基于业财融合的事业单位科研资金管理探析

2023-12-09 17:02:34李诗瑶
中国乡镇企业会计 2023年10期
关键词:业财科研项目科研人员

李诗瑶

广州市气象台

引言

习近平总书记在二十大报告中强调,必须坚持科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力,深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略,开辟发展新领域新赛道,不断塑造发展新动能、新优势。科技研发已然成为实现科技进步极为重要的路径。为响应国家关于科技创新的号召,事业单位积极承担各类科研项目,所涉及的数量及资金量日益增多。强化科研资金管理对事业单位打赢关键核心技术攻坚战、推动科研事业高质量发展具有极为重要的意义。而财务管理与科研项目管理息息相关,如何强化财务与科研的契合,加大财务工作对科研工作的支撑力度,是提升科研资金管理水平的重要命题。

一、业财融合应用于科研资金管理的必要性分析

业财融合概念是一种崭新的管理战略,强调在组织当中创造财务与业务双向互融的状态:一方面将财务管理的工具、方法和思想融入日常经营管理当中,以实现财务与业务目标一致,另一方面则是业务部门参与各项会计核算以及成本管理等工作,最终二者共同作用为组织形成价值。财政部印发的《会计信息化发展规划(2021—2025 年)》,指出深入推动单位业财融合和会计职能拓展是新形势下财务工作的重要发展方向。

根据国家统计局公布的数据显示,2021 年度全国研究和实验开发投资(R&D)保持快速增长。在研究和试验发展活动中,各类事业单位一直是极为重要的参与者,其管理战略的好坏直接影响着科研成效和单位的发展前景。在科研资金管理当中应用业财融合的战略尤其必要。

(一)科研项目改革的趋势

随着国家对科研经费“放管服”改革的深化,各类科研项目逐步推广实施“包干制”的管理战略。这种管理战略旨在通过简化预算编制和结题决算审核,放宽经费使用限制,以更好地提升科研效率和激发科研人员的动力和潜能。放宽限制不代表无约束和不管理,“包干制”充分发挥效益的前提是单位内部科研业务与财务共同恪守相关制度,确保科研资金使用合规、到位。否则,过分滥用“宽”只会导致科研经费被挪用、侵占和浪费,影响科研目标的实现。应用业财融合战略,一是帮助科研人员端正认识,引导他们以财务的理念科学规划、使用科研资金,在把关资金真实性、合规性和相关性的职责中由被动转变成主动。二是帮助财务人员转变工作思路,在做好项目经费稽核、核算的同时,也能关注科研资金的成本与效益问题,强化绩效预算评价。

(二)科研成果价值确认、转化和管理的需求

当前事业单位科研成果的价值主要在单位财务成本核算的基础上委托第三方评估机构评估的方式进行确认。但在成果转移转化的实际过程中,成果方往往缺乏主体地位,导致对其成果价值评估的预期较低,被动接受评估价值。因此,业财融合战略能帮助成果方对自身成果价值做出恰当的预判,增加价值博弈的话语权。财务人员通过参与到科研项目当中,深入了解科研项目的各项作业和成本要素。继而选择合适的成本核算方法和成本数据,公允、全面地计量科研成果价值,真实反映科研项目资金成效,为后续的成果价值转化奠定坚实基础。同时,事业单位的专利、著作权、计算机软件著作权等科研成果以及成果转化后的经济效益均属于国有资产。科学核算和计量科研成果,并将转化收入纳入预算管理,也是事业单位防止国有资产流失的重要手段。

二、业财融合视角下科研资金管理存在的问题

(一)制度整合度不足

目前具有科研任务的事业单位普遍建立起自身的科研项目管理制度,而原有的财务制度体系的范畴更多,适用范围更广,相应的要求也更细化和严格。当前事业单位存在科研管理和财务制度两者关联度弱的问题,财务制度未针对科研的需求和特殊情况作出补充和调整,导致财务制度在科研上的可执行性低,束缚了科研项目的自主度和灵活度。同时,各级科技主管部门或机构设定的科研管理办法、事项细则繁多且不断更新,但事业单位忽视对这些零散的制度和要求进行归纳和整合,不利于科研人员和财务人员熟知和应用这些规定。

(二)财务角色缺位

科研项目日常的推进和管理主要由科研人员和项目秘书负责,财务人员一般只负责经费核算和决算部分的工作。科研管理中财务角色的缺位衍生出若干问题:在申报项目预算阶段,科研人员设置的费用缺乏目标相关性、政策相符性和经济合理性,财务人员未予以指正和提出建议;在项目实施过程中,财务人员侧重审核费用是否超预算、发票等原始凭证是否符合财务规定,但忽视审核报销事项是否与项目课题具备充分的关联性;在项目的结题阶段,财务人员负责提供费用核算资料和组织审计,但不参与结题答辩和成果评估的过程,未能在当中发挥专业水平和表达意见。

