基于医院综合运营管理系统的耗材订购流程自动监管及记录模块设计

万春圆，袁帅（通信作者），黄静

1 皖南医学院第二附属医院 （安徽芜湖 241000）；2 皖南医学院第一附属医院（安徽芜湖 241000）

科技的飞速发展带动了医疗技术和医用耗材行业的不断进步，耗材的种类和数量不断增多，常规医用耗材管理方式较为粗放，存在科室覆盖面广、种类繁多、需求量大等特点，为保证正常诊疗，科室需保有一定的库存[1-3]，库存不足将直接影响科室正常工作的开展，甚至引发医疗事故[4-6]，但库存积压、频繁采购会增加医院资金投入。因此，制定科学的采购需求，设置安全库存量，可在保证临床正常诊疗、维持医院供需平衡的基础上，有效减少库存成本，避免资源浪费，进而实现医院资金利用效益的最大化[6-10]。然而，供应商发货、送货等环节受多方面因素影响，常出现预留的安全库存量即将消耗殆尽时仍未得到补充的情况，若此时库房或采购部门再与供应商协调解决，到货日期必将延误，对各科室日常工作造成诸多不良影响[11-13]。针对上述问题，基于我院现有综合运营管理系统（hospital ent-erprise resource planning，HERP）进行二次开发，对耗材配送的各环节进行监管，对未按时执行的环节进行及时反馈，由医院方主动问询并协调解决，配送不及时的问题得到很大改善，降低了耗材断货风险。

1 材料

本研究以我院HERP系统近3年（2019—2022 年）存储的数据为基础，对耗材的月申购量数据进行统计分析。

2 方法

以我院在用系统为参考，常规医用耗材的采购流程如图1 所示。

图1 耗材采购流程图

目前，HERP 系统只能执行至图1 中的第2 步“采购部门审核、生成订单发至供应商”。由申购订单发出到耗材送至医院验收，期间的主要工作由供应商完成，医院无法对整个备货、发货环节进行实时监控。为做好供应商管理，掌握配送主动权，确保耗材供应的及时性，借助HERP 系统对耗材配送的每个环节进行监管并做出及时提醒。供应商相关环节包括订单响应、备货、发货、验收入库和完单交票。针对以上环节，利用HERP 系统对时间节点进行记录，并分别设置时间上限，若当前环节超过时限未执行，则系统生成日志并通过微信向申购部门、采购部门和供应商发送提醒。

根据以往耗材配送时间的数据分析，并结合长期进行耗材管理人员的经验，对时间上限进行如下设定。（1）订单响应环节：采购部门成功发送订单后24 h 内，供应商应核对订单详情，如无误，则点击确认，完成接单；如有问题，则与采购部门或申购部门沟通，判断是否需修改或取消订单；若超过24 h 无任何响应，则系统生成“1 d 未确认”记录（如图2 所示），通过微信信息提醒申购部门、采购部门和供应商；订单修改需先完成接单环节，已取消的订单不再参与超时判定。（2）备货发货环节：采购部门成功发送订单后24 h×3 d 内，供应商需完成备货全部工作，点击确认发货，系统将订单转化的随行单打印后与货物同时发出；若超过24 h×3 d 无任何响应，则系统生成“3 d 未发货”记录，通过微信信息提醒申购部门、采购部门和供应商；订单修改可在确认发货前完成。（3）验收入库环节：采购部门成功发送订单后24 h×7 d 内，供应商需将耗材送至库房验收，验收人员核对实物、随行单、系统订单无误后，在系统中确认验收完成，再由库房管理员复核后入库，此时有效申购数量转化为实际库存；若超过24 h×7 d 未完成此环节，则系统生成“7 d 未入库”记录，通过微信信息提醒申购部门、采购部门和供应商。（4）完单交票环节：此环节与发票录入回款关联，旨在通过使用后确认配送耗材与需求耗材完全相符，且质量、服务等环节均无问题；若无问题，申购科室或库房管理员对订单进行配送完成确认，此时订单对应的发票方可录入HERP 系统，进行后续的发票审核与回款；若存在问题，则不予确认，直至问题解决，必要时可做耗材退库处理（耗材退库即退货，需在配送确认完成前操作，操作时会在系统中生成记录）。以上环节可基本确保供应商相关配送环节得到实时监管，大幅提升耗材配送的及时性，同时生成超时、退库等不良记录可与今后待开发的供应商配送服务评价系统相结合，为其提供综合性评分依据。

图2 通过微信公众号推送的订单未确认提醒

为真正做到耗材采购的全程监管，除以上内容外，针对院内某些环节也设计了相同的功能。（1）申购计划提交环节：未选择自动审核发送的申购计划单及手动填写完成的申购计划单，均属未提交申购计划，必须由申购人员主动提交至采购部门，方可进行下一环节；但有时忙于其他工作偶有疏忽，系统会每天在申购计划截止提交前1 h 自动检测是否存在未提交的申购计划，若存在，则系统生成“有申购计划未提交”的通知，通过微信提醒申购部门。（2）订单生成及发送环节：提交的申购计划由采购部门审核后形成以供应商为单位的订单，再由采购部门发送给供应商，若采购人员未及时制单发送，则会延长整个配送周期，因此系统会在每天申购计划截止提交前1 h，自动检测是否存在未审核制成订单的申购计划或未发送的订单（含发送未成功），若存在，则系统生成“有申购计划未制单/有订单未发送”的通知，通过微信提醒采购部门。

3 总结

通过以上系统的改进和设计，针对常规耗材订单的形成、发送，耗材的备货、配送、退库等环节，HEPR 系统已基本具备智能化监督管理功能，有助于医务人员及时补充耗材，更全面地管理耗材采购的各环节。但目前本系统仍存在不足之处，如缺乏评价系统，暂时无法对供应商行为进行约束，这也是今后研究改进的方向。