信息化背景下高校资产管理路径优化探析

叶 楠， 郑友广， 徐红岩

（徐州医科大学a.后勤管理处；b.江苏省新药研究与临床药学重点实验室；c.科学技术处，江苏徐州 221004）

0 引 言

随着《国家信息化发展战略纲要》《“十四五”国家信息化规划》等有关文件出台，信息化已上升为国家战略，成为贯彻新发展理念、加快高质量发展的战略举措。信息化有力地促进社会生产力水平提高，给我国高等教育的办学理念、科学研究、管理体制等带来了深刻的变革［1］。近年来，我国高校办学规模和科研实力不断增强，固定资产总量不断攀升，对资产管理的要求也愈来愈高。为管理好数量种类繁杂的固定资产，高校亟须大力推进互联网、区块链、大数据等信息化建设，以弥补传统资产管理模式之不足。

1 信息化对高校资产管理的意义

1.1 有利于管理规范化

高校资产管理是一项复杂的系统工程，涵盖计划、采购、使用、处置、评价5 个阶段的管理，需要高校二级院系、科技管理、资产管理、财务管理等多个部门之间密切配合。在整个资产管理过程中，在不同的审批程序上，二级院系、行政部门不按规定办事常有发生［2］。通过建设资产管理信息系统，切实将职责、权限落到人，实现对资产全流程管理，相关人员只需按照流程按部就班，从而达到流程管事目的。

1.2 有利于管理高效化

随着移动办公普及，依托资产管理系统，教职工通过手机APP、笔记本电脑等移动终端，可实时访问资产管理系统，办理申购、调拨、处置、查询等业务［3］；资产管理员也可以实时登录资产管理系统，完成各类资产审批和申报工作。这种让信息多跑路、教职工少跑路的操作流程既方便了教职工，又提高了工作效率。

1.3 有利于管理精细化

传统高校资产管理模式无法对资产进行动态监管［4］，统计结果缺乏精准性。在信息化背景下，资产管理部门基于资产管理系统可以全面、客观地掌握各二级院系现有仪器设备的名称、存放地点、使用年限、使用频率等信息。通过分析以上数据，资产管理部门可以及时获得校内哪些仪器设备数量不足，哪些已经闲置，哪些已经被淘汰，为仪器设备采购、调配和处置提供决策依据。

1.4 为上级主管部门做出评价提供参考

通过不断挖掘、开发资产管理系统，能够实现该系统与上级主管部门系统相互对接，以便上级主管部门掌握高校各类仪器设备的数量规模、类型及分布、管理使用等方面的整体状况，有助于上级主管部门对各高校资产管理水平做出更加科学的考核评价，该评价结果将影响上级主管部门对各高校科研设备经费拨款的支持力度［5］。

2 高校资产管理中存在的问题

2.1 缺乏信息化管理意识

国外大学开展信息化管理和研究较早，一般采用商业智能技术（Business Intelligence，简称BI）来收集和分析学校资产管理相关信息，为学校高层决策提供数据支持。我国信息化技术研究开展较晚，经验积累不足，一些高校缺乏信息挖掘、收集和利用意识。虽然我国高校存在规模巨大、类型丰富的资产数据资源，但对于数据的整理、分析和运用仍处于相对落后阶段。①部分高校尚未建立科学、系统的资产管理数据库，很难从历史数据和管理资料中发现规律。②部分高校不断扩大办学规模，盲目增加仪器设备，导致出现一些呆账、坏账，影响了学校资产管理水平提高［6］。

2.2 资产管理机制不健全

高校资产管理机制未能覆盖资产管理的全生命周期。目前，大部分高校在资产管理过程中，能够涵盖计划、采购、使用、处置前4 个阶段，但缺少绩效评价阶段。高校在资产管理过程中，未能有效开展绩效考评，不利于实现提高资产使用效益、降低学校运行成本、建设节约型校园的资产管理目标。另外，部分高校存在“重采购、轻管理”思想，未能按照全生命周期对资产进行动态管理，从而出现账实不符的情形［7-8］。

2.3 资产管理系统与财务系统相互独立

高校资产信息的变动分别由财务管理、资产管理部门在各自系统中进行数据处理。资产管理部门根据二级院系申报的仪器设备购置、调拨、处置等信息在资产管理系统中进行登记，并开具资产变动单，由二级院系资产管理员传递给财务管理部门，再由财务管理部门进行会计账务处理。两个部门之间存在协同沟通不畅、系统互不相容，容易造成大量的在途资产，使资产账与财务账无法实时对应。此外，多次重复输入资产信息，导致资产登记途中的信息失真，往往需要进行人工对账，增加了不必要的工作量，也使固定资产折旧与处置工作开展缓慢［9-10］。