财务角色缺位的局面来自多方面的因素。在客观上,由于现有的科研和用人机制未赋予财务人员与科研人员平等参与科研项目管理的权利和责任,财务人员更多是处于被动的、辅助性的角色。同时大部分事业单位的财务岗位的人力配备不足,现有的财务队伍难以承担科研管理的重担。在主观上,则是由于部分科研人员曲解财务工作,以负面的心态认为财务是在干预和制约他们。而财务人员自身也存在责任意识、创新意识、参与积极性不足的问题,甚少反思更好地服务于科研的方法。如何让科研人员与财务人员加强合作,成为当前事业单位科研资金管理亟待解决的问题。

(三)成本管理缺乏或执行效果差

1.事业单位忽视科研资金的成本管理,对财政部出台的成本核算指引的应用程度低,未合理设定科研项目成本范围和成本项目。尤其是非科研机构的事业单位存在着业务职能与科研任务混用人力、设备、物资等内部资源的情况,要在当中区分纯属科研的部分具有一定的难度。

2.财务人员对科研项目了解的程度不深,且个人的成本管理方面专业能力不足,未能结合科研项目的类别、属性、目标、过程等要素去选择和应用恰当的成本核算方法,多采用将直接费用简单叠加的方式计量科研成果的价值。

3.客观上科研项目的成本动因具有较高的复杂性,但科研人员未对其开展有效的梳理和记录,难以获得成本核算数据。科研人员和与财务人员缺乏协作,彼此之间的疏离更是加剧了这个问题,

(四)资金分配欠缺科学性和效率

1.未根据科研项目实施方案制定详细的资金使用规划,经费使用与科研项目各阶段的子任务脱节,造成产生的费用与项目不相匹配。

2.各明细费用在时间上的布局不合理,未充分预计项目中后期的需求和情况,导致经费不足以支撑项目研发的全过程,例如前期过度使用人员费和专家咨询费,影响终期验收。

3.涉及采购科研仪器设备的,除中央高校、科研院所以外,其他事业单位均需要履行必要的政府采购手续。当其他事业单位的科研人员没有提前报备购置设备的计划,或在研发过程中调整项目预算后未及时告知财务人员,则导致财务漏编、错编政府采购预算,影响科研项目经费的执行,亦形成了审计风险。

4.项目经费执行的序时进度低下且缺乏监控,存在项目验收前突击花钱的情况。

5.科研人员在项目实施期未充分使用项目资金,造成留归项目承担单位统筹安排的结余资金较多。当单位因其他实际原因未能优先满足原项目团队后续研发的经费需求时,容易造成单位内部矛盾。

三、业财融合下科研资金管理改进策略

笔者所在工作单位近年承担了多项国家、省市的自然科学基金和研究项目,以业财融合的理念对其回溯和反思,由此总结出若干科研资金管理改进策略。

(一)以发展需求为导向,确立科研与财务融合的任务

在科研资金管理中应用业财融合,事业单位既要实现服务好科研的目的,也要兼顾单位的其他业务的运作,使两者形成相辅相成的良好态势。但由于不同的事业单位在组织架构、事权范围以及财务体制等方面具有自身的特点和客观条件,其承担的科研项目的类别和规模不尽相同,相应的业财融合任务也应当有所区别。因此,各事业单位应当结合自身的整体情况,始终以自身发展需求为导向,确立科研与财务融合的任务。

1.以单位职能、资金占比作为策略依据。科研型事业单位以自然、社会和思维知识体系的某一领域或某一方面为对象进行研究,科研即核心业务,科研经费占据单位资金相当大的份额。因此,科研型事业单位的业财融合任务在于优化内部资源分配,优先满足科研发展的需要,实现科研成果价值最大化。而其他以生产经营和社会公共服务为主营业务的事业单位,其科研任务相较而言是辅助性的,科研资金规模小。这种类型事业单位的业财融合任务,则是在确保单位职能业务正常运作的前提下,优化科研项目的质量与效益,从而达成以科研成果带动业务革新的成效。

2.以项目类别作为策略依据。基础研究类项目存在失败的可能性,相应的业财融合任务应侧重于合理配置经费预算,优化科研经费使用的效率、合规性和科学性,减少不必要的资金浪费;科普类项目一般考核社会效益、公众满意度等实施效果,相应的业财融合任务应侧重于开展价值链分析,采取增加科研价值或降低成本的手段以达成最大的项目效益。应用研究类和人才类的项目更强调对科研成果产出和科研实施效果进行考核和评价,相应的业财融合任务应侧重于强化成本管理和科技成果转化定价。

