项目管理中的有效沟通策略研究

周 阳 孙健平 解婷婷

（西安石油大学，陕西 西安 710065）

项目从规划设计、施工建设到竣工验收需要多个主体配合，牵涉到诸多利益关系，每一个施工阶段和管理环节都需要内外单位、个人之间的紧密联系，彼此交换意见、共同商讨解决问题的办法，这些都需要在项目的全生命周期中持续进行有效沟通。为避免在项目实施过程中因沟通不到位、沟通不深入、沟通无效等导致项目工作无法顺利推进，影响工期及整体效益，项目主要负责人需要制定完善的沟通管理流程、采用多样化的沟通方式与科学的沟通方法。

一、有效沟通在项目管理中的重要性

（一）有助于项目信息的有效传递

项目一旦启动就会涉及诸多事项，由于市场经济因素、政策因素及自然环境等都具有动态变化性，使得项目的风险也有不确定性[1]。项目负责人要总领整个项目工作，密切关注与项目有关的各类变动因素，当发现风险异常或需要对项目内容做出调整时，就需要及时与施工技术人员、管理人员和主管部门等进行沟通，及时准确地传递相关信息。通过有效沟通可以让项目中的各方实现信息共享，便于项目总承包方与各分包单位、管理部门等针对当前项目建设和管理存在的风险、问题等共同探讨解决方案，从而确保项目的顺利推进。

（二）有助于建立良好的内外关系

项目管理是综合性管理工作，不仅包括项目本身的施工建设，还需要构建一个良好的内外环境。内部要协调各方利益关系，充分调动人员的工作积极性，正确处理各种内部冲突与矛盾，打通内部各部门、责任方之间的隔阂，促进整体和谐。外部需要关注市场、经济、政策、自然环境、技术条件等各种因素，为项目的有效开展和高质量完成提供充分的资金、技术、设备等支持。这些工作都基于有效沟通，通过有效沟通促进项目内部团结稳定，团队成员可以更好地理解项目目标和计划，明确各自在项目工作中的角色和职责，从而能够更好地协调工作，确保项目按时完成；进一步明确项目技术规范和要求，从而能够更好地满足客户和利益相关者的需求，提高项目质量；同时，与外部组织、单位和管理部门等建立协同管理关系，提高项目风险防控效果，并获得更多、更好的建设与发展机会。

（三）有助于提高项目的管理成效

第一，有效沟通可以降低项目管理难度。项目经理通过与项目各方单位及人员进行沟通、商谈，让他们全面了解项目建设的工期、技术、质量标准等具体要求，避免项目建设中出现标准不一、施工混乱，便于项目负责人实现对项目的统一管理。第二，有效沟通可以调动人员的积极性。项目经理与各环节管理人员加强沟通联系，及时了解项目各阶段、各环节存在的困难与问题，征询并采纳好的意见与建议，有助于搭建一个民主、广泛的合作平台，从而激发全体人员的工作能动性，推进项目又快又好地开展。第三，有效沟通还可以促进相关单位建立健全项目管理机制，促使相关主体围绕项目要求，合理组建施工队伍、组织架构、统筹安排人财物及机械设备等，确保项目按期启动并圆满竣工。

二、项目管理中实现有效沟通的基本条件

在整个项目中，影响项目有效沟通的因素众多且较为复杂，通常要确保有效沟通应满足的基本条件包括：一是明确的沟通目标和计划。在项目开始之前，必须确保所有人都有一个清晰的目标和计划，并且了解各自的职责和任务，避免混乱和误解。二是有效的沟通渠道和机制。项目管理需要建立多元化的有效沟通渠道和合理的沟通机制，沟通渠道包括上下级、平级、关联方之间的直接或间接沟通平台，要以制度、模式的方式来确定，确保沟通深入、信息流畅并及时、准确地传递到所有相关方[2]。三是良好的沟通环境。项目管理者要有积极沟通、主动交流的意识和良好态度，能够主动与其他人员进行沟通、联系，善于倾听和理解，广泛征求各方意见。四是要具有共同的文化和语言背景，在跨文化和跨语言的项目中，项目管理需要考虑到文化和语言方面的差异，采取相应的措施确保有效沟通。

