高校项目管理系统的设计与应用研究

摘  要：项目管理系统的建设与维护提升了高校的数字化建设，文章从项目管理系统总体业务架构出发，对项目管理的各个环节进行了明确的需求分析，在此基础上进行了软件的架构设计，阐述了每个模块的功能设计。项目管理系统以J2EE为平台，采用B/S交互模式，跨平台的模块组合方法的技术为支撑，对其数据流转进行了分析设计，构建了一个完整、严密的信息系统，以此对项目管理系统进行了统筹管理，对系统的安全体系进行了设计，对系统的应用加以说明，完成了项目管理系统的设计与应用。

关键词：数字化；项目管理系统；模块

中图分类号：TP393  文献标识码：A  文章编号：2096-4706（2023）19-0102-05

Research on Design and Application of University Project Management System

CHANG Li

（Hebi Polytechnic， Hebi  458030， China）

Abstract： The construction and maintenance of the project management system has improved the digital construction of colleges and universities. This paper starts from the overall business architecture of the project management system， and analyzes the needs of each link of the project management clearly. On this basis， the software architecture design is carried out， and the function design of each module is described. The project management system takes J2EE as the platform， adopts the B/S interactive mode and the technology of cross-platform module combination method as the support， carries on the analysis and design of its data flow， builds a complete and rigorous information system. It carries on the overall management of the project management system， designs the security system of the system， explains the application of the system， and completes the design and application of project management system.

Keywords： digitalization; project management system; module

0  引  言

在教育信息化2.0發展中，针对信息技术的迅猛发展和“互联网+教育”的发展，国家结合高等学校信息化发展实际，提高教育教学质量和科研服务水平，以及提升科学决策和教育治理能力，制定了《高等学校数字校园建设规范（试行）》，结合鹤壁职业技术学院“建设双高校”的目标，提升学院管理能力、管理效率，建立一个高效的数字化管理平台，实现学校项目库中项目的数字化管理，减少材料的重复提交，提升工作效率，从而设计出高效服务性软件—项目管理系统。

1  项目管理系统的内容和意义

项目管理系统主要是解决高校各类采购类或非采购类项目进行数字化全流管理，主要包含项目管理、采购管理、招投标管理、合同管理、验收支付管理、供应商管理等模块，对项目进行实时管理和监督，实现全流程的监管。

项目管理系统可以实现大量烦琐的项目文档收集、整理、审核等工作的在线操作，实现项目管理系统的统一管理和存储，将与项目相关的信息录入或上传到项目管理系统里，后续表单需要重复上传的文件可以直接关联过来，无须重复录入或上传[1]。每个阶段的审批和资料全部在线流转上传以供相关人员进行下载、查看、审核，减轻了管理人员工作强度，降低了管理成本，从而提高整个项目过程管理的效率和质量，实现流程化和自动化。

项目管理系统可以实现对项目的一个全程跟踪，通过该系统，能够周详、及时、精准提供项目的相关信息。同时能够实时用各类图表展示项目进展情况、实施进度。能够按项目、分类、流程、模块、角色等多种方法进行统计查询、报表分析。项目相关方可通过系统随时查询自己相关项目的实时状态，提高了信息的透明度。该系统服务于项目管理部门，提高了项目管理工作的质量和效率，使得项目过程管理更加规范化、流程化。

2  项目管理系统的设计与技术支撑

2.1  项目管理系统的设计

数字化全流程-项目管理系统主要目的在于实现高校信息化项目的数字管理的自动化，加强各部门的资源共享，提高信息化项目的管理水平和管理效率。通过对用户前期的需求调研进行分析，将数字化建设全流程-项目管理系统的功能模块划分为项目管理、采购管理、招标管理、代理商管理、供应商管理，合同管理、协同工作、系统管理[2]。其功能结构如图1所示。

项目管理系统的功能模块是从项目申请到项目验收的一个全数字化的流程，它主要包含以下几个重要方面。

2.1.1  项目管理

主要实现以下功能：新建、申报、审核、审批项目库项目，可以灵活地设置项目分类，自定义项目审批流程等同时生成项目档案，能够实时查看项目实施进度，能够提交项目管理任务的过程性文档。具体有：

