基于电子签章的高速公路建设工程文件归档应用研究

张涛，彭景，蔡岭，邹桂兰，郑天玉

（1.湖南省交通水利建设集团有限公司，长沙 410007；2.湖南交科天颐科技有限公司，长沙 410007）

1 引言

随着现代化信息技术不断渗透到工程建设管理过程中，企业对于工程档案管理的信息数字化水平意识也逐渐增强，工程企业业务管理模式和管控流程在不断发生变革，愈来愈多的工程技术文档以电子化的形态产生、传播、流转和应用[1]。高速公路建设管控过程中产生的大批电子化业务数据和电子文档，最终将变成电子工程档案，并成为工程建设的重要依据。如何确保电子归档后档案的真实、完整、可靠和易用，探索电子签章技术的应用成为关键路径[2]。近年来，电子签章技术应用的相关法律法规和政策文件越来越完善，在各领域应用产生的效益较为乐观，电子签章已成为企业各种管理活动中的关键凭证[3]。越来越多的专家学者开始工程建设管理信息化、档案管理信息化的探索实践，也为工程文件归档中电子签章技术的应用提供了实践基础[4]。

本文通过将电子签章技术与企业信息化业务流程进行结合，以电子签章应用贯穿整个企业工程档案管理为目标，将电子签章的应用管理集成到各业务管理系统流程环节中并进行固化，形成业档一体化、数字化、智能化全过程管理体系，从而实现工程建设全生命期、全过程管控。主要解决工程建设管理过程中电子签章应用的两个关键问题，即电子工程档案可信管理的真实可靠性，以及电子签章技术作用于施工质量管理与档案管理结合的业务流转实效性，以此支撑高速公路工程建设管理不断向业务数字化、资源信息化趋势发展。

2 电子签章介绍

2.1 PKI 及电子签章技术

公钥基础设施（PKI）是一套基于公开密钥算法的数字认证体系，主要由CA 认证中心、注册中心、API 及密钥证书管理系统构成[5]。其中，CA 属于PKI 体系中最为关键的部分，主要负责用户签发、管理和废除数字证书。电子签章是电子签名的一种表现形式，利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，亦可保障电子信息的真实性、完整性以及签名人的不可否认性。

2.2 电子签章集成系统

电子签章系统是基于PKI 体系的一种安全服务平台，在高速公路建设工程档案归档应用中主要解决档案的真实可信、传输安全等问题。系统充分利用现有PKI 体系，为电子文档签章应用提供安全服务和可信认证，并降低建设成本。电子签章集成系统通过将电子签章技术与业务系统紧密结合，实现企业业务与信息技术的融合[6]。

电子签章集成系统特点如下：（1）专业规范。该系统经过CA 认证，并对授权签字人员进行身份验证，必须经过企业相关业务流程审批后才能加盖印章，便于规范管理且具备法律效应。（2）安全高效。在文件签章和交换传输过程中起防伪、防篡改作用，保证电子文件的安全可靠，业务流转规范，减少人力成本，有效提升工作效能。（3）全程追踪。电子签章集成系统让运营无纸化，业务全程数字化，实时对运行组织进行管理，可以记录并查询印章使用情况，实现业务全流程全过程可追溯。

3 高速公路建设工程文件归档中的电子签章应用

3.1 高速公路工程建设管理特点

电子签章系统目前已成功应用于金融、政务等领域，而在基建工程领域中应用较少，在设计电子签章应用时需考虑高速公路工程建设管理特点[7]，具体如下：（1）项目建设周期长。高速公路工程的建设从设计、施工到后期运行管理都是持续性的工作，施工周期长，参与公路工程建设的企业和人员相对较多、较复杂，在信息注册、证书认证、系统培训等方面，电子签章系统运行工作量明显增加。（2）专业领域覆盖广。高速公路工程项目设计形式复杂多变，实施过程繁杂、技术专业性强，且工程项目涵盖范围和内容广泛，包括各种人、机、料、环等管控，各种控制与管理过程中都将形成各种形式电子档案，要求电子签章具备较强的适用性与实用性。（3）工程质量要求严。高速公路施工质量与安全是整个工程建设阶段的关键和核心，工程电子文件源数据以及工程档案的完整性是施工质量控制、责任追溯的关键依据，电子签章需要具备法律效用及合法性。