三、项目管理中的主要沟通关系

（一）与上级部门的沟通

按照规定，每个二级单位上报的项目都需要交由上级主管部门进行评审，包括评审项目计划、指标及效益等。项目管理人员需要在做好项目材料组织与汇报工作外，还要加强与上级主管单位之间的密切沟通，包括确定评审时间，根据评审意见对项目规划设计、技术方案等进行及时调整和优化，确保项目顺利通过审核并尽快开工。

（二）与单位领导的沟通

某些重点项目涉及层面较广，关系社会、经济、生态等多方面的综合效益，要做好顶层设计、统筹协调、科学规划和合理安排，有单位主要领导坐镇指挥，因此，此类重点项目在实施该项目时，项目经理应与主要领导有效沟通，遵从其指导、透彻理解规划内涵和精神，以便于有效贯彻和执行。

（三）与项目成员之间的沟通

项目的主要实施工作要依靠项目团队，团队要保持高度统一，默契配合，项目管理者通过与成员之间进行沟通，全面了解成员的意见、态度、思想及工作困难等信息以及项目实施过程中的技术难点、物资、人员及资金等需求信息，有针对性地进行协调、配置，增加团队凝聚力，减少内部矛盾冲突，提高工作配合的默契程度，确保项目顺利实施。

（四）与平行单位之间的沟通

大型项目通常需要多个单位共同参与，由于各单位之间的管理模式、组织架构、施工建设技术与流程要求等存在一定差异，项目管理者需要在项目实施的各阶段加强与平行单位的有效沟通，明确技术标准、施工规范、项目进度等，共同制定管理制度，合理分配任务目标等，由此避免在各施工阶段与管理环节出现信息孤岛、各单位孤立施工、技术标准不统一的情况，促进整个项目的统筹推进，实现资源充分利用，避免重复建设节约建设与管理成本，并保证整个项目的质量。

四、项目管理中的有效沟通策略

（一）构建完善的沟通流程

健全的内部沟通流程是开展沟通工作并实现良好沟通效果的重要保证。项目方应结合本项目特点和自身条件，尽快搭建一个多层次、系统化的链式沟通流程，保证沟通效果。

如图1所示，一个完整的项目管理沟通流程是由多种要素构成的综合体，包括沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾等几方面内容。沟通计划编制主要针对项目干系人，明确需要沟通的信息内容、信息需要的时间、获取信息的渠道等。在完成沟通计划编制后，就需要及时地进行信息发布传递，让项目中的各方人员都了解相关信息，包括项目目标、要求及进度等，信息传递要具有针对性、有效性，需要明确传递对象、传递渠道及方式方法等内容。绩效报告在项目沟通管理中也发挥重要作用，在这一阶段需要及时、全面搜集和传播执行信息，包括项目实施过程中的沟通状况、项目沟通进度及项目沟通工作的发展形势预测等[3]。最后，项目达成或因故终止后的收尾工作也需要格外重视，要对项目结果及沟通记录进行整理，对沟通管理效果以文档形式进行呈现、保存。

图1 项目管理沟通流程图

在项目沟通管理中，项目负责人要主动开展调查、沟通工作，定期上交沟通分析报告，关注项目沟通的主要影响因素，及时进行信息处理，合理调整沟通策略、目标与渠道等，以便于实现有效沟通。

（二）树立正确的沟通态度

在影响沟通有效性的众多因素中，沟通者的态度是一个关键因素，沟通者应该树立良好的主动沟通意识，保持积极、正确的沟通态度，这将对项目管理的沟通效果产生重大影响。一是项目负责人在进行沟通管理的过程中需要正确定位，要放下自己的职务、地位，尽量不以领导的身份与项目成员、项目参与单位等进行沟通，要站在合作者与组织者的位置上切实关注成员、单位的实际需求，了解他们对项目的看法，采集他们的好的意见和建议。二是沟通双方应学会换位思考，在沟通过程中项目负责人要结合对方的观点、思维去考虑问题，充分掌握其真实想法。在此基础上还要注意沟通的语言艺术，要以真挚的情感，带有温度的语言，抓住对方的需求心理和性格特点等，合理准确表达自己的想法，这样才能增强自己沟通语言的说服力，保证沟通、交流的效果。项目负责人在与相关单位及人员沟通过程中，当双方或多方意见不统一时，应该扮演好协调者角色，以促进项目顺利开展、实现效益最大化为目标，本着求同存异的原则促进各方平等对话、和谐共处、加强协作，减少项目工作中的内部矛盾，提高工作效率及质量。