2.4 资产清查难度大

高校仪器设备的种类和数量规模较大，存放地点分散，有些仪器设备因使用部门的原因，经常性地发生搬迁，甚至有些仪器设备是高校投资给校外合作单位使用，这些因素给每年的资产清查带来诸多难题。为了完成清查任务，一些高校不得已采用人工核对方法，使资产管理员产生畏难情绪，导致盘点效率低下，质量不佳。在实际盘点过程中，仪器设备存放地点发生位移，使用部门未能及时在资产管理系统中作出变更，从而出现一物多盘、有账无物等盘点错误［11］。

2.5 缺乏激励考核评价机制

人们对资产的有效控制是资产管理的实质，但实际管理过程中偏差较大。大部分高校资产管理员是兼职，由于二级院系实验室仪器设备数量多，价值高，资产管理工作量大且责任重，需要花费额外的精力来完成。另外，学校对二级院系及资产管理员尚未制订资产管理绩效考核评价制度，使二级院系和资产管理员产生“干多干少一个样”，对资产管理工作应付了事，进而影响学校整体资产管理成效。

3 优化高校资产管理路径与实践

我校是一所省属医学院校，省高水平大学重点建设高校，设有18 个二级学院，设置28 个本科专业，2个博士学位授权一级学科，7 个硕士学位授权一级学科，在校生约14 000 人，学校各类固定资产总值约19.3 亿元，数量约206 万件。为管理好规模庞大的固定资产，学校强化资产管理信息化建设，实现资产从入库、调拨、盘点到处置等业务全流程在线办理，教职工使用手机访问学校微信公众号即可登录资产管理系统实时办理并查询相关业务［12］。近年来，我校资产管理工作坚持以信息化和制度化为抓手，不断深化改革，资产管理工作取得一定成效。

3.1 加强宣传教育，增强资产管理信息化意识

校资产管理处每学期组织二级学院、行政部门资产管理员开展业务培训，通过资产管理系统开展资产的购置、调拨、移交、报废等工作。通过培训，使每位资产管理员认识到信息化建设对资产管理的重要性和便捷性，增强其信息化管理意识［13］。

3.2 加强制度建设，完善资产管理运行机制

学校不断制订、修订资产管理制度，完善资产管理运行机制。根据财政部《事业单位国有资产管理暂行办法》（财政部令第100 号）《江苏省省属高等学校国有资产管理实施办法》（苏教财〔2020〕6 号），2022 年修订了“徐州医科大学国有资产管理办法”，制订了“徐州医科大学国有资产处置管理办法”等一系列规章制度。学校实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理机制［14］。成立由校长领衔的学校国有资产管理委员会，统一领导和协调全校国有资产管理；资产管理处是全校资产的牵头管理部门，归口管理学校各类国有资产，履行学校国有资产管理职责；计划财务处负责资产全生命周期的价值核算、资产核对、监督投资收益实现等工作。

2019 年以来，学校资产管理处陆续制定了多项资产管理线上办理流程，主要有论证、采购、处置、办理入库及调拨流程等。实行资产管理实名制，个人使用的计算机、打印机保管人为使用人，公共资产如实验室的仪器设备则指定专人保管，负责管理实验室全部资产。学校资产管理系统已与人事管理系统相对接，确保每个部门管理的资产责任到人，实现资产“谁使用，谁负责”的制约机制。如遇教职工退休、调动，其名下保管的仪器设备须在资产管理系统中完成交接，否则无法办理相关手续［15］。

3.3 建立资产信息共享平台，破除信息孤岛

资产管理处与计划财务处、科学技术处等多个部门互相协作，共同搭建信息化平台，促成各部门之间信息实时对接。①打破财务系统和资产管理系统之间的壁垒［16］，使资产入库、报废的数据能够及时被财务系统调取；②通过资产信息共享平台，二级学院、行政部门可以在平台上发布闲置或待处置的仪器设备、办公家具等信息，有需求的二级学院、行政部门可以联系资产管理处线上办理资产调拨手续；③学校于2019 年建立大型仪器设备共享平台，将各二级学院单价在10 万元以上仪器设备均纳入共享平台统一管理，有实验需求的教师或附属医院医生，通过缴纳一定的费用可以使用平台上的仪器设备，避免了大型仪器设备开机不足现象发生，促进仪器设备的有效使用和良性循环。

3.4 规范资产购置管理，提高资金使用效益

为进一步加强固定资产购置管理特别是大型仪器设备的申购论证、审批管理，提高资金的使用效益，学校2022 年制订“徐州医科大学大型仪器设备购置论证办法”。二级学院重要仪器设备购置：①按照学校“三重一大”决策制度履行学院党政联席会议集体研究决策程序，批准后填写“徐州医科大学大型仪器设备购置审批表”。②资产管理处组织专家进行论证，专家围绕拟购仪器设备的科学性、共享性、运行成本、未来使用效益、是否须购进口等进行论证，如二级学院及本地区现有同类仪器设备数量较多且利用率较低；或二级学院缺乏合适的专兼职实验管理人员及操作人员，则不得购置。二级学院使用省级及以上经费购置单价在200 万元以上（含）大型仪器设备，由省财政厅、科技厅、教育厅等主管单位对申购仪器设备的合理性进行联合评议。③资产管理处将通过专家论证的大型仪器设备购置计划报请分管校领导审批并按照学校“三重一大”决策制度批准后方可进入采购程序。