(二)完善制度体系,提升科研与财务融合度

1.修订财务制度应用性薄弱的部分。为激发科研项目的自主度和灵活性,同时兼顾防控整个单位层面的财务风险,事业单位应在原有的财务制度基础上进一步为科研设立更为特定的、细化的要求。以报销制度为例,一是修订审批权限,区别于其他业务经费的报销审核以各处、部室为单位,科研经费的报销经办人、证明人或初审人应当设定为项目组成员和项目负责人。二是修订报销时间限制,一般事业单位的业务经费报销期限较短,平均设置为3 个月内,但由于科研项目存在长时间外出调研、考察的需求,应对科研经费报销的时间限制予以放宽。三是修订结算方式,报销差旅费时,科研项目临时聘用人员及学生等不具备公务卡申请条件的人员可以不使用公务卡结算,但应配备聘用合同作为佐证。四是减轻科研人员报账负担,材料费、资料费、通讯费等零星费用允许归整后合并报销,同时精简电子报账系统的必填项目以及纸质单据折叠、粘贴的工序。

2.建立和落实科研管理配套性制度。一是建立科研财务助理制度,科研项目通过聘用相对固定的科研财务助理从事预算编制、经费报销等方面的专业化服务,能够有效减轻科研人员事务性负担,架构起连接科研与财务间坚实的桥梁。二是落实项目日志管理制度,据实记录和反映研究进展、变动和资金开支情况,为量化项目组成员劳动量和梳理成本动因建立基础;三是实施科研公开制度,对项目预算与调整、资金使用与结余、成果等信息进行公开,使科研人员与财务人员的工作接受广泛的监督。

(三)打造紧密型业财融合团队

1.确立团队分工与职责。首先,允许财务人员加入科研项目或受聘担任科研财务助理。科研项目负责人应当制定团队内部成员职责清单,负责组织协调财务和科研人员的分工,一视同仁地为他们配置合适的资源。其次,财务人员要改变过去被动的、辅助性的角色,在团队中要充分参与科研决策,为科研提供有效的数据支撑,参与科研项目的立项申报、经费执行、项目验收的全过程。再者,财务人员与科研人员借助项目日志,共同梳理项目建设的全流程,帮助财务人员将零散的会计数据整合成结构化的会计数据要素。

2.搭建统一、科学的评价体系。以团队为单位量化科研项目所有成员贡献,其中对财务人员的评价应当围绕决策参与度、反馈效率和会计信息有效率等方面开展。将个人待遇与科研贡献相挂钩,把科研结果作为科研绩效分配、个人评优、职务晋升的重要考量,从而更好地激励财务人员主动参与到科研管理中。

(四)考核、培训与信息多管齐下

1.落实目标管理考核机制。科研资金的管理不仅需要财务部门的参与,同样需要单位人事、后勤和资产管理等其他部门联合起来为财务部门提供准确、真实和完整的成本核算数据。事业单位应当明确各职能部门对科研的辅助性职责和相应的年度任务,并实施目标管理考核,从而实现单位内部更为广泛的业财融合。

2.加大人才培养。事业单位制定年度培训计划,组织科研和财务相关人员学习最新的科研管理、预算管理、资产负债管理和成本绩效管理等方面的制度。重点为财务人员学习管理会计方面知识和经验提供资源和平台,聘请行业专家或专业机构对业财融合提供技术指导,致力培养专业能力过硬、熟悉信息技术、战略思维和创新能力兼备的复合型会计人才。

3.推动信息化建设。首先,对于有条件搭建专门的科研系统的事业单位,应打通科研与财务数据流程,实现科研系统与财务系统在入款、预算调整、结题结算和预算控制支出的协同,实现科研、财务数据一键分发和共享。对于不具备条件的单位,则要充分借助单位原有政务系统、财务系统、互联网通讯群组等工具实现科研信息与财务数据的互联共通,打破信息不对称。其次,对于财政预算单位,还应借助财政部门开发的数字财政一体化平台,将科研项目纳入全口径预算管理,强化经费监控和财务数据分析。在此基础上,逐步搭建成本管理系统并使之与原有的科研系统、财务系统、资产系统和人力资源系统相嵌入。再者,财务人员更要运用信息化系统数据,为科研项目预算管理、成本管理、绩效管理提供有用的决策建议。

四、结语

当前我国科技工作依旧任重道远。在科研资金管理中应用业财融合,是事业单位深化改革、提升科研事业效益的必由之路,也是财务人员实现会计职能拓展、彰显个人财务工作价值的重大机遇。在业财融合的新征程下,事业单位财务人员也应敢为人先,主动学习,提升服务意识、专业能力和综合素养,为科研事业进步和发展贡献出坚实的力量。

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