1）项目申报。由发起人对项目的名称、类型、是否是项目库项目等信息进行填写，上传项目申报书，对项目进行申报。

2）项目立项。对项目的基本信息（项目名称、项目类型、主管部门等），详细信息（起止日期、项目概要等）、项目文档进行新建、申报、审核、审批等，可以自动计算项目工期，项目立项流程结束后自动创建项目档案[3]。

3）项目拟实施。项目库项目立项后，需要提交院长办公会进行评审，评审附件、评审结果及资金分配方案上传附近，进行项目的实施。

4）项目进度的查看。项目在执行的过程中可以查看实施进度，自动更新项目进度。

2.1.2  采购管理

按照学校要求定义采购审批流程、权限分配和角色设置，完成采购审批。可以根据项目的金额、项目类别等不同条件进行采购审批，生成采购档案。具体有：

1）采购申请。用户根据使用需求向采购部门提出物资采购申请，流程审批通过后，采购申请信息自动存入采购档案。

2）采购备案。采购的基本信息，如数量、金额、规格型号等相关资料留存。

2.1.3  招标管理

根据业务部门提出的采购需求，选定招标方式，制定并审核招标文件。能够建立招标代理机构库并对招标代理机构服务情况进行评价，按照要求可以将招标信息、中标结果等信息同步至官网。具体有：

1）招标信息。包含基础信息，比如招标名称、招标方式、金额，数量等；详细信息，如招标内容、资质要求、招标文件等；公告信息，如公告方式、发布媒体、发布网址等；评标信息，如评标小组，评标方案等。

2）中标结果。根据规定时间开标，评标小组按照评标方案进行商务谈判，经评标小组确认中标单位，由经办人发放中标通知书。同时将中标结果同步到官方网站。

3）招标变更。项目在招标过程中需要对项目的信息进行调整时，根据表单要求填写变更原因和需要变更的项目信息，经相关部门审批后，系统自动更新项目信息。

2.1.4  代理商管理

能够建立并维护代理商档案，通过系统记录的招标过程来分析代理商的情况，并对代理商的服务进行评价。

2.1.5  供应商管理

受邀请或自助注册的供应商，使用授权的账户登录系统，在供应商注册表单中录入所属公司的基本信息、详细信息、证书附件、财务信息等，通过审核进入供应商档案。当供应商的信息，如名称、证照、法人信息等发生变更时，供应商可以发起信息变更流程。

2.1.6  合同管理

根据用户要求，可按照项目类别选用不同的合同模板，并能够进行统计查询、报表分析等。合同金额、付款方式等信息能够从前置流程中提取。可自定义合同审签流程，形成合同档案库，以便对合同进行统一管理。如需变更合同模板内容，可自定义设置合同变更审批流程，同步更新项目档案库中的信息。具体有：

1）合同签订。合同执行部门负责起草合同，合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、标书规范、权利义务和违约责任分明，期限和数字准确。经相关部门及管理者审批后，上传正式合同文档，双方签字盖章，存档备案，即为合同完成。

2）项目验收。项目完成后需要进行验收时，经办人选择需要验收的项目，按照表单要求填写验收信息，如：验收负责人、项目总结、验收结果、验收日期等，并上传验收文档，经相关部门及管理者审批后，系统会自动更新项目状态[4]。

3）收付款。按照合同履约及付款进度进行付款，对付款情况、付款信息、发票信息等进行档案化管理，并能够进行统计查询、报表分析等。

2.1.7  系统管理

系统具有业务流程执行管理功能，包括：流程建模、流程监控、流程仿真等可视化管理，同时又可灵活进行表单设计，支持多种审批流形式、按不同的汇报体系取审批人、按业务字段分流程分支。具体有：

1）表单管理。支持按需提供表单的业务处理流程，表单数据项的内容，数据的计算、关联，大小写转换，在表单填写时可以进行复制、删除，可以设置表单的布局、样式与权限控制，对表单数据可以进行查询及分析，表单流程处理意见落款可以手写签名。

2）权限管理。维护单位组织信息的管理，如：部门、岗位、职务级别、人员、角色、工作范围控制的设置和管理。可以按照多维度组织体系分级分权管理、分角色的权限管理、表单列表的权限控制、表单字段的权限控制。