3.5 应用二维码技术，提高资产清查效率

二维码技术的开发和应用使每台仪器设备在资产管理系统中都有独一无二的编码，极大地提升了资产管理信息化水平。学校资产管理处为二级学院、行政部门办理仪器设备入库时，把资产信息输入资产管理系统，该系统可以自动生成并打印出二维码标签，二级学院、行政部门将领取后的标签张贴到仪器设备醒目处。每年进行资产清查时，经办人使用手机扫描二维码标签，即可登录资产管理系统读取该仪器设备的名称、购置时间、资产编号、存放地、保管人等信息，现场盘点情况可以实时与系统中账面信息进行比对，提高了资产清查效率。另外，为保证资产清查效果，资产管理处每年年底前邀请校内专家及资产管理员代表组成检查组开展资产清查核查工作。检查组通过看材料、查现场、问询等方式，对各部门报送数据是否准确完整、标签粘贴是否规范、实际设备信息与系统信息是否一致进行核查。

3.6 规范资产处置程序，防止国有资产流失

为规范二级学院、行政部门资产处置程序，学校资产管理处制定了线上工作流程。申请处置报废资产时须由二级学院、行政部门的资产管理员在资产管理系统中提交报废申请，经二级部门负责人审批后再提交资产管理处审核：报废资产原值2 万元以上资产时，二级部门须按照“三重一大”事项经党政联席会或处长办公会研究同意后再提交资产管理处审核；报废资产原值单价小于20 万元，二级部门组织技术鉴定并在资产管理系统中提交报废申请；报废资产原值单价大于20 万元（含），二级部门在组织技术鉴定后还应填报“徐州医科大学固定资产报废鉴定意见书”，由资产管理处组织二次鉴定。资产管理处汇总报废资产信息、提出处置建议报校长办公会或党委常委会审批，超出学校处置权限的，报上级主管部门审批。报废资产的处置审批结束后，由资产管理处派工作人员到二级部门回收报废资产，暂存到学校仓库，然后在资产管理系统进行销账处理，最后通过公开招标程序完成资产报废处置。报废资产处置收入遵循“收支两条线”原则，全部上交学校。

3.7 建立科学合理的绩效评价体系，加强监督管理

为考核评价学校二级学院、行政部门资产管理绩效，调动其资产管理工作积极性，学校2021 年制订“徐州医科大学国有资产管理绩效评价办法”。资产管理绩效评价以自然年度为周期，由学校资产管理处负责组织实施，每年3 月底前对上一年度资产管理情况进行评价。绩效评价指标体系由基础管理指标、日常管理指标和附加指标组成。①基础管理指标。对领导重视、兼职资产管理岗位设置、制度建设及执行情况、档案管理等内容进行评价，重点评价资产管理工作的规范性。②日常管理指标。对资产配置、自用管理、资产处置和信息管理等内容进行评价，重点评价资产管理工作的合规性。③附加指标。对大型仪器设备面向校内外开放共享及使用和学习交流情况进行评价。

资产管理绩效评价方法分为单位自评、材料审核、现场复核、综合评定4 个环节。评价小组根据二级学院、行政部门自评材料及现场复核，按自评占30%、复核占70%计算二级学院、行政部门综合得分，形成绩效评价结果。绩效评价综合得分90 分以上（含90分）为优秀；80-89 分为良好；70-79 分为合格；70 分以下为不合格，限期整改。资产管理绩效评价结果与二级学院、行政部门下一年度资产配置计划关联。二级学院、行政部门资产管理绩效被评定为优秀的，不仅给予物质奖励，也在资产配置计划方面优先保障；被评定为不合格的，则会核减、调整其资产配置计划。

4 结 语

学校通过加强资产管理制度建设，完善资产管理运行机制，建立资产信息共享平台和绩效评价体系等举措，优化了学校资产管理整体效能，为提高办学水平和科研水平起到了重要支撑作用。学校的资产管理工作也得到上级主管部门的肯定，在2022 年省属高校国有资产管理绩效考核中位列全省第四，蝉联优秀。在信息化背景下，高校应全面开发和升级资产管理系统，真正做到动态掌握资产数据，实现资产全生命周期管理，促进学校资产管理水平向着科学化、规范化的目标前进，为推动学校事业高质量发展保驾护航。