（三）运用科学的沟通方法

沟通是一种双向的意愿表达和信息交互，沟通的目的是发现问题、解决问题，达成思想与工作方式的共识[5]。沟通方式包括口头与书面沟通、正式与非正式沟通、言语沟通与体语沟通、单向与双向沟通等多种形式。其中，正式沟通有明确规定和制定的沟通形式、流程等要求，主要采用会议、报告、公告等形式，确保信息的准确、权威；非正式沟通具有灵活性和高效性的特点，一般为口头表达、电话与社交媒体等，但存在信息不准确、传递不及时等问题。项目管理中的参与者应根据具体情况选择适合的沟通方式。

在项目管理中，项目负责人可以采用多种不同的方法和途径进行沟通，既可以是面谈、书信形式，也可以通过电话、视频、短信息、网络平台以及通过召开专题会议等形式来达到沟通目的，沟通者应该考虑到事件与问题的轻重缓急，结合沟通对象的特点等合理选择沟通方式、方法。项目管理沟通要做到多层次、多元化。沟通层次分为上行沟通、平行沟通和下行沟通，其中上行沟通是指信息从低级到高级的传递方式，如项目经理向单位上级领导、上级管理部门等汇报工作情况，征询上级意见，表达自身看法等。上行沟通是组织中重要的沟通方式，它能够帮助项目负责人了解、领悟上级领导想法和精神，从而更好地指导开展项目工作。在上行沟通中，项目经理应该明确、清晰地表达自己的观点和提出合理的建议，同时应该尊重上级的意见和决策，作为领导者也应该积极倾听下属的意见和反馈，及时解决问题，营造良好的工作氛围。平行沟通是指在组织中同级之间进行的沟通，它可以帮助团队内部密切合作，共同完成任务。在平行沟通中，应该注重双向交流，尊重对方的意见和观点，共同制定工作计划和解决问题。同时，平行沟通也需要注意保密，避免把机密信息泄露给不相关的人员。下行沟通是指由上而下的沟通方式，在项目的下行沟通中，负责项目的领导应该清晰地表达自己的意图和要求，同时要注意用易懂的语言和方式传达信息；员工也应该认真倾听领导的指示，及时反馈工作进展情况和存在的问题。下行沟通可以帮助组织建立更加清晰的组织结构和工作流程，提高组织的效率和协作能力[4]。

（四）重视信息追踪与反馈

在项目管理的沟通过程中，信息追踪和反馈是非常重要的环节。信息追踪可以帮助项目负责人及时了解信息传递的情况，确认信息是否被准确传递，并及时发现和解决信息传递中出现的问题。反馈则可以让信息发送者了解接收者对信息的理解和反应，及时纠正传递中的误解和偏差。

在项目管理中，及时的信息追踪和反馈机制会减少信息失真、误解和不必要冲突的发生。作为项目管理者应该重视信息追踪和反馈，建立有效的机制，包括明确责任人，要求每个沟通任务都应该对应专门的负责人，负责追踪信息传递的情况，并及时反馈；明确信息传递的时间节点，确保信息传递及时、准确；明确反馈内容，项目管理者应根据接收者对信息的理解和反应以及信息传递中可能存在的问题提出建议。通过建立有效的信息追踪和反馈机制，可以确保信息传递的准确性和及时性，提高组织的效率和协作能力。

五、结语

沟通是人际关系建设、信息传播的重要途径，项目沟通管理涉及多个主体、牵连多方关系，必须做到有效沟通，以化解内外部问题，构建有序、完整的项目管理环境。在具体实施中，项目方和项目负责人应起主导作用，要明晰各种关系，制定和贯彻完整的沟通流程，树立积极的沟通态度，采用恰当的沟通方式方法，并重视沟通信息追踪和反馈等，从而实现预期管理目标。