3.2 电子签章系统总体设计

结合高速公路建设管理特点，设计可用于工程文件归档过程的电子签章系统，分别将电子签章系统与档案管理系统、建设工程管理系统进行集成，实现基于电子签章的工程文档全生命周期管理，如图1 所示。电子印章管理系统主要完成电子印章的印章申请、制作、管理、审计及系统设置等服务功能，通过“用户—角色—权限”三维权限管理模型的CA 认证，赋予不同用户角色并分配使用权限，从整体流程上加强印章安全管理，并将签章文件进行司法存证，确保印章的合法、真实和可靠性。

3.3 应用场景及价值分析

3.3.1 应用场景

以湖南平益高速公路建设项目土建11、12 质检表（路基工程）文件归档为例，完成基于电子签章技术的建设工程电子文件归档，具体如图2 所示。电子文件归档由建设项目管理系统中的归档功能，以及电子档案管理系统的电子档案管理功能完成，各自独立且衔接实现文件、档案的全生命周期管理。工程电子档案元数据作为电子档案重要数据内容，按照电子档案管理要求，需将其放到建设项目管理系统软件开发工作中，并做好建设项目管理系统与电子档案管理系统接口对接设计。

图2 电子签章在工程文件归档过程的应用流程示意图

1）建设项目管理系统中电子签章的应用

施工质检材料是公路工程建设过程中进行质量管控的重要资料。在施工管理过程中由施工单位先进行数据填报，经施工单位自检、施工监理和建设单位审批后，完成某阶段整个质量控制过程。施工单位在建设项目管理系统中首先进行质检材料填报，完成填报提交即启动签字流程，再调用电子签章服务，签章系统通过验证判断审核人是否实名认证以及是否进行签章登记注册，用户通过短信验证等技术进入意愿校验流程，校验完成后，系统后台直接进行用户签名或公司签章，每经过一个流程审批后，自动推送到下一个流程节点，直至最后一个审核节点通过，便将签章后的文件按施工标段的材料类型自动推送到建设项目管理系统中的工程文档目录中进行文件封装，同时对签章文件进行存证，每当一份完整资料包形成后，便自动推送到档案管理系统进行保存。

2）档案管理系统中电子签章的应用

建设项目管理系统中的施工质检材料归档包通过接口数据传输已对接到档案管理系统中，在档案管理系统的预归档界面即可看到待归档的信息。按照档案管理系统中的归档流程，由档案管理员对归档的施工质检材料等文件对照相关规范和流程进行工程档案的整编和移交。在提交入库过程中经过各层级领导审核后，借助电子签章进行实名认证并设置签字模板，在电子档案移交登记表栏自动加盖集团归档专用章表明档案已入库。同时也可在电子档案利用、鉴定销毁过程的审核中应用电子签章实现对档案借阅、鉴定销毁过程的流程审批，从而对带有签章的电子签章借阅表、电子档案销毁登记表等进行存证。

整个电子签章审批应用过程中，所有已进行过实名验证或设置签字的用户，通过登录相应业务系统，再根据事项提示进行各节点流程审批活动，归档工作效率明显提高，电子工程档案真实性和有效性得到保障。

3.3.2 价值分析

基于采集的112 份湖南平益高速项目施工质检材料相关数据，通过建设项目管理系统和档案管理系统完成全过程归档工作，对比传统归档方式整体工作效率得到较大提升，数字档案资源安全得到更大保障。

实践证明，该解决方案具有以下优势。

1）全生命周期项目管理：通过搭建工程资料全生命周期过程管理体系，实现业务管理与档案管理协同，使得工程资料修改留痕、信息可追溯，提高工程资料形成、传输、保存的透明度，整体促进集团企业部门对建设项目的质量管控。

2）全流程智能协同办公：通过业务系统与档案系统结合，实现文件自动整理和高效归档，解决人工归档耗时长、错误率高的弊端，实现建设项目文件封装到企业电子档案归档全流程智能流转，强化业档一体协同效能，提升工作效率。

3）全方位安全可信认证：通过数字签名、电子签章技术应用实现项目－二级单位－集团跨层级的流程管理与数据存证，建立健全持续安全稳定的数字资源传输机制，确保文件资料或档案传输过程的安全性、可靠性和规范性。

4 结语

本文通过对工程文件及元数据的可信化处理，以及归档过程中电子签章的流程审批应用，解决了工程档案在原始性、真实性、完整性及安全性等方面所面临的问题，保障了工程档案在跨系统数据传输、存储过程中的安全；基于文档全过程线上流转审批，解决了工程文件转化为工程档案的协同一体化程度不高、档案数字化管理不规范等问题，促进了纸质档案管理向电子档案管理方式的转变。