3）日志管理。项目管理系统可以提供日志监控、日志审计和日志统计，系统中发生的所有对数据产生变更的操作和系统本身的运行检测情况都要被记录在平台日志中[5]，所记录的事件包括组织信息变动、授权、系统参数的设置、失败的登录尝試、用户忘记密码时对用户账号的重置以及用户的应用和操作行为。记录的事件信息包含操作时间、操作人员、IP地址、操作类型和详情描述。

4）数据安全管理。根据信息系统安全、信息数据安全等多方面的要求，支持多级多种安全管理。

2.2  项目管理系统的技术支撑平台

2.2.1  基于J2EE平台

J2EE作为主流技术体系已成为一个工业标准，具有良好的稳定性、高可靠性、可移植性和扩展性。J2EE平台适应多层次分布式应用模型，包含客户层、展示层、业务层、集成层和信息系统部分。客户层组件是运行在客户端机器上的Web浏览器中。展示层包括了应用成语中用于展示的模块，使用到的J2EE应用构件包括WEB容器内的JSP、Servlet及JSTL，并采用了基于Struts的MVC架构。业务层包括了用于实现组织业务操作的程序，使用到的J2EE应用构件包括了EJB容器中的无状态会话Bean及P0J0。集成层用于实现业务层的P0J0与信息系统数据源的CRUD操作。

2.2.2  采用B/S模式

系统交互形式为B/S模式，采用JSP、XML等编程技术和面向对象的程序设计，将复杂的业务处理逻辑、流程控制逻辑和数据存取逻辑系统封装的服务接口来实现，并运行在应用服务器之上。

2.2.3  跨平台设计

采用跨平台设计的开发方式主要是使用模型驱动软件开发（Model Develoment， MDD）[4]和基于服务的体系架构（Service-Oriented Architecture， SOA）。模型驱动软件MDD是对现实世界建立模型、转换模型，直到生成可执行代码的过程。基于服务的架构体系SOA体现了使用业务建模的开发模式，在此模式下，用户是以业务模型应用资源为主要目标对象，进行信息系统的设计、构造、发布、集成、维护和管理[6]。

2.2.4  采用流程引擎

采用独创的二元化工作流WMFC参考模型的设计，采用J2EE、Flash技术实现。具体有：

1）采用可视化流程。采用可视化流程配置，能够直观描绘用户的业务流程。流程基于角色、群组、人员、部门、提供图形化显示方式与设置工具，可用拖拉方式制定流程。

2）流程控制。流程控制模式实现从流程实例的生成、节点驱动、状态管理直到流程终止的全过程管理。

2.2.5  智能表单技术

采用XML技术，提供可视化的基础数据、操作设置、流程设置、空间设置等、经过业务梳理和流程设计之后，可以搭建完整的业务流程体系。智能表单通过工作流的原理来建立表单流转机制，通过流程模板和流程节点保证业务流程[7]。

CAP是一种低代码业务应用定制平台，包含业务设计器、业务运行期以及对运行数据、状态进行检测的监控器构成。业务设计器构架于协同运营中基础技术平台（CTP、CMP、CIP、CDP）之上，组合表单、报表、业务关系、业务空间、基础数据等组件、部件，通过内部复杂而操作简单的可视化、面向业务建模的业务架构，通过简单的数个步骤完成业务应用定制，经过测试运行后，发布给业务运行器支撑业务运行，能够适应多种客户的操作端。业务设计器是CAP应用制作的核心，涵盖一个应用制作的完整过程，统一设计入口，包含一个独立业务应用所需要的全部要素：基础数据、表单、流程、业务关系、报表、门户、菜单、权限。

报表设计可以为平台的各层数据展现提供强有力的技术支撑，平台的数据查询和展示模式，提升整个平台的数据分析能力，丰富的报表和图表模板，可以对系统运行数据、表单数据、多表单数据进行取数分析。报表设计器的应用架构图如图2所示。

系统可以接入学校智慧校园门户访问业务，提供“一站式”服务。平台利用Portal技术为单位、领导、部门、个人、主题门户分别进行空间门户配置，支持不同风格和内容定制，按需展示数据。系统可支持多门户管理，可按照人员、组织等定义不同视角的门户。

