案管理问题集中体现在复杂的会计档案管理流程、高难度会计档案监督管理、会计档案中数据的可靠性受到影响等方面。因此，需要从确立与财务共享相适应的会计档案管理逻辑、完善会计档案管理风险监督防控、构筑标准化电子会计档案管理体系等方面进行财务共享服务中心会计档案管理优化，对于提高现代企业会计档案管理水平具有重要意义。