2.3  项目管理系统的数据流转分析

项目管理系统各个功能模块都是独立存在的。其界面如图3所示。

用户填写项目的申请书，如项目名称、项目类别、是否是项目库的项目等信息，提交给项目类别所对应的负责领导进行审核，如项目申请没有通过，则流程结束，如项目申请通过，则提交采购申请；采购申请会根据不同的预算金额确定是否需要进行招标，如项目类型为货物或服务且预算金额为20万～30万，项目类型为工程且预算金额为400万以下的直接进行招标即可，若项目类型为货物或服务且预算金额为50万以上，则需要到市财政局提交备案材料进行备案，方可进行招标信息的审批，根据招标结果进行合同审签；若项目预算金额小于2万的无须招标可直接进行合同的审签；其数据分析流转过程如图4所示。

3  项目管理系统的具体应用

在具体的项目实施过程中，作为一种较新的管理思想，项目管理系统在高校的建设和发展过程中发挥了不可替代的重要作用，其主要应用有以下几个方面。

3.1  基础设施维修改造项目

主要指校舍教学楼修缮改造、校园绿化、水电气暖配套设施维修改造等。基础设施建设由于资金投入大、施工周期长，因而更加需要重视项目管理的有序及进度[8]。基础设施建设作为高校建设的重要工作内容，项目管理的重点是控制其成本，及时了解项目的进度。

3.2  实训基地建设项目

主要指为满足必要的实习实训开展的基地改扩建、仪器设备购置等条件建设。实训基地是高等院校培养人才的必要场所，建设教学实践基地，训练职业技能，需要一定的实训教学条件，在项目管理系统中推行实训基地建设项目可以确保项目按照计划时间和要求完成任务，取得良好效果。

3.3  信息化建设项目

主要指校园网络改造升级、智慧校园软硬件搭建、教学及行政管理的信息化應用等，不含教师和学生的信息化应用个人终端设备。高校信息化是时代竞争的必然结果，是贯穿教育改革与发展全局的关键环节，信息化建设项目管理的推行，既可以确保工作的顺利进行，也可以促进教职工的信息化水平的提升，使管理和服务更加高效。

3.4  学科专业建设项目

主要指支持本校示范、特色学科、专业建设开展的教学改革、课程改革、课题研究、教材研发等，不含仪器设备购置、场地建设改造等。学科专业建设是目前高校科研发展的重要手段，通过实施项目管理，良好的前期策划，有序稳妥地实施步骤，可以很好地推动学科建设的开展。

4  结  论

高校的数字化项目管理系统是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来管理应用平台，它涉及需求调研、方案论证、部署与集成、人员培训、推广应用、运行反馈、修改完善等多个环节，使各个部门实现项目管理信息化，帮助高校实现项目管理的“过程透明化”并提升项目管理能力，为宏观监督和调控多项目信息提供直观的管理手段。

参考文献：

[1] 徐玮.高校教研项目管理系统的研究与设计 [D].唐山：华北理工大学，2019.

[2] 华晓芳，何碧漪.高校信息化建设全流程项目管理系统的设计与实现 [J].信息与电脑：理论版，2020，32（24）：94-96.

[3] 李婧杰，魏洁，高学琴，等.医院信息中心项目管理系统的设计与实现 [J].电子技术，2021，50（5）：44-45.

[4] 龙虎.玉林：基于互联网建设“一站式”电子政务系统 [J].中国信息界，2007（8）：48-57.

[5] 郭红波.基于供应链的煤炭企业物资供应系统应用研究 [D].西安：西安科技大学，2010.

[6] 吴嫘.钢铁企业采购决策优化系统建模与实施 [D].南京：南京理工大学，2010.

[7] 任树明，梁桂新.云服务理念下煤化工企业两化融合框架的应用 [J].中州煤炭，2013（2）：79-81.

[8] 曹裕，马光存，蔡文成.打造信息技术与教育教学深度融合的智慧校园 [J].智能建筑，2021（11）：32-33+42.

作者简介：常莉（1982—），女，汉族，河南安阳人，讲师，本科，研究方向：信息管理与信息系统。

收稿日期：2